Asana で年間 1,000 件以上のイベントを支える Sophos のコーポレートマーケティングチーム

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  • 拠点
    • 119 か国に 160 以上のオフィス
  • 従業員数
    • 世界各地に 3,000 人以上の従業員
  • マーケティングチーム
    • 総勢 250 人以上のグローバルマーケティングチーム

Asana で得られた効果

  • 1 期あたり 1,600 件以上のイベントリクエストを実現
  • イベントリクエストの SLA 提供時間を 70% 削減 (10 営業日から 3 営業日へ)
  • 従業員数を 5% しか増やさずに 50% 多くのイベントリクエストを実現

Sophos は、企業向けにサイバーセキュリティを提供する企業です。暗号化、エンドポイント、セキュリティソリューションにより、世界各地で 10 万社以上の企業ネットワークの安全を守っています。チャンネル販売モデルを採用している同社にとって、イベントはパートナーや販売店、顧客とつながるための大切な機会です。毎年、コーポレートマーケティングチームはフィールドマーケティングチームと連携してパートナーカンファレンスを 12 回、グローバルトレードショーを 10 回、地域イベントを 150 回以上、デマンドジェネレーションウェビナーを 500 回以上、社内イベントを数百回行っています。

こうしたすべてのイベントを確実に成功させ、同時に企業ブランドの一貫性を維持するために、グローバルシニアプログラムマーケティングマネージャーの Dawn Jensen 氏とグローバルイベントマネージャーの Sydney Leopold 氏は、イベント登録ページ、トレードショーのブースデザインから参加者の景品まであらゆるものを共同で作成しています。

“コーポレートマーケティングチームは、大規模なトレードショーからデマンドジェネレーションウェビナーまで年間 1,000 件以上のイベントをサポートしています。Asana のおかげで、私たちはイベントリクエストの SLA 提供時間を 70% 削減できました”- Dawn Jensen 氏、グローバルシニアプログラムマーケティングマネージャー

こうしたイベントを支えるすべてのマーケティングアセットやデザインアセットを制作するのは、かなりの大仕事です。コーポレートマーケティングチームが実行しているリクエストの数は年間 22,000 件以上にのぼります。かつて、これらのイベントリクエストをすべてメールで追跡しようとしましたが、うまくいきませんでした。誰も進捗を確認できず、新しいリクエストが見落とされてしまうこともありました。そして、チームの最も大きな責任の 1 つであるイベントや地域間でブランドの一貫性と品質を確保することが困難でした。

仕事をスケーリングし効率よく進めるための適切なツールの発見

Dawn 氏が Sophos に入社した当時、コーポレートマーケティングチームはすでに仕事管理ソリューションの評価を行っていました。チームが求めていたのは、セールスサミットやパートナーカンファレンスのパンフレットの更新から複雑なワークフローまですべてを管理できる、直感的で使いやすく柔軟なソリューションでした。

Sophos は Asana を選びました。その理由は、チームのニーズとワークフローに最適だったからです。柔軟性に優れており、スケーリングに応じて簡単にカスタマイズすることが可能。チームメイトはコンテキストに応じて複数のビューで仕事を確認できます。また、チームはその直感的かつ強力な UI にも大きな魅力を感じました。

1 期あたり 1,600 件以上のリクエストを実現

リクエストの提出、判定、実行に対して全員が同じプロセスに従うように、Dawn 氏は Asana のカスタマーサクセスチームと連携してルールを構築しました。これにより、コーポレートマーケティングチームはワークフローを統一し、重要なステップの見落としをなくすことができました。

“Asana のおかげで、2018年に私たちが実現したデザインやウェブ関係のイベントリクエスト数は 6,400 件になりました。キャパシティが 50% 増えたのに対して、従業員数は 5% しか増えていません”- Dawn Jensen 氏、グローバルシニアプログラムマーケティングマネージャー

仕事を Asana で管理し始めたコーポレートマーケティングチームは、最新情報をフィールドマーケティングチームにリアルタイムに提供できるようになりました。Dawn 氏は言います。「Asana でイベントマネージャーにリクエストを提示すれば、相手はすべてのコメントを確認し、何がいつ起こり、誰がデザインし、誰がレビューしたのかを時系列で知ることができます。そしてリアクションはいつもこんな感じです。『すごい、これ最高だね。どうやってアクセスするんだい?』」これにより、Dawn 氏のチームはレポート作成や電話処理、メールの返信、進捗会議にかかる時間を大幅に削減できました。

プロセスを改善し、足並みを揃えて素晴らしいイベントを実現

現在、Dawn 氏のチームの「リクエスト受信ボックス」プロジェクトは (3 つのタイムゾーンに広がるチームメイトによって) 1 日 16 時間、週 6 日管理されており、イベントリクエストが見落とされることはありません。Asana ですべての仕事を一元管理することで、チームの取り組み内容、個々のリクエストのステータス、そしてその完了予定日を全員が確認できます。

イベントの仕事を Asana で管理しているコーポレートマーケティングチームと異なる部門のパートナーたちは、より多くのイベントをサポートし、ブランドの一貫性を維持しながら 119 か国のパートナーや顧客に魅力的な体験を提供できています。

Asana サクセスストーリー