Hope for Haiti verbetert de levens van meer Haïtianen met Asana

Haïti, een Caribisch land met een rijke cultuur dat een eiland deelt met de Dominicaanse Republiek, heeft een lange geschiedenis van natuurrampen. Een van de grootste was een aardbeving met een kracht van 7,0 in 2010, die plaatsvond op minder dan 30 kilometer van de hoofdstad van het land. Hoewel de schattingen van het dodental variëren, geloven velen dat er meer dan 200.000 mensen zijn omgekomen. En in 2016 troe orkaan Matthew door het land, waarbij meer dan 500 doden en meer dan een miljoen daklozen achterbleven.

Hope for Haiti, een non-profitorganisatie die zich inzet voor het verbeteren van de levenskwaliteit van Haïtianen, met name kinderen, was er voor, tijdens en na deze rampen. De organisatie ondersteunt Haïtianen en helpt hen uit de armoede via programma's die zich richten op onderwijs, gezondheidszorg, infrastructuur, toegang tot water en leningen en subsidies aan Haïtiaanse bedrijven en ondernemers.

Skyler Badenoch is al drie jaar CEO van Hope for Haiti, maar zijn liefde voor Haïti begon meer dan dertien jaar geleden. Hij was zelfs getuige van de reactie van Hope for Haiti op de aardbeving van 2010 en heeft zelf een handje meegeholpen. Tegenwoordig leidt hij een team van 65 mensen in zowel Haïti als de VS. Tien leden van zijn team werken vanuit de VS en richten zich op fondsenwerving, marketing, administratieve ondersteuning, financiën en bestuur, terwijl de andere 55, gevestigd in Haïti, artsen, verpleegkundigen, opvoeders en bestuurders zijn - die allemaal Haïtiaans zijn. De binationale organisatie zet zich in voor transparantie, verantwoordelijkheid en goed bestuur. Ze zijn ook een van de best beoordeelde non-profit organisaties door externe beoordelingsplatforms zoals Charity Navigator en Guidestar. Door in hun werk de beste praktijken te volgen, stimuleren ze het vertrouwen in Haïti en in filantropie in het algemeen.

Hoe groei leidde tot een behoefte aan verandering

In 2007 beheerde Hope for Haiti een jaarbudget van $ 1 miljoen en vier medewerkers in Haïti. Sindsdien hebben ze hun personeelsbestand met 15x en hun budget met 4x uitgebreid - en dat is zonder hun donatieprogramma in natura, dat is gegroeid tot $ 11 miljoen (meer dan 10x). Hoewel de groei van de organisatie heeft geleid tot meer impact in Haïti, heeft deze ook uitdagingen aan het licht gebracht, zoals inefficiënte communicatie, donateurrelaties en rapportage.

Naarmate een organisatie groeit, begint de communicatie te haperen. Bij Hope for Haïti hebben wij gemerkt dat die inefficiënties schadelijk zijn. Als we niet als een goed geoliede machine kunnen draaien, helpen we niet zoveel mensen als we zouden kunnen. Het is onze verantwoordelijkheid om dat te verbeteren.”

In de meest recente SWOT-analyse van de organisatie - die om de paar jaar wordt uitgevoerd - identificeerden meerdere mensen project- en donateurscommunicatie als een gebied voor organisatorische verbetering. Als gevolg hiervan besloot Skyler om platforms te onderzoeken die hen konden helpen om te communiceren en hun werk op één plek te beheren.

De zoektocht naar een oplossing

Gewapend met de resultaten van de SWOT-analyse identificeerde Skyler snel vier gebieden waar een Werkbeheerplatform knelpunten kon verwijderen. Hij moest:

• Processen waar mogelijk stroomlijnen en automatiseren, zoals rampenrespons, noodprotocollen, subsidieaanvragen en -beheer, en rapportage.

• Het inzicht vergroten in het werk dat in de hele organisatie wordt gedaan, zodat teamgenoten elkaar niet hoeven te pingen voor updates.

• De communicatie op één plek centraliseren, van teamdiscussies en check-ins tot donateurrelaties en rapportage.

• Projectbeheer en rapportage verbeteren, zodat projecten vlot verlopen, het rapportageproces eenvoudig is en donateurs de organisatie vertrouwen.

Nadat Skyler een andere lichtgewicht Werkbeheertool had geprobeerd, was hij teleurgesteld - deze was niet intuïtief of robuust genoeg voor de behoeften van zijn team. Maar toen zijn executive coach, een collega en een branchegenoot allemaal Asana voorstelden, besloot hij de gratis versie uit te proberen om te zien of het zou voldoen aan de behoeften van de organisatie.

Op basis van zijn onderzoek wist Skyler dat de beste manier om Asana tot een succes te maken, was om de steun van de leidinggevenden te krijgen. Hij besloot om eerst het kernleiderschap aan boord te krijgen en vertrouwd te maken met Asana en het vervolgens uit te rollen naar andere leden van de organisatie. Dus begon hij Asana met zijn team te gebruiken om hun wekelijkse doelstellingen en check-in-vergaderingen bij te houden. Op maandagochtend voegden ze elk drie professionele doelen en één persoonlijk doel toe aan het gedeelde Asana-project. Gedurende de hele week hielden teamgenoten elkaar op de hoogte via reacties.

Het gebruik van Asana om deze wekelijkse doelen bij te houden, werd al snel automatisch voor het team. Ze konden de status van elk doel zien en deze taken fungeerden als een ingebouwde agenda voor de wekelijkse vergadering, en het verbeterde onmiddellijk het communicatievermogen van het team.

Onze communicatie als leiderschapsteam verbeterde onmiddellijk toen we onze wekelijkse doelen in Asana begonnen bij te houden. Bovendien gaf het me een momentopname van onze voortgang naar prioriteiten in de hele organisatie. ”

De organisatiebrede uitrol

Hoewel Hope for Haiti begon met het gratis abonnement van Asana, wist de organisatie dat ze effectiever kon werken met betaalde functies. Dus medio maart 2020, toen Asana aankondigde dat het gratis Asana Business-plannen zou aanbieden aan non-profitorganisaties die in de frontlinie werken aan medisch onderzoek en hulp voor COVID-19, vroeg Skyler dit aan en Asana doneerde een gratis Businessplan voor de komende 12 maanden.

Met de kracht van Asana Business begon Skyler te zoeken naar manieren om het werk van de hele organisatie naar het platform te verplaatsen. Hun grootste en belangrijkste initiatief - hun jaarlijkse strategische plan - was het eerste, en Skyler wendde zich tot de Asana-adviseurs voor hulp. Onder begeleiding van een adviseur zetten Skyler en het team hun complexe plan met meerdere doelstellingen, strategieën en tactieken om in Asana-projecten. Nu gebruikt het team van Hope for Haiti portfolio 's om het werk voor het strategische plan in de hele organisatie bij te houden en project- tijdlijnen om de voortgang te zien en statusrapporten te maken. Met de hoeksteen van de organisatie in Asana voelde Skyler zich opnieuw bevestigd dat Asana de juiste oplossing was voor zijn team.

Een Asana-adviseur die ons hielp ons strategisch plan naar het platform te migreren, bespaarde ons tijd, verwijderde een enorme wegversperring uit onze uitrol en gaf ons het vertrouwen dat Asana de juiste oplossing voor ons was. ”

Asana in de hele organisatie gebruiken

Met de basis gelegd door hun wekelijkse doelen en strategisch plan-projecten in Asana, breidden Skyler en de organisatie hun gebruik uit met meer workflows, waaronder:

• Subsidieaanvraag en -beheer: het in de VS gevestigde team gebruikt Asana om hun fondsenwervingsinspanningen te beheren, zodat ze niet op het laatste moment nog moeten worden gedaan. Bovendien, toen de SWOT-analyse inefficiënties identificeerde bij het verkrijgen van en rapporteren over subsidies, verplaatsten ze die processen naar Asana. Nu gebruikt het team Asana om subsidieaanvragen, rapportage en verwachte contante inkomsten uit subsidies te beheren.

Subsidiebeheer is van cruciaal belang omdat financiering zo moeilijk te vinden is. De efficiëntie die we hebben opgedaan met Asana helpt ons om een meer concurrerende organisatie te worden, zodat we nieuwe financieringsbronnen kunnen nastreven en tijd kunnen besparen. ”

• Protocolnaleving: het in Haïti gevestigde team gebruikt Asana voor alles, van interne communicatie tot rapportage en COVID-19-protocollen. Wanneer zich een noodsituatie voordoet, zoals COVID-19, gebruikt het team Asana om responsprotocollen te maken en uit te rollen. Ze hebben bijvoorbeeld een geavanceerde procedure opgesteld voor het opnemen en behandelen van patiënten in hun ziekenboeg, die het meten van hun temperatuur, een handwasstation, het uitdelen van maskers en meer omvat. Ze documenteren het protocol in een Asana-project en gebruiken het om intern te communiceren, zodat elke werknemer de noodzakelijke stappen volgt.

Toen COVID-19 uitbrak, was onze organisatie uniek gekwalificeerd om op dit soort rampen te reageren - we hebben artsen in ons team en bestuur, we hebben een geschiedenis van werken in noodsituaties - maar we hadden nog steeds een organisatietool zoals Asana nodig om ons te helpen het proces te sturen. ”

• Het bijhouden van giften in natura: Dit jaar is het doel van het programma om meer dan $ 20 miljoen aan donaties te ontvangen - bijna het dubbele van hun gebruikelijke doel van $ 11 miljoen - waaronder medicijnen, medische benodigdheden en apparatuur die naar Haïti moeten worden geleverd, geïmporteerd en gedistribueerd aan partners en mensen in de grootste nood. Het proces wordt nu bijgehouden in Asana in plaats van te vertrouwen op Excel-spreadsheets.

Een betere donorervaring met Asana

Met de hulp van Asana Business kan Hope for Haiti nu sneller met donateurs werken. In een recente kans werd de organisatie gekozen door professionele tennisspeelster Naomi Osaka om een donatie van $ 25.000 te ontvangen van haar deelname aan een online gamingtoernooi om te helpen bij de COVID-19-hulpinspanningen. Het team van Hope for Haiti gebruikte Asana om de relatie te navigeren en ervoor te zorgen dat ze de juiste materialen stuurden en geen enkel contactpunt met Naomi's team misten.

En toen Hope for Haiti de donatie ontving, wilde het de impact ervan aan Naomi rapporteren. Vóór Asana zou dit proces meerdere bestanden en een lange e-mailthread hebben ingebracht. Maar door de impact van de donatie in Asana bij te houden, was het team in staat om in slechts een paar weken een rapport samen te stellen en het met Naomi te delen.

Zonder Asana hadden we de rapporten over de bijdrage van Naomi Osaka nooit zo snel kunnen samenstellen. ”

Terug naar hun stichting

Hoewel COVID-19 de focus voor Hope for Haiti heeft verschoven (en een voorbeeld is geweest van hoe snel het kan reageren op een noodsituatie met behulp van Asana), blijven Skyler en het team vastbesloten om vooruitgang te boeken bij hun kerninitiatieven: het verbeteren van de toegang tot kwaliteitsonderwijs, gezondheidszorg, schoon drinkwater, medische donaties in natura en economische kansen. Door Asana te gebruiken, weet Skyler dat de impact van de organisatie op deze initiatieven alleen maar zal toenemen met de nieuw gevonden efficiëntie en processen.

En met een hernieuwde verbinding tussen de kernwaarden van de organisatie en hoe ze hun doelen bereiken, is Hope for Haiti beter dan ooit in staat om hun doelen te blijven overtreffen. Het team zal bijvoorbeeld Asana gebruiken om zijn jaarlijkse inzamelingsactie Hike for Haiti te plannen, die mensen van over de hele wereld uitdaagt om te wandelen uit solidariteit met schoolkinderen die onredelijke afstanden naar school lopen in Haïti. De veranderingen die Skyler en zijn team hopen door te voeren, vertegenwoordigen een grote berg om te beklimmen, maar zijn team is beter dan ooit voorbereid om de reis te maken en hun geliefde Haïti te beïnvloeden met behulp van Asana.

Als CEO was het moeilijk om te weten wat er in elk team aan de hand was. Asana geeft me inzicht in al het werk dat plaatsvindt, of het nu gaat om fondsenwerving en donorenbeheer of operaties op het terrein. ”