Asana で年間 1,000 件以上のイベントを支える Sophos のコーポレートマーケティングチーム

Sophos は、暗号化、エンドポイント、およびセキュリティソリューションを基に世界で 10 万社以上のネットワークの安全を守るエンタープライズサイバーセキュリティ企業です。チャネル販売モデルを採用している同社にとって、イベントはパートナーや再販業者、顧客とつながるための大切な機会。毎年、Sophos のコーポレートマーケティングチームはフィールドマーケティングチームと連携してパートナーカンファレンスを 12 回、グローバルトレードショーを 10 回、地域イベントを 150 回以上、デマンドジェネレーションウェビナーを 500 回以上、社内イベントを数百回行っています。

こうしたすべてのイベントを確実に成功させ、同時に企業ブランドの一貫性を維持するために、グローバルシニアプログラムマーケティングマネージャーの Dawn Jensen 氏とグローバルイベントマネージャーの Sydney Leopold 氏は、イベント登録ページ、トレードショーのブースデザインから参加者の景品まであらゆるものを共同で作成しています。

こうしたイベントを支えるすべてのマーケティングアセットやデザインアセットを制作するのは、かなりの大仕事です。コーポレートマーケティングチームが処理しているリクエストの数は年間 22,000 件以上にのぼります。これらすべてのイベントリクエストをメールで管理しようとしてもうまくいきませんでした。誰も進捗を確認することができず、新しいリクエストが見落とされてしまうこともありました。そして、チームにとって重要な使命であった「イベントや地域間でブランドの一貫性と品質を確保すること」が困難でした。

仕事のスケール拡大と効率化に適したツールの発見

Dawn 氏が Sophos に入社した当時、コーポレートマーケティングチームはすでにワークマネジメントソリューションの評価を行っていました。チームが求めていたのは、セールスサミットやパートナーカンファレンスのパンフレットの更新から複雑なワークフローまですべてを管理できる、直感的で使いやすく柔軟なソリューションでした。

Sophos は Asana を選びました。その理由は、チームのニーズとワークフローに最適だったからです。柔軟性に優れており、規模の変化に応じて簡単にカスタマイズすることが可能。チームメイトはコンテキストに応じて複数のビューで仕事を確認することができます。また、チームはその直感的かつ強力な UI にも大きな魅力を感じました。

1 期あたり 1,600 件以上のリクエストを実現

リクエストの提出、優先度判断、実行に対して全員が同じプロセスに従うように、Dawn 氏は Asana のカスタマーサクセスチームと連携してルールを構築しました。これにより、コーポレートマーケティングチームはワークフローを統一し、重要なステップの見落としをなくすことができました。

仕事を Asana で管理し始めたコーポレートマーケティングチームは、最新情報をフィールドマーケティングチームにリアルタイムに提供できるようになりました。Dawn 氏は言います。「Asana でイベントマネージャーにリクエストを提示すれば、相手はすべてのコメントを確認し、何がいつ起こり、誰がデザインし、誰がレビューしたのかを時系列で知ることができます。そしてリアクションはいつもこんな感じです。『すごい、これ最高だね。どうやってアクセスするんだい？』」これにより、Dawn 氏のチームはレポート作成や電話処理、メールの返信、進捗会議にかかる時間を大幅に削減できました。

プロセスを改善し、足並みを揃えて素晴らしいイベントを実現

現在、Dawn 氏のチームの「リクエスト受信ボックス」プロジェクトは (3 つのタイムゾーンに広がるチームメイトによって) 1 日 16 時間、週 6 日管理されており、イベントリクエストが見落とされることはありません。Asana ですべての仕事を一元管理することで、チームの取り組み内容、個々のリクエストのステータス、そしてその完了予定日を全員が確認できます。

イベントの仕事を Asana で管理しているコーポレートマーケティングチームと異なる部門のパートナーたちは、より多くのイベントをサポートし、ブランドの一貫性を維持しながら 119 か国のパートナーや顧客に魅力的な体験を提供できています。