Cómo Ideal Security usa a los compañeros de equipo de IA para liberar a su equipo de logística del trabajo manual

Tres veces a la semana, una hoja de cálculo llega a la bandeja de entrada de Svitlana Zapolska, gerente de Compras y Logística de Ideal Security. Contiene el estado más reciente de cada envío marítimo que el proveedor de herrajes especializados para puertas tiene en tránsito desde los proveedores.

Estar al tanto de estas actualizaciones es fundamental porque la información precisa ayuda a Ideal Security a mantener el inventario en movimiento y la logística funcionando sin problemas. Pero hasta hace poco, actualizar esos envíos implicaba mucho trabajo tedioso para Svitlana. Tenía que abrir manualmente cada archivo de carga, cotejar los identificadores de los envíos y actualizar una larga lista de campos en Asana, línea por línea.

Ahora, un compañero de equipo de IA de Asana lo hace por ella.

Cuando la mayoría de las personas piensa en la IA en este momento, piensa en automatizar el trabajo. Existe esta otra corriente de trabajo aumentado que me resulta más emocionante.”

El costo organizativo de dar seguimiento manualmente a 20 envíos 

En cualquier momento, Ideal Security tiene entre 15 y 20 envíos abiertos en movimiento entre proveedores en Asia y dos almacenes en Norteamérica. Tres veces a la semana, el agente de carga de la empresa envía una hoja de cálculo de seguimiento actualizada con más de 30 columnas de información para cada envío activo. Eso se acumula rápidamente, con hasta 1200 columnas de datos que llegan cada semana.

Svitlana era responsable de leer cada archivo, hacer coincidir los registros por número de conocimiento de embarque (HBL) y actualizar las tareas correspondientes de Asana con la información de estado actual. Era un trabajo repetitivo, pero importante: mantener la información de los envíos precisa y actualizada era fundamental para garantizar que las operaciones se desarrollaran sin problemas y que las personas adecuadas estuvieran informadas.

Debido a que cada campo adicional implicaba más esfuerzo manual, el Equipo solo hacía un seguimiento de la información necesaria para mantener los flujos de trabajo posteriores en funcionamiento. Todo lo demás se dejó de lado, porque nadie tenía tiempo de mantenerlo actualizado.

“Era un trabajo repetitivo que impedía que [Svitlana] hiciera otras cosas”, dice Liohn Sherer, presidente de Ideal Security. “Era mucho tiempo que en realidad no era valioso, pero era necesario hacerlo”.

Cómo el compañero de IA da seguimiento a los envíos marítimos 

Para eliminar el trabajo manual, Sherer creó un compañero de IA de Asana y lo puso a trabajar junto a Svitlana. Ahora, cuando llega el archivo de flete, el compañero de IA interviene y utiliza las instrucciones almacenadas en su memoria para procesar cada envío automáticamente.

Paso 1: El archivo de flete llega a Asana

El archivo de flete llega por correo electrónico y se reenvía a un proyecto de Asana específico creado para este flujo de trabajo.

Paso 2: Una regla asigna el trabajo al compañero de IA automáticamente 

Tan pronto como se crea la tarea, una regla de Asana se la asigna al compañero de IA, agrega a Svitlana como colaboradora y elimina a Sherer, que es el responsable de la automatización del reenvío, pero no necesita seguir cada actualización del envío.

Paso 3: El compañero de IA vincula cada envío

El compañero de IA lee la hoja de cálculo, identifica cada envío y lo vincula con la tarea correcta de Asana. Primero busca coincidencias exactas usando los números de HBL, pero si no están disponibles, puede relacionar los envíos con seguridad usando los números de orden de compra, los números de envío y otra información contextual. Debido a que el compañero de IA tiene instrucciones almacenadas en su memoria, sabe qué información actualizar, incluso cuando los envíos se combinan, dividen o transfieren.

Paso 4: El compañero de IA actualiza los campos personalizados de cada envío

Una vez que se vincula un envío, el compañero de IA actualiza los campos de seguimiento clave en Asana, incluido el estado del envío, el conocimiento de embarque, el número de contenedor y las fechas estimadas de salida y llegada. Mantener esos campos actualizados activa automáticamente los flujos de trabajo posteriores que notifican a las personas adecuadas en el momento correcto.

Paso 5: El compañero de IA marca los valores atípicos y hace preguntas en los comentarios 

La mayoría de los envíos se procesan de forma automática. Si el compañero de equipo de IA no puede identificar un envío con suficiente confianza, incluye a un experto humano. El compañero de equipo crea una subtarea, etiqueta al miembro del equipo correcto y comparte la información que no pudo resolver. Una vez que alguien responde en los comentarios de la tarea, el compañero de IA continúa donde lo dejó.

Del seguimiento mínimo viable al control total sobre la visibilidad

Cuando el trabajo se realizaba de forma manual, Ideal Security solo daba seguimiento a la información necesaria para que el trabajo avanzara. Ahora, el Equipo da seguimiento a lo que Sherer llama los “elementos deseables”: datos adicionales del envío que brindan al Equipo una mejor visibilidad, sin generar más trabajo.

El compañero de IA también aporta una consistencia que es difícil de lograr con el trabajo manual.

“En muchos aspectos, es más confiable y más efectivo que un ser humano”, dice Sherer, “porque no se cansa y tiene una memoria perfecta”.

También existe una ventaja en cuanto a la flexibilidad. Si bien los enfoques tradicionales para automatizar las tareas repetitivas  a menudo fallan cuando cambian las hojas de cálculo, el compañero de equipo de IA puede adaptarse sin que sea necesario reconstruir el proceso.

Logística que funciona sin trabajo manual

El archivo de flete sigue llegando tres veces a la semana, pero ahora todo lo que Svitlana tiene que hacer es crear el registro inicial del envío en Asana. A partir de ahí, el compañero de equipo de IA se hace cargo, emparejando automáticamente los envíos y manteniendo la información actualizada. En lugar de actualizar manualmente cada campo personalizado, Svitlana puede centrarse en el trabajo que requiere su experiencia y criterio, mientras el compañero de IA se encarga del trabajo administrativo repetitivo en segundo plano.

Cuando les muestras a las personas lo que es posible con un compañero de IA, sus ojos se iluminan. Y después pueden empezar a implementarlos ellos mismos. Y así, todos estos puntos de fricción operativa ahora pueden comenzar a abordarse y resolverse.”