비용 편익 분석 템플릿

의사 결정을 내리는 것은 어려운 일입니다. 특히 규모가 크고 영향력이 높은 결정을 내릴 때는 결정할 사항에 대해 지나치게 생각하게 되며 자신의 판단을 의심하게 되곤 합니다. 그러나 다행히도 비용 편익 분석 같은 도구와 프레임워크가 의사 결정을 내리는 데 도움이 될 수 있습니다. 

디지털 비용 편익 분석(Cost Benefit Analysis, CBA)은 새로운 프로젝트나 아이디어를 시작하거나 전략을 도입하여 얻을 것으로 예상되는 모든 편익을 비용과 비교하여 개괄적으로 정리하는 장단점 목록과 비슷합니다. 다만, 일반적인 서면 자료와 달리, 비용 편익 분석 템플릿은 한 번 작성해 두면 새로운 결정을 할 때마다 원하는 대로 맞춤 설정하여 다시 사용할 수 있습니다. 이렇게 하면 향후 프로젝트 진행에 수많은 시간을 절약하게 됩니다.

비용 편익 분석 템플릿이란?

비용 편익 분석 템플릿은 프로젝트의 진행 여부를 결정하는 데 도움이 되는 프로젝트 계획 수립에 사용되는 의사 결정 도구입니다. 이 템플릿은 프로젝트를 진행할 경우 예상치 못하게 발생하는 비용을 포함하여 총비용을 총편익과 비교하여 시각적으로 나타냅니다.

비용 편익 분석 템플릿은 모든 새로운 프로젝트 아이디어를 담기 위한 빈 템플릿입니다. 비용 편익 분석 템플릿을 사용하면 프로젝트의 타당성을 판단하고 프로젝트를 추진할 가치가 있는지 결정할 수 있습니다. 템플릿을 사용하면 매번 처음부터 분석을 실시하는 번거로움을 줄이고 간단한 계산에 기반하여 최적의 실행 과정을 선택하는 데 도움이 됩니다.

비용 편익 분석 템플릿 사용이 중요한 이유

모든 신규 프로젝트에 템플릿을 사용할 필요는 없습니다. CBA를 최대한으로 활용하려면 다음과 같은 경우에 사용하세요.

• 새로운 제품, 기능 혹은 전략을 브레인스토밍할 때.

• OKR 및 KPI와 관련된 영향력이 높은 비즈니스 의사 결정을 내릴 때.

• 리소스나 현금 흐름이 제한적이며 우선순위를 판단해야 할 때.

비용 편익 분석 템플릿을 만드는 방법

템플릿에는 프로젝트의 총 금전적 가치를 판단하기 위하여 비용, 편익, 리스크를 계산하는 공간이 필요합니다. 겨울철 사무실 난방비같이 최종 수익에 영향을 미칠 수 있는 무형의 비용과 편익에 대해서도 주의를 기울여야 합니다.

CBA를 간소화하려면 프로젝트 관리 소프트웨어로 템플릿을 만드세요. 프로젝트 관리 소프트웨어로 CBA 템플릿을 만들면, 다음과 같은 이점이 있습니다.

• 템플릿을 저장하고 모든 이해관계자가 템플릿에 액세스할 수 있도록 합니다.

• 각 에셋을 직접비나 간접비 또는 편익으로 카테고리를 분류합니다.

• 무형 비용을 포함한 모든 항목에 가치를 부여합니다.

• 각 분석에 대하여 손익 분기점과 비용 비율을 자동 계산합니다.

• 모든 기간에 걸쳐 비용 편익 분석의 진행 상태를 추적합니다.

인풋 vs. 아웃풋

비용 편익 분석에서 인풋은 비용이며, 아웃풋은 편익입니다.

템플릿에 인풋과 아웃풋 모두를 기재하는 섹션을 만드세요. 프로젝트의 총비용을 계산하려면 프로젝트의 간접비, 직접비, 편익, 리스크도 요인으로 포함합니다. 예를 들어, 신규 소프트웨어 프로그램을 개발하고 있다면 소프트웨어 개발에 필요한 컴퓨터와 팀 같은 물리적인 항목과 와이파이 요금 인상과 같은 잠재적 비용도 포함할 것입니다.

기타 인풋의 예시

• 새로운 팀원의 급여

• 유료 교육이나 소프트웨어

• 제조 비용

기타 아웃풋의 예시

• 생산 10% 증가

• 고객 만족도 증가

• 매출 증대

어떤 비용과 편익은 금전적 가치로 나타나지 않을 것입니다. 이런 경우에는 해당 항목에 최대한 적절하게 금전적 가치를 부여하도록 합니다. 예를 들어, 고객 만족도 증가는 매출 증대로 이어집니다. 이를 토대로 여러분이 신규 프로젝트를 통해 고객 만족도를 높일 수 있다면 일정 기간에 매출이 얼마나 증대될지 예측해 볼 수 있습니다.

비용 편익 분석 템플릿을 언제 사용해야 하나요?

비용 편익 분석 템플릿을 생성하고 나면, CBA를 실시해야 할 때마다 간단하게 사용할 수 있습니다. 그러나 비용 편익 분석을 사용하기에 가장 좋은 경우는 다음과 같습니다.

• 프로젝트 라이프 사이클이 시작되기 전.

• 제품이나 서비스 등급에 대해 고객을 대상으로 설명을 작성할 때(예: 웹사이트나 마케팅 자료에 기재하는 가격 플랜).

• 프로젝트에 가용 가능한 리소스가 있는지 파악하고자 할 때.

• 투자를 통해 얻은 수익을 보여주어야 할 때.

포함된 기능

• 목록 보기: 목록 보기는 그리드 스타일의 보기로, 모든 프로젝트의 정보를 한눈에 쉽게 볼 수 있도록 표시합니다. 할 일 목록이나 스프레드시트와 같이 목록 보기는 모든 작업을 한눈에 볼 수 있도록 표시하여 작업의 제목과 마감일뿐만 아니라 우선순위나 상태 등 관련된 여러 가지 사용자 지정 필드도 볼 수 있습니다. 누가 무엇을 언제까지 하는지 팀 전체가 볼 수 있어 원활하게 협업할 수 있습니다.

• 목표: Asana의 목표 기능은 목표 달성을 위해 수행하고 있는 업무를 직접 목표에 연결하여 팀원들이 손쉽게 자신들이 수행하고 있는 업무의 방향성을 파악할 수 있습니다. 목표는 목표를 달성하기 위해 수행하는 업무와 분리된 경우가 많습니다. 팀과 회사의 목표를 이를 뒷받침하는 업무에 연결함으로써 팀원들은 자신이 맡은 업무가 팀과 회사의 성공에 어떻게 직접적으로 기여하는지 실시간으로 명확하게 파악할 수 있습니다. 그 결과, 팀원들이 더 나은 의사 결정을 할 수 있게 되며, 필요한 경우 회사의 전략을 지원하는 프로젝트가 무엇인지 파악하고 측정 가능한 결과를 만들어내는 업무를 우선적으로 처리할 수 있게 됩니다.

• 자동화: 수작업을 자동화하여 팀이 단순 반복 작업에 할애하는 시간은 줄이고 각자가 맡은 업무에 할애하는 시간은 늘리세요. Asana의 규칙 기능은 트리거와 동작을 기반으로 작동합니다. 기본적으로, ‘X가 발생하면 Y를 하라’는 방식입니다. 규칙을 사용하여 자동으로 업무를 배정하고, 마감일을 조정하고, 사용자 지정 필드를 설정하고, 이해관계자에게 알림을 보내는 등 많은 일을 수행하세요. 팀이 규칙을 사용하면 일회성 자동화부터 전체 워크플로에 이르기까지 숙련을 요하는 전략적 업무에 더 많은 시간을 쏟을 수 있습니다.

• 사용자 지정 필드: 사용자 지정 필드는 업무에 태그를 달고, 정렬하고, 필터링하는 가장 좋은 수단입니다. 우선순위 및 상태부터 이메일 주소나 휴대폰 번호까지, 추적해야 하는 모든 정보에 대해 고유한 사용자 지정 필드를 생성하세요. 사용자 지정 필드를 사용하여 해야 할 일을 정렬하고 일정을 계획하면 먼저 착수해야 할 일이 무엇인지 파악할 수 있습니다. 또한, 사용자 지정 필드를 작업과 프로젝트 간에 공유하여 조직 전체에 일관성을 유지하세요.

추천 앱

• Microsoft Teams: Microsoft Teams + Asana 연동을 사용하면 Teams를 나가지 않고도 필요한 정보를 검색하고 공유할 수 있습니다. Asana에서 Teams 대화를 실행 가능한 항목으로 손쉽게 연결하세요. 또한, Teams 모임 중에 브라우저로 전환하지 않고도 작업을 생성하고, 배정하고, 확인하세요.

• Salesforce: 영업팀, 고객 성공팀, 서비스팀이 Asana에서 지원팀과 직접 커뮤니케이션하여 병목 현상을 없애세요. 첨부 파일을 공유하고 판매 전 니즈를 충족할 수 있도록 실행과 추적이 가능한 작업을 생성할 수 있습니다. Service Cloud로 Asana에서 도입팀 및 서비스팀을 지원팀과 연결하여 뛰어난 고객 경험을 선사하세요.

• Slack: Slack에 있는 아이디어, 업무 요청, 실행 과제를 Asana에서 추적 가능한 작업과 댓글로 전환하세요. 간단한 질문과 실행 과제를 작업으로 전환하여 담당자와 마감일을 지정하세요. 업무를 손쉽게 포착하여 Slack에서 요청과 해야 할 일을 놓치지 않고 관리할 수 있습니다.

• Google Workplace: Asana 작업 창에 내장된 Google Workplace 파일 선택기를 사용하여 Asana 작업에 바로 파일을 첨부할 수 있습니다. 클릭 몇 번만으로 내 드라이브의 파일을 쉽게 첨부하세요.

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