La Young Survival Coalition crea contenido, una comunidad y conexión para luchar contra el cáncer de mama con Asana

Young Survival Coalition
  • Logo YSC
  • Sede central
    • Nueva York, NY
  • Tamaño de la organización
    • 24 empleados
  • Comunidad
    • Brinda apoyo a una comunidad de más de 15 000 adultos jóvenes afectados por el cáncer de mama

Retorno sobre la inversión de Asana

  • Redujeron un 80% el tiempo de planificación de su evento cumbre.
  • El lanzamiento a tiempo del evento “Tour de Pink” mejoró un 50%.
  • El tráfico del blog aumentó un 190% y las recomendaciones en redes sociales, un 175%.

Cuando los adultos jóvenes oyen decir, “tienes cáncer de mama”, por lo general se vuelcan a internet y a las redes sociales para buscar recursos, apoyo y entender la noticia que acaban de recibir. En sus búsquedas, muchos descubren la Young Survival Coalition (YSC), que fortalece a la comunidad y mejora la calidad de vida de los jóvenes adultos afectados por el cáncer de mama. Fundada en 1998 por tres mujeres de menos de 35 años cuando las diagnosticaron con la enfermedad, hoy en día es la organización de referencia para los adultos jóvenes que se enfrentan al cáncer de mama.

A la delantera de la intervención de YSC con los ciudadanos, se encuentra el equipo de Comunicaciones y Marketing. Ellos supervisan la promoción y la entrega de todo el contenido, los eventos, los emails y lo que se publica en redes sociales y en el sitio web de la organización. Tal como lo explica Mary Atwater, gerenta de Medios Digitales en YSC, los ciudadanos buscan recursos útiles; de modo que la prioridad número uno de su equipo es asegurarse de que el sitio web y el blog estén actualizados con la información más relevante y oportuna.

“Al gestionar nuestro contenido y los calendarios de las redes sociales en Asana, hemos logrado un incremento del 190% en las vistas del blog y notamos un aumento del 175% en las recomendaciones en redes sociales.”

El equipo tenía que esforzarse mucho para poder mantener el ritmo de trabajo, ya que recibían un gran volumen de solicitudes, los departamentos eran incapaces de dar seguimiento al progreso de los proyectos y el equipo debía ocuparse de pequeños trabajos con vencimientos y prioridades en simultáneo. Entonces, contrataron a Steph Poland como funcionaria adjunta de Operaciones, para Marketing, en 2018, para que ayudara con la planificación, la coordinación y la gestión laboral.

Con Steph en funciones y un nuevo director adjunto, el equipo de MarCom evaluó cada proceso del flujo de trabajo de su departamento. Hallaron se recibía una gran cantidad de solicitudes de trabajo provenientes de diferentes departamentos. Esto dificultaba la colaboración del equipo, que enviaran las actualizaciones de estado de los proyectos a los distintos departamentos o que cumplieran con los vencimientos necesarios para finalizar sus trabajos con calidad. Juntos, necesitaban hallar una solución que brindara transparencia a los procesos, que disminuyera el estrés de todo el equipo y que los empoderara para hacer el mejor trabajo de sus carreras.

El proceso de selección

Uno de los primeros pasos que tomaron fue el de identificar las necesidades principales del equipo. Con tantos proyectos diferentes activos a la vez, el equipo buscaba contar con lo siguiente:

  • La capacidad de centralizar la solicitudes entrantes para que no se pasaran por alto.
  • Una forma de ver todo en lo que trabajara el equipo desde un mismo lugar para poder definir mejor las prioridades.
  • Una herramienta para la planificación de proyectos de principio a fin, para que las responsabilidades y los vencimientos quedaran claros y no se pasara por alto ningún paso crítico.

Muchos departamentos ya usaban Asana y estaban familiarizados con la herramienta, pero no tenían sus proyectos de Asana integrados entre sí. Steph lo analizó en profundidad. Asistió a un evento de Asana Together en el que se enteró del descuento de Asana para organizaciones sin fines de lucro. Con la seguridad de que las funciones de Asana cubrían las necesidades del equipo y con el beneficio adicional del descuento, los líderes de YSC se convencieron de que Asna podría ayudar a que la organización centralizara el trabajo, aumentara la transparencia y que además, permitiría que todos los equipos se centraran en lo más significativo de su trabajo: ayudar a los ciudadanos.

Como en MarCom ya se usaba Asana, Steph se centró en ayudar a los demás departamentos a entender cómo usarlo e incorporar sus procesos en la herramienta. Comenzó por dirigir capacitaciones introductorias sobre Asana para los líderes y para cada departamento a fin de que lograran entender cómo usar las funciones clave y cómo estructurar su trabajo. Después, Steph configuró los proyectos y flujos de trabajo de todo en Asana. Desde las solicitudes hasta la planificación de los programas especiales. Para que finalmente, pudieran cumplir fácilmente con sus trabajos y familiarizarse con la herramienta.

Crear conexiones valiosas con los ciudadanos mediante un trabajo más efectivo

Ahora, el equipo de MarCom, junto con todos los integrantes de YSC, usan Asana para gestionar todo su trabajo, desde la planificación de los lanzamientos web para la Cumbre y el Tour de Pink hasta la gestión de los contenidos y los programas para marketing de marca. Al dar seguimiento al trabajo en Asana, pueden centrarse en producir más recursos de calidad para los adultos jóvenes afectados por el cáncer de mama, en vez de tener que ocuparse solamente de sacar trabajos rápido. Y como han simplificado los procesos, ahora tienen el tiempo suficiente para producir incluso más contenido. A continuación te mostramos tres formas en las que Asana ha ayudado a que el equipo sea más eficiente y tenga un mejor vínculo con los ciudadanos:

Calendario de producción de YSC

Ahorro de tiempo y promoción de los registros para la Cumbre

YSC reinventó con Asana la forma en que planificaba su mayor oferta programática, la Cumbre de YSC. En vez de depender de múltiples hojas de cálculo y cantidades de trabajo manual, esta vez, usaron las plantillas para proyectos. De este modo, se redujo el tiempo de planificación del lanzamiento web y de promoción; pasó de ocupar entre 30 y 40 horas a 10 o 15 horas. También han mejorado su proceso de revisión. Ahora usan dependencias y subtareas para garantizar que nada se pase por alto. Con estas mejoras en la eficiencia, su equipo ha tenido más tiempo para centrarse en generar el ruido necesario para difundir el evento de la Cumbre YSC 2020 y han podido duplicar la cantidad de registros en Save My Spot.

“Con Asana, redujimos un 80% el tiempo que demanda la planificación del lanzamiento de una cumbre.”

Aumento de la precisión y la confiabilidad para lanzar el Tour de Pink a tiempo

Probablemente su proyecto más complejo: el Tour de Pink de YSC es una carrera ciclística de beneficencia que se realiza en varios días. El éxito del Tour de Pink depende de varios departamentos, contingencias e integraciones que funcionan desde el momento en que se registran los participantes e incluyen la gestión del equipo, las guías de capacitación y una aplicación. Al usar Asana para planificar el evento y hacer que todos se ocupen de sus responsabilidades y vencimientos, el equipo logró reducir la cantidad de revisiones que enviaba a su contratista web. Como resultado, mejoraron el lanzamiento a tiempo en un 50%.

Entrega de más contenido de calidad y conexión con más ciudadanos

Gracias a la mejora en los cronogramas de los proyectos para la Cumbre de YSC y el Tour de Pink, todo el equipo dispuso de más tiempo para centrarse en crear contenido de calidad para el blog. Desde que empezaron a trabajar con Asana, han aumentado un 50% la producción de contenido para el blog y un 45% la de contenido para las redes sociales. Como resultado, las vistas al blog aumentaron un 190% en cantidad de lectores y las recomendaciones en redes sociales tuvieron un incremento del 175%.

Calendario de contenido de YSC

El equipo de YSC MarCom ha podido mejorar considerablemente la forma en que se presenta ante la comunidad gracias a la transparencia que incorporaron y a que ahora tienen más tiempo para centrarse en los ciudadanos. Al gestionar todo el trabajo en Asana, se pueden centrar en brindar el apoyo y los recursos que realmente necesitan quienes padecen cáncer de mama, ya que enfrentan una de las experiencias más difíciles de la vida.

Lee más historias de éxito de Asana

Descubre Asana

Asana es la manera más fácil para los equipos de dar seguimiento a sus proyectos y tareas, para poder obtener buenos resultados.

Campaña de Marketing

Campaña de Marketing

Lanzamiento de productos

Lanzamiento de productos

Objetivos de la Empresa

Objetivos de la Empresa

Misión a la Luna

Misión a la Luna

Organizar el trabajo

Define tareas y logros para brindarle claridad a tu equipo con respecto a lo que se debe hacer.

Organizar el trabajo

Ayuda a tu equipo a cumplir sus plazos

Hazle saber a cada miembro del equipo exactamente cuáles son sus obligaciones asignando responsables y fechas de entrega

Ayuda a tu equipo a cumplir sus plazos

Cumple tu fecha límite

Organiza tu plan de campaña para visualizar cómo encaja cada pieza, detectar posibles problemas y mantener el trabajo al día.

Cumple tu fecha límite

Ten conversaciones que deriven en acciones

Haz preguntas o brinda actualizaciones del trabajo que se está realizando para que las conversaciones se transformen en acciones.

Ten conversaciones que deriven en acciones

Adjunta archivos a tu trabajo

Agrupa documentos compartidos, archivos de diseño y plantillas de presupuesto para que tu equipo no pierda tiempo buscando información.

Adjunta archivos a tu trabajo

Mira el trabajo de un vistazo

Consulta tu trabajo en un calendario para controlar plazos y enfocarte en fechas importantes

Mira el trabajo de un vistazo

Haz seguimiento de tu progreso

Mantente al tanto del progreso del proyecto e identifica rápidamente los problemas.

Haz seguimiento de tu progreso

Trabaja sobre la marcha

No importa si estás en una reunión con un proveedor, una conferencia o fuera de la oficina, mantente siempre conectado con Asana para móviles.

Trabaja sobre la marcha

Dirige programas exitosos siempre

Asana ayuda a los equipos de marketing a planificar, gestionar, dar seguimiento y lanzar iniciativas que capten la atención de su audiencia.

Dirige programas exitosos siempre

Organiza visualmente cada paso

Planea cada etapa importante, desde el desarrollo hasta el lanzamiento, para que todos tengan claridad sobre los pasos a seguir.

Organiza visualmente cada paso

Conoce quién está a cargo

Asigna claramente a los responsables y fechas de entrega de cada parte del lanzamiento para que puedas realizarlo a tiempo.

Conoce quién está a cargo

Realiza el lanzamiento a tiempo

Mira cómo encajan las piezas de tu plan para poder hacer ajustes y mantener el trabajo al día.

Realiza el lanzamiento a tiempo

Mantén a todos actualizados

Conecta las actualizaciones y conversaciones importantes a tu trabajo para asegurarte de que no queden enterradas en las cadenas de email.

Mantén a todos actualizados

Almacena el trabajo en un lugar

Adjunta archivos a tu proyecto para que todos sepan dónde encontrar la información correcta.

Almacena el trabajo en un lugar

Haz seguimiento a fechas y logros

Mantente informado sobre fechas importantes al ver los planes de lanzamiento en un calendario.

Haz seguimiento a fechas y logros

Infórmate sobre lo que va bien encaminado y lo que no

Ve el progreso del proyecto para asegurarte de que estés a tiempo para cumplir tus plazos y objetivos.

Infórmate sobre lo que va bien encaminado y lo que no

Mantente conectado estés donde estés

Mantente actualizado sobre el progreso de tu lanzamiento desde cualquier lugar con Asana para móviles.

Mantente conectado estés donde estés

¡En sus marcas, listos, a lanzar!

Asana ayuda a los equipos de productos a cumplir sus plazos para que puedan lanzar excelentes productos.

¡En sus marcas, listos, a lanzar!

Establece las prioridades

Crea tareas para cada objetivo y así todos puedan ver las metas generales de la empresa.

Establece las prioridades

Elige a la persona correcta

Asigna cada objetivo a la persona apropiada para que todos sepan quién es el responsable y a quién hacerle preguntas.

Elige a la persona correcta

Crea un plan para cumplir tus metas

Mira cómo cada paso contribuye para lograr tus metas, para confiar en que cumplirás tus objetivos.

Crea un plan para cumplir tus metas

Compartir información y brindar actualizaciones

Mantén a las personas interesadas al día sobre las últimas informaciones y estado del progreso con actualizaciones y comentarios asociados a tus objetivos.

Compartir información y brindar actualizaciones

Adjunta archivos importantes

Integra a Asana con tus herramientas para compartir archivos con el fin de mantener todos los documentos importantes en un solo lugar.

Adjunta archivos importantes

Mantente informado sobre fechas importantes

Revisa los plazos y logros de tu iniciativa en un calendario para asegurarte de que estés a tiempo.

Mantente informado sobre fechas importantes

Haz seguimiento al progreso de la empresa

Ve qué objetivos van bien encaminados y cuáles necesitan tu atención para que puedas cumplir tus metas.

Haz seguimiento al progreso de la empresa

Mantente informado

Con Asana para teléfonos móviles, recibe actualizaciones y opina sobre decisiones importantes desde cualquier lugar.

Mantente informado

Cumple tus metas

Asana le permite a tu equipo ver los objetivos de tu organización para que todos se mantengan enfocados en las cosas más importantes.

Cumple tus metas

Prepárate para la misión

Organiza visualmente cada paso de tu misión para que no te pierdas ningún paso mientras intentas llegar a lo más alto.

Prepárate para la misión

Conoce quién está a cargo

Asigna claramente a los responsables de cada tarea para que tu piloto, comandante e ingeniero de vuelo sepan qué tienen que hacer.

Conoce quién está a cargo

Organiza visualmente cada paso

Crea un plan de lanzamiento para poder graficar tu trabajo de principio a fin, compartirlo con tu equipo y modificarlo cuando cambien las condiciones.

Organiza visualmente cada paso

Asegúrate de que todo esté funcionando correctamente

Haz preguntas importantes, ten conversaciones y da actualizaciones de estado con el fin de preparar a tu tripulación para el día de lanzamiento.

Asegúrate de que todo esté funcionando correctamente

Reúne todo tu contenido

Conecta Asana con las otras herramientas que necesitas en tu misión para que tengas toda la información en un mismo lugar.

Reúne todo tu contenido

Mantén tus ojos en el objetivo

Ve cada logro en un calendario para que puedas dar seguimiento a fechas importantes previas al despegue.

Mantén tus ojos en el objetivo

Haz seguimiento de tu progreso

Infórmate sobre qué cosas van por buen camino y cuáles no para que puedas asegurarte de estar listo para el día del lanzamiento.

Haz seguimiento de tu progreso

Trabaja desde cualquier lugar

Mantente informado sin importar si estás en la oficina o en la luna. Solo asegúrate de que tengas conexión a Internet.

Trabaja desde cualquier lugar

3, 2, 1&hellip ¡despegue!

Con Asana, tu tripulación puede planear ir a la luna y llegar a ella. Solo se necesita dar un pequeño paso…

3, 2, 1&hellip ¡despegue!