10 keterampilan negosiasi untuk mencapai kesepakatan dengan percaya diri

Sebagai orang dewasa di Tempat Kerja, negosiasi adalah satu-satunya cara (yang dapat diterima) untuk mendapatkan hal yang Anda inginkan. Namun, negosiasi mungkin terasa mengintimidasi, dan penelitian menunjukkan bahwa 40% orang secara aktif menghindari negosiasi dalam kehidupan sehari-hari mereka. 

Solusinya? Bersiaplah. Negosiasi adalah keterampilan seperti halnya keterampilan lainnya—jadi dengan sedikit latihan, Anda dapat membangun kepercayaan diri dan menavigasi percakapan yang sulit dengan mudah. 

Apa itu negosiasi?

Negosiasi adalah jenis diskusi yang membantu dua pihak atau lebih mencapai kesepakatan. Selama negosiasi, orang berupaya menemukan solusi yang dapat diterima yang memenuhi kebutuhan mereka. Ini sering kali melibatkan semacam kompromi atau "beri dan terima", di mana setiap orang memberikan konsesi untuk kepentingan semua orang yang terlibat. 

Negosiasi tidak selalu tentang kesepakatan bisnis besar. Negosiasi bisa sekecil memutuskan siapa yang harus membuat catatan selama rapat, atau sebesar menyelesaikan merger perusahaan. Sebagai pemimpin tim, Anda mungkin bernegosiasi setiap hari. Contoh, Anda mungkin menggunakan negosiasi untuk: 

• Meminta gaji yang lebih tinggi dan tunjangan yang lebih baik.

• Mengamankan dana untuk proyek.

• Meyakinkan pemangku kepentingan untuk memprioritaskan pekerjaan Tim Anda.

• Membahas harga perangkat lunak dengan vendor TI baru.

• Memutuskan hasil akhir yang akan disertakan (atau dikecualikan) dalam proyek.

Apa itu keterampilan negosiasi?

Keterampilan negosiasi adalah kemampuan dan teknik yang membantu Anda mencapai hasil yang menguntungkan selama negosiasi. Ini biasanya keterampilan lunak —dengan kata lain, keterampilan interpersonal yang membantu Anda berinteraksi dengan orang lain. Itu karena negosiasi adalah tentang empati dan komunikasi. Selama negosiasi yang efektif, Anda perlu: 

• Meyakinkan pemangku kepentingan.

• Memahami kebutuhan mereka.

• Membangun hubungan baik.

• Mengungkapkan dengan jelas hal yang Anda inginkan.

Keterampilan negosiasi dapat dibagi menjadi dua kelompok utama: teknik untuk mempersiapkan negosiasi, dan keterampilan yang Anda gunakan selama negosiasi itu sendiri. Kami membahas setiap jenis di bawah ini. 

Sebelum negosiasi: 5 kiat untuk membantu Anda mempersiapkan diri

Negosiasi bisa mengintimidasi, terutama jika Anda tidak yakin dengan hal yang akan terjadi. Namun, meskipun Anda tidak dapat memprediksi dengan tepat bagaimana reaksi orang lain, Anda dapat merencanakan pendekatan Anda sendiri dan memastikan Anda memiliki informasi yang diperlukan untuk negosiasi yang sukses. 

Berikut cara mempersiapkannya: 

1. Tetapkan gol negosiasi Anda

Gol yang konkret membantu memandu negosiasi Anda—jadi Anda tahu hal yang Anda perjuangkan dan kapan Anda harus meninggalkan meja. Untuk menetapkan gol negosiasi, ajukan pertanyaan berikut kepada diri Anda: 

• Apa hasil terbaik yang mungkin dicapai? Membuat target yang tinggi selama negosiasi meningkatkan peluang Anda untuk mendapatkan hal yang diinginkan. Pikirkan hasil terbaik yang dapat Anda harapkan secara wajar. Misalnya, targetkan kisaran gaji setinggi mungkin untuk jabatan dan pengalaman Anda saat menegosiasikan tawaran kerja. 

• Apa hasil terburuk yang bersedia saya terima? Sebagian besar negosiasi melibatkan sedikit memberi dan menerima, jadi ingatlah bahwa skenario terbaik Anda mungkin tidak akan terjadi. Oleh karena itu, Anda harus mengidentifikasi garis bawah Anda sehingga Anda tahu kapan harus meninggalkan meja tawar-menawar. Misalnya, tuliskan jumlah tertinggi yang bersedia Anda bayar untuk perangkat lunak TI baru sebelum menegosiasikan biaya dengan vendor. 

• Apa yang terjadi jika kita tidak bisa mencapai kesepakatan? Tidak semua negosiasi berhasil. Jika Anda tidak dapat menyetujui, tentukan alternatif terbaik Anda untuk kesepakatan yang dinegosiasikan—juga dikenal sebagai BATNA Anda. BATNA membantu Anda memahami berbagai alternatif sehingga Anda tahu kapan harus menerima atau menolak kesepakatan. Contohnya, bayangkan Anda mencoba menjual mobil kepada teman seharga $10.000. Jika negosiasi gagal, Anda masih dapat menghemat $6.000 untuk mobil baru jika Anda menukar mobil lama ke dealer. Dalam hal ini, BATNA Anda berarti Anda tidak boleh menjual mobil dengan harga kurang dari $6.000. 

2. Pahami sudut pandang Anda

Sudut pandang Anda adalah strategi negosiasi Anda. Ini adalah pintu masuk Anda ke dalam negosiasi dan poin utama yang akan digunakan untuk meyakinkan pihak lain untuk membuat kesepakatan. Memilih sudut pandang sebelumnya membantu Anda menyiapkan apa yang akan dikatakan—sehingga Anda dapat bernegosiasi secara terencana, bukan hanya bereaksi terhadap pendekatan pihak lain.

Contohnya, bayangkan Anda mencoba meyakinkan para eksekutif untuk mendanai proyek infrastruktur situs web baru. Untuk negosiasi ini, sudut pandang Anda dapat berupa penghematan biaya yang akan dihasilkan oleh peningkatan infrastruktur tersebut. Dengan meningkatkan cara situs web Anda dibangun, Anda mencegah bug dan menghabiskan lebih sedikit waktu dan uang untuk memperbaikinya. 

3. Latih gaya negosiasi Anda

Gaya negosiasi Anda adalah cara Anda berbicara dan bertindak selama negosiasi. Mengidentifikasi gaya Anda membantu Anda memahami cara orang lain mungkin memandang perilaku Anda. Kemudian, Anda dapat menggunakan perspektif tersebut untuk meningkatkan kinerja Anda. 

Untuk mengidentifikasi gaya negosiasi Anda, pikirkan bagaimana perilaku Anda selama negosiasi sebelumnya. Apakah Anda biasanya takut untuk meminta apa yang Anda inginkan, atau apakah Anda cenderung terlalu memaksakan diri? Apakah Anda hanya mempertimbangkan manfaat dari suatu situasi, atau Anda terlalu berfokus pada potensi jebakan? Yang terpenting di sini adalah bersikap jujur pada diri sendiri. Tidak ada negosiator yang sempurna, dan memahami hambatan pribadi akan membantu Anda membuat rencana untuk meningkatkan keterampilan komunikasi. Misalnya, Anda dapat mengupayakan ketegasan jika Anda cenderung pemalu, atau berlatih mendengarkan secara aktif jika Anda cenderung terlalu memaksa. 

4. Pelajari pihak lain

Jika Anda tahu dengan siapa Anda bernegosiasi, Anda akan merasa jauh lebih siap saat duduk di meja negosiasi. Jika Anda belum pernah bertemu pihak lain sebelumnya, lakukan sedikit riset latar belakang untuk mencari tahu siapa mereka, apa yang mereka minati, dan apa batasan negosiasi mereka. Ini bisa sesederhana pencarian singkat di LinkedIn, Glassdoor, atau Google. Misalnya, Anda dapat meneliti penawaran gaji yang umum di suatu perusahaan sebelum menegosiasikan tawaran kerja.

Memahami hubungan Anda dengan pihak lain juga sama pentingnya. Ini membantu memandu taktik negosiasi Anda—terutama jika Anda ingin membangun atau mempertahankan hubungan di masa depan. 

Berikut beberapa pertanyaan untuk dipertimbangkan: 

• Sepengetahuan Anda, apa yang dapat pihak lain bawa ke meja negosiasi? Kendala apa yang mereka miliki? Apa yang akan mereka dapatkan atau kehilangan dari negosiasi ini? 

• Jika Anda pernah bekerja dengan pemangku kepentingan ini sebelumnya, bagaimana negosiasi dengan mereka di masa lalu? 

• Hubungan seperti apa yang Anda inginkan dengan mereka di masa depan? 

• Siapa yang paling berkuasa dalam negosiasi ini, dan bagaimana hal itu dapat memengaruhi proses negosiasi?

• Hasil apa yang akan mereka anggap paling menguntungkan, dan mengapa?

5. Ingatlah linimasa Anda

Anda mungkin mudah merasa terburu-buru selama negosiasi—seperti Anda harus membuat keputusan dengan cepat atau Anda akan kehilangan kesempatan untuk mencapai hasil yang sukses. Namun, saat Anda merasa tertekan untuk membuat kesepakatan dengan cepat, Anda akan lebih cenderung menyetujui solusi yang tidak memenuhi kebutuhan Anda. 

Sebelum negosiasi, dokumentasikan kapan Anda benar-benar perlu membuat kesepakatan atau menemukan solusi. Ini membantu menghilangkan sebagian tekanan waktu selama proses pengambilan keputusan, sehingga Anda dapat mundur dan memastikan bahwa Anda menyetujui hal yang benar. 

Berikut contohnya: Bayangkan Anda menegosiasikan persyaratan kontrak TI, dan perusahaan Anda perlu menemukan agensi kontrak TI sebelum akhir bulan ini. Jika negosiasi Anda berlangsung di awal hingga pertengahan bulan, Anda tidak perlu langsung mencapai kesepakatan—Anda memiliki waktu untuk menjeda diskusi dan berdiskusi dengan Tim sesuai kebutuhan.

Selama negosiasi: 5 keterampilan untuk mencapai kesepakatan

Anda telah melakukan pekerjaan persiapan—sekarang saatnya untuk berkomitmen dan menyelesaikan kesepakatan. Ini adalah keterampilan dan taktik yang dapat digunakan saat Anda benar-benar melakukan panggilan atau duduk di meja negosiasi. 

1. Mendorong saling menghormati

Dalam negosiasi, memperlakukan orang dengan baik akan membuahkan hasil. Menunjukkan rasa hormat membantu membangun kepercayaan, mengembangkan hubungan baik, dan memberi sinyal kepada pihak lain bahwa Anda peduli dengan sudut pandang mereka. Ketika Anda bersikap hormat, pihak lain akan terdorong untuk melakukan hal yang sama—sehingga mereka lebih mungkin mendengarkan proposal Anda.

Berikut beberapa cara untuk menunjukkan rasa hormat saat bernegosiasi: 

• Berlatihlah mendengarkan secara aktif untuk memahami sudut pandang orang lain.

• Perhatikan komunikasi nonverbal Anda —misalnya, lakukan kontak mata dan angguk untuk menunjukkan bahwa Anda mendengarkan. 

• Gunakan kecerdasan emosional Anda untuk memahami dan berempati dengan sesama negosiator. 

• Bangun hubungan baik dengan memperkenalkan diri dan menanyakan kabar orang lain. 

• Pisahkan orang dari masalahnya. Ingatlah bahwa di luar negosiasi ini, mereka hanyalah manusia biasa dengan perjuangan dan pengalaman mereka sendiri. 

2. Ajukan pertanyaan

Pertanyaan membantu dalam tiga cara besar: 

1. Pertanyaan membantu Anda memahami proposal orang lain.

2. Pertanyaan menunjukkan bahwa Anda tidak akan puas dengan solusi yang kurang efektif.

3. Pertanyaan mengungkap alasan pihak lain ingin membuat kesepakatan. 

Manfaat terakhir ini rumit, tetapi penting. Jika diajukan dengan cara yang benar, pertanyaan dapat mengingatkan pihak lain alasan mereka ingin bekerja sama dengan Anda dan memberi insentif kepada mereka untuk membuat kesepakatan. 

Contoh, bayangkan Anda bekerja sama dengan vendor untuk membeli perangkat lunak analitik untuk Tim Anda. Untuk membangun motivasi mereka untuk melakukan kesepakatan, Anda dapat menanyakan hal seperti: "Ada banyak alat analitik di luar sana. Apa perbedaan produk Anda dengan produk pesaing Anda?" Dengan mengajukan pertanyaan ini, Anda mengingatkan vendor tentang pesaing mereka dan memotivasi mereka untuk memperjuangkan bisnis Anda. 

3. Bertindak sebagai pihak yang enggan

Dalam setiap negosiasi, biasanya ada pihak yang bersemangat dan pihak yang enggan. Lebih baik menjadi pihak yang enggan karena ini memberi Anda lebih banyak kekuatan negosiasi. Saat Anda enggan, orang lain pada dasarnya akan mengajukan proposal kepada Anda—artinya mereka lebih mungkin untuk berkompromi agar Anda setuju. 

Dengan berperan sebagai pihak yang enggan (bahkan jika Anda tidak benar-benar enggan), Anda dapat mendorong orang lain untuk berperan sebagai pihak yang bersemangat. Berikut cara melakukannya: 

• Gunakan bahasa tubuh. Pihak yang bersemangat cenderung tegang dan duduk di bagian depan kursi. Sebaliknya, cobalah untuk tetap santai dan duduk bersandar di meja. Jika Anda melakukan panggilan virtual, dibatalkan bahu Anda dan bersandar di kursi. 

• Bicaralah dengan perlahan dan lembut. Orang yang bersemangat cenderung berbicara cepat dan keras. Lakukan hal sebaliknya untuk menunjukkan bahwa Anda tidak terburu-buru untuk membuat kesepakatan. 

• Ubah cara bicara Anda. Ini menunjukkan bahwa Anda tidak 100% berkomitmen. Misalnya, katakan "Jika kita bisa melakukan X" alih-alih "Ketika kita melakukan X." 

• Bersikaplah tegas. Ketegasan menunjukkan bahwa Anda tidak akan menerima solusi yang tidak memenuhi kebutuhan Anda. Anda tidak perlu berbicara dengan keras atau agresif untuk bersikap tegas—Anda hanya perlu membela sudut pandang Anda dengan tenang dan percaya diri. 

• Tinggalkan diskusi. Jika memungkinkan, jeda percakapan untuk menunjukkan bahwa Anda tidak terburu-buru. Ini dapat meningkatkan rasa urgensi pihak lain dan memicu mereka untuk membuat konsesi yang tidak akan mereka lakukan.

4. Tetap berpegang pada fakta

Asumsi dapat mempersulit negosiasi yang paling sederhana sekalipun. Agar tetap sederhana, tetap berpegang pada fakta. Cobalah untuk tidak berasumsi tentang motivasi orang lain, hal yang mungkin mereka pikirkan atau rasakan tentang situasi tersebut, atau potensi skenario masa depan yang tidak didukung oleh data. Asumsi adalah bagian normal dari menjadi manusia, tetapi sedikit kesadaran diri dapat membantu Anda tetap tenang dan menyederhanakan proses negosiasi. 

5. Jelajahi berbagai opsi bersama

Terakhir, ingatlah bahwa negosiasi yang efektif adalah tentang kolaborasi. Gol Anda bukanlah mendapatkan semua yang Anda inginkan dan tidak memberi apa pun kepada orang lain—sebaliknya, Anda ingin bekerja sama untuk menemukan solusi terbaik bagi semua orang. Dengan semangat itu, berikut beberapa teknik pemecahan masalah untuk membantu Anda mengeksplorasi berbagai opsi selama proses negosiasi "beri dan terima": 

• “Perluas kue”—perluas hal yang Anda tawarkan untuk mengakomodasi pihak lain. 

• Sarankan solusi alternatif yang mungkin sama-sama menguntungkan semua orang.

• Bertukar keuntungan—setuju untuk menghormati prioritas tertentu dari pihak lain. 

• Tawarkan kompensasi untuk mengakui pengorbanan yang telah dilakukan. 

• Temukan kesamaan—identifikasi nilai-nilai yang Anda miliki bersama pihak lain. 

Bernegosiasi layaknya profesional 

Negosiasi adalah bagian penting dari kolaborasi. Kita perlu perbedaan pendapat untuk menolak hal-hal yang tidak sesuai dan menghasilkan solusi baru untuk masalah lama. Artinya, saat memiliki keterampilan yang dibutuhkan untuk bernegosiasi dengan percaya diri, Anda dapat meningkatkan kerja tim ke level berikutnya. 

Jika Anda mencari cara lain untuk meningkatkan kolaborasi, pelajari cara perangkat lunak manajemen proyek dapat membantu tim Anda tetap terhubung—di mana pun Anda berada.