Laporan status

Pikirkan terakhir kali Anda melacak status proyek. Anda mungkin harus menarik informasi secara manual dari beberapa sumber, seperti spreadsheet, utas email, dan mitra proyek—kemudian mengirimkannya dalam email yang panjang dengan harapan pemangku kepentingan utama Anda akan membacanya.

Agar efektif, laporan status harus mudah disusun dan mudah dipahami, jadi anggota tim proyek dan pemangku kepentingan dapat dengan cepat melihat hal yang sesuai rencana, yang terhambat, dan yang akan datang. Di situlah templat laporan status Asana dapat membantu. Dengan bagian yang telah diisi sebelumnya, seperti status proyek, ringkasan, pencapaian, dan penghambat, pemangku kepentingan dapat dengan mudah dan cepat mengumpulkan informasi proyek penting. Selain itu, karena laporan terhubung langsung dengan pekerjaan tim Anda di Asana, Anda dapat melewatkan pengumpulan data yang memakan waktu. Ucapkan selamat tinggal pada email status manual dan sambut cara kerja baru. 

Apa itu laporan status proyek?

Laporan status proyek adalah dokumen tepat waktu yang memberikan pembaruan tentang progres proyek. Laporan status memberi tim dan pemangku kepentingan utama ikhtisar umum tentang progres proyek, jadi mereka dapat dengan cepat melihat apa yang sesuai rencana, apa yang tertinggal, dan apa yang akan datang. Laporan status juga menyoroti penghambat dan risiko proyek yang akan datang, jadi Anda dapat beradaptasi agar proyek tetap sesuai rencana dan menghindari scope creep. 

Laporan status proyek biasanya dikirim setiap minggu atau bulan agar semua orang terus mendapatkan informasi, jadi Anda dapat menghemat waktu untuk mengirim pembaruan status dan memiliki lebih banyak waktu untuk menyelesaikan pekerjaan berdampak besar. 

Apa itu templat laporan status?

Templat laporan status adalah versi templat dari laporan status proyek. Ini berfungsi sebagai kerangka kerja untuk pembaruan status Anda, menguraikan bagian dan informasi utama yang harus disertakan dalam setiap laporan status. Karena bagian-bagian tersebut telah diisi sebelumnya dalam templat laporan status, Anda hanya perlu mengisinya dan mengirimkannya ke tim proyek. 

Cari templat laporan status yang terintegrasi ke dalam platform manajemen kerja yang lebih besar—seperti Asana. Dengan begitu, pembaruan status langsung terhubung ke pekerjaan yang dilakukan tim, yang berarti Anda dapat mengambil data dari proyek atau tim apa pun tanpa beralih antar-aplikasi. Alih-alih melacak informasi secara manual atau mengambil angka dari berbagai sumber, templat laporan status proyek memungkinkan Anda memusatkan informasi—dan memberi informasi terbaru kepada semua orang di satu tempat.

Hal yang harus dicantumkan dalam templat laporan status 

Kunci untuk menulis laporan progres yang efektif adalah merangkum progres proyek, pencapaian terbaru, penghambat mendatang, dan langkah selanjutnya secara efisien. Pembaruan status yang ringkas membuat pemangku kepentingan utama dan anggota tim proyek selalu mengetahui informasi terbaru dan memberikan semua informasi yang dibutuhkan secara singkat.

Untungnya, templat laporan status di Asana telah diisi sebelumnya dengan bagian yang memudahkan Anda untuk menyoroti informasi proyek penting. Saat Anda membuat pembaruan status untuk proyek, laporan sudah diisi sebelumnya dengan Bagian untuk:

• Nama laporan, yang harus merangkum proyek yang Anda laporkan dan informasi apa pun yang terkait dengan pembaruan tertentu, seperti tanggal yang dicakup laporan status.

• Detail proyek spesifik, seperti nama proyek, manajer proyek, linimasa proyek, dan prioritas proyek. 

• Tag status yang menunjukkan kesehatan proyek, seperti sesuai rencana, berisiko, atau tidak sesuai rencana. 

• Ringkasan status proyek saat ini, yang harus mencakup ikhtisar progres proyek hingga saat ini.

• Pencapaian spesifik yang telah dicapai tim sejak pembaruan terakhir, seperti milestone proyek yang telah dicapai atau statistik yang ingin Anda soroti.

• Pemblokir proyek saat ini yang memperlambat progres proyek, serta hambatan mendatang yang ingin Anda atasi secara proaktif.

• Langkah selanjutnya yang akan Anda dan Tim ambil setelah pembaruan status.

Selain itu, Anda dapat menggunakan bagian "sorotan" dari laporan status untuk menampilkan pencapaian tim yang selesai sejak pembaruan terakhir, seperti milestone, tugas, atau persetujuan yang selesai. Karena templat laporan status mengambil angka langsung dari Asana, ini adalah cara mudah untuk memberi tahu pemangku kepentingan tanpa harus mengambil data secara manual.  

Manfaat templat laporan status

Laporan status membuat anggota tim dan pemangku kepentingan lintas fungsi selalu mendapatkan informasi dan selaras tentang progres proyek. Dengan menggunakan templat laporan status di Asana, Anda dapat langsung menautkan pekerjaan yang dilakukan tim ke pembaruan status, mengurangi pengumpulan data manual, dan memberikan visibilitas cepat ke progres yang Anda buat untuk mencapai gol proyek.  

Dengan templat laporan status Asana, Anda dapat:

• Menyampaikan status proyek dengan cepat kepada anggota tim proyek dan pemangku kepentingan utama. 

• Memberikan visibilitas real-time tentang hal yang sesuai rencana dan hal yang perlu diperhatikan. 

• Meringkas status proyek pada tingkat tinggi, mengurangi komunikasi yang tidak perlu sekaligus memastikan semua orang mendapatkan sorotan dan metrik utama. 

• Terus memantau kesehatan proyek dan memastikan seluruh Tim yakin tentang progres proyek. 

• Secara proaktif menangkap dan memperbaiki hambatan, menjaga proyek tetap sesuai rencana, dan memastikan Anda menepati batas waktu proyek. 

• Menghubungkan pembaruan status Anda secara langsung dengan tempat pekerjaan berlangsung, mengurangi peralihan app dan mengurangi pengumpulan data manual. 

• Manfaatkan portofolio untuk melacak progres tim Anda di berbagai proyek.

• Menjaga keselarasan tim dengan membagikan langkah berikutnya dan item tindakan. 

• Mengurangi rapat status dan email yang tidak produktif. 

Fitur dan aplikasi untuk digunakan dengan templat laporan status Asana

Rata-rata pekerja intelektual beralih di antara sembilan aplikasi per hari —dan semua peralihan bolak-balik itu menyebabkan gangguan serta penurunan produktivitas. Di situlah integrasi dan aplikasi kami berperan. Dengan memanfaatkan fitur yang memungkinkan Anda melacak data proyek di satu tempat dan menyinkronkan aplikasi seperti Google Drive, Anda dapat membuat sistem pencatatan terpusat untuk semua pekerjaan proyek di Asana.

Fitur terintegrasi

1. Pelaporan. Pelaporan di Asana mengubah data proyek menjadi bagan visual dan grafik yang dapat dipahami. Dengan melaporkan pekerjaan di tempat pekerjaan berlangsung, Anda dapat mengurangi pekerjaan duplikat dan mengurangi peralihan app yang tidak perlu. Dan, karena semua pekerjaan tim sudah ada di Asana, Anda bisa mengambil data dari proyek atau tim untuk mendapatkan gambaran akurat tentang hal yang sedang terjadi di satu tempat.

2. Milestone. Milestone menunjukkan checkpoint proyek yang penting. Dengan menetapkan milestone di proyek, Anda dapat memberi tahu anggota tim dan pemangku kepentingan proyek tentang langkah Anda menuju gol. Gunakan milestone sebagai peluang untuk merayakan kemenangan kecil sepanjang proses menuju gol besar proyek. 

3. Persetujuan. Terkadang, selain perlu menyelesaikan tugas, Anda juga perlu mengetahui apakah hasil akhir disetujui atau tidak. Persetujuan adalah jenis tugas khusus di Asana dengan opsi untuk "Setuju", "Minta perubahan", atau "Tolak" tugas. Dengan begitu, pemilik tugas mendapatkan petunjuk yang jelas tentang tindakan yang harus dilakukan dan apakah pekerjaan mereka sudah disetujui atau belum. 

4. Pembaruan status proyek. Ucapkan selamat tinggal pada menyortir antara beberapa alat untuk menemukan informasi status proyek atau menghadiri rapat lain yang seharusnya bisa dilakukan melalui email. Pembaruan status proyek di Asana tidak hanya lebih mudah digunakan, tetapi juga langsung terhubung ke pekerjaan yang dilakukan tim Anda. Ini memudahkan anggota tim untuk mengakses informasi proyek tambahan, seperti rencana proyek, rencana komunikasi, gol proyek, milestone, hasil akhir, dan lainnya. Pada akhirnya, laporan status proyek mengurangi pekerjaan manual Anda, memusatkan informasi, dan memberi informasi terbaru kepada semua orang. 

Aplikasi yang direkomendasikan

1. Dropbox. Lampirkan file langsung ke tugas di Asana dengan pemilih file Dropbox yang terpasang pada panel tugas Asana.

2. Box. Lampirkan file langsung ke tugas di Asana dengan pemilih file Box yang terpasang pada panel tugas Asana.

3. Google Tempat Kerja. Lampirkan file langsung ke tugas di Asana dengan pemilih file Google Tempat Kerja yang terpasang pada panel tugas Asana. Lampirkan file My Drive secara mudah hanya dengan beberapa klik.

4. OneDrive. Lampirkan file langsung ke Tugas di Asana dengan pemilih file Microsoft OneDrive yang terpasang di panel tugas Asana. Lampirkan file dari Word, Excel, PowerPoint, dan lainnya dengan mudah.

Pertanyaan Umum