世界に通用する教育を

「サービス業における大きな課題は実際に素晴らしいサービスを提供することです」と HackReactor の CEO、Tony Phillips 氏は言います。 全米で 6 つの都市に教室を展開する HackReactor のように、チームが互いに離れた場所で働く企業にとって、特にこれは難しいものです。

Hack Reactor にとって、各拠点においてすべての詳細に気を配ることが重点です。 「セールスポイントは、几帳面すぎると思われるほど細かく生徒の面倒を見ること。たとえば、入学後のオリエンテーションで生徒が付ける名札なども、名前や綴りが間違っていないか完璧にチェックします。 これができるとできないとでは大きく違います。 小さなことを一つずつ積み重ねてこそ、競争に打ち勝つ企業へと成長できるのです。 細部にこだわることが大切なのです。”

頭の中にある情報をどう利用するか

HackReactor を創設したはじめのうちは、大きなことはもちろん些細なことにまで目を光らせておくことも難しいことではありませんでした。 しかし、教室の数やスタッフ、生徒が増えていくにつれて、それまでのように細かいところまで気を配るのが困難になっていきました。 Tony 氏は、すべての詳細にきちんと対処がなされているのか不安を感じました。

「さまざまな業務を標準化し、それをすべての教室で徹底させる必要がありました。 HackReactor はニューヨーク、オースティン、ロサンゼルス、サンフランシスコの教室に加え、オンラインのコースの運営も行なっています。 たとえば、ニューヨークとサンフランシスコの両校で同様のイベントを開催したとしても、生徒に同じように感じてもらい、同じように満足してもらうことは、容易ではありません。」

チームがプロセスを整理する中で、新しい教室が増えた際にもそのプロセスを簡単に再び利用できるように、情報を見やすく 1 か所にまとめておける場所が必要だと Tony 氏は思うようになりました。

大事なことはすべて Tony 氏の頭の中にありました。あとはそれを具体化し、増え続ける従業員たちが動けるようにするのみでした。 「私たちは莫大な量の情報を扱っています。 人間の脳は記憶装置としてはまあまあですが、考えることには非常に長けています。ですから情報の保管は他の何かに任せてしまって、その情報の活用方法を考えた方がよいのです。」

この目的のためのツール選びにあたって Tony 氏は次の 3 点に注目しました。

• 細部まで行き届いたサービスを提供できているか確認できること。

• プロセスを隅々まで標準化し、それがすべての教室で徹底できているか確認できること。

• 繰り返し行うプロセスに必要な時間を削減できること。

あうんの呼吸から情報の管理へ

Tony 氏は Asana を個人的に使用した後で、HackReactor のチーム全体にそれを使用するように指示したと言います。 「Asana の導入を決めたきっかけは、今までのコミュニケーション手段のままでは、もはや通じないと感じたことです。 また少人数のスタッフ同士で行なっていたテレパシーのようなやり方がうまくいかなくなった時に、私は強い危機感を覚えました。」

彼らはまず Asana を使って、学習コースの開発や施設に関する詳細な資料をプロセスに組み込み、社内の誰からでもアクセスできるようにしました。 Tony 氏は、こうして Asana に情報をまとめて管理することで、チームがパフォーマンスの高い仕事を行うために必要な土台を整えることができたと確信しました。

また彼らが使用するツールで重要視していた点は、教室を新設した際にもスムーズに業務を開始できることであったため、Asana API に大きな期待を寄せていました。

「Asana が他のツールよりも飛び抜けて素晴らしいと思ったことがあります。それは API をとても簡単に使えることです。 Asana にうまくフィットしないワークフローがあったとしても、私のような平凡なソフトウェアエンジニアでも API を使って機能を追加し、ソリューションをカスタマイズしてチームの仕事の効率化を図ることができるのです。」

HackReactor チームは、Asana のテンプレート機能を使ってプロジェクトやプロセスを複製した後、さらに API を使って自分たちで機能を追加し、Show Runner という名前のプログラムを完成させました。 「Asana API を使って作成したこの巨大なテンプレートシステムは、新しいクラスに必要なすべてのタスクを自動的にコピーし、それらを自動的に割り当てます。 この API で構築したシステムでは、繰り返し行うタスクをすべて取りこぼしなく、正しいタイミングで適切なスタッフに正確に割り振れます。 どんなに些細なことも逃しません。」

あらゆる仕事を Asana で

現在、HackReactor の 200 名を超えるスタッフは、Asana を使ってさまざまなワークフローを管理しています。 「私たちは管理プロセスに Asana を使い、 パフォーマンスレビューに Asana を使い、 標準的な運営業務にも Asana を使い、 人事のポリシーも Asana で管理しています。 スタッフのモチベーション向上のためのイベントにさえ Asana が必要です。 あらゆる仕事を Asana で行っています。”

• 文書化とテンプレート: 「私たちが Asana の機能の中で最も重宝しているのは、その複製機能です。 私たちは Asana でかなりの量のテンプレート化を行なっています。 プロジェクトでも、プロセスでもコピーをして Asana に送るだけで、全員が作業を始められます。”

• パフォーマンスレビュー: “Asana を見れば、自分たちが何を作業していて、どこまで進んでいるかがすぐにわかります。 仕事がうまくいっていないスタッフを見つけたり、その人にどの程度のサポートが必要かを考える際にも Asana が非常に役に立ちます。”

• 1on1 ミーティング: 「非公開プロジェクトは、各チームメンバーとの 1on1 ミーティングや、上司と話し合う議題の共有に最適です。」

• 施設管理: 「私たちが『Space Ops』と呼ぶ、施設や運営に関連する業務のタスクのチェックリストにも Asana を使っています。 植物に水やりをしているかをチェックする Asana のタスクまでありますよ。」

• 入学手続き: 「すべての入学希望者に対してもタスクを作成しています。 Asana を使って各生徒の出願プロセスから入学まで管理しています。」

本当に、Asana がなければ何も始まりません。 社全体ですべてのスタッフが Asana を使っています。

Tony Phillips 氏、HackReactor CEO

Hack Reactor の成長に Asana をフル活用することが重要でした。 Tony 氏はこう言います。「Asana でプロセスを設定したことで、業務をより効率的に実行できるようになり、運用コストを半分に削減できました。」 また、コストが下がると同時に授業の質が向上。卒業後の体験も向上しています。 Hack Reactor 卒業生の雇用率が 98% であることが、その証左です。