Cos’è un metodo di stima? Sei tecniche per la pianificazione dei progetti

Come sapere se preparare la valigia per il sole o la neve, calcolare i requisiti di un progetto prima di implementarlo può evitare di commettere errori scomodi. Se pensavi che indossare un bikini durante una tempesta di neve fosse imbarazzante, prova a dire al tuo capo che avrai bisogno di una proroga della Scadenza per un risultato finale critico o a chiedere qualche migliaio di euro in più per completare il tuo progetto. 

I metodi di stima del progetto possono evitare che tu venga colto alla sprovvista durante la pianificazione dei tuoi progetti. Sebbene sia impossibile tenere conto di ogni possibile scenario che potrebbe verificarsi, tu e i tuoi stakeholder potete essere certi di avere ciò che serve per la riuscita del progetto. 

Cosa sono i metodi di stima del progetto?

I metodi di stima del progetto sono tecniche che ti aiutano a stimare con precisione i tempi, i costi e le risorse necessarie per portare a termine il progetto. Sebbene una stima accurata possa sembrare un ossimoro, questi calcoli sono necessari per garantire che tu, il tuo team e tutti gli stakeholder del progetto siate d'accordo su ciò che è necessario prima dell'inizio di un progetto.

Come usare i metodi di stima nella gestione dei progetti

Stime accurate sono fondamentali per una solida pianificazione del progetto. Tuttavia, durante le prime fasi del ciclo di vita di un progetto, potresti non avere un'idea esatta di tutti i requisiti del progetto. 

Utilizza i metodi di stima per creare calcoli approssimativi di ciò che è necessario per completare correttamente un progetto. Tradizionalmente, un project manager implementa questi metodi subito dopo la fase di avvio del progetto per documentare i vincoli previsti. Tuttavia, se le cose non vanno secondo i piani, puoi sempre fare riferimento a questi metodi per aggiornare le tue stime. 

Metodi di stima per la gestione dei progetti con metodo Agile

A differenza della pianificazione tradizionale, i progetti Agile utilizzano un approccio iterativo per consegnare un progetto in sprint brevi. A causa di questa struttura, il tuo progetto passerà attraverso una fase di previsione iniziale per definire le caratteristiche e i requisiti del progetto, quindi verrà ripianificato durante ogni sprint. Per incorporare la stima del progetto nel tuo flusso di lavoro Agile, utilizza queste tecniche di stima durante la retrospettiva degli sprint per aggiornare i requisiti del progetto in base ai risultati dell’ultimo sprint. 

I tre vincoli della gestione dei progetti

Con le tecniche di stima del progetto, puoi costruire una stima approssimativa che allinea approssimativamente i tre principali vincoli del progetto: costo, ambito e tempo. 

Dovrai bilanciare questi tre elementi in ogni progetto, e farlo può essere difficile perché si influenzano a vicenda. Ad esempio, il tuo progetto può rimanere nell’ambito se il budget e l’assegnazione del tempo rimangono stabili. Se desideri aggiungere un'altra funzionalità del prodotto o una campagna pubblicitaria che non hai discusso nella fase di pianificazione, aumenta il tempo e il budget per tenere conto dell'ambito più ampio. 

Costo

I vincoli di costo includono il budget complessivo del progetto e qualsiasi altra risorsa finanziaria necessaria per completare il lavoro. In poche parole, se non hai abbastanza soldi per completare il tuo progetto, fallirà. Ecco perché è fondamentale stimare accuratamente il costo del progetto fin dall'inizio. Molti team utilizzano anche un modello di confronto dei costi per valutare i fornitori, i prezzi dei prodotti o gli scenari di budget uno accanto all'altro prima di finalizzare le stime.

Gli elementi che possono influire sul costo complessivo includono:

• attrezzature

• stipendi

• strutture

• riparazioni

• materiali.

La gestione dei costi non è un’attività che si esegue una sola volta. Durante tutto il progetto, ti consigliamo di tenere d’occhio il budget proposto. È anche importante mantenere una certa flessibilità in merito alle modifiche che possono influire sui costi. 

Ambito

L’ambito del progetto si riferisce ai risultati, agli obiettivi e ai deliverable esatti inclusi nel progetto. L’ambito tecnicamente non è una stima, ma gli stakeholder potrebbero aspettarsi di vedere i rischi e gli intervalli di tolleranza dell’ambito durante la pianificazione del progetto. 

Per esempio, se ti rimane del denaro o del tempo dopo il completamento dei risultati finali obbligatori, potresti essere in grado di incorporare alcuni risultati finali aggiuntivi prima della fine del progetto. Lo stesso vale per lo scenario opposto: se ti ritrovi a corto di tempo o denaro, ti consigliamo di sapere in anticipo quali risultati finali non sono necessari.

L'ambito del progetto si basa interamente sul tempo e sui costi, il che significa che avrai bisogno di più di entrambi man mano che l'ambito cresce. Per questo motivo, dovrai essere consapevole dello slittamento del progetto e creare in anticipo piani di progetto dettagliati per evitarlo. 

Tempo

La gestione del tempo svolge un ruolo fondamentale nella pianificazione del progetto. I vincoli di tempo si riferiscono all'insieme dei tempi di elaborazione necessari per completare ogni attività di un progetto. Durante la fase di pianificazione, devi essere in grado di stimare sia la durata del progetto che le singole attività necessarie per completare l’ambito del progetto. 

Dovresti anche tenere conto di potenziali ritardi, rischi e incertezze per fornire agli stakeholder un intervallo di tempo più accurato. Concediti un po' di respiro quando le cose non vanno come previsto e sappi che il tuo progetto non fallirà se devi riprogrammare. 

Altri vincoli di progetto

Sebbene non siano inclusi nei tre vincoli della gestione del progetto, i vincoli di rischio, risorse e qualità possono presentarsi durante il ciclo di vita del progetto. 

Rischio

I rischi di progetto sono eventi imprevisti che possono influenzare il tuo progetto. Errori di pianificazione, ritardi degli appaltatori, mancanza di comunicazione e slittamento del progetto sono tutti esempi di rischi di progetto da considerare nella fase di pianificazione. 

Ma "inaspettato" non è sempre sinonimo di negativo. Alcuni rischi potrebbero avere un effetto positivo sui tuoi progetti, come l'approvazione di una sovvenzione o lo sviluppo di una nuova tecnologia che ti farà risparmiare tempo prezioso.  

Risorse

Le risorse del progetto sono gli elementi necessari per realizzare il progetto, come persone, materiali, software, appaltatori e altro ancora. 

I vincoli di risorse e costi vanno di pari passo perché, in parole povere, le risorse costano denaro. Senza una corretta gestione delle risorse, il tuo progetto può subire ritardi nella tempistica, una diminuzione della qualità e un surplus di risorse, che alla fine porta a costi più elevati. 

Qualità

La qualità del progetto è la misura in cui i risultati finali soddisfano le aspettative. I progetti che devono soddisfare standard di qualità come le norme di sicurezza richieste possono richiedere più denaro, tempo e risorse rispetto a quelli con meno requisiti. 

Tuttavia, ci sono aspetti di un progetto non correlati ai vincoli di cui sopra che possono influire sulla qualità. Questi possono includere una mancanza di comunicazione, troppe modifiche al progetto, una mancanza di competenze necessarie e altro ancora. 

Tipi di metodi di stima

A seconda dello scenario, un metodo di stima può rivelarsi più utile di un altro. Continua a leggere per scoprire come ogni tipo di tecnica può aiutarti a pianificare il successo del tuo progetto.

1. Stima dall’alto verso il basso

Una volta identificato l’ambito del progetto, il metodo di stima top-down suddivide il progetto in fasi, lavoro e attività distinti, a seconda della struttura di scomposizione del lavoro (WBS) del progetto. 

Con questa tecnica di stima, gli stakeholder principali con visioni ambiziose possono creare una cronologia o un budget generale per un progetto senza conoscere tutti i dettagli. Tale piano può quindi essere suddiviso in blocchi più piccoli, lasciando i dettagli ad altri con maggiori conoscenze sulle specifiche del progetto. 

Per esempio, supponiamo che la tua azienda preveda di rilasciare un nuovo prodotto entro i prossimi sei mesi. Ciò coinvolgerebbe quasi tutti i membri del team, dagli sviluppatori agli addetti al marketing. Poiché conosci la cronologia generale, puoi suddividere il progetto in fasi più piccole con cronologie distinte assegnate ai singoli team. 

2. Stima bottom-up

A differenza della stima top-down, il metodo di stima bottom-up esamina prima le singole fasi del progetto per definire la cronologia o il costo complessivo. 

La stima bottom-up è spesso preferita a quella top-down, poiché le persone che svolgono il lavoro sono le stesse che impostano la cronologia e il budget. È anche probabile che si ottengano stime più accurate. 

Se dovessi esaminare di nuovo l’esempio precedente, potresti chiederti come questo team di gestione abbia deciso una tempistica di sei mesi per il rilascio di un prodotto. Se la direzione si fosse prima consultata con ogni singolo reparto, avrebbe potuto concludere che otto mesi erano una tempistica più realistica. 

Sebbene la stima bottom-up non sia sempre un’opzione quando si è sotto pressione per tempo o denaro, i manager in genere la preferiscono alla stima top-down. Tuttavia, sebbene questo metodo sia più accurato, richiede un po’ più di tempo per essere messo insieme. 

3. Stima in tre punti

Il metodo di stima a tre punti richiede una media di tre cifre per determinare la quantità di lavoro necessaria per una singola attività:

• La tua ipotesi migliore

• la tua ipotesi ottimistica

• la tua ipotesi pessimistica

Questa tecnica è spesso abbinata al metodo bottom-up per creare stime ancora più accurate. 

Per esempio, supponiamo che tu stia pianificando la fase di sviluppo del tuo prodotto. Se tutto va secondo i piani, dovresti avere una versione beta entro tre settimane: la stima migliore. Se il team è in grado di ottenere le approvazioni per un software migliore, lo sviluppo potrebbe richiedere solo due settimane: un’ipotesi ottimistica. Ma se si verificano più messaggi di errore o malfunzionamenti, l'attività potrebbe richiedere fino a cinque settimane, la loro ipotesi pessimistica. 

Prendendo la media di tre, due e cinque settimane, puoi ragionevolmente prevedere che l’attività richiederà circa tre settimane e mezzo.

4. Stima per analogia

La tecnica di stima analoga, o comparativa, confronta i requisiti di progetti precedenti simili per creare una stima per il progetto attuale. Combina questo metodo con la tecnica top-down per suddividere il progetto complessivo in fasi distinte.

Diamo un'altra occhiata al nostro lancio di prodotto. Se in passato hai rilasciato un prodotto simile che ha richiesto otto mesi per essere completato, puoi ragionevolmente aspettarti che questo progetto richieda otto mesi. Con una cronologia complessiva di otto mesi, puoi iniziare a suddividere il progetto in attività più piccole.

Utilizza la stima analoga quando hai pochi o nessun dato sul tuo progetto attuale. Non esistono due progetti uguali, ma la stima comparativa può comunque dare a te e al tuo team un’idea approssimativa di ciò che è necessario.

5. Stima parametrica

Anche la stima parametrica utilizza i dati storici di progetti simili, ma tenta di adeguarsi alle differenze tra i progetti passati e quelli presenti. 

Per questa tecnica di stima, viene utilizzata una serie di algoritmi. Supponiamo che il tuo team di marketing abbia impiegato quattro settimane per sviluppare una campagna per l’ultima versione del prodotto. È successo un anno fa, e ora il tuo team è il doppio. Se ogni membro del team è coinvolto nella campagna, puoi presumere che questa volta ci vorranno solo due settimane per completare la stessa attività.

6. Giudizio dell'esperto

Spesso la più rapida e semplice delle tecniche, il giudizio degli esperti si basa sull’“istinto” di un esperto per stimare i progetti.

Questo metodo tiene conto di abilità, competenze e conoscenze specialistiche quando si redige una stima. Potresti dover collaborare con altri membri del tuo team, stakeholder del progetto, consulenti o esperti in materia per ottenere le informazioni di cui hai bisogno.

Il giudizio dell'esperto è una tecnica utile se la valutazione della risposta al rischio o delle opportunità del progetto è una priorità per te. Tuttavia, fai attenzione ai pregiudizi, come l’eccessiva sicurezza, che potrebbero alterare i tuoi dati.

Assicurati di non trascurare nulla

Avere una stima accurata di ciò che è necessario per completare il tuo progetto ti aiuterà a proteggerti da eventuali sorprese lungo il percorso. Sebbene non sia possibile tenere conto di tutto, avere stime di tempo, ambito e costi prima di sviluppare il piano di implementazione è fondamentale per il successo generale del progetto.

Un software di pianificazione dei progetti può aiutarti a rispettare la tabella di marcia quando gestisci i vincoli e le attività del progetto. Utilizzare un software online per gestire budget, scadenze, programmi e risorse significa poter apportare modifiche in tempo reale, il che ti consente di rimanere flessibile quando le cose non vanno come previsto.