Come gestire al meglio la pianificazione organizzativa in cinque semplici passaggi

Ogni organizzazione è un puzzle complesso, con diversi progetti, attività e obiettivi sparsi tra team e reparti. Individualmente questi pezzi potrebbero sembrare scollegati, ma quando messi insieme formano un quadro di successo. 

La pianificazione organizzativa è fondamentale per allineare questi elementi, definendo gli obiettivi di alto livello della tua azienda e collegandoli alle singole attività. Il processo consente di vedere dove si inserisce ogni attività, in modo da poter comprendere il suo contributo agli obiettivi organizzativi di alto livello e garantire che tutti gli impegni vadano nella stessa direzione. Vediamo come si fa. 

Cos’è la pianificazione organizzativa?

La pianificazione organizzativa è il processo di definizione degli obiettivi generali di un'azienda e di definizione dei passaggi strategici e tattici necessari per raggiungerli, allineando le attività quotidiane con la visione a lungo termine dell'azienda.

Il processo di pianificazione organizzativa comporta la definizione dello scopo di un’azienda, la definizione di obiettivi chiari e lo sviluppo di un piano per tradurre questi obiettivi in realtà. Il risultato della pianificazione organizzativa è un piano organizzativo, che è un piano d'azione strutturato che delinea le attività specifiche che l'organizzazione e i suoi dipendenti intraprenderanno per raggiungere gli obiettivi prefissati.  

Quali sono le fasi della pianificazione organizzativa?

La pianificazione organizzativa è un processo in più fasi suddiviso in quattro fasi distinte, ognuna delle quali si concentra su diversi aspetti della strategia e delle operazioni dell’organizzazione. 

Le quattro fasi della pianificazione organizzativa sono: 

• Pianificazione strategica: definire gli obiettivi a lungo termine dell’organizzazione. Questa fase implica una riflessione globale sugli obiettivi strategici, la mission, la visione e lo scopo dell’azienda, garantendo che gli obiettivi siano in linea con la direzione generale dell’organizzazione. 

• Pianificazione tattica: sviluppa una strategia specifica per raggiungere gli obiettivi dell’azienda. In genere, si tratta di delineare obiettivi a breve termine in linea con gli obiettivi aziendali più ampi. 

• Pianificazione operativa: spostare l’attenzione sulle operazioni quotidiane che supportano i piani tattici. Questa fase prevede i dettagli delle attività, dei flussi di lavoro e degli incarichi specifici che assicurano che le attività quotidiane siano collegate agli obiettivi strategici. 

• Pianificazione di emergenza: pianifica e preparati per circostanze ed eventi imprevisti che potrebbero interrompere i tuoi progressi. Durante questa fase, è necessario sviluppare piani di riserva e strategie di risposta per potenziali interruzioni, come interruzioni della catena di approvvigionamento o improvvisi cambiamenti nelle condizioni di mercato. 

Creare un piano organizzativo: il processo in cinque fasi 

Lo sviluppo di un piano organizzativo efficace comporta la suddivisione delle prime tre fasi del processo di pianificazione organizzativa (pianificazione strategica, tattica e operativa) in passaggi attuabili. 

Di seguito ti spieghiamo come fare. 

1. Sviluppa un piano strategico

Per elaborare il tuo piano strategico, inizia riunendo i manager di alto livello e i capi reparto della tua organizzazione. Quindi, valuta la situazione attuale della tua azienda e dove vuoi portarla, per sviluppare obiettivi strategici di alto livello. 

Rivedere la mission e la dichiarazione di visione della tua organizzazione, condurre un'analisi SWOT e misurare le prestazioni delle aree chiave sono tutte tecniche che puoi utilizzare per comprendere le opportunità della tua azienda e definire questi obiettivi aziendali. Ricorda che il tuo piano strategico dovrebbe delineare obiettivi intelligenti di ampio respiro, con scadenze, raggiungibili e in linea con la mission e i valori della tua azienda. 

2. Traduci il tuo piano in passaggi tattici

Una volta sviluppato il piano strategico, è il momento di suddividere gli obiettivi a lungo termine in obiettivi a breve termine più gestibili. In genere, ciò comporta il coinvolgimento dei quadri intermedi e la definizione di obiettivi dipartimentali che si adattano agli obiettivi di livello superiore. Questo passaggio dovrebbe includere lo sviluppo di cronologie, traguardi e metriche di prestazione chiari, in modo da poter monitorare efficacemente l’avanzamento e apportare le modifiche necessarie.  

Questo passaggio spesso comporta il lancio di nuove iniziative in linea con i tuoi obiettivi strategici. Supponiamo che l’obiettivo di alto livello che hai stabilito nel tuo piano strategico sia quello di “aumentare la quota di mercato complessiva del 15% nei prossimi tre anni”. Potresti suddividere tale obiettivo in obiettivi a breve termine come "lanciare una nuova linea di prodotti nei prossimi 12 mesi" o "aumentare il coinvolgimento dei clienti del 20% nel prossimo trimestre". Traducendo il tuo piano in passaggi attuabili che supportano il tuo obiettivo più ampio, crei una chiara roadmap che la tua organizzazione può seguire e ti assicuri che tutti lavorino per l’obiettivo comune. 

3. Pianifica le operazioni quotidiane

Dopo aver suddiviso il piano strategico in passaggi tattici, il passo successivo è quello di diventare ancora più granulare, traducendo quei passaggi in azioni quotidiane. Ciò potrebbe comportare la creazione di progetti di alto livello in linea con gli obiettivi a breve termine, la definizione di programmi di lavoro per i vari team e reparti e l'assegnazione di attività ai singoli dipendenti. 

Torniamo al nostro esempio precedente. Se il tuo obiettivo a breve termine è quello di "aumentare il coinvolgimento dei clienti del 20% nel prossimo trimestre", le tue operazioni quotidiane potrebbero includere la pianificazione di sessioni di formazione regolari per il team di vendita, lo sviluppo di strategie di marketing per migliorare l'interazione con i clienti e l'assegnazione di membri specifici del team per sviluppare strategie di coinvolgimento. Questa pianificazione dettagliata garantisce che le tue attività quotidiane siano in linea con il raggiungimento dei tuoi obiettivi a breve termine, il che in definitiva significa raggiungere i tuoi obiettivi strategici. 

4. Comunica e implementa il tuo piano

Una volta definito l’intero piano, dagli obiettivi strategici di alto livello alle attività quotidiane che li supportano, il passaggio successivo è comunicare il piano alla tua organizzazione. 

Inizia organizzando una riunione generale per presentare la tua visione e il tuo piano strategico all’organizzazione, quindi invia un messaggio a tutta l’azienda che delinei chiaramente gli obiettivi di alto livello e i dettagli degli obiettivi a breve termine che devi raggiungere per realizzarli. Durante questa fase, i manager dovrebbero comunicare le singole attività di cui i membri del team sono responsabili e spiegare in che modo il lavoro del team si collega agli obiettivi aziendali. 

5. Monitora e modifica il piano se necessario 

Il tuo lavoro non è finito solo perché hai sviluppato e implementato il tuo piano. È importante monitorare i tuoi progressi in tempo reale in modo da poter affrontare eventuali ostacoli che potrebbero sorgere. Dovresti confrontare regolarmente i tuoi benchmark a breve termine per vedere se stai monitorando con successo i tuoi obiettivi generali e, se necessario, apportare modifiche.

Torniamo al nostro esempio precedente. In questo scenario, il tuo obiettivo di alto livello è quello di "aumentare la quota di mercato complessiva del 15% nei prossimi tre anni". Per contribuire a questo, definisci l'obiettivo a breve termine di "aumentare il coinvolgimento dei clienti del 20% nel prossimo trimestre". Dopo la revisione, forse scopri che non stai monitorando questo obiettivo a causa dell'interazione con i clienti inferiore al previsto sulle nuove piattaforme digitali. 

Per riallinearti ai tuoi obiettivi, devi modificare il tuo piano. Ciò potrebbe significare definire nuovi obiettivi a breve termine per migliorare l’esperienza dell’utente sulle tue piattaforme digitali o offrire contenuti online più coinvolgenti. Adattare la strategia in risposta alle sfide in tempo reale ti consente di rispettare la tabella di marcia per raggiungere i tuoi obiettivi a lungo termine.

Best practice per la pianificazione organizzativa

Ti senti sopraffatto? Ecco il TL;DR per garantire un processo di pianificazione organizzativa fluido e di successo:

• Allinea i tuoi obiettivi alla vision e alla mission della tua azienda

• Avvia il processo di pianificazione con un modello di pianificazione strategica per ridurre il lavoro iniziale

• Crea piani attuabili e di durata limitata

• Suddividi gli obiettivi a lungo termine in obiettivi a breve termine raggiungibili

• Associa le singole attività agli obiettivi a breve termine

• Adatta il tuo piano alle sfide in tempo reale 

• Sfruttare la tecnologia per semplificare i processi di pianificazione e monitoraggio dell’avanzamento

• Comunicare chiaramente il piano agli stakeholder

• Rivedere e perfezionare regolarmente il piano 

Padroneggia la pianificazione organizzativa con Asana

Di’ addio ai processi di pianificazione disgiunti. Sfruttando una piattaforma di gestione del lavoro come Asana, puoi collegare facilmente il lavoro individuale del tuo team agli obiettivi della tua organizzazione, assicurarti che ogni progetto sia allineato con gli obiettivi organizzativi e monitorare lo stato di avanzamento degli obiettivi in tempo reale. Il risultato finale è un puzzle perfettamente completato, con ogni pezzo al suo posto. 

Domande frequenti sulla pianificazione organizzativa

Hai altre domande sulla pianificazione organizzativa? Ecco le risposte.

Perché la pianificazione organizzativa è importante?

La pianificazione organizzativa fornisce una roadmap per la tua azienda, delineando gli obiettivi generali e i passaggi tattici che intraprenderai per raggiungerli. Allineando l’impegno di reparti, team e singoli individui verso obiettivi comuni, la pianificazione organizzativa crea allineamento, promuove la chiarezza e consente alle aziende di raggiungere i propri obiettivi. 

Qual è il ruolo della tecnologia nella pianificazione organizzativa?

La pianificazione organizzativa prevede la definizione di obiettivi organizzativi strategici di alto livello e il loro collegamento a obiettivi a breve termine e attività individuali quotidiane. Sfruttare la tecnologia, come una piattaforma di gestione del lavoro, consente alle organizzazioni di sfruttare le funzionalità che collegano le attività quotidiane agli obiettivi strategici e forniscono il monitoraggio dei progressi in tempo reale. Queste funzionalità semplificano la pianificazione organizzativa e la rendono più efficiente. 

Quali sono gli esempi più comuni di pianificazione organizzativa?

Sebbene la pianificazione organizzativa si riferisca in genere alla strategia alla base degli obiettivi organizzativi generali, può anche riferirsi alla pianificazione all'interno di specifici sottoinsiemi di un'azienda. I tipi comuni di pianificazione organizzativa includono:

• Pianificazione dello sviluppo della forza lavoro, che affronta la formazione e la crescita professionale dei dipendenti, nonché gli obiettivi a lungo termine per il personale e le risorse umane. 

• Pianificazione finanziaria e di bilancio, che si concentra sulla gestione fiscale quotidiana e sulla pianificazione finanziaria a lungo termine. 

• Pianificazione dell'espansione, che prevede strategie per la crescita dell'azienda e l'espansione del mercato.

• Pianificazione di prodotti e servizi, che si concentra sullo sviluppo e la gestione dei prodotti e dei servizi di un’azienda.