Asana で年間 1,000 件以上のイベントを支える Sophos のコーポレートマーケティングチーム

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  • 拠点
    • 119 か国に 160 以上のオフィス
  • 従業員数
    • 世界各地に 3,000 人以上の従業員
  • マーケティングチーム
    • 総勢 250 人以上のグローバルマーケティングチーム

Asana で得られた効果

  • 1 期あたり 1,600 件以上のイベントリクエストを実現
  • イベントリクエストの SLA 提供時間を 70% 削減 (10 営業日から 3 営業日へ)
  • 従業員数を 5% しか増やさずに 50% 多くのイベントリクエストを実現

Sophos は、企業向けにサイバーセキュリティを提供する企業です。暗号化、エンドポイント、セキュリティソリューションにより、世界各地で 10 万社以上の企業ネットワークの安全を守っています。チャンネル販売モデルを採用している同社にとって、イベントはパートナーや販売店、顧客とつながるための大切な機会です。毎年、コーポレートマーケティングチームはフィールドマーケティングチームと連携してパートナーカンファレンスを 12 回、グローバルトレードショーを 10 回、地域イベントを 150 回以上、デマンドジェネレーションウェビナーを 500 回以上、社内イベントを数百回行っています。

こうしたすべてのイベントを確実に成功させ、同時に企業ブランドの一貫性を維持するために、グローバルシニアプログラムマーケティングマネージャーの Dawn Jensen 氏とグローバルイベントマネージャーの Sydney Leopold 氏は、イベント登録ページ、トレードショーのブースデザインから参加者の景品まであらゆるものを共同で作成しています。

“コーポレートマーケティングチームは、大規模なトレードショーからデマンドジェネレーションウェビナーまで年間 1,000 件以上のイベントをサポートしています。Asana のおかげで、私たちはイベントリクエストの SLA 提供時間を 70% 削減できました”- Dawn Jensen 氏、グローバルシニアプログラムマーケティングマネージャー

こうしたイベントを支えるすべてのマーケティングアセットやデザインアセットを制作するのは、かなりの大仕事です。コーポレートマーケティングチームが実行しているリクエストの数は年間 22,000 件以上にのぼります。かつて、これらのイベントリクエストをすべてメールで追跡しようとしましたが、うまくいきませんでした。誰も進捗を確認できず、新しいリクエストが見落とされてしまうこともありました。そして、チームの最も大きな責任の 1 つであるイベントや地域間でブランドの一貫性と品質を確保することが困難でした。

仕事をスケーリングし効率よく進めるための適切なツールの発見

Dawn 氏が Sophos に入社した当時、コーポレートマーケティングチームはすでに仕事管理ソリューションの評価を行っていました。チームが求めていたのは、セールスサミットやパートナーカンファレンスのパンフレットの更新から複雑なワークフローまですべてを管理できる、直感的で使いやすく柔軟なソリューションでした。

Sophos は Asana を選びました。その理由は、チームのニーズとワークフローに最適だったからです。柔軟性に優れており、スケーリングに応じて簡単にカスタマイズすることが可能。チームメイトはコンテキストに応じて複数のビューで仕事を確認できます。また、チームはその直感的かつ強力な UI にも大きな魅力を感じました。

1 期あたり 1,600 件以上のリクエストを実現

リクエストの提出、判定、実行に対して全員が同じプロセスに従うように、Dawn 氏は Asana のカスタマーサクセスチームと連携してルールを構築しました。これにより、コーポレートマーケティングチームはワークフローを統一し、重要なステップの見落としをなくすことができました。

“Asana のおかげで、2018 年に私たちが実現したデザインやウェブ関係のイベントリクエスト数は 6,400 件になりました。キャパシティが 50% 増えたのに対して、従業員数は 5% しか増えていません”- Dawn Jensen 氏、グローバルシニアプログラムマーケティングマネージャー

仕事を Asana で管理し始めたコーポレートマーケティングチームは、最新情報をフィールドマーケティングチームにリアルタイムに提供できるようになりました。Dawn 氏は言います。「Asana でイベントマネージャーにリクエストを提示すれば、相手はすべてのコメントを確認し、何がいつ起こり、誰がデザインし、誰がレビューしたのかを時系列で知ることができます。そしてリアクションはいつもこんな感じです。『すごい、これ最高だね。どうやってアクセスするんだい?』」これにより、Dawn 氏のチームはレポート作成や電話処理、メールの返信、進捗会議にかかる時間を大幅に削減できました。

プロセスを改善し、足並みを揃えて素晴らしいイベントを実現

現在、Dawn 氏のチームの「リクエスト受信ボックス」プロジェクトは (3 つのタイムゾーンに広がるチームメイトによって) 1 日 16 時間、週 6 日管理されており、イベントリクエストが見落とされることはありません。Asana ですべての仕事を一元管理することで、チームの取り組み内容、個々のリクエストのステータス、そしてその完了予定日を全員が確認できます。

イベントの仕事を Asana で管理しているコーポレートマーケティングチームと異なる部門のパートナーたちは、より多くのイベントをサポートし、ブランドの一貫性を維持しながら 119 か国のパートナーや顧客に魅力的な体験を提供できています。

Asana サクセスストーリー

Asana を探索

Asana は、チームがプロジェクトやタスクを管理し、成果を出すための一番の近道です。

マーケティングキャンペーン

マーケティングキャンペーン

製品リリース

製品リリース

会社の目標

会社の目標

月面探査ミッション

月面探査ミッション

仕事を整理

はっきりとしたタスクやマイルストーンを設定することで、チームはするべきことを明確に把握できるようになります。

仕事を整理

期限を遵守できるようチームをサポート

担当者と期日を明確に設定することで、すべてのマーケターは自分がやるべきことを正確に知ることができます。

期限を遵守できるようチームをサポート

期限を遵守

キャンペーンの計画を詳細に視覚化することで、全体像を把握しつつ、潜在的な問題を発見して仕事を順調に進められます。

期限を遵守

実行可能な会話をする

進行中の仕事について質問をしたり最新情報を提供したりすることで、会話を実際の行動につなげることができます。

実行可能な会話をする

仕事にファイルを添付

共有文書、デザインファイル、予算のスプレッドシートなどを 1 か所にまとめることで、チームが情報を求めて右往左往することがなくなります。

仕事にファイルを添付

仕事の全体像を一目で確認

カレンダー上で仕事を確認することで、期限などの重要な日付を見逃すことがなくなります。

仕事の全体像を一目で確認

進捗を追跡

プロジェクトの進捗を常に把握しておくことで、問題が発生したときに迅速に対応できます。

進捗を追跡

外出先で作業

ベンダーとの打ち合わせやカンファレンスなど、オフィスを離れているときでも、モバイル版 Asana があれば常につながっていることができます。

外出先で作業

プログラムを例外なく成功させる

Asana は、マーケティングチームがオーディエンスに働きかけるイニシアチブを計画、管理、追跡、開始するために役立ちます。

プログラムを例外なく成功させる

各ステップを綿密に計画

開発からリリースまでの重要なステップを綿密に計画することで、全員がロードマップを明確に把握できます。

各ステップを綿密に計画

現在の担当者を知る

リリースまでの各段階のオーナーと期日を明確にすることで、スケジュール通りのリリースを実現できます。

現在の担当者を知る

計画通りにリリースする

計画の全体像と詳細を把握することで、調整しながら仕事を順調に進められます。

計画通りにリリースする

全員が最新情報を把握

重要な最新情報や会話を仕事につなげることで、メールスレッドに埋もれてしまうことを防ぎます。

全員が最新情報を把握

仕事を 1 か所にまとめる

ファイルをプロジェクトに添付することで、全員が正しい情報のありかを把握できます。

仕事を 1 か所にまとめる

日付とマイルストーンを管理

リリース計画をカレンダーに表示することで、重要な日付を見逃すことがなくなります。

日付とマイルストーンを管理

順調な作業と問題のある作業を把握

仕事の進捗を確認することで、期限や目標に向けて仕事を順調に進めていくことができます。

順調な作業と問題のある作業を把握

どこにいても常につながりをキープ

モバイル版 Asana があれば、どこにいてもリリースの進捗を把握できます。

どこにいても常につながりをキープ

位置について、用意、リリース!

期限の遵守に役立つ Asana があれば、製品チームは素晴らしい製品リリースを実現できます。

位置について、用意、リリース!

優先度を洗い出す

各目標をタスク化することで、会社全体の目標を全員に対して視覚化できます。

優先度を洗い出す

適切な責任者を決める

それぞれの目標を適切な人物に割り当てることで、誰が担当者で、誰に質問すればいいかを全員が知ることができます。

適切な責任者を決める

目標達成のための計画を立てる

それぞれのマイルストーンがどのように目標につながっているのかを描き出し、目標達成に向けて自信を持って取り組んでいくことができます。

目標達成のための計画を立てる

関連情報や最新情報の共有

目標と直接結び付いた更新情報やコメントを提供することで、関係者は最新情報と進捗を常に把握できます。

関連情報や最新情報の共有

重要なファイルを添付

お使いのファイル共有ツールと Asana を連携することで、重要な文書をすべて 1 か所にまとめることができます。

重要なファイルを添付

重要な日付を見逃さない

イニシアチブの期限やマイルストーンをカレンダー上ではっきりと確認できます。

重要な日付を見逃さない

会社の進捗を追跡

どの目標が順調に進んでいて、どの目標が要注意かを理解することで、目標達成に向けて着実に進むことができます。

会社の進捗を追跡

最新情報を把握

モバイル版 Asana があれば、どこにいても最新情報を受け取り、重要な決定に加わることができます。

最新情報を把握

目標を達成

Asana を使用するとチーム全員が組織の目標を把握し、最も重要な業務に集中できます。

目標を達成

ミッションに備える

ミッションの各ステップを綿密に計画することで、万全の状態で高い目標を狙えます。

ミッションに備える

担当者を知る

各タスクのオーナーを明確に割り当てることで、パイロットもコマンダーも、そしてフライトエンジニアも、自分がやるべきことを把握できます。

担当者を知る

各ステップを綿密に計画

ローンチの計画を作成して、スタートからゴールまでの進路を決定します。これをチームと共有し、状況の変化に合わせて調整します。

各ステップを綿密に計画

万全の状態を整える

大切な質問をしたり会話をしたり、あるいはステータスの更新を行うことで、クルーが発射日に万全の状態になるよう準備を進められます。

万全の状態を整える

すべてをつなげる

ミッションに必要な他のツールに Asana を接続することで、すべての情報を 1 か所に集めることができます。

すべてをつなげる

重要なステップを注視

各マイルストーンをカレンダー上に表示することで、離陸までの重要な日付を追跡できます。

重要なステップを注視

進捗を追跡

順調な作業と問題のある作業を把握することで、発射日に向けて着々と準備を進められます。

進捗を追跡

作業をどこからでも

インターネット接続さえあれば、オフィスにいても月面にいても変わらず最新情報を把握し続けることができます。

作業をどこからでも

3、2、1、発射!

Asana があれば、クルーは月に向かって飛び立ち、月面に到着できます。必要なのは小さな第一歩だけです…

3、2、1、発射!