5 Whys

프로젝트 마감일이 지연됩니다. 캠페인 성과가 저조합니다. 고객이 예기치 않게 이탈합니다. 이러한 문제는 업계 전반의 팀이 매일 겪는 문제입니다. 그러나 눈에 보이는 증상을 치료하는 것은 종종 실제 문제가 확인되지 않고 계속 발생한다는 것을 의미합니다. 이럴 때 5 Whys 기법이 필요합니다. '왜'라고 다섯 번 질문함으로써 문제의 겉을 벗겨내고 근본 원인을 찾아낼 수 있습니다.

5 Whys 템플릿은 문제 해결 프로세스를 간소화하여 추측을 중단하고 수정을 시작할 수 있습니다. 기술적인 문제를 해결하든, 팀 워크플로를 개선하든, 고객 피드백을 처리하든, 이 템플릿은 문제를 더 깊이 파고들고, 사고를 구조화하고, 지속적인 변화를 구현하는 데 도움이 됩니다. 빠르고 사용하기 쉬우며 Asana에 내장되어 있어 실시간으로 협업하고 즉각적인 조치를 취할 수 있습니다.

다섯 가지 이유 템플릿은 누구에게 도움이 될까요?

최근 한 제품 관리자가 5 Whys 템플릿을 사용하여 제품 출시에 계속 차질이 생기는 이유를 알아낸 방법을 공유했습니다. 이는 개발 팀의 타임라인에만 해당하는 것이 아니었습니다. 분석 결과 이해관계자의 의견이 불분명하다는 것이 문제의 원인으로 밝혀졌습니다.

5 Whys 기법은 문제의 표면적 증상뿐만 아니라 근본 원인을 찾아야 하는 모든 사람에게 이상적입니다. 여기에는 다음이 포함됩니다.

• 복잡한 문제를 해결하는 제품 및 엔지니어링 팀.

• KPI를 달성하지 못한 후 근본 원인 분석(RCA)을 실행하는 운영 및 QA 리더.

• 반복되는 불만 사항을 해결하는 고객 지원 팀.

• 애자일 팀은 스프린트 회고를 위해 5 Whys 방법을 사용합니다.

• 의료, 재무, 제조 팀은 지속적인 개선에 집중합니다.

팀이 복잡한 문제를 해결하고 장기적인 해결책을 우선시한다면 이 템플릿을 사용하세요.

Asana의 5 Whys 템플릿을 사용해야 하는 이유

스프린트 리뷰 중 디자인 팀은 이 5 Whys 템플릿을 사용하여 모형이 지속적으로 늦는 이유를 파악했습니다. 이는 일관성 없는 접수 요청으로 시작된 것으로 밝혀졌으며, 이는 즉시 구현할 수 있는 수정 사항이었습니다.

Asana의 5 Whys 분석 템플릿을 사용하면 이러한 학습 프로세스가 더 빨라질 뿐만 아니라 팀 간 관리가 더 쉬워집니다. 별도의 화이트보드나 도구가 필요하지 않습니다. 모든 것이 업무가 이미 진행되는 곳에서 이루어집니다.

팀이 이 템플릿을 사용하는 이유는 다음과 같습니다.

• 잘 정의되고 반복 가능한 프로세스를 따라 근본 원인을 찾아냅니다.

• 연결된 작업, 파일, 소유자를 사용하여 배경 정보와 조직을 추가합니다.

• 시간 경과에 따른 패턴과 반복되는 문제를 추적합니다.

• 추가 미팅 없이 적절한 이해관계자를 참여시킵니다.

5 Whys 템플릿을 사용하는 방법

다섯 가지 이유 템플릿을 사용할 준비가 되었습니다. 복제하기만 하면 문제의 근본 원인을 진단할 수 있습니다. Asana에서 프로젝트 관리 프로세스의 모든 부분을 지원하는 더 많은 템플릿 라이브러리를 살펴볼 수 있습니다.

1. 문제 진술 정의

해결하려는 특정 문제에 대한 명확한 설명부터 시작하세요. 근본 원인을 추측하는 것이 아니라 문제에 대한 사실적인 요약을 목표로 하세요. 예: "고객이 제때 보고서를 받지 못했습니다."

템플릿에서 이 단계는 '문제 정의' 아래에 나열되어 있습니다. 이 섹션을 사용하여 해결할 사항에 대해 팀을 조율하고 작업 설명에 관련 배경 세부 정보를 입력합니다. 이 단계에 소유자를 지정할 수도 있습니다.

2. 문제가 발생한 이유 질문하기

초기의 문제를 일으킨 원인을 묻는 것으로 첫 번째 '왜'를 시작하세요. 팀이 사실에 입각하여 생각하도록 격려하세요. 예: "고객이 보고서를 받지 못한 이유는 무엇인가요? 하루 늦게 전달되었기 때문입니다."

Asana의 5 Whys 분석 템플릿은 이 프로세스를 'Ask Why 1'부터 'Ask Why 5'까지 5개의 명확한 작업으로 나눕니다. 각 단계에서 작업을 클릭하여 답변을 추가하고 필요한 링크나 문서를 제공하세요. 진행자 또는 SME에게 작업을 배정하여 정확성을 확인합니다.

3. '왜'를 최소 4번 이상 계속 질문하세요

더 깊은 수준의 이해를 위해 '왜'를 다시 질문하여 각 답변을 구축하세요. 최소 5번의 '왜' 질문을 목표로 하세요. 이렇게 하면 근본적인 원인을 밝히고 피상적인 해결책에 의존하지 않을 수 있습니다.

각 '왜'에 대해 해당하는 '왜' 섹션에서 다음 단계의 추론을 계속 입력합니다. 작업 설명을 사용하면 한 곳에서 대화를 추적하면서 각 답변을 확장할 수 있습니다. 이 분석 도구에는 기본적으로 5가지 이유가 제공되지만, 필요에 따라 언제든지 더 많은 작업이나 섹션을 추가할 수 있습니다.

4. 협업하고 문서화하기

댓글과 작업 설명을 사용하여 핵심 인사이트를 기록하여 팀원들을 참여시키세요. 특정 후속 항목에 소유자를 배정하여 다음 단계를 명확히 할 ���도 있습니다.

근본 원인, 영향 수준, 책임 당사자 등 목록 보기에서 볼 수 있는 필드를 사용하여 중요한 결과를 문서화하고 책임을 할당하세요. 댓글에서 팀원을 멘션하여 피드백을 요청하거나 문제에 대해 알고 있는 다른 사람들에게 알리세요.

5. 인사이트를 실행으로 옮기기

문제의 근본 원인을 파악한 후에는 작업을 배정하고, 마감일을 설정하고, Asana의 자동화 기능을 사용하여 재발을 방지하는 수정 조치를 구현하세요.

템플릿의 '솔루션 개발' 섹션을 작성하여 분석을 마무리합니다. 여기서 해결책 상태, 예상 작업량, 후속 계획과 같은 기본 제공 열을 사용하여 제안된 수정 사항을 기록하고, 해결책 상태를 추적하고, 후속 작업을 배정할 수 있습니다. 

Asana 문제 해결 기능

템플릿은 시작에 불과합니다. Asana의 기능은 간단한 문제 해결 기법을 체계적인 개선을 위한 강력한 도구로 바꿔줍니다. 이 기능은 한 곳에서 협업하고, 문서화하고, 실질적인 조치를 취하는 데 도움이 됩니다. 다음은 Asana에서 자주 사용하는 몇 가지 기능입니다.

프로젝트 보기

팀의 스타일에 가장 잘 맞는 형식으로 5 Whys 분석 템플릿을 시각화하세요. 단계별 추적을 위한 목록, 애자일 협업을 위한 칸반 보드 또는 종속성 매핑을 위한 타임라인을 선택할 수 있습니다. 유연한 보기를 통해 이해관계자와 진행자는 선호하는 업무 스타일에 관계없이 효과적으로 이해하고 기여할 수 있습니다.

사용자 지정 필드

사용자 지정 필드는 원인을 분류하고, 위험 수준을 할당하거나, 부서별로 문제를 태그하는 데 도움이 됩니다. 잘 구조화된 필드 설정은 명확성을 제공하고 시간이 지남에 따라 추세 분석을 더 쉽게 만들어 줍니다. 예를 들어, 근본 원인을 프로세스, 사람 또는 도구로 분류하면 팀 간에 반복되는 테마가 드러납니다.

작업 종속성

일부 원인은 완전히 이해하기 위해 다른 원인에 의존합니다. 작업 종속성을 사용하면 5 Whys 조사에서 각 단계 사이에 논리적 연결을 만들 수 있습니다. 이러한 관계를 매핑하면 보다 투명한 RCA 구조를 지원하고 프로젝트 흐름을 개선할 수 있습니다.

댓글 스레드 및 멘션

특히 여러 팀이나 시간대에서 작업할 때 댓글을 사용하여 각 단계의 인사이트를 기록하세요. 특정 팀원을 멘션하여 전문 지식이나 피드백을 제공하세요. 상세한 협업 공간을 만들면 RCA가 책임감 있고 투명하게 유지될 수 있습니다.

템플릿 및 작업 복제

완료된 5 Whys 프로젝트를 복제하거나 원본 템플릿으로 시작하여 근본 원인 분석에 대한 접근 방식을 표준화할 수 있습니다. 일관된 형식을 사용하면 팀이 신속하게 대응하고 반복되는 문제를 해결하기 위한 신뢰할 수 있는 프로세스를 개발하는 데 도움이 됩니다.

보고 대시보드

팀이 여러 가지 5 Whys 분석을 완료하면 보고서 대시보드에서 장기적인 추세를 파악할 수 있습니다. 이를 사용하여 가장 자주 발생하는 원인을 추적하고, 위험 부서를 식별하고, 시간이 지남에 따라 시정 조치의 효과를 모니터링할 수 있습니다.

추천 연동

연동을 사용하면 Slack, Google 드라이브 또는 Jira 와 같이 팀이 이미 사용 중인 다른 앱과 Asana를 연결할 수 있으므로 문제를 해결하는 데 필요한 모든 것을 한 곳에서 확인할 수 있습니다.

연동은 관련 파일, 업데이트 및 대화를 워크플로로 직접 가져와서 콘텍스트 전환을 줄여줍니다. 앱 갤러리 에서 전체 목록을 살펴보실 수 있습니다.

Slack

Slack을 5 Whys 프로젝트에 연결하여 이해관계자에게 실시간으로 정보를 제공하세요. 진행 상태가 변경되거나, 새 작업이 추가되거나, 근본 원인이 식별되면 관련 채널에 업데이트를 자동으로 푸시할 수 있습니다. 통합 커뮤니케이션을 통해 팀을 조율하는 것이 훨씬 수월해집니다.

Google 작업 공간

Google 드라이브의 중요한 문서, 스프레드시트, 증거를 Asana 작업에 직접 첨부할 수 있습니다. 분석과 동일한 위치에 이 참고 자료를 두면 정보를 찾는 데 소요되는 시간을 줄일 수 있습니다. 그 결과 더 깔끔하고 체계적인 워크플로가 만들어집니다.

Lucidchart

피시본 다이어그램이나 프로세스 맵과 같은 시각적 다이어그램을 만들고 포함하여 5 Whys 분석을 보완하세요. 시각적 맥락을 제공하면 팀이 복잡한 문제를 더 쉽게 이해할 수 있습니다. 이러한 다이어그램은 팀 검토나 사후 분석 시 더 투명한 커뮤니케이션을 지원합니다.

Zoom

Asana를 벗어나지 않고도 브레인스토밍 세션이나 후속 미팅을 진행할 수 있습니다. Zoom 연동을 사용하면 통화를 예약하고, 작업에 미팅 링크를 추가하고, 통화 녹취록과 녹음을 프로젝트에 자동으로 연결할 수 있습니다. 이는 근본 원인 분석과 실시간 논의를 연결할 수 있는 간단한 방법입니다.

Jira Cloud

Jira를 Asana와 연동하여 기술적 조사를 더 광범위한 RCA 작업과 연결하세요. 개발자는 5 Whys 프로세스에 인사이트를 제공하는 동시에 버그 추적에 집중할 수 있습니다. 두 도구를 연결하면 분석이 문제의 전체 범위를 반영할 수 있습니다.

5 Whys 근본 원인 분석 템플릿에 대해 자주 묻는 질문