Cara (dan waktu) mengatakan tidak di tempat kerja

Mengatakan ya pada pengalaman baru bisa jadi hal yang menarik. Saat bepergian, menemukan pekerjaan yang sempurna, atau ditawari tantangan yang bermanfaat di tempat kerja, mengatakan ya akan membuka dunia bagi Anda dengan cara yang benar-benar baru dan menginspirasi. Namun, selama kehidupan kerja sehari-hari, mengatakan ya untuk segala hal dapat menyebabkan tenggat waktu yang terburu-buru atau tidak selesai. 

Mungkin terasa canggung, tetapi mengatakan ya dan tidak untuk berbagai hal di tempat kerja adalah hal yang normal. Dan ada keterampilan yang membantu Anda merasa lebih nyaman dengan hal itu. Berikut cara menjadi lebih baik dalam mengatakan tidak, dengan percaya diri, saat Anda berada di tempat kerja.

Mengapa Anda harus tahu cara mengatakan tidak secara profesional?

Pertama, Anda mungkin melihat ini dan bertanya-tanya, mengapa ini penting? Mengapa saya tidak bisa hanya mengatakan ya dan membuat semua orang senang? Sampai batas tertentu, ini masuk akal—ingin menyenangkan orang lain di tempat kerja adalah hal yang wajar. Terlebih lagi jika atasan Anda yang meminta, terutama karena tanggung jawab pekerjaan kita sering kali untuk mendukung pekerjaan tim dan atasan kita. 

Namun, intinya: mengatakan tidak adalah cara untuk menetapkan batasan. Meskipun mengatakan ya mungkin terasa menyenangkan dalam jangka pendek, menetapkan batasan dapat menghasilkan lingkungan kerja yang lebih bahagia dan produktif bagi semua orang yang terlibat, bukan hanya Anda. Namun, ada sejumlah alasan untuk mengatakan tidak di luar manfaat pribadi Anda, termasuk:

• Jika ada hal yang tidak perlu. Anda lebih mengenal keahlian Anda dibandingkan orang lain. Ada kalanya manajer atau pemimpin tim akan meminta Anda melakukan sesuatu yang Anda tahu tidak perlu atau bahkan dapat merugikan upaya tim Anda. Mengatakan tidak dalam situasi ini lebih baik untuk pekerjaan dan Tim Anda. Ini juga menunjukkan bahwa Anda sepenuhnya memahami pekerjaan Anda.

• Untuk mencegah scope creep. Saat menetapkan ruang lingkup proyek, Anda dan pemangku kepentingan proyek lainnya memutuskan hasil akhir yang perlu dibuat dan tenggatnya. Jika Anda mulai memperluas tanggung jawab dan menyetujui hasil akhir baru, pada titik tertentu Anda akan melampaui batas waktu, yang menyebabkan scope creep.

• Untuk menunjukkan keterampilan kepemimpinan Anda. Mampu berkomunikasi secara akurat adalah keterampilan kepemimpinan yang diinginkan. Dengan mengatakan tidak, Anda dapat mengomunikasikan kapasitas Anda dengan lebih terbuka dan menata beban kerja sehingga dapat memberikan dampak tertinggi. Pada akhirnya, hal ini dapat memposisikan Anda untuk peluang kepemimpinan.

• Untuk menunjukkan bahwa Anda dapat diandalkan. Ini mungkin tampak berlawanan, tetapi mengatakan tidak sebenarnya membangun kepercayaan. Dengan mengatakan tidak pada tugas yang tidak sesuai dengan kapasitas Anda, misalnya, hal ini menunjukkan kepada atasan dan rekan kerja bahwa Anda cukup tertata untuk mengetahui beban kerja Anda. Lalu, saat Anda berkomitmen pada sesuatu, mereka dapat mempercayai Anda untuk menyelesaikannya. 

• Untuk mencegah burnout. Kelelahan dan kewalahan sedang meningkat, dengan penelitian yang menunjukkan bahwa hampir satu dari empat pekerja mengalami burnout empat kali atau lebih per tahun dan 40% menganggap ini adalah bagian tak terelakkan dari kesuksesan. Mengatakan ya bahkan saat Anda ingin mengatakan tidak dapat menyebabkan kerja berlebihan, kebencian, dan (jika dibiarkan), dapat menyebabkan burnout.

Mengatakan ya membunuh produktivitas Anda

Ini mungkin tampak berlawanan, tetapi mengatakan ya sebenarnya dapat menurunkan produktivitas Anda. Itu karena makin banyak hal yang harus Anda kerjakan, makin sulit untuk fokus dan memprioritaskan pekerjaan yang benar-benar penting. Berikut beberapa cara menjadi orang yang selalu mengatakan ya di tim Anda dapat merugikan (tidak membantu):

• Anda menjadi kurang produktif dan lebih kewalahan karena memiliki terlalu banyak pekerjaan.

• Anda mungkin menjadi pahit atau kesal jika Anda terus-menerus mengatakan ya saat Anda tahu Anda perlu mengatakan tidak.

• Dengan mengatakan ya pada "satu hal" ini, Anda secara efektif mengatakan tidak pada semua hal lain yang dapat Anda lakukan pada waktu itu, bahkan jika tugas-tugas itu lebih penting.

• Anda mengerjakan prioritas orang lain, yang—meskipun penting—mungkin bukan hal yang perlu diselesaikan terlebih dahulu.

Kapan harus mengatakan tidak

Mengatakan ya adalah cara alami untuk merasa seperti pemain tim di tempat kerja. Namun, ada kalanya Anda harus mengatakan tidak, termasuk:

• Saat Anda sibuk. Ini seharusnya intuitif, tetapi saat pekerjaan menjadi kacau, terkadang Anda terlalu sibuk untuk melihat betapa sibuknya Anda. Cobalah untuk mengatakan tidak sebelum Anda sampai pada titik itu, agar Anda tidak terlalu kewalahan.

• Saat ada solusi yang lebih baik. Mendelegasikan tugas kepada kontributor atau rekan tim lain adalah cara terbaik untuk mengatakan tidak sambil tetap menyelesaikan pekerjaan.

• Tugas tidak selaras dengan pekerjaan Anda. Anda tidak harus selalu membenarkan penolakan. Terkadang, proyek atau tugas tidak selaras dengan minat atau lingkup pekerjaan Anda dan Anda tidak ingin melakukannya. Jika itu bukan prioritas, itu alasan yang cukup untuk mengatakan tidak.

• Tugas tidak sesuai dengan proyek. Anda ahli dalam bidang Anda, yang sering kali berarti Anda memahaminya lebih baik daripada manajer Anda. Jika permintaan tidak sesuai dengan pekerjaan Anda, silakan katakan tidak.

• Saat Anda mulai merasa kesal atau marah. Mungkin Anda terlalu sering mengatakan ya dan ini pertanda untuk mulai mengatakan tidak.

7 kiat untuk membantu Anda mengatakan tidak dengan sopan (dan profesional)

Banyak dari kita tahu bahwa mengatakan tidak dapat membantu kita. Namun, itu tidak selalu mempermudahnya. Wajar jika kita enggan menolak permintaan orang lain, terutama jika permintaan itu datang dari kepemimpinan. Namun, ada beberapa cara untuk menjadi lebih baik dalam mengatakan tidak. Dengan mengikuti beberapa praktik terbaik, mengatakan tidak akan mulai menjadi lebih alami.  

1. Pahami beban kerja Anda 

Sebelum memutuskan untuk mengatakan ya atau tidak, Anda perlu mengetahui beban kerja Anda saat ini. Ini akan membantu Anda menentukan hal lain (jika ada) yang dapat Anda tangani saat ini dan mengingatkan Anda tentang prioritas saat ini. Biasanya, ini membantu Anda mengetahui apakah Anda memiliki kapasitas sebelum ada yang bertanya. 

Jika semua informasi Anda dikumpulkan dalam satu sumber informasi terpusat, Anda dapat dengan cepat dan mudah menentukan beban kerja dan kapasitas Anda saat ini untuk proyek tambahan. Dengan perangkat lunak manajemen proyek, Anda dapat melacak pekerjaan dan membagikannya dengan pemangku kepentingan lainnya—jadi mereka dapat dengan mudah memeriksa apakah Anda dapat mendukung proyek baru. Menetapkan batas waktu berdasarkan prioritas akan menunjukkan hal yang sedang terjadi saat ini (versus hal yang akan terjadi) dan membantu Anda memikirkan jadwal harian untuk melihat apakah Anda memiliki waktu ekstra. 

2. Memimpin dengan sikap positif 

Saat mengatakan tidak, hal pertama yang harus dilakukan adalah menunjukkan sentimen positif. Ungkapan seperti, "Terima kasih banyak..." atau "Anda selalu hebat dalam menemukan peluang ini..." bisa menjadi cara terbaik untuk menunjukkan betapa Anda menghargai permintaan tersebut meskipun tidak dapat menyetujuinya saat ini. Bersikaplah tulus. Pikirkan tentang hal yang benar-benar Anda hargai dari permintaan mereka. Mungkin mereka mendatangi Anda karena Anda terbaik dalam pekerjaan Anda, atau mungkin itu menunjukkan bahwa mereka memercayai Anda. Sebelum menanggapi, berhenti sejenak dan pertimbangkan alasan orang tersebut mendekati Anda terlebih dahulu. Kemudian, gunakan itu untuk menyampaikan tanggapan positif kepada mereka.

3. Tolak dengan sopan dan jelas 

Menjadi positif itu membantu, tetapi bukan berarti Anda harus menutupi penolakan Anda. Makin ambigu Anda, makin besar pula peluang terjadinya miskomunikasi. Pastikan Anda jelas dan lugas saat mengatakan tidak, jadi tidak ada kesalahpahaman yang mungkin secara tidak sengaja menyebabkan konflik di kemudian hari. 

4. Jelaskan alasannya

Bersikap transparan dengan mengatakan "tidak" akan membantu kolega atau pemimpin tim memahami bahwa hal itu tidak bersifat pribadi. Anda mengatakan tidak karena memiliki alasan yang jelas, dan menyampaikan hal itu akan membantu membangun kepercayaan antara Anda dan pihak lain yang terlibat. Jika Anda menanggapi manajer, jelaskan secara spesifik tentang pekerjaan yang sedang Anda kerjakan saat ini. Terkadang, itu cukup untuk membantu mereka memahami alasan Anda tidak dapat menyetujui permintaan mereka. Atau, jika tidak, ini memberi manajer kesempatan untuk menurunkan prioritas pekerjaan lain demi tugas baru ini. Semua ini membantu mencegah kesalahpahaman di kemudian hari. 

5. Tawarkan solusi berbeda 

Terkadang, Anda dapat mengatakan tidak dengan peringatan. Mungkin Anda tidak dapat memenuhi batas waktu saat ini, tetapi Anda tahu akan memiliki kapasitas untuk menyelesaikan proyek dalam sebulan. Atau, Anda menyadari bahwa Anda bukan orang yang paling tepat untuk tugas ini, jadi Anda merekomendasikan rekan kerja yang lebih ahli di bidang ini. Meskipun tidak memiliki solusi, Anda dapat menawarkan untuk membantu mereka menemukan cara lain untuk menyelesaikan pekerjaan. Yang penting bukan apa yang Anda tawarkan, melainkan menunjukkan dukungan.

6. Jadilah konsisten 

Dalam beberapa hal, ini adalah bagian tersulit dari mengatakan tidak. Merasa tidak enak saat harus mengatakan tidak itu wajar, terutama jika Anda berharap bisa mengatakan ya. Namun, meskipun mungkin terasa menggoda, berubah-ubah tidak akan membantu siapa pun yang terlibat. Sebaliknya, cobalah untuk mempelajari semua faktor sebelum Anda mengatakan tidak, sehingga Anda yakin dengan keputusan Anda. Kemudian, patuhi itu semaksimal mungkin.

7. Berlatih empati 

Misalnya, rekan kerja terus meminta Anda melakukan sesuatu yang tidak dapat atau tidak ingin Anda lakukan. Atau jika Anda memiliki atasan yang selalu menambahkan tanggung jawab di menit terakhir. Mengomunikasikan frustrasi ini mungkin membantu, tetapi begitu juga belajar dan mempraktikkan empati. Misalnya, mungkin rekan kerja itu kelebihan beban, tetapi tidak tahu cara meminta bantuan. Berempati tentang bagaimana pekerjaan memengaruhi semua orang dapat membantu semua pemangku kepentingan saling memahami, meningkatkan komunikasi, dan mempermudah untuk mengatakan tidak (dan ya!) saat Anda perlu. 

Cara mengatakan tidak (dengan contoh kutipan)

Saat Anda gugup tentang sesuatu, memiliki struktur dapat membantu. Dalam hal ini, Anda mungkin hanya ingin cara cepat dan mudah untuk mengatakan tidak. Contoh skenario ini dapat membantu Anda memutuskan dengan tepat hal yang akan dikatakan saat perlu mempraktikkan seni mengatakan tidak.

Saat Anda benar-benar buntu, Anda dapat menggunakan formula sederhana untuk menyampaikan "tidak" dengan sopan:

Tanggapan positif + penolakan + solusi alternatif 

Banyak di antaranya adalah variasi dari "Tidak, tetapi..." atau, "Terima kasih banyak telah memikirkan saya." Seperti yang akan Anda lihat, kalimat-kalimat ini dapat disesuaikan. Anda dapat menggunakan cuplikan frasa ini untuk menyusun tanggapan yang sempurna, tidak peduli siapa yang bertanya.

Cara mengatakan tidak kepada atasan

Ini sering kali merupakan hal tersulit bagi orang-orang. Anda mungkin mahir mengatakan tidak, sampai atasan Anda yang meminta sesuatu. Ini benar-benar normal, dan sejujurnya, memang diharapkan. Namun, Anda dapat mempelajari cara menanggapi saat perlu menolak permintaan atasan.

Pertama, ingatlah bahwa atasan tidak selalu tahu semua hal yang sedang Anda kerjakan. Jadi, meskipun dia mungkin meminta sesuatu, bukan berarti dia akan memprioritaskannya di atas tugas Anda yang lain. Contoh, misalnya, Anda sedang mengerjakan brief proyek yang harus diserahkan minggu depan. Anda memiliki batas waktu yang ketat, dan proyek ini melibatkan pemangku kepentingan lintas fungsi yang mengandalkan Anda. Atasan tidak menyadari banyaknya pekerjaan yang Anda tangani, dan bertanya apakah Anda dapat mengedit beberapa templat baru untuknya. Dalam hal ini, Anda dapat menanggapi dengan penjelasan singkat bahwa Anda tidak memiliki cukup waktu minggu ini, tetapi Anda akan dengan senang hati memeriksanya setelah mencapai Batas waktu ini. 

“Templat ini sepertinya proyek yang bagus! Saat ini, saya sangat fokus untuk menyelesaikan Brief Proyek ini, tetapi saya ingin mengerjakannya setelahnya. Bisakah saya menghubungi Anda kembali setelah presentasi Rabu depan untuk menetapkan batas waktu baru?"

Ingat, mereka bisa mengatakan tidak. Jika dia membutuhkan templat lebih cepat, mungkin dia akan menyerahkan proyek ini kepada salah satu anggota tim Anda yang lain. 

Cara mengatakan tidak kepada rekan kerja

Menolak rekan kerja juga rumit. Mereka adalah rekan tim Anda, dan terkadang, teman Anda. Namun, saat Anda dihadapkan pada pertanyaan yang menakutkan, "Hai, bisakah kita telepon sebentar?" pada hari yang sibuk, ada baiknya Anda belajar cara mengatakan tidak dengan sopan. 

Coba jawab dengan kalimat seperti:

“Hai (nama)! Saya ingin mengobrol lebih lanjut dengan Anda tentang hal ini, tetapi daftar tugas saya hari ini sangat padat. Bisakah kita membahasnya besok pagi? Atau bisakah saya menjawabnya melalui email singkat?"

Cara mengatakan tidak kepada klien atau pelanggan Anda

Meskipun Anda memiliki hubungan baik dengan klien atau pelanggan, sulit untuk jujur kepada mereka tentang keterbatasan. Namun, hal ini sangat penting dalam peran yang berhadapan langsung dengan pelanggan, saat Anda harus selalu "aktif". Misalnya, bayangkan Anda mencoba menciptakan keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi yang lebih baik untuk diri sendiri. Pelanggan menghubungi Anda setelah jam kerja dengan pertanyaan singkat yang Anda dan mereka tahu akan membutuhkan waktu lima menit untuk dijawab. Berikut salah satu cara Anda dapat menanggapi:

“Terima kasih (nama), saya sangat menghargai Anda menghubungi saya untuk membicarakan hal ini. Saya akan memeriksanya begitu saya masuk ke kantor besok pagi.”

Ini menetapkan batasan: Anda tidak dapat bekerja dengan mereka di luar jam kerja. Namun, ini juga menunjukkan bahwa Anda masih dapat memberikan dukungan dan akan membantu mereka sesegera mungkin. Jika ingin melangkah lebih jauh, Anda dapat menetapkan ini sebagai tanggapan otomatis untuk memastikan bahwa Anda tidak mengabaikan mereka sekaligus melindungi waktu non-kerja Anda.

Cara mengatakan tidak kepada seseorang dalam kehidupan pribadi Anda

Untuk membantu Anda sepenuhnya belajar menetapkan batasan dan mengatakan tidak, Anda juga harus menerapkan praktik ini ke dalam kehidupan pribadi. Sekali lagi, ini bisa sangat menantang. Kita secara alami cenderung ingin membuat orang-orang yang kita sayangi bahagia, jadi mengatakan tidak dapat terasa rentan dan menakutkan pada awalnya. Misalnya, teman Anda ingin Anda datang ke New York untuk pesta ulang tahunnya. Namun, meskipun Anda peduli dan ingin pergi, Anda harus mengeluarkan banyak uang dan waktu untuk menghadiri pesta ulang tahun tersebut. Anda dapat menanggapi dengan:

“Kedengarannya sangat menyenangkan! Saya rasa saya tidak bisa datang ke pesta itu, tetapi saya ingin merencanakan waktu lain untuk kita merayakan ulang tahunmu. Apakah kamu punya waktu untuk makan malam lebih awal akhir pekan depan?"

Tidak berarti "Tidak, terima kasih"

Pada akhirnya, belajar mengatakan tidak dapat membantu Anda merasa lebih percaya diri dan tidak kewalahan di tempat kerja. Ini menunjukkan kepemimpinan bahwa Anda jujur, dan dapat mengingatkan tim Anda mengapa mereka membuat permintaan sejak awal. Dengan mengikuti struktur dan menggunakan kiat-kiat ini, Anda dapat belajar cara menjadi lebih baik dalam mengatakan tidak secara profesional.