런오브쇼 템플릿

중요한 가상 이벤트가 시작되기 직전의 순간을 상상해 보세요. 엔지니어링 팀이 라이브 스트리밍을 설정했고, 발표자는 대기실에 있으며, 청중은 이미 로그인하기 시작했습니다. 누군가 "Q&A는 언제 예약되어 있나요?"라고 묻습니다. 아무도 정확한 타임라인을 제시하지 못합니다. 런오브쇼 템플릿(ROS)은 이벤트 주최자가 조율할 수 있도록 하고 모든 팀원에게 처음부터 끝까지 성공적인 이벤트를 제공하는 데 필요한 정보를 제공합니다.

이벤트 진행 템플릿은 이벤트 당일 일정을 분 단위로 세분화하여 명확하게 제공합니다. 이 형식은 대면 컨퍼런스, 하이브리드 이벤트, 웨비나, 팟캐스트, 라이브 스트림에 적합합니다. 모든 시작 시간, 전환, 우발 상황에 대한 세부 정보가 담긴 종합적인 이벤트 제작 계획은 팀이 항상 최신 정보를 파악하고, 발표자가 자신감을 유지하며, 모든 움직이는 부분을 기억할 필요 없이 청중의 참여를 유지할 수 있도록 해줍니다.

런오브쇼 템플릿은 누구에게 도움이 될까요?

Asana에서 이벤트 기획자들은 공유된 프로젝트에서 행사 진행 문서를 열면 얼마나 안심하는지 공유했습니다.

이벤트 매니저는 종종 여러 일정, 발표자 요구 사항 및 제작 요구 사항의 균형을 맞춥니다. 통합된 이벤트 타임라인이 없으면 사소한 지연도 이벤트 당일에 영향을 미치고 비용이 많이 드는 중단으로 이어집니다. ROS는 시작 및 종료 시간, 작업 소유자, 제작 신호, 다음 단계 등 필요한 모든 이벤트 세부 정보를 한 곳에 통합합니다. 팀은 체계적이지 않은 스프레드시트나 이메일 스레드를 살펴보는 대신 계획을 빠르게 검토할 수 있습니다.

런오브쇼 템플릿은 이벤트 기획자, 웨비나 제작자, 컨퍼런스 주최자, 제품 출시 또는 라이브 팟캐스트 를 관리하는 마케팅 팀에 이상적입니다. 프로덕션 팀, 이벤트 직원, 이해관계자 또한 더 큰 그림을 볼 수 있을 때 이점을 누릴 수 있습니다. 계획 수립 프로세스가 Google 스프레드시트, Excel 또는 Asana에서 직접 이루어지든, 이벤트 실행 템플릿은 다음 이벤트를 최적화하고 팀을 연결해 줍니다.

Asana의 ROS 템플릿을 사용해야 하는 이유는 무엇인가요?

Asana의 무료 행사 진행 템플릿은 시간을 나열하는 것 이상을 제공합니다. 이벤트 전체를 위한 실시간 로드맵으로 작동합니다. 정확한 일정 수립과 유연한 프로젝트 관리의 조합으로 팀은 혼란 없이 적응할 수 있습니다. 계획 담당자는 불필요한 커뮤니케이션을 줄이고, 여러 장소에 있는 팀을 조율하고, 세부 정보를 놓치지 않고 변경 사항을 처리할 수 있습니다.

이벤트 기획자와 프로덕션 팀이 Asana의 ROS 템플릿을 사용하는 이유는 다음과 같습니다.

• 일원화된 공간에서 이벤트 타임라인을 조율

• 모든 작업과 전환에 대한 명확한 소유권 할당

• 하이브리드 및 가상 이벤트에 대한 실시간 변경 사항 추적

• 이벤트 직원 및 이해관계자와 업데이트를 즉시 공유

• 계획 수립부터 이벤트 후 후속 조치까지 전체 프로세스 관리

이 런오브쇼 템플릿을 사용하는 방법

여기에 표시된 프레임워크를 따라 Asana에서 나만의 런오브쇼 템플릿을 만들 수 있습니다. 예시 레이아웃에는 이벤트 정보, 세부 타임라인, 내용 및 발표자, 기술 세부 정보, 공급업체 및 물류, 비상 계획에 대한 섹션이 포함되어 있습니다. 상단의 탭(목록, 보드, 타임라인, 대시보드, 캘린더, 워크플로, 메시지, 파일)은 동일한 프로젝트를 다양한 방식으로 보고 관리할 수 있도록 하여 개별 세부 정보와 전체 계획을 모두 추적할 수 있습니다.

이러한 섹션과 보기로 버전을 구축하면 라이브 컨퍼런스, 하이브리드 워크숍 또는 완전한 가상 세션을 계획하든 특정 이벤트의 흐름과 일치시킬 수 있습니다. 이 단계별 가이드는 모든 이벤트 정보를 단일 공유 공간에 통합하는 이벤트 계획 템플릿을 설정하는 데 도움이 됩니다.

1단계: 이벤트 정보 섹션 만들기

이벤트 정보 섹션은 팀 전체를 위한 빠른 참조 역할을 합니다. 이벤트 이름, 유형, 날짜, 목표 대상 또는 장소 위치와 같은 상위 수준의 세부 정보를 추가하세요. 모든 사람이 처음부터 목표를 이해할 수 있도록 이벤트의 목적에 대한 브리프 개요를 포함하세요.

이벤트 매니저, 기술 책임자 또는 공급업체 코디네이터와 같은 주요 연락처에 대한 작업을 추가하세요. 각 연락처 작업을 적절한 사람에게 배정하고 전화번호 또는 선호하는 커뮤니케이션 방법을 포함하세요. 이 정보를 표시하면 긴급한 질문이 발생할 때 지연이 방지됩니다.

2단계: 상세한 타임라인 만들기

상세한 타임라인은 이벤트의 흐름을 처음부터 끝까지 개괄적으로 설명합니다. 도착, 개회사, 개별 세션, 휴식, 폐회사 등 하루를 세그먼트로 나눕니다. 각각의 시작 시간과 종료 시간을 추가하고 담당자 또는 팀을 배정합니다.

타임라인 탭을 사용하여 각 세그먼트가 어떻게 구성되어 있는지 확인하세요. 세그먼트를 새 위치로 끌어와 시간을 조정하여 충돌이 발생하기 전에 미리 파악하세요. 이 시각적 보기를 사용하면 관련된 모든 사람에게 변경 사항을 쉽게 전달할 수 있습니다.

3단계: 내용 및 발표자 추가

내용 및 발표자 섹션에서 모든 발표자, 패널 또는 프레젠테이션에 대한 작업을 생성합니다. 세션 제목, 개요, 프레젠테이션 슬라이드 또는 동영상과 같은 지원 자료를 포함하세요. 파일을 작업에 직접 첨부하여 올바른 세션에 연결되도록 합니다.

내용을 전달하는 사람에게 작업을 배정하고 진행자나 기술 담당자와 같은 지원 역할을 태그합니다. 마감일을 사용하여 리허설, 최종 내용 검토 또는 미리 녹화된 세그먼트 업로드에 대한 마감일을 설정하세요.

4단계: 기술적 세부 정보 문서화

기술 세부 정보 섹션에는 모든 장비, 플랫폼, 설정 요구 사항이 포함됩니다. 오디오 점검, 조명 테스트, 스트리밍 구성, 백업 장비와 같은 항목에 대한 작업을 생성하세요. 담당 업무를 명확히 하기 위해 적절한 팀원에게 배정하세요.

캘린더 탭을 사용하여 주요 이벤트 작업과 함께 기술 리허설 일정을 잡으세요. 이렇게 하면 내용 리허설 및 벤더 납품과 중복되는 것을 방지할 수 있습니다. 온라인 및 하이브리드 이벤트의 경우, 이 섹션은 막바지에 발생하는 기술적 문제를 방지하는 데 매우 중요합니다.

5단계: 공급업체 및 물류 조직화

벤더 및 물류 작업에는 케이터링, 간판, 교통, 보안이 포함됩니다. 연락처 정보, 도착 일정, 설정 메모를 포함하여 각 공급업체에 대한 작업을 생성하세요. 간편한 커뮤니케이션을 위해 공급업체의 담당자를 지정하세요.

보드 보기로 전환하여 확정된 작업부터 완료된 작업까지 벤더의 진행 상태를 추적하세요. 열 간에 작업을 이동하면 누가 준비되었는지, 누가 현장에 있는지, 누가 아직 작업을 수행해야 하는지 빠르게 파악할 수 있습니다.

6단계: 비상 대책 준비하기

비상 계획 섹션은 안전망과 같습니다. 발표자 취소나 기술적 실패와 같은 잠재적인 중단 상황에 대한 작업을 추가하고 백업 계획을 문서화하세요. 팀이 조치를 취할 사람을 알 수 있도록 각 비상 상황에 명확한 소유자를 지정하세요.

목록 보기에서 이벤트 중에 이 섹션을 계속 표시하세요. 문제가 발생하면 지침을 검색하지 않고도 즉시 조치를 취할 수 있습니다.

7단계: 탭을 사용하여 이벤트를 실시간으로 관리하세요

프로젝트 상단의 탭을 사용하면 여러 가지 방법으로 쇼의 진행을 관리할 수 있습니다. 대시보드 에서는 진행 상태와 병목 현상을 실시간으로 확인할 수 있습니다. 메시지 탭은 업데이트를 프로젝트 내부에 보관하여 쉽게 찾을 수 있도록 해줍니다. 파일 은 계약서부터 프레젠테이션 슬라이드까지 모든 자산을 한 곳에 저장합니다.

워크플로 를 사용하면 세션이 끝난 후 작업을 '완료된'으로 이동하는 것과 같은 반복적인 업데이트를 자동화할 수 있습니다. 필요에 따라 이러한 보기를 전환하면 준비부터 이벤트 후 후속 조치까지 이벤트를 완벽하게 제어할 수 있습니다.

Asana 이벤트 계획 기능

Asana 기능을 사용하면 이벤트 계획 워크플로에 맞게 런오브쇼 템플릿을 맞춤 설정할 수 있습니다. 이 기능을 사용하면 일정을 쉽게 시각화하고, 반복적인 업데이트를 자동화하고, 계획부터 이벤트 마무리까지 모든 기여자를 연결할 수 있습니다.

완료된 기능의 전체 목록은 asana.com/features에서 확인할 수 있습니다.

타임라인 보기

중복이나 간극을 쉽게 발견할 수 있는 시각적 레이아웃으로 전체 이벤트 일정을 확인하세요. 발표자의 세그먼트를 드래그하여 하루의 흐름을 방해하지 않고 타이밍을 조정할 수 있습니다. 명확한 타임라인은 충돌을 방지하고 팀 조율을 개선합니다.

사용자 지정 필드

세션 유형, 발표자 이름 또는 위치와 같은 추가 세부 정보를 추적하세요. '라이브/사전 녹화' 필드를 추가하여 특별한 기술 설정이 필요한 세그먼트를 강조하세요. 필드는 팀이 중요한 정보를 한눈에 볼 수 있도록 도와주어 막바지에 질문이 줄어듭니다.

종속성

작업을 연결하여 제작 팀이 다음 세그먼트가 시작되기 전에 정확히 어떤 일이 발생해야 하는지 파악할 수 있습니다. 예를 들어, '패널 토론'을 시작하기 전에 '스테이지 재설정'을 완료해야 합니다. 종속성은 이벤트를 계속 진행하는 논리적 흐름을 만듭니다.

캘린더 보기

캘린더 보기는 대면 이벤트나 여러 날에 걸쳐 진행되는 컨퍼런스에 사용합니다. 세션은 일일 또는 주간 형식으로 표시되므로 발표자의 참석 가능 여부 또는 장소 일정을 쉽게 계획할 수 있습니다. 시각적 레이아웃은 복잡한 이벤트에 대한 일정을 단순화합니다.

모바일 앱

현장이나 무대 뒤에서 휴대전화로 행사 진행 템플릿에 액세스하세요. 모바일 앱을 사용하면 세부 정보를 확인하고, 배정을 업데이트하고, 팀원과 즉시 소통할 수 있습니다. 이러한 유연성은 이벤트 중 빠른 의사 결정을 지원합니다.

추천 연동

연동은 런오브쇼 템플릿을 기존 툴에 연결하여 원활한 이벤트 관리 경험을 제공합니다. 추가적인 수작업 없이 커뮤니케이션, 파일, 기술 세부 정보를 일관되게 유지할 수 있습니다.

전체 연동 목록은 Asana 앱 디렉터리 에서 확인할 수 있습니다.

Slack

런 시트가 변경되면 즉시 알림을 받습니다. 기조 연설자의 시간대가 변경되면 이벤트 Slack 채널에 업데이트가 게시되어 모두가 정보를 얻을 수 있습니다. Slack 연동을 사용하면 커뮤니케이션을 한 곳에서 관리할 수 있습니다.

Zoom

Zoom 미팅이나 웨비나를 가상 이벤트 계획의 세그먼트에 직접 연결하세요. 제작 팀은 링크를 검색하지 않고도 세션에 참여할 수 있습니다. 이 연동은 온라인 세그먼트의 준비 시간을 단축합니다.

Google 스프레드시트

Asana를 Google 스프레드시트와 동기화하여 쇼 문서를 빠르게 가져오거나 내보낼 수 있습니다. 이벤트 기획자는 데이터를 다시 입력하지 않고도 툴 간에 작업할 수 있습니다. 시트 연동은 이벤트 후 보고도 지원합니다.

Dropbox

프레젠테이션 파일, 이미지 또는 동영상을 Dropbox에 저장하고 제작 일정의 특정 세그먼트에 연결할 수 있습니다. 파일은 적절한 시기에 적절한 사람이 액세스할 수 있습니다. 이 조직은 애셋이 누락되어 발생하는 지연을 방지합니다.

Vimeo

하이브리드 이벤트에 호스팅된 동영상을 첨부하여 라이브 피드가 실패할 경우 팀이 즉시 재생할 수 있습니다. Vimeo 연동으로 중요한 순간에 대비하여 항상 백업을 준비할 수 있습니다.

런오브쇼 템플릿에 대해 자주 묻는 질문