Planning poker: Strategi all-in untuk estimasi Agile

Bayangkan Anda membeli rumah dan berencana untuk merombak dapur. Anda meminta kontraktor untuk memperkirakan durasi dan perkiraan biaya yang dibutuhkan untuk renovasi tersebut. Kontraktor memberikan perkiraan, tetapi dua bulan kemudian, Anda menyesali keputusan karena proyeknya jauh melewati linimasa awal dan jauh melebihi anggaran. 

Jika Anda hanya memiliki pendapat satu orang, Anda hanya memiliki masukan dan keahlian mereka untuk dipertimbangkan. Namun, saat Anda melibatkan lebih banyak orang dengan berbagai pengalaman, Anda akan mendapatkan perkiraan yang lebih lengkap dan akurat tentang pekerjaan yang perlu diselesaikan.

Perkiraan berbasis konsensus ini adalah dasar dari metode planning poker Agile. 

Apa itu planning poker?

Planning poker adalah metode estimasi yang membantu tim Agile Anda memperkirakan jumlah upaya yang diperlukan untuk menyelesaikan satu user story dalam backlog produk. Sering digunakan dalam metodologi manajemen proyek Agile, terkadang disebut sebagai "Scrum poker" atau "pointing poker". Aspek "poker" dari nama ini mengacu pada kartu yang digunakan setiap anggota tim selama proses.

Sejarah planning poker

Planning poker didasarkan pada teknik yang dikenal sebagai Wideband Delphi. Wideband Delphi adalah proses estimasi berbasis konsensus yang dikembangkan pada pertengahan abad ke-20 oleh RAND Corporation, sebuah lembaga think tank nirlaba. 

James Grenning, penulis "The Manifesto for Agile Software Development", menyempurnakan teknik Wideband Delphi pada 2002 dan mengganti namanya menjadi Planning Poker. Teknik ini kemudian disempurnakan lebih lanjut dan dipopulerkan oleh Mike Cohn dalam bukunya yang diterbitkan pada 2005, "Agile Estimating and Planning." 

Cara kerja planning poker

Proses planning poker terjadi di awal proses perencanaan sprint, jadi master Scrum dan manajer produk dapat memperoleh gambaran akurat tentang jumlah pekerjaan yang dapat selesai di setiap sprint. Berikut cara kerjanya:

1. Buat kartu planning poker

Setiap orang di tim Scrum atau tim Agile memiliki dek kartu dengan nilai yang berbeda. Setiap kartu akan memiliki salah satu dari nilai berikut: 0, 1, 2, 3, 5, 8, 13, 20, 40, dan 100. Angka-angka ini mungkin tampak acak, tetapi sebenarnya merupakan variasi bulat dari deret Fibonacci. Nilai-nilai ini paling umum merepresentasikan story point. Namun, beberapa tim mungkin menggunakannya sebagai estimasi berbasis waktu untuk memperkirakan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan user story. Estimasi berbasis waktu yang paling umum diukur dalam jam.

Pemilik produk atau master Scrum akan bertindak sebagai moderator dan membaca cerita pengguna tertentu dari produk atau backlog sprint. Anggota tim kemudian memiliki kesempatan untuk mengajukan pertanyaan dan mengklarifikasi sesuai kebutuhan sehingga seluruh tim dapat memperoleh gambaran yang akurat tentang pekerjaan yang perlu diselesaikan untuk item backlog tertentu. 

Berikut beberapa pertanyaan yang dapat diajukan tim untuk lebih memahami stori pengguna:

• Apa saja teknik berbeda yang dapat kita gunakan untuk menyelesaikan cerita itu?

• Berapa banyak orang yang perlu mengerjakan story ini?

• Bagaimana tanggapan pemangku kepentingan jika ada penundaan pada story ini?

2. Berikan suara untuk setiap cerita pengguna

Setelah tim menyelesaikan diskusi tentang satu cerita pengguna, setiap estimator memilih kartu yang sesuai dengan jumlah upaya atau poin cerita yang mereka anggap berkorelasi dengan item backlog tersebut. Semua orang kemudian menunjukkan kartu mereka pada saat yang sama. Jika semua orang memilih estimasi yang sama, itu menjadi estimasi resmi untuk item backlog tersebut. Golnya adalah agar semua orang memiliki estimasi yang sama. 

3. Capai kesepakatan

Jika anggota tim memiliki pendapat yang berbeda tentang estimasi awal mereka, anggota tim dengan estimasi tertinggi dan anggota tim dengan estimasi terendah perlu meluangkan waktu untuk membahas alasan mereka memilih angka tertentu. Setelah diskusi ini selesai, setiap orang memilih kembali kartunya. Proses ini berulang hingga tim mencapai konsensus. 

4. Rencanakan sprint

Setelah semua item dalam backlog memiliki estimasi, jauh lebih mudah untuk merencanakan sprint secara akurat. Karena seluruh tim memiliki konsensus tentang durasi setiap tugas, kemungkinan besar Anda akan dapat menyesuaikan jumlah pekerjaan yang tepat ke dalam sprint.

Kapan sebaiknya mengadakan sesi planning poker

Planning poker biasanya dilakukan tepat sebelum proses perencanaan sprint, jadi manajer produk atau Scrum master dapat memperoleh gambaran akurat tentang pekerjaan sebelum menjadwalkan sprint. Anda dapat menggunakan metode estimasi ini satu kali per sprint—karena item terus ditambahkan ke produk atau backlog sprint, Anda harus memiliki pasokan item backlog yang konstan untuk ditarik ke setiap sprint. 

Jika Anda hanya memiliki sedikit user story untuk dibahas dalam backlog produk, Anda dapat menggabungkan sesi ini ke akhir rapat standup harian karena semua anggota tim sudah hadir. 

Manfaat planning poker

Manfaat utama dari planning poker adalah perkiraan tim Anda lebih akurat. Memiliki estimasi yang akurat adalah bagian penting dari proses perencanaan sprint karena akan memberikan linimasa yang realistis kepada tim dan pemangku kepentingan tentang kapan tugas akan selesai.

Berikut beberapa cara lain planning poker dapat bermanfaat bagi tim Agile Anda:

• Setiap anggota tim memiliki suara. Semua orang di tim pengembangan Anda itu penting dan proses ini memberi mereka kesempatan untuk menyampaikan kontribusinya. Ini dapat membantu anggota tim tetap lebih terlibat dengan pekerjaan mereka. 

• Anggota tim memiliki kesempatan untuk membicarakan user story. Selama proses planning poker, tim pengembangan memiliki kesempatan untuk bekerja sama membicarakan user story sebelum pekerjaan benar-benar dimulai. Ini membantu orang mendapatkan pemahaman yang sama tentang cara menyelesaikan user story tertentu, terlepas dari pengembang yang ditugaskan untuk story itu. 

• Perkiraan tugas relatif terhadap tugas lain. Saat tim Anda menggunakan poin stori untuk merepresentasikan angka pada kartu planning poker, maka lebih mudah untuk memahami jumlah upaya yang dibutuhkan tugas tertentu berdasarkan tugas lain dalam pipeline. Misalnya, user story dengan estimasi planning poker 2 akan jauh lebih mudah diselesaikan daripada user story dengan estimasi 40.

Rencanakan sprint Anda dengan alat manajemen kerja

Buat tim Agile selalu memiliki pemahaman yang sama dengan menggunakan alat manajemen kerja. Asana membantu Anda merencanakan dan mengatur proyek Agile di alat yang fleksibel dan kolaboratif. Baik tim Anda bekerja di Papan Kanban atau linimasa yang lebih linier, Asana memiliki fitur untuk membantu tim Agile Anda membangun dengan cepat.