간트 차트 템플릿

간트 차트 템플릿이란 무엇인가요?

간트 차트 템플릿으로 팀이 계획된 타임라인 내에서 프로젝트의 각 작업을 시각화할 수 있습니다. 간트 차트 템플릿은 각 업무에 대한 작업과 소요 시간을 나타낼 때 특히 유용합니다. 간트 차트 템플릿은 프로젝트 작업 목록, 배정된 역할, 종속 관계를 비롯한 프로젝트의 모든 세부 정보와 기간을 빠르게 표시하는 데 사용할 수 있는 재사용 가능한 프로젝트 관리 문서입니다.

간단히 말하면, 간트 차트 템플릿은 정해진 시작일이나 종료일 없이 많은 세부 정보와 텍스트가 잔뜩 쓰여진 프로젝트 계획과 달리 명확하게 정의된 타임라인이 있는 시각적으로 표시된 프로젝트 계획입니다. 간트 차트의 사용하기 쉬운 형식 덕분에 이해관계자는 프로젝트 상태와 세부 정보에 대한 인사이트를 한눈에 파악할 수 있습니다. 간트 차트 템플릿을 만든다는 것은 필요할 때마다 새로운 프로젝트의 정보를 얻을 수 있다는 것을 의미합니다.

간트 차트 템플릿을 생성하는 방법

자신만의 간트 차트 템플릿을 생성하려면, 평소 진행하는 프로젝트의 사용 사례와 복잡성을 고려하세요. 간트 차트 템플릿을 프로젝트 일정으로 사용할 건가요, 아니면 업무가 시작된 후의 실시간 프로젝트 정보원으로 사용할 건가요? 간트 차트를 필요로 하는 이유에 따라 정보를 얼마나 세세하게 포함할지 정합니다. 예를 들어 프로젝트 일정용으로 사용한다면 작업을 배정하고 업무를 위임하는 방식을 구성하는 데 초점을 맞추세요. 프로젝트 정보원으로 사용할 것이라면 팀이 문서를 첨부하고 프로세스를 추적하는 방식을 템플릿화하세요. 두 가지 용도로 사용하는 경우도 많습니다.

템플릿을 어떻게 사용할지 결정했다면 다음과 같이 템플릿을 만드는 프로세스를 시작하세요.

• 프로젝트에서 표시하고 추적해야 하는 요소에 대해 브레인스토밍합니다. 템플릿의 각 카테고리에 이를 입력할 공간을 마련하는 것이 좋습니다. 프로젝트가 복잡하면 다른 경우보다 더 많은 정보를 입력해야 합니다. 입력해야 하는 정보로는 시작일, 종료일, 독립된 작업과 종속 작업, 마일스톤, 역할, 하위 작업, 설명과 같은 것이 포함될 수 있습니다.

• 정보와 관련 리소스를 수집합니다. 반복해서 사용하는 워크시트, 관련 로드맵, 문서, 분석 결과, 보고서 대시보드, 목표, 배정된 역할과 프로세스를 첨부하세요.

• 정보를 한곳에 집중된 단일 정보 소스에 입력합니다. 예를 들어 프로젝트 관리 소프트웨어와 같은 단일 정보 소스가 있습니다. 반복되는 종속 관계와 역할을 포함하세요. 예를 들어 항상 동일한 팀원이 예산을 관리한다면 템플릿에서 해당 팀원에게 예산 결과물을 배정하는 상태를 유지하세요. 템플릿 구성에 대해 더 많이 생각할수록 다음 프로젝트를 시작할 때 업무를 덜 할 수 있습니다.

• 연동과 앱을 추가하여 업무를 지원합니다. 프로젝트 관리 툴을 사용하면 Google 스프레드시트, 칸반 보드, 참조 자료(예: PowerPoint 튜토리얼 등)를 바로 프로젝트 타임라인에 첨부할 수 있습니다.

단순한 스프레드시트는 복잡한 프로젝트에 필요한 맞춤화 옵션을 충분히 제공하지 않습니다. 더 많은 기능을 갖춘 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하는 것을 고려해 보세요. 모든 이해관계자가 액세스할 수 있는 공간에서 데이터를 조작하고 정보를 입력할 수 있는 툴을 예로 들 수 있습니다.

프로젝트 계획용으로 간트 차트 템플릿을 사용하는 방법

템플릿을 만드는 일은 시간이 오래 걸리지만, 한 번 만들어놓으면 템플릿을 복제하고 공란을 채우기만 하면 됩니다. 모든 프로젝트 관리 리소스와 마찬가지로, 간트 차트 템플릿도 가장 잘 활용할 수 있는 상황이 있고 한계도 있습니다. 이 중 몇몇은 사용하는 툴에 따라 달라지기도 합니다. 전에 스프레드시트에서 간트 차트 템플릿을 보거나 사용한 적이 있다면 템플릿을 변경하는 데 얼마나 많은 수작업이 필요하고 시간이 소요되는지 알고 계실 것입니다. 하지만 동적인 툴에서 템플릿을 만들면 실시간으로 내용을 업데이트하고 변경 내용을 확인할 수 있습니다. 예를 들면 다음과 같습니다.

간트 차트 템플릿으로 할 수 있는 것

• 모든 이해관계자가 프로젝트를 전체적으로 빠르게 확인합니다.

• 참조하기 쉽고 명확히 설정된 마감일로 프로젝트를 계획대로 진행합니다.

• 혼란과 커뮤니케이션 오류를 줄입니다.

• 종속 관계와 강력한 맞춤화 기능으로 프로세스를 자동화합니다(특히 지원 소프트웨어를 통해 만드는 경우).

간트 차트 템플릿으로 할 수 없는 것

• 동적이지 않은 서식에서 간트 차트 템플릿을 만들면 생성 후에 템플릿을 조정하는 것이 쉽지 않습니다. 참고로 프로젝트 관리 소프트웨어로 간트 차트 템플릿을 만들면 이를 해결할 수 있습니다.

• 프로젝트가 시작되면 프로젝트를 관리를 대신할 수 없습니다. 간트 차트 템플릿은 프로젝트 계획 단계에서 가장 유용하게 쓰입니다. 

포함된 기능

• 타임라인 보기: 타임라인 보기는 모든 작업을 가로 막대형 차트로 표시하는 간트 스타일 프로젝트 보기입니다. 각 작업의 시작일과 종료일뿐만 아니라 작업 간의 종속 관계도 확인할 수 있습니다. 타임라인 보기로 계획이 전체적으로 어떻게 구성되는지 쉽게 추적할 수 있습니다. 또한 모든 업무를 한 곳에서 확인할 수 있으므로 업무가 시작되기 전에 상충되는 종속 관계를 식별하고 이에 대응하여 모든 목표를 계획대로 달성할 수 있습니다.

• 하위 작업: 할 일을 한 작업에만 할당하기에는 규모가 너무 큰 경우가 있습니다. 작업에 여러 사람이 참여하거나, 마감일이 광범위하거나, 공개하기 전에 여러 이해관계자가 작업을 검토하고 승인해야 하는 경우, 하위 작업을 사용하여 처리할 수 있습니다. 하위 작업은 세분화된 할 일을 상위 작업의 전체적인 맥락과 계속해서 연결하면서 업무를 배분하고 작업을 개별 요소로 나누는 강력한 수단입니다. 작업을 하위 작업으로 세분화하거나 다단계 프로세스의 개별 요소를 하위 작업으로 기록하세요.

• 마일스톤: 마일스톤은 프로젝트의 중요한 체크 포인트를 나타냅니다. 프로젝트 전반에 걸쳐 마일스톤을 설정하여 목표 대비 진행 상태를 팀원과 프로젝트 이해관계자가 파악하도록 할 수 있습니다. 마일스톤을 원대한 프로젝트 목표를 향한 과정 속에서 작은 성취들을 축하하는 기회로 활용하세요. 

• 종속 관계: 작업 종속성 기능으로 작업을 다른 작업이 완료되기를 기다리는 상태로 표시하세요. 자신의 업무가 완료되어야 다른 사람이 업무를 시작할 수 있다는 것을 파악하면 이에 맞게 업무를 우선으로 처리할 수 있습니다. 팀에 협업 워크플로가 갖춰져 있다면 다른 작업이 완료되길 기다리고 있는 작업이 무엇인지 쉽게 파악하고 자신이 맡은 업무를 언제 시작해야 하는지 알 수 있습니다. 첫 번째 작업이 완료되면 담당자에게 해당 작업이 완료되길 기다리는 종속 작업을 시작할 수 있다는 알림이 전송됩니다. 혹은 선행 작업의 일정이 변경되면 그에 따라 종속 작업의 마감일 조정이 필요한지 확인할 수 있도록 Asana에서 알림을 전송합니다. 

추천 앱

• Google Workplace: Asana 작업 창에 내장된 Google Workplace 파일 선택기를 사용하여 Asana 작업에 바로 파일을 첨부할 수 있습니다. 클릭 몇 번만으로 내 드라이브의 파일을 쉽게 첨부하세요.

• OneDrive: Asana 작업 창에 내장된 Microsoft OneDrive 파일 선택기를 사용하여 Asana에서 파일을 작업에 바로 첨부하세요. Word, Excel, PowerPoint 등의 파일을 쉽게 첨부하세요.

• Clockwise: Clockwise + Asana 연동을 사용하면 Google 캘린더에 Asana 작업을 타임 블록으로 추가할 수 있습니다. Clockwise + Asana 연동을 통해 작업 기간과 시점, Clockwise가 이러한 사항을 자동으로 재조정해도 되는지 여부를 지정할 수 있습니다. 캘린더에 작업을 추가하고 업무를 처리할 시간을 확보하세요.

• Vimeo: 글은 요점을 전달하기 유용할 수 있지만 톤, 감정, 표현을 전달하기는 힘듭니다. Vimeo가 제공하는 Asana의 동영상 메시징을 사용하면 미팅을 잡지 않고도 팀에 필요한 모든 배경 정보를 전달할 수 있습니다. 자신의 모습이나 화면 또는 둘 다를 녹화한 다음 작업, 프로젝트, 메시지, 댓글에 녹화한 동영상을 추가하여 더 명확한 배경 정보를 제공하세요. Asana에서 만든 동영상의 대화록이 자동으로 생성되어 동영상의 내용을 읽고 검색할 수 있습니다. Asana를 나가지 않고도 피드백을 제공하고, 질문하고, 작업을 배정하세요.

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