Come usare il giudizio di esperti nella gestione dei progetti

Quando lavori a un progetto, ti imbatti in argomenti, sfide o domande che semplicemente non sai come risolvere. È qui che entra in gioco un esperto. I project manager utilizzano il giudizio degli esperti per risolvere problemi complessi durante i progetti ad alto impatto. Questi esperti sono qualificati in modo univoco per prendere decisioni in base ai loro anni di esperienza. Scopri come funziona il giudizio di esperti e quando usarlo nel tuo lavoro.

Cos’è il giudizio di esperti nella gestione dei progetti?

Il giudizio di esperti è quando si chiama un esperto per ottenere un parere qualificato. È una metodologia di stima per la pianificazione del progetto che si basa sull'opinione dell'esperto per stimare i dettagli quantitativi del progetto, come le tempistiche e le potenziali risorse. 

Secondo il Project Management Institute (PMI), il giudizio degli esperti è uno degli strumenti di pianificazione della gestione dei progetti più comuni. Nella Guida PMBOK®, il giudizio dell'esperto viene suggerito come potenziale strumento in ognuno dei sei processi. Le conoscenze specialistiche sono costose, quindi assumere un dipendente qualificato a tempo pieno per fornire un giudizio esperto non è sempre conveniente. Molte aziende, invece, assumono esperti esterni per completare le valutazioni, utilizzandoli per monitorare e controllare il lavoro del progetto in aree specifiche. 

Quando e come utilizzare il giudizio di esperti

Uno dei motivi per cui il giudizio di esperti è così comune è perché può essere applicato a una varietà di situazioni. È un modo utile per ottenere approfondimenti esterni sul tuo lavoro, ma è soggettivo e necessita di linee guida. Spesso, utilizzerai il giudizio di esperti per assistere nella gestione delle risorse. Per esempio, un esperto può aiutarti a determinare quante risorse ti servono per lanciare un nuovo prodotto, una nuova funzionalità o anche una nuova azienda, se sei nella fase di avvio.

Puoi anche usare il giudizio di esperti:

• Quando la posta in gioco è alta. Se hai un progetto ad alto impatto in programma, è utile ottenere la convalida da parte di esperti prima di andare avanti.

• Prima della pianificazione del progetto. Se stai sviluppando un project charter prima di creare un piano di progetto, potresti voler coinvolgere un esperto per rivederlo e confermare che il tuo progetto è fattibile. 

• Per la gestione dei costi. Quando stai determinando le stime dei costi per i prezzi dei prodotti o anche per l’assunzione, avere un esperto a portata di mano ti aiuterà ad avvicinarti il più possibile a un numero realistico.

• Durante il processo decisionale. Puoi utilizzare il giudizio di un esperto in un framework decisionale, come RACI, o durante le decisioni di routine. Se utilizzi RAPID, avere un esperto nel ruolo di decisore ti aiuta a sfruttare appieno le opinioni degli esperti.   

• Per la previsione. Gli esperti possono aiutarti a valutare fattori come l’attuale macroambiente o l’idoneità del mercato durante la previsione, per aiutarti a ottenere una stima accurata delle vendite potenziali.

• Per la gestione dei rischi. Un esperto può esaminare e analizzare la valutazione, l'analisi e le risposte al rischio per determinare il livello di rischio dei diversi scenari, in modo da essere preparati a qualsiasi probabile risultato.

Chi sono gli esperti?

Gli esperti variano a seconda delle tue esigenze: potrebbe essere chiunque, da un membro del team a un consulente che chiami per una situazione specifica. Gli esperti possono essere:

• Membri interni del team di progetto. È probabile che il tuo team sia già composto da esperti. Questo è il posto più semplice (e spesso il primo) in cui cercare esperti.

• Esperti in materia. Si tratta di esperti con una profonda conoscenza di un argomento specifico. Per esempio, se gestisci un'azienda manifatturiera, probabilmente coinvolgerai un esperto di approvvigionamento quando cerchi nuovi potenziali fornitori. Gli esperti in materia possono essere consulenti esterni o esperti interni. I vantaggi dell’utilizzo di qualcuno al di fuori della tua organizzazione è che non ha pregiudizi e può essere più obiettivo.

• Project manager. I project manager hanno spesso una profonda conoscenza della materia. Quando utilizzi i project manager come esperti, fai attenzione ai pregiudizi che derivano dal lavorare nello stesso campo.

• stakeholder del progetto. Gli stakeholder possono provenire da contesti diversi e svolgere una varietà di ruoli diversi. Di conseguenza, molti di loro sono esperti. Non aver paura di affidarti a loro per il loro prezioso giudizio.

I sette passaggi per ottenere il giudizio di un esperto

Non basta parlare con un esperto: è necessario chiarire cosa vuoi e cosa ti aspetti da lui, affinché la relazione abbia successo. Definendo chiaramente gli input, gli output e le aspettative del progetto, tu e il tuo esperto potete beneficiare di un processo di giudizio strutturato che soddisfa tutti.

1. Analizza il problema

Prima di poter coinvolgere il tuo esperto, devi avere una comprensione approfondita del tuo problema. Assicurati di sapere esattamente cosa è già stato completato, qual è il problema e cosa ti serve dall'esperto. 

2. Scrivi le tue domande

Cerca di essere il più specifico possibile. Più mirate sono le tue domande, migliori saranno le risposte del tuo esperto. Sviluppa domande chiare utilizzando le ricerche svolte nel passaggio precedente. Le domande che poni possono essere complesse, ma dovrebbero essere abbastanza chiare da consentire all'esperto di capire e rispondere.

3. Seleziona gli esperti

Scegli gli esperti che meglio si adattano alle esigenze di questo specifico problema o progetto. Per esempio, se stai lavorando alla distribuzione di prodotti, ti consigliamo di coinvolgere esperti che comprendano la catena di approvvigionamento del tuo settore e il mercato di destinazione. Quindi, spiega loro il problema, condividendo tutte le risorse e i documenti del progetto, in modo che abbiano le conoscenze necessarie per esprimere un giudizio efficace. 

4. Invia le tue domande

Invia le tue domande agli esperti selezionati. Se utilizzi un software di gestione dei progetti, puoi allegare analisi e documenti pertinenti direttamente alle domande. Quando gli esperti rispondono, puoi vedere le loro risposte in tempo reale.

5. Revisiona e analizza i loro giudizi

Una volta ricevute le risposte dai tuoi esperti, sta a te esaminarle e determinare come utilizzerai le informazioni. Per mitigare ulteriormente i pregiudizi, potresti voler utilizzare un processo di revisione tra pari composto da più esperti per assicurarti di ottenere i dati più accurati.

6. Riunisci i giudizi in un resoconto

Crea un resoconto di tutte le valutazioni che ricevi. Salvalo come unica fonte di riferimento, in modo da poter condividere facilmente i risultati con gli stakeholder.

7. Comunica i risultati

Una volta che i risultati sono stati organizzati e ordinati, inviali a tutti gli stakeholder per la revisione. In questa fase, inizierai anche a discutere se hai bisogno di un altro giro di giudizio degli esperti. Per lo più, il processo viene ripetuto se gli stakeholder individuano errori o hanno ulteriori domande.

Il giudizio degli esperti riduce le congetture

Quando stai stimando le iniziative chiave di un progetto, di un prodotto o di un'azienda, non avrai mai la certezza al 100%, ma l'utilizzo di esperti può aiutarti ad avvicinarti il più possibile ai risultati di cui hai bisogno.