Consejos de los que saben: cuatro líderes de equipos comparten las mejores prácticas sobre cómo abordar un plan para gestión de recursos

¿Tienes dificultades a la hora de asignar los recursos para tu próximo proyecto? Asegurarse de que tu equipo no se sienta agobiado ni desaprovechado es un desafío que enfrentan la mayoría de los líderes. Aunque parezca que exploras a ciegas la planificación de recursos en tu gestión de proyectos, no necesariamente tiene que ser así. Desarrollar un plan de gestión de recursos te brinda visibilidad constante de la carga laboral de tus colaboradores por separado y de tu equipo en conjunto. Te permite equilibrar todos los recursos de manera eficaz y poder ver el panorama general de cómo el equipo alcanzará sus objetivos.

¿Qué es un plan de gestión de recursos?

Un plan de gestión de recursos se usa para gestionar y asignar todo tipo de recursos que necesites para tu proyecto. Un plan eficaz establece los recursos específicos (incluidos los recursos humanos, financieros, técnicos y físicos) y todas las actividades necesarias durante el curso de un proyecto o iniciativa. Te orienta al brindarte una vista integral de la gestión de recursos de los equipos y organiza todo en un solo lugar. Puedes gestionar, programar y asignar todos los recursos con facilidad y, a la vez, llevar al máximo la productividad. Aprender a asignar recursos en la gestión de proyectos los empoderará a ti y a tu equipo para ejecutar proyectos de manera eficaz.

Consejos sobre la gestión de recursos de la mano de cuatro líderes

¿Qué mejor que leer una guía acerca de cómo asignar recursos para la gestión de proyectos? ¿Qué te parece aprender de la mano de cuatro líderes de equipo, que cuentan con diferentes contextos y desafíos, y que están inmersos en la práctica diaria? Lee sobre cómo abordan un plan de gestión de recursos y obtén ejemplos reales. Conoce a Jenny, Ariel, Reigan y Eric.

Jenny Thai, directora de contenido, Marketing

¿Cuál es el mayor desafío que enfrentas cuando se trata de la gestión de recursos y cómo lo solucionas?

Un gran desafío que enfrento cuando se trata de la gestión y asignación de recursos es poder obtener una vista de alto nivel de la carga laboral de mi equipo. Necesito contar con una visión precisa de cada proyecto que está por finalizar.

Abordo esto mirando primero el plan de los próximos lanzamientos de producto y campañas y luego, defino las necesidades del personal a nivel de proyecto frente a las entregas individuales. Gestiono todo en una herramienta de gestión laboral donde tengo un portafolios con todos los proyectos en los que mi equipo trabaja por trimestre. En el caso de proyectos de menos contenido o de trabajos especiales, he establecido un proceso en la misma herramienta de gestión laboral para que las personas soliciten asistencia sobre los textos. Ahora, puedo gestionar fácilmente las solicitudes nuevas que ingresan y cuáles son las necesidades, los vencimientos y las prioridades.

Reunir el personal para los proyectos o asignar recursos es todo un arte y una ciencia. Trato de asegurarme de que la capacidad de trabajo disponible de una persona coincida con la demanda laboral del trabajo asignado. Además, tengo en cuenta que la asignación de proyectos se alinee con las habilidades individuales y los objetivos profesionales.

¿Cuáles son tus tres mejores consejos para elaborar y gestionar un plan de gestión de recursos?
  1. Sé proactivo en cuanto a localizar los proyectos están en curso. A la mayoría de los proyectos de mi equipo los iniciaron otros equipos, por lo que es importante estar en contacto con colegas de otros departamentos y poder obtener una visión integral de los próximos proyectos.
  2. Asegúrate de que cada miembro del equipo tenga al menos un proyecto grande (p. ej. una campaña de marketing) y complete su carga laboral con tareas diarias y semanales. Esto minimiza el cambio de contexto a la vez que proporciona un poco de variedad.
  3. Realiza consultas frecuentes con tu equipo para tener conocimiento de la disponibilidad laboral de cada persona y así realizar los ajustes necesarios sobre la marcha. Si surge algún imprevisto, mantén la comunicación abierta para asegurarte de que tus planes de recursos sigan en curso.

Ariel Ross, productora de marca integrada, Diseño

¿Cuál es el mayor desafío que enfrentas cuando se trata de la gestión de recursos y cómo lo solucionas?

El mayor desafío que enfrento en cuanto a la gestión de recursos es tener un panorama preciso del trabajo que realiza mi equipo, saber cuál es la disponibilidad laboral y cuál es el estado de los proyectos. Esta situación carga con diversos matices porque cada colaborador individual trabaja a su propio ritmo y con sus propias fortalezas. Lo que necesito es identificar quién es la mejor persona para cada proyecto.

Es fundamental mejorar constantemente la comunicación con los miembros del equipo. Me aseguro de que todos estén trabajando en sintonía mediante consultas regulares, reuniones de pie y charlas presenciales. Además, trato de obtener un panorama de alto nivel de las tareas de todos; de modo de poder abordar mejor las conversaciones. Al elaborar cronogramas para el proceso de producción del equipo, obtengo una visión clara de quién está a cargo y cuáles serán los próximos pasos.

¿Cuáles son tus tres mejores consejos para elaborar y gestionar un plan de gestión de recursos?
  1. Recibe comentarios de los participantes de diferentes departamentos sobre tu calendario inverso. Al hacer esto, puedes asegurarte de que tu equipo se encuentre alineado y pueda establecer expectativas y tiempos realistas desde un principio.
  2. Sigue el progreso en tu herramienta de gestión laboral (en particular, en tu cronograma). Observa qué trabajo se delegó a los miembros de tu equipo y usa el cronograma para ver si puedes brindar tu ayuda con respecto a algún obstáculo.
  3. Ve cómo tu equipo usa tu herramienta de gestión laboral. Algunos miembros del equipo podrían enfocarse en ver el panorama general, mientras que otros, en ver tareas individuales. Adapta tu estilo de trabajo a la forma en que tu equipo trabaja.

Eric Pelz, gerente de ingeniería, Producto

¿Cuál es el mayor desafío que enfrentas cuando se trata de la gestión de recursos y cómo lo solucionas?

Un desafío es que mi equipo trabaja en paralelo. Necesito preguntarme, “¿Cómo puedo maximizar el valor con mi equipo de ingeniería?” Tengo que centrarme en alcanzar un equilibrio en base a nuestros objetivos y el riesgo del trabajo.

Tengo reuniones de equipo y dedico tiempo a establecer colectivamente el trabajo de todos en una lista. La lista nos ayuda a ver lo que haremos en las próximas semanas y tener conocimiento sobre cómo se sienten los miembros del equipo en cuanto a su trabajo. Luego, tomamos lo aprendido y lo aplicamos en nuestra herramienta de gestión laboral. Es una prioridad para nosotros documentar con claridad todo en un solo lugar.

Se da seguimiento a todo en nuestra herramienta de gestión laboral, incluso las notificaciones sobre ausencias. Siempre podemos ver qué recursos se encuentran disponibles, lo cual me permite ser estratégico en cuanto a los tiempos. Evitamos comenzar un gran proyecto justo antes del fin de semana o cuando muchas personas están ausentes.

¿Cuáles son tus tres mejores consejos para elaborar y gestionar un plan de gestión de recursos?
  1. Si tienes un proyecto o tarea en riesgo, escríbelo de inmediato. Tener este tipo de notas te ayudará a protegerte y a evitar tener casos peores o riesgos.
  2. Sé flexible. No pienses en tu plan como una tarea única que simplemente puedes tachar de tu lista. Siempre aprende, replanifica y recalibra; optimiza tu plan de gestión de recursos sobre la marcha.
  3. Haz que el equipo piense de manera colaborativa. Debes alentar a que cada persona de tu equipo comparta sus opiniones, haga recomendaciones y comunique cuando su disponibilidad sea escasa. La gestión de recursos no es el trabajo de una sola persona, sino el esfuerzo de todo un grupo.

Reigan Combs, directora del marketing del ciclo de vida y de campañas globales, Marketing

¿Cuál es el mayor desafío que enfrentas cuando se trata de la gestión de recursos y cómo lo solucionas?

Un gran desafío que enfrento cuando se trata de la gestión de recursos es obtener un panorama claro de una solicitud y saber quién es la persona más adecuada en mi equipo para tomar el trabajo, teniendo en cuanta su disponibilidad actual. Por lo general me pregunto, “¿Quién tiene más conocimiento y experiencia para tomar esta solicitud en particular?”.

Le pido a mi equipo que defina sus cinco principales prioridades todos los meses, de modo que pueda evaluar su capacidad laboral. Se trata de identificar cuáles son los proyectos que tienen más sentido para cada persona. Por ejemplo, un proyecto que involucra una iniciativa ya existente iría mejor para un empleado nuevo. Mientras que un proyecto más complejo tendría más sentido para un empleado de larga trayectoria.

Recientemente creé un proyecto en mi herramienta de gestión laboral que me ofrece una vista de calendario editorial. Puedo ver todas las campañas por email en las que trabaja mi equipo y obtener una vista rápida de cuándo una campaña se llevará a cabo y quién será su responsable.

¿Cuáles son tus tres mejores consejos para elaborar y gestionar un plan de gestión de recursos?
  1. Simplifica tu proceso de trabajo. Puede ser abrumador cuando ingresan múltiples solicitudes. Intenta simplificar tu proceso con formularios digitales.
  2. Ten una reunión semanal con tu equipo. Entiende cómo se sienten los miembros de tu equipo con respecto a su capacidad laboral actual y adquiere un conocimiento claro de con cuánto trabajo se sienten cómodos.
  3. Gestiona las prioridades. Observa las cinco principales prioridades del mes de tu equipo para ver en qué tipo de trabajo se centra cada persona. Supervisa semanalmente las prioridades de tu equipo para ver si algo ha cambiado y vuelve a establecer las prioridades en caso de ser necesario.

¿Ya estás listo para crear tu plan de gestión de recursos?

Encontrar la herramienta adecuada para crear tu plan de gestión de recursos, en donde se puede guardar todo en un único lugar, es esencial para lograr el éxito. Utilizar una herramienta de gestión laboral te permitirá obtener un panorama general y realizar ajustes si fuera necesario. Además, te ayudará a estar al día con los recursos y evitar retrasos. Asegúrate de incluir cronogramas y asignar encargados para cada tarea, lo que ayudará a crear mayor transparencia y a minimizar el agotamiento de los empleados. Ten en cuenta que está bien poder ajustar tu plan a medida que las cosas vayan cambiando; tan solo asegúrate de tener una comunicación continua con tu equipo.

Una vez que tu plan de gestión de recursos esté en marcha y de que hayas asignado los recursos, siempre recuerda identificar y resaltar los resultados favorables que obtenga cada empleado. Celebrar el éxito de tu equipo ayuda a que todos tus empleados se involucren y sean productivos.

Para usar la misma herramienta que Jenny, Ariel, Reigan y Eric utilizan, echa un vistazo a Asana y haz que tu trabajo esté listo más rápido.