Templat rencana pemasaran acara

Ingat kembali acara terakhir yang Anda hadiri. Anda tidak mungkin datang ke acara tersebut tanpa mengetahui tujuan dan daftar pembicara di acara itu. Anda mungkin menonton klip promosi di media sosial atau menggunakan agenda di situs web acara untuk mencari pembicara favorit Anda. Berkat promosi sensasional itu, Anda mungkin tahu persis hal yang akan terjadi dan antusias untuk hadir. 

Semua itu—promosi yang mendorong kesadaran dan antusiasme sekaligus meningkatkan kehadiran penonton—tidak terjadi begitu saja. Ini adalah hasil dari rencana pemasaran acara khusus, yang memetakan semua aktivitas promosi untuk suatu acara, mulai perencanaan pra-acara hingga tindak lanjut pasca-acara. 

Rencana promosi acara itu rumit, tetapi mengelolanya tidak sulit. Dengan templat rencana pemasaran acara Asana, Anda dapat mengatur strategi pemasaran acara di satu tempat sehingga Anda dapat merencanakan, mempromosikan, dan menghasilkan acara yang tak terlupakan. 

Apa itu rencana pemasaran acara?

Sama dengan namanya, rencana pemasaran acara merupakan rencana untuk memasarkan dan mempromosikan suatu acara. Tujuan rencana pemasaran acara adalah menarik perhatian dan meningkatkan kesadaran acara sehingga Anda dapat menjangkau audiens target dan meningkatkan kehadiran. 

Rencana pemasaran acara Anda harus menyertakan perincian mendetail tentang linimasa promosi, termasuk semua langkah yang akan diambil untuk memasarkan acara Anda. Itu berarti melacak semua hal, mulai perencanaan pra-acara (seperti membuat daftar calon peserta) hingga inisiatif promosi yang lebih besar (seperti meluncurkan situs web acara) dan item pemasaran yang lebih kecil (seperti mengirim email massal). Anda juga harus melacak acara promosi tindak lanjut, seperti memposting rekap acara di media sosial. 

Mengapa Anda memerlukan rencana pemasaran acara?

Pemasaran acara membantu menyebarkan berita tentang acara Anda yang akan datang dan meningkatkan kehadiran audiens. Dengan menggunakan rencana pemasaran acara, Anda dapat meluncurkan inisiatif acara saat audiens target secara alami berinteraksi dengan media. Singkatnya, rencana pemasaran acara yang dibuat dengan baik memastikan promosi acara Anda diluncurkan pada waktu dan tempat yang tepat. 

Itu tidak selalu mudah—tetapi templat pemasaran acara dapat membuatnya sedikit lebih mudah. 

Apa itu templat rencana pemasaran acara?

Templat rencana pemasaran acara merupakan kerangka kerja yang membuat Anda dapat memetakan tugas pemasaran acara. Templat rencana pemasaran acara Asana memungkinkan Anda melihat setiap daftar tugas promosi menjelang peluncuran acara, mulai perencanaan hingga pelaksanaan. Ini juga membantu Anda mengelola tugas harian dan pasca-acara. 

Selain itu, karena templat kami adalah sumber daya yang dapat diduplikat, Anda dapat menyesuaikannya untuk digunakan pada acara tertentu. Misalnya, Anda menyelenggarakan berbagai acara bisnis, seperti konferensi industri dan peluncuran produk. Karena setiap jenis acara akan memiliki linimasanya sendiri, Anda dapat membuat satu templat khusus untuk setiap jenis acara. Dengan begini, Anda telah membuat templat untuk setiap jenis acara yang dapat digunakan untuk merencanakan acara mendatang. 

Setelah membuat templat, Anda dapat membagikannya ke seluruh tim sehingga setiap pemangku kepentingan dapat melihat cara rencana pemasaran acara disusun dan tetap satu pemahaman tentang hal yang sedang terjadi dan kapan. 

Apa yang disertakan dalam templat rencana pemasaran acara Asana?

Templat rencana pemasaran acara siap pakai kami mencakup bagian dan tag kustom untuk membantu Anda merencanakan, mengatur, dan meluncurkan promosi acara. 

Dengan menggunakan struktur baseline templat, Anda dapat membagi rencana pemasaran acara menjadi beberapa bagian untuk menguraikan langkah-langkah penting dalam proses promosi, serta tugas terkait, termasuk:

• Tugas perencanaan, seperti mengembangkan olahpesan Anda, membuat daftar undangan, atau meluncurkan halaman tujuan pendaftaran acara.

• Tugas promosi, seperti mengirimkan siaran pers atau meluncurkan kampanye sosial.

• Tugas pada hari acara, seperti memposting ke Instagram saat sesi pembicara utama dimulai. 

• Tugas pasca-acara, seperti mengirim email ucapan terima kasih atau memposting blog rekap acara. 

Selain itu, Anda dapat memberi kode warna pada tag kustom untuk melacak informasi tugas terkait, termasuk:

• Anggota tim yang bertanggung jawab atas tugas tersebut

• Tenggat tugas

• Dependensi tugas sehingga Anda tahu tugas-tugas yang saling bergantung untuk memulai

• Progres tugas, seperti jika belum dimulai, sedang berlangsung, atau selesai

• Status persetujuan tugas, seperti siap ditinjau, disetujui, atau perlu diubah

• Fase rencana promosi tempat tugas berada

• Anggaran terkait dengan tugas, jika ada

Manfaat templat rencana pemasaran acara

Rencana pemasaran acara Anda mungkin memiliki banyak hal kompleks. Dengan templat rencana pemasaran acara Asana, Anda dapat dengan mudah berkolaborasi di seluruh tim dan mengelola pekerjaan di satu tempat agar kampanye sesuai rencana. 

Berikut beberapa manfaat templat rencana pemasaran acara kami:

• Atur seluruh rencana pemasaran acara Anda, termasuk tugas pra-acara dan pasca-acara, di satu tempat. 

• Petakan linimasa pemasaran acara sebelum Anda mulai bekerja. Ubah batas waktu dengan mudah jika prioritas acara Anda berubah atau terjadi sesuatu, seperti vendor yang memutus keterlibatan atau tim Anda membutuhkan waktu lebih lama untuk hasil akhir. 

• Buat tugas dan sesuaikan rentang tanggal dan dependensi sehingga pekerjaan dimulai tepat waktu. 

• Berikan umpan balik yang dapat ditindaklanjuti pada aset, seperti file gambar dan dokumen, langsung di templat acara. 

• Kelola persetujuan langsung di templat sehingga tenggat final jelas, seluruh tim tahu kapan pekerjaan disetujui, dan Anda dapat merasa yakin bahwa umpan balik diterapkan sebelum materi promosi acara dirilis.

• Rencanakan dan kelola promosi di satu tempat, menyatukan anggota lintas tim dan vendor untuk akuntabilitas dan visibilitas yang lebih baik. 

• Visualisasikan jadwal promosi Anda secara menyeluruh, jadi Anda tahu apa yang diluncurkan dan kapan. 

• Luncurkan inisiatif di tempat yang tepat pada waktu yang tepat, menarik audiens ideal dan mendorong gol kehadiran. 

• Gunakan milestone untuk melacak progres dan memastikan promosi Anda diluncurkan tepat waktu. 

Fitur dan aplikasi yang terintegrasi untuk digunakan dengan templat rencana pemasaran acara Asana

Fitur dan aplikasi terintegrasi kami memungkinkan Anda berkomunikasi dengan anggota tim, meninjau dan menyetujui pekerjaan, dan melacak progres rencana, semuanya tanpa keluar dari Asana. 

Fitur terintegrasi

1. Tampilan Kalender. Tampilan Kalender adalah tampilan proyek tempat Anda dapat melihat semua pekerjaan yang akan datang dan yang lalu dalam format kalender. Lacak dengan jelas apa yang sedang dilakukan dan batas waktu yang akan datang. Berikan wawasan kepada pemangku kepentingan Anda tentang tenggat masing-masing tugas, serta ritme yang lebih luas untuk pekerjaan proyek terjadwal. Kemudian, klik tugas untuk melihat informasi selengkapnya seperti bidang kustom terkait, dependensi, subtugas, dan lainnya.

2. Tampilan Linimasa. Tampilan Linimasa adalah tampilan proyek bergaya Gantt yang menampilkan semua tugas Anda dalam diagram batang horizontal. Anda tidak hanya dapat melihat tanggal mulai dan tanggal selesai setiap tugas, tetapi juga dapat melihat dependensi antar-tugas. Dengan Tampilan Linimasa, Anda dapat dengan mudah melacak bagaimana bagian-bagian dalam rencana Anda saling berpadu. Selain itu, ketika dapat melihat semua pekerjaan di satu tempat, Anda bisa dengan mudah mengidentifikasi dan mengatasi konflik dependensi sebelum konflik terjadi, jadi Anda dapat mencapai semua gol sesuai jadwal. 

3. Milestone. Milestone menunjukkan checkpoint proyek yang penting. Dengan menetapkan milestone di proyek, Anda dapat memberi tahu anggota tim dan pemangku kepentingan proyek tentang langkah Anda menuju gol. Gunakan milestone sebagai kesempatan untuk merayakan kemenangan kecil sepanjang proses menuju gol besar proyek. 

4. Bidang kustom. Bidang kustom adalah cara terbaik menandai, menyortir, dan memfilter pekerjaan. Buat bidang kustom unik untuk informasi yang perlu dilacak, mulai prioritas dan status hingga email atau nomor telepon. Gunakan bidang kustom untuk menyortir dan menjadwalkan tugas agar Anda tahu hal yang harus dikerjakan lebih dulu. Selain itu, bagikan bidang kustom di berbagai tugas dan proyek untuk memastikan konsistensi di organisasi Anda. 

Aplikasi yang direkomendasikan

1. Google Workplace. Lampirkan file langsung ke tugas di Asana dengan pemilih file Google Workplace yang terpasang pada panel tugas Asana. Lampirkan file My Drive dengan mudah hanya dengan beberapa klik.

2. Gmail. Dengan integrasi Asana untuk Gmail, Anda dapat membuat tugas Asana langsung dari kotak masuk Gmail. Tugas yang dibuat dari Gmail secara otomatis akan menyertakan konteks dari email sehingga Anda tidak akan pernah melewatkan apa pun. Perlu merujuk ke tugas Asana saat menulis email? Alih-alih membuka Asana, gunakan pengaya Asana untuk Gmail untuk mencari tugas tersebut langsung dari kotak masuk Gmail anda. 

3. Adobe Creative Cloud. Tim kreatif dapat bekerja sebaik mungkin ketika mereka bisa fokus pada pembuatan desain. Dengan integrasi Asana untuk Adobe Creative Cloud, tim kreatif dan desain dapat dengan mudah mengakses informasi yang dibutuhkan untuk mulai bekerja, mendapatkan umpan balik dari peninjau dan pemberi persetujuan, dan menghasilkan aset final tanpa keluar dari Photoshop, Illustrator, atau InDesign. Lihat tugas baru, bagikan desain, sematkan tautan berbagi XD, dan gabungkan umpan balik yang disampaikan di Asana, semuanya di Adobe Creative Cloud.

4. Canva. Dengan integrasi Canva untuk Asana, sematkan desain menarik dari Canva dengan mudah untuk mewujudkan proyek Asana Anda. Dari dek presentasi, aset media sosial, wireframe, hingga video, integrasi Canva memungkinkan Anda menggabungkan semua ide dan desain di satu tempat sehingga Anda dapat berkomunikasi dan berkolaborasi dengan lancar.

Pertanyaan Umum