Sconfiggi il disordine una volta per tutte: quattro sfide della pianificazione organizzativa e come risolverle
Mobilitare un’intera organizzazione è difficile. I processi spesso coinvolgono molti stakeholder e flussi di lavoro, mentre i team lavorano in isolamento con i propri strumenti e metodi di collaborazione. Di conseguenza, cercare di eseguire il business plan può sembrare come cercare di far girare una nave cisterna enorme: un'operazione lenta, goffa e inefficiente.
Ma non deve essere per forza così. Abbiamo analizzato a fondo quattro sfide comuni della pianificazione organizzativa, in modo che tu possa armarti delle soluzioni giuste per ciascuna di esse. Questo significa niente più confusione e sprechi di tempo. Potrai invece mantenere tutti i team allineati, anche quando devi adattarti per soddisfare le mutevoli esigenze aziendali.
Tre modi per trasformare la gestione dei progetti aziendali
Guarda una demo dal vivo e una sessione di domande e risposte per semplificare la definizione degli obiettivi, accelerare la pianificazione annuale e automatizzare il modo in cui i team acquisiscono il lavoro strategico.
1. È difficile coordinare i piani tra i reparti
I lavoratori di oggi collaborano il 50% più di quanto facessero solo 12 anni fa, ma le aziende hanno ancora difficoltà a realizzare i loro piani. Di fatto, il 48% di tutte le organizzazioni non riesce a raggiungere almeno la metà dei propri obiettivi strategici, anche se la forza lavoro collabora più che mai.
Secondo una ricerca di The Work Innovation Lab, uno dei principali responsabili è il sovraccarico collaborativo, ovvero il dedicare troppo tempo agli aggiornamenti di stato, alla partecipazione alle riunioni e alla risposta a email e messaggi. Il sovraccarico collaborativo si verifica quando i leader si concentrano troppo sulla collaborazione, pensando che più è sempre meglio. Di conseguenza, trascurano l’importanza del coordinamento, che consente ai team di lavorare in modo indipendente utilizzando framework e modalità di lavoro predefiniti.
La pianificazione organizzativa richiede molto coordinamento. I team possono incontrarsi e discutere di piani all’infinito, ma non succede nulla senza un processo strutturato. Quindi, se hai difficoltà a implementare piani strategici in tutta l’azienda, cerca modi per creare una struttura più solida. Ecco da dove iniziare:
La soluzione
Crea un processo di pianificazione predefinito. Definisci una guida dettagliata su come i leader dovrebbero creare e condividere i piani ogni anno durante la pianificazione annuale, includendo passaggi chiave come riunioni, richieste di budget, approvazioni e comunicazione dei piani tra i team. Avere un processo predefinito aiuta i team a spuntare ogni casella durante la pianificazione, senza perdere alcun passaggio chiave.
Organizza il lavoro in base agli obiettivi. Gli obiettivi sono una stella polare che guida i dipendenti nelle scelte, ad esempio su quali progetti dare la priorità e come allocare le risorse del team. Quando comunichi chiaramente gli obiettivi, il tuo team di leadership non deve dedicare molto tempo e impegno a guidare i lavoratori nella giusta direzione. Tutti sanno cosa è importante per l’azienda e su cosa dovrebbero concentrarsi. Molte aziende utilizzano obiettivi e risultati chiave (OKR) per raggiungere questo obiettivo. Gli OKR seguono questo formato semplice ma flessibile: “Raggiungerò questo (obiettivo) misurato dal (risultato chiave)”.
Centralizza il coordinamento. La pianificazione diventa ancora più complessa quando i team utilizzano strumenti e processi diversi per svolgere il proprio lavoro. Non solo gli stakeholder devono coordinare le cronologie e le dipendenze, ma devono anche dedicare più tempo alla condivisione e alla ricerca di informazioni, una ricetta perfetta per ritardi e problemi di comunicazione. Invece, porta il lavoro di ogni team in un’unica piattaforma di collaborazione. Ciò semplifica il processo di pianificazione, consentendo a tutte le funzioni di comunicare, visualizzare i piani e monitorare il lavoro in un unico posto.
Caso di studio: obiettivi in Asana
2. Non riesci ad adattarti abbastanza velocemente per soddisfare le mutevoli esigenze dell’azienda
In azienda ci sono sempre delle incognite. È difficile prevedere quando il mercato finanziario cambierà, quando i concorrenti cambieranno la loro strategia o quando altri rischi imprevisti minacceranno di far deragliare i tuoi piani. Una parte importante della pianificazione organizzativa è la capacità di adattarsi quando si verificano eventi imprevisti. Ma mentre il 60% delle aziende ritiene che l’adattabilità sia diventata più importante negli ultimi dieci anni, solo il 43% dei dipendenti afferma che la propria organizzazione è brava a gestire il cambiamento.
Per fortuna, non deve essere per forza così. Sebbene sia difficile modificare la strategia aziendale, queste strategie possono aiutare i team a soddisfare senza intoppi e rapidamente le mutevoli esigenze aziendali.
La soluzione
Crea un processo predefinito di ricezione e richiesta di modifica. La pianificazione annuale avviene solo una volta all'anno. Nel frattempo, emergeranno nuove richieste e iniziative, e avrai bisogno di un processo per valutare e dare priorità a queste nuove idee rispetto agli obiettivi esistenti. La creazione di un processo di ricezione standardizzato aiuta la tua azienda a rimanere flessibile e ad adattarsi durante tutto l'anno. Chiarendo i passaggi successivi e i titolari per ogni nuova richiesta, i team possono muoversi più velocemente e prendere decisioni migliori.
Crea strutture decisionali chiare. Quando si verifica un cambiamento, qualcuno deve decidere come procedere. Pianifica in anticipo e crea un processo per stabilire come, quando e chi dovrebbe prendere le decisioni. Un'opzione è il Framework RAPID®, che identifica cinque ruoli chiave per le decisioni importanti: raccomandare, concordare, eseguire, inserire e decidere. Ti consigliamo di utilizzare un Framework universale per tutte le tue scelte importanti, in modo che tutti seguano gli stessi passaggi e facciano scelte di alta qualità.
Crea progetti e processi flessibili. La flessibilità è essenziale per soddisfare le mutevoli esigenze dell’azienda. Invece di creare piani con documenti e strumenti di comunicazione statici, trasferiscili in un'unica piattaforma di collaborazione. In questo modo, se devi cambiare approccio, puoi facilmente aggiornare e comunicare i processi in tutta l’organizzazione. Per esempio, immagina di dover aumentare la produzione di creatività utilizzando un'agenzia. Se il tuo processo di produzione di creatività è già presente in una piattaforma di gestione del lavoro, puoi aggiornare rapidamente i passaggi di consegne, le automazioni e i titolari in tutta l’azienda.
3. Non disponi di dati affidabili per monitorare le prestazioni degli obiettivi
Dati di qualità sono essenziali per mantenere gli obiettivi aziendali nei tempi previsti. Altrimenti, è impossibile sapere quando è necessario spostare le risorse o modificare la strategia a metà percorso. Nonostante l’importanza di analisi affidabili, oltre l’80% delle aziende si affida a dati obsoleti per il processo decisionale. Secondo uno studio di Dimensional Research, quasi nove aziende su dieci riferiscono di non essere in grado di estrarre approfondimenti in tempo reale dai loro sistemi legacy per prendere decisioni aziendali intelligenti.
La mancanza di dati in tempo reale mette a rischio le strategie aziendali. Ma queste tattiche possono aiutarti a raccogliere analisi più solide per prendere decisioni migliori, più velocemente.
La soluzione
Centralizza il monitoraggio degli obiettivi e del lavoro. Per monitorare l'avanzamento degli obiettivi, è necessario sapere quali attività e traguardi sono stati completati, quali sono in ritardo e quali sono in arrivo. È quasi impossibile farlo quando i team monitorano il lavoro in luoghi diversi (o se non lo fanno affatto). Invece, l'utilizzo di una piattaforma di gestione del lavoro ti consente di acquisire ogni attività, traguardo, dipendenza e data di scadenza in un unico posto, semplificando la creazione di resoconti e l'analisi dei progressi compiuti.
Collega i tuoi strumenti di analisi. Una ricerca di The Work Innovation Lab mostra che quando tutti i dipendenti utilizzano lo stesso software di gestione del lavoro per creare resoconti e monitorare l’avanzamento, hanno il 60% di probabilità in più di sentirsi molto produttivi. Invece di passare da uno strumento di analisi all'altro, scegli una piattaforma di gestione del lavoro che si integri con app come Salesforce e Tableau. In questo modo, puoi sfruttare appieno i vantaggi di più piattaforme di analisi, pur centralizzando i dati in un unico posto.
4. È difficile allocare le risorse tra i diversi team
Ogni piano ha bisogno di risorse per funzionare senza intoppi. Ma senza un quadro generale di ciò su cui i team stanno lavorando, è difficile assegnare personale alle iniziative più importanti per l'azienda e assicurarsi che tutto proceda come previsto. Nonostante l’importanza della visibilità, un rapporto di ProSymmetry ha rilevato che il 41% degli intervistati ha difficoltà a visualizzare le risorse disponibili.
La mancanza di visibilità si verifica quando i team non documentano esattamente su cosa stanno lavorando le persone e in quale momento, in ogni programma. Invece, fanno affidamento sulla comunicazione con manager e leader per determinare la disponibilità, che non è mai una scienza esatta. Di conseguenza, è difficile prevedere con precisione quali risorse saranno disponibili per le prossime iniziative, per non parlare di comprendere le attuali capacità del team. Questo è un grosso problema:la ricerca mostra che i maggiori fattori che contribuiscono alla cattiva gestione delle risorse sono la mancanza di previsione e pianificazione della capacità adeguate.
Se hai difficoltà con la gestione delle risorse, queste strategie possono aiutarti a ottenere il quadro completo delle risorse nella tua organizzazione, in modo da poter garantire che le iniziative più importanti siano adeguatamente gestite.
La soluzione
Monitora il tempo necessario per completare il lavoro. Questo è fondamentale per creare piani di risorse accurati. Utilizza una funzionalità o un'app di monitoraggio del tempo per documentare i requisiti di tempo per i diversi tipi di lavoro, come la creazione di una nuova funzionalità web o la stesura di una proposta. Con questi dati, puoi misurare le tempistiche effettive rispetto alle stime iniziali nel tuo piano organizzativo e modificare le risorse di conseguenza.
Monitora i carichi di lavoro del team. Per allocare efficacemente le risorse, devi vedere a colpo d’occhio a cosa stanno lavorando i team, ora e in futuro. Crea un sistema per documentare le attività di tutti e i nuovi progetti in vista. È qui che un software di gestione del lavoro può davvero fare la differenza. Poiché tutto il lavoro è documentato in un unico posto, una piattaforma di gestione del lavoro fornisce una visione completa dell’organico dei team e delle risorse disponibili in tutta l’azienda. Di conseguenza, puoi spostare rapidamente i carichi di lavoro e dare la priorità alle attività di maggior impatto.
Semplifica il processo di pianificazione organizzativa
La pianificazione organizzativa non deve essere per forza difficile. Scopri come Asana può aiutarti a ottenere visibilità totale sullo stato del lavoro, per prendere rapidamente le decisioni giuste.
Tre modi per trasformare la gestione dei progetti aziendali
Guarda una demo dal vivo e una sessione di domande e risposte per semplificare la definizione degli obiettivi, accelerare la pianificazione annuale e automatizzare il modo in cui i team acquisiscono il lavoro strategico.
