Asana で新しい仕事のやり方を実現、新規事業を創出するシグマクシス

Sigmaxyz
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  • 会社設立
    • 2008年
  • 社員数
    • 494 名
  • プロジェクト規模
    • 30 名 7 社間

株式会社シグマクシス マネージャー 卜部 鉄平氏

シグマクシスは、コンサルティングサービスを中心に企業と共に新たな価値創造に取り組んでいます。戦略立案だけではなく実行運営までクライアントと共に遂行するのが特徴で、私は、クライアントの事業戦略立案や新規事業開発、ジョイントベンチャー設立・運営も手掛けるヒューリスティックシェルパという部門に属しています。当社のアプローチの基本は「アグリゲーション」。事業開発においても、従来の形式にとらわれることなく、新しい手法を積極的に取り入れています。

私は、日本を代表する大企業グループ内の新規事業立ち上げに関わっています。戦略にもとづいて複数プロジェクトをフェーズ単位で立ち上げ、事業開発およびその推進を行う 5カ年にわたる取組みです。そのうち事業開発系のプロジェクトは、これまで 8 件ほど手掛けており、1つのプロジェクトチームは、7 社からなる最大 30 名のメンバーで構成されています。

コミュニケーションと管理の課題から、Asana の導入を決意

現在、同取組みにおける事業開発系のプロジェクトは、Asana で 100% 管理しています。当初は、ファイル共有サービス Box を活用し、Slack でのやり取りをベースにしていました。しかし、チームメンバーや会社の数が増えてタスクスケジュールの把握が困難になり、会話のトピックも散逸するなど、タスク管理やコミュニケーション上で大きな課題が出てきました。

そこで数ある代表的なプロジェクト・タスク管理ツールをいくつか試験的に導入して、メンバーにレビューしてもらいました。その結果、評価が良かった Asana を導入しました。

“Asana を選んだ理由は、機能面と直感的にわかりやすい UI でした。また、使っていくうちに、優れた UX ( ユーザーエクスペリエンス ) も実感するようになりました。”

それまでは、全体のマスタースケジュールを計画し、そこから WBS ( Work Breakdown Structure ) に基づいたアウトプットや会議体、コミュニケーションプランなど、必要なタスクを全部描かないとプロジェクトが開始できませんでした。

しかし実際には、全タスクを事前に確定することは不可能で、最初から管理するタスクが多いと、QCDS( Quality, Cost, Delivery, Scope )調整や細かいタスク管理だけで膨大な時間がかかってしまいます。特に新規事業案件では、コストを抑えスピード重視で成果を出す必要があります。臨機応変な QCDS 調整力が求められ、従来のプロジェクト管理方法では対応が間に合いません。

しかし Asana では、あらかじめ全てのタスクを決める必要はありません。プロジェクトを作った後に、全体のマイルストーンを計画したら、それに沿って直近 1〜 2 週間程度の ToDo に落とし込めたタスク登録をしてひたすらそれを消化していきます。すると自然とマイルストーンをもとに、次のタスクがメンバーにより順次追加されます。あくまで直近のタスクのみを管理することになるため、突発的な QCDS やタスク調整が発生しても、管理コストがかからずに柔軟な対応が可能です。

この仕組みがスムーズにいく理由は、Asana が単なるタスク管理だけではなく、プロジェクト管理自体に最適化された UX 設計になっているためだと気付かされました。

“Asana の導入で便利になったというレベルではなく、仕事のやり方の根本が変わったと感じています。”

チームの会話が自然と起こり、自然と次のタスクが発生する

私は Asana を主軸にした仕事の進め方は、木や森の成長に近いと考えています。何もなかった更地(プロジェクト)に、森に成長させるための標識(マイルストーン)を立てていきます。メンバーが標識に沿って種(未着手タスク)を埋めると、木に成長(対応中タスク)して枝(サブタスク)ができます。木が育っていくと、鳥(フォロワー)が寄ってきて自然と 会話 が始まります。木が大きく成長して本数も増えていくと、最終的にそれらが森(プロジェクト)になるイメージです。このように、一つのタスクから自然と次のタスクが発生して、次にやるべきことが見えてきます。

また他のコミュニケーションツールと違い主軸が「人」ではなく、「タスク」であるのも特徴です。タスクごとに必要なメンバーと会話は一箇所に集約され、トピックが分断せず管理がスムーズになります。これがもし Excel 管理だった場合、タスク・課題一覧表のほかに、コミュニケーションプランを作り、定期的な進捗会議が必要となり、相当な時間を費やします。Asana では、このような従来の仕事のやり方とは全く違う体験ができました。

実際に、次の業務を Asana 上の確認で代替し、時間を大幅に削減しました。

  • プロジェクト全体の進捗会議をなくし、チームリーダー 6 名で月 24 時間を削減
  • 各メンバーへのタスク指示や状況確認に使っていた毎日 4 時間以上を削減

“Asana で、プロジェクトとメンバーの進捗管理の時間を 80% 削減。開発のスピードと質が上がりました。”

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クライアント含め、所属に関係なくチーム一丸となれる

またチームワークの面でも従来とは違う体験をできます。Asana では、クライアント含め 7 社を集約管理し、全てのタスクと会話を閲覧できる状態にしているため、誰でも一部始終を見ることができます。例えば、バグが出た際に早急に対応した経緯をクライアントも見ていて、バグ対応スピードの速さや苦労に共感していただけた体験をしました。Asana の利用を通してプロジェクトの透明性が担保され、メンバーがそれぞれの所属に関係なく、チーム一丸となっている感覚を実感できました。

最適な人と会社を集めるマイクロなチーム作りを支える Asana

所属や専門の違う人たちがチームを組む仕事では、チームワークはとても重要です。中〜大規模開発ではモノシリックに何でも対応できる1社が対応する場合が多いですが、我々のプロジェクトでは、コストを最大限に抑えながらスピードを優先し、最大限の成果をえるために得意領域にあわせて、最適な人やベンダーを集めてチームを組成します。マイクロなパーツ同士を組み合わせて、1つのパーツにする考えでチーム作りをしています。元請けとサブコンという形態ではなく、全ての人たちが平等に組み合わさり、それぞれが考え行動しシンク(同調)し合っています。この場合、全ての関係者が1つの方向性を向きつつ、スムーズなコミュニケーションが求められるため、Asana なしでプロジェクトを進めることは考えられません。

“従来の管理では、メンバー7名ベンダー 3 社が限界でした。 Asana の活用で、メンバー 30 名 7 社のコラボレーションが可能になりました。”

このようにプロジェクト全体の進め方とタスク管理は、Asana の活用もあり成功しています。今後は、さらに Asana を活用して自律型組織を作り、メンバーが自発的に動いて成長し合う開発チームにしたいと思っています。プロジェクトマネージャーである私がいなくても、チームワークで最善の成果を上げられる仕組み作りを目指したいと思います。そのために、まずは、OKR のような評価制度とフィードバック文化を、Asana に導入することを検討していきたいと思います。

2019年7月

その他の Asana のサクセスストーリー

Asana を探索

Asana は、チームがプロジェクトやタスクを管理し、成果を出すための一番の近道です。

マーケティングキャンペーン

マーケティングキャンペーン

製品リリース

製品リリース

会社の目標

会社の目標

月面探査ミッション

月面探査ミッション

仕事を整理

はっきりとしたタスクやマイルストーンを設定することで、チームはするべきことを明確に把握できるようになります。

仕事を整理

期限を遵守できるようチームをサポート

担当者と期日を明確に設定することで、すべてのマーケターは自分がやるべきことを正確に知ることができます。

期限を遵守できるようチームをサポート

期限を遵守

キャンペーンの計画を詳細に視覚化することで、全体像を把握しつつ、潜在的な問題を発見して仕事を順調に進めることができます。

期限を遵守

実行可能な会話をする

進行中の仕事について質問をしたり最新情報を提供したりすることで、会話を実際の行動につなげることができます。

実行可能な会話をする

仕事にファイルを添付

共有文書、デザインファイル、予算のスプレッドシートなどを 1 か所にまとめることで、チームが情報を求めて右往左往することがなくなります。

仕事にファイルを添付

仕事の全体像を一目で確認

カレンダー上で仕事を確認することで、期限などの重要な日付を見逃すことがなくなります。

仕事の全体像を一目で確認

進捗を追跡

プロジェクトの進捗を常に把握しておくことで、問題が発生したときに迅速に対応できます。

進捗を追跡

外出先で作業

ベンダーとの打ち合わせやカンファレンスなど、オフィスを離れているときでも、モバイル版 Asana があれば常につながっていることができます。

外出先で作業

プログラムを例外なく成功させる

Asana は、マーケティングチームがオーディエンスに働きかけるイニシアチブを計画、管理、追跡、開始するために役立ちます。

プログラムを例外なく成功させる

各ステップを綿密に計画

開発からリリースまでの重要なステップを綿密に計画することで、全員がロードマップを明確に把握することができます。

各ステップを綿密に計画

現在の担当者を知る

リリースまでの各段階のオーナーと期日を明確にすることで、スケジュール通りのリリースを実現できます。

現在の担当者を知る

計画通りにリリースする

計画の全体像と詳細を把握することで、調整しながら仕事を順調に進めることができます。

計画通りにリリースする

全員が最新情報を把握

重要な最新情報や会話を仕事につなげることで、メールスレッドに埋もれてしまうことを防ぎます。

全員が最新情報を把握

仕事を 1 か所にまとめる

ファイルをプロジェクトに添付することで、全員が正しい情報のありかを把握することができます。

仕事を 1 か所にまとめる

日付とマイルストーンを管理

リリース計画をカレンダーに表示することで、重要な日付を見逃すことがなくなります。

日付とマイルストーンを管理

順調な作業と問題のある作業を把握

仕事の進捗を確認することで、期限や目標に向けて仕事を順調に進めていくことができます。

順調な作業と問題のある作業を把握

どこにいても常につながりをキープ

モバイル版 Asana があれば、どこにいてもリリースの進捗を把握できます。

どこにいても常につながりをキープ

位置について、用意、リリース!

期限の遵守に役立つ Asana があれば、製品チームは素晴らしい製品リリースを実現することができます。

位置について、用意、リリース!

優先度を洗い出す

各目標をタスク化することで、会社全体の目標を全員に対して視覚化することができます。

優先度を洗い出す

適切な責任者を決める

それぞれの目標を適切な人物に割り当てることで、誰が担当者で、誰に質問すればいいかを全員が知ることができます。

適切な責任者を決める

目標達成のための計画を立てる

それぞれのマイルストーンがどのように目標につながっているのかを描き出し、目標達成に向けて自信を持って取り組んでいくことができます。

目標達成のための計画を立てる

関連情報や最新情報の共有

目標と直接結び付いた更新情報やコメントを提供することで、関係者は最新情報と進捗を常に把握できます。

関連情報や最新情報の共有

重要なファイルを添付

お使いのファイル共有ツールと Asana を連携することで、重要な文書をすべて 1 か所にまとめることができます。

重要なファイルを添付

重要な日付を見逃さない

イニシアチブの期限やマイルストーンをカレンダー上ではっきりと確認することができます。

重要な日付を見逃さない

会社の進捗を追跡

どの目標が順調に進んでいて、どの目標が要注意かを理解することで、目標達成に向けて着実に進むことができます。

会社の進捗を追跡

最新情報を把握

モバイル版 Asana があれば、どこにいても最新情報を受け取り、重要な決定に加わることができます。

最新情報を把握

目標を達成

Asana を使用するとチーム全員が組織の目標を把握し、最も重要な業務に集中できます。

目標を達成

ミッションに備える

ミッションの各ステップを綿密に計画することで、万全の状態で高い目標を狙えます。

ミッションに備える

担当者を知る

各タスクのオーナーを明確に割り当てることで、パイロットもコマンダーも、そしてフライトエンジニアも、自分がやるべきことを把握できます。

担当者を知る

各ステップを綿密に計画

ローンチの計画を作成して、スタートからゴールまでの進路を決定します。これをチームと共有し、状況の変化に合わせて調整します。

各ステップを綿密に計画

万全の状態を整える

大切な質問をしたり会話をしたり、あるいはステータスの更新を行うことで、クルーが発射日に万全の状態になるよう準備を進めることができます。

万全の状態を整える

すべてをつなげる

ミッションに必要な他のツールに Asana を接続することで、すべての情報を 1 か所に集めることができます。

すべてをつなげる

重要なステップを注視

各マイルストーンをカレンダー上に表示することで、離陸までの重要な日付を追跡することができます。

重要なステップを注視

進捗を追跡

順調な作業と問題のある作業を把握することで、発射日に向けて着々と準備を進められます。

進捗を追跡

作業をどこからでも

インターネット接続さえあれば、オフィスにいても月面にいても変わらず最新情報を把握し続けることができます。

作業をどこからでも

3、2、1、発射!

Asana があれば、クルーは月に向かって飛び立ち、月面に到着することができます。必要なのは小さな第一歩だけです…

3、2、1、発射!