Cómo creamos un marco de madurez digital para escalar las capacidades y los resultados

El trabajo digital es un objetivo en movimiento. Las nuevas tecnologías surgen constantemente, las prioridades evolucionan y es tentador probar todo a la vez. Pero aprendí que perseguir todas las tendencias no te acerca a un objetivo, solo crea ruido.

En mi rol como directora de Asuntos Digitales en Asana, constantemente me pregunto cómo nos mantenemos a la vanguardia de los cambios tecnológicos que parecen acelerarse a diario. Para abordar esto, creé un marco de madurez digital que ha sido fundamental para evaluar dónde estamos y decidir qué merece nuestro tiempo y recursos. Es una forma de evaluar dónde estamos, identificar dónde podemos tener el mayor impacto y trazar un camino a seguir que todo el Equipo pueda entender y apoyar.

Por qué es importante un norte digital

En un entorno donde las tendencias digitales están en constante evolución, las nuevas tecnologías aparecen semanalmente y las tendencias cambian constantemente, es fácil que los equipos se congelen o persigan cada nueva herramienta sin un plan coherente. El primer enfoque conduce a la parálisis del análisis. El segundo puede resultar en esfuerzos fragmentados y trabajo duplicado. Tener una brújula digital resuelve ambos problemas al brindarte una perspectiva para evaluar las oportunidades en función de tus objetivos a largo plazo, mientras mantienes la flexibilidad suficiente para incorporar innovaciones valiosas.

No resuelve todos los desafíos, pero sí responde a una pregunta crítica: “¿Dónde debemos centrar nuestro tiempo y recursos en este momento?”

Presentamos el marco de madurez digital

Para nosotros, esa estrella polar se presentó en forma de un marco de madurez digital, que es una forma de evaluar dónde estamos, identificar las brechas que importan y establecer objetivos realistas para mejorar. 

El marco nos ayuda a:

• Probar nuevos enfoques con métricas de éxito claras

• Aprender rápidamente de las victorias y los fracasos

• Asignar recursos para escalar lo que funciona

• Desarrollar las habilidades que nuestro Equipo necesita para futuros niveles de madurez

• Crear rutas de aprendizaje claras y alineadas con nuestros objetivos

A continuación, te mostramos cómo ponemos en práctica este marco:

Paso 1: evaluar dónde te encuentras

Comenzamos por evaluar honestamente nuestras capacidades actuales, identificar brechas específicas y establecer objetivos de mejora realistas. Para concretar esto, definimos cinco niveles de madurez:

• Principiante

• Explorador

• Jugador

• Transformador 

• Disruptor 

Estos niveles de madurez nos ayudan a identificar dónde estamos hoy, resaltar las brechas que importan y establecer un objetivo realista de dónde queremos estar, en función de nuestros objetivos centrales, las prioridades y el estado futuro en el que estamos trabajando.

Paso 2: alinear las capacidades clave

Estructuramos el marco en torno a seis dimensiones centrales: áreas que son importantes para que nuestro equipo digital evolucione. No se trata solo de lo que necesita el negocio, sino también de cómo ayudamos a las personas a desarrollar nuevas habilidades y crecer en sus roles. Los mejores resultados ocurren cuando se equilibran ambos: avanzar en la experiencia del equipo mientras se centran en las prioridades que hacen avanzar el negocio.

Las seis dimensiones en las que nos centramos son:

• Habilidades digitales avanzadas: pasar de la capacitación ad hoc a un programa estructurado de mejora de habilidades con rutas de certificación para competencias digitales críticas.

• Personalización: pasar de experiencias únicas para todos a una personalización basada en datos con pautas de gobernanza claras.

• Experimentación: pasar de una cultura de decisiones basadas en la intuición a una de pruebas basadas en hipótesis.

• Automatización impulsada por IA: avanzar de los flujos de trabajo manuales a los procesos inteligentes que liberan a nuestros equipos para que se centren en el trabajo de alto valor.

• Análisis de datos e informes: pasar de informes desconectados a análisis de datos unificados que impulsen la toma de decisiones estratégicas.

• Rendimiento de la plataforma: pasar de sistemas rígidos a arquitecturas flexibles que permitan una innovación rápida.

Paso 3: Reunir las capacidades y las evaluaciones

Una vez que evaluamos dónde nos encontramos e identificamos las capacidades clave que queríamos desarrollar, las reunimos. Esto significaba identificar dónde se ubicaba nuestro equipo en cada nivel de madurezre, comprender los hitos que definen esos niveles y determinar a dónde queríamos ir a continuación.

Por ejemplo, un “Principiante digital” en automatización impulsada por IA podría tener menos del diez por ciento de los procesos automatizados, mientras que un “Disruptor digital” tendría más del setenta y cinco por ciento automatizado. Al definir hitos y métricas concretas para cada capacidad, es más fácil evaluar dónde se encuentra el equipo hoy en día, qué significa pasar de “Principiante” a “Experto” o “Innovador” y dónde invertir a continuación.

Para nosotros, esto puso de manifiesto prioridades prácticas. Nos dimos cuenta de que somos un “Explorador digital” en personalización, que se basa principalmente en la segmentación básica basada en segmentos amplios, pero necesitamos evolucionar a un nivel de “Jugador digital” con perfiles de clientes unificados y personalización entre canales. Al hacer visibles estas brechas, le dimos al Equipo un camino claro para cerrarlas.

Involucrar a las personas en el proceso

Para que un esfuerzo de madurez digital funcione, no puede ser solo una directiva de arriba hacia abajo. Al principio del proceso, incorporé al equipo a la conversación, primero para revisar un borrador del marco y luego para ayudar a refinarlo. El resultado es una hoja de ruta que refleja tanto su experiencia como sus prioridades.

Ese enfoque colaborativo marcó una gran diferencia. Significa que el equipo no solo entiende hacia dónde vamos, sino que tiene un papel en darle forma. También proporciona una perspectiva común para la priorización, lo que hace más claro cómo los esfuerzos diarios encajan en el panorama general.

Igual de importante es que le da al equipo una forma concreta de medir su propio crecimiento. No se trata de decir “ve a aprender IA” o “mejora en la experimentación”. Se trata de hacer que el desarrollo de habilidades sea específico, práctico y fácil de seguir. Al vincular la competencia con métricas y hitos claros, ayudamos a las personas a comprender cómo evolucionan sus capacidades y cómo esa evolución encaja en su función, su carrera y el futuro que estamos construyendo juntos.

Hacerlo práctico y hacerlo nuestro

Los mejores marcos no se encuentran en una presentación. Viven donde se lleva a cabo el trabajo todos los días. En Asana, eso significa hacer que el marco de madurez digital sea procesable dentro de Asana. Al aprovechar las funciones de Asana para crear un sistema conectado que visualiza nuestro recorrido de transformación, facilitamos que cada miembro del equipo comprenda dónde nos encontramos, hacia dónde nos dirigimos y cómo su trabajo diario nos acerca a nuestros objetivos a largo plazo.

Las funciones clave que aprovechamos incluyen:

• Objetivos: hemos definido objetivos claros para cada dimensión de madurez, con objetivos medibles y fechas de entrega.

• Proyectos: cada objetivo está respaldado por proyectos y tareas específicos que dividen los objetivos en los pasos concretos necesarios para lograrlos, lo que facilita que cada miembro del equipo comprenda cómo su trabajo diario se conecta con el crecimiento a largo plazo.

• Actualizaciones del estado del proyecto: revisamos y actualizamos el estado mensualmente, lo que proporciona un control regular del progreso. Estas actualizaciones de estado ayudan al equipo a mantenerse alineado, a destacar los logros y a detectar rápidamente las áreas que requieren atención, lo que facilita el ajuste de las prioridades antes de que se produzcan contratiempos.

• Campos personalizados: damos seguimiento a los niveles de madurez, el impacto en el negocio y los requisitos de recursos mediante campos personalizados que permiten generar informes y aplicar filtros de manera eficiente.

• Paneles de informes: nuestro equipo de liderazgo utiliza paneles para supervisar el progreso en todas las iniciativas, identificar obstáculos y tomar decisiones informadas sobre la asignación de recursos. Podemos dar seguimiento a las áreas en las que estamos haciendo los mayores avances, como la implementación de asistentes impulsados por IA o la alinearnos con las métricas de personalización, y detectar dónde estamos estancados.

Lo que me encanta de este enfoque es cómo conecta la visión estratégica con la ejecución diaria. Los miembros de nuestro equipo pueden ver cómo sus tareas individuales contribuyen directamente a nuestro avance hacia la madurez. El progreso se vuelve visible y se celebra, mientras que los posibles problemas se pueden identificar y abordar antes de que descarrilen nuestro impulso.

Cómo se ve el éxito

Hoy en día, este enfoque ya está dando resultados:

• Estamos listos para progresar de “Explorador digital” a “Jugador digital” en dimensiones clave y, en algunas áreas, estamos apuntando al estado de “Transformador digital” dentro de este año fiscal.

• El equipo ha adoptado certificaciones de IA basadas en roles, con el 100 % del equipo certificado como especialista en flujos de trabajo, fundamentos de AI Studio e insignia de habilidades de IA.

• Implementamos cinco asistentes impulsados por IA y aumentamos nuestro objetivo a 15 a medida que generamos impulso.

• El equipo tiene una comprensión más clara de dónde enfocar sus esfuerzos, cómo equilibrar las prioridades diarias con el desarrollo de habilidades a largo plazo y dónde encajan sus contribuciones en el panorama general.

Lecciones para otros líderes digitales

Si estás creando una hoja de ruta de madurez digital para tu Equipo, hay algunas lecciones que se destacan:

• Involucra a las personas desde el principio: crea el marco en conjunto para que refleje tanto tu estrategia como la experiencia vivida por tu equipo.

• Haz que sea práctico: coloca tu marco donde ya se realiza el trabajo, en las herramientas y plataformas que tu equipo usa todos los días.

• Da seguimiento y mide el progreso abiertamente: haz que el progreso sea visible, para que el equipo pueda reunirse en torno a las victorias y detectar las áreas en las que se necesita más enfoque.

• Mantén la flexibilidad: los objetivos evolucionan a medida que aprendes más sobre lo que es posible. El objetivo es el progreso, no la perfección.

Construir juntos el futuro digital

La transformación digital no se trata solo de tecnología. Se trata de alinear a las personas, los procesos y las herramientas con una visión compartida. En Asana, nuestro marco de madurez digital se ha convertido en algo más que una hoja de ruta. Es una forma para que el Equipo entienda dónde estamos, hacia dónde nos dirigimos y cómo cada persona puede ayudarnos a llegar allí.

Al hacer que el marco sea procesable en Asana, hemos convertido una iniciativa grande y abstracta en una práctica colaborativa y concreta. Y eso, más que cualquier herramienta o tendencia individual, es lo que nos permite mantenernos enfocados y a la vanguardia.