Xero conecta a su equipo global con Asana

Puede ser una experiencia transformadora cuando el propietario de una pequeña empresa logra que sus sistemas financieros funcionen sin problemas. Xero es una plataforma de software de contabilidad basada en la nube que permite hacer exactamente eso. Ayuda a las pequeñas y medianas empresas a ir más allá de las limitaciones de la computadora y acceder a la nube con sistemas integrados y visibilidad clara sobre el flujo de caja de sus finanzas. Más de 3 millones de suscriptores en todo el mundo han optimizado sus finanzas con Xero.

La marca Xero, que fue fundada en Nueva Zelanda en 2006 y ahora es una empresa pública, es muy conocida en Asia, Europa y Medio Oriente, y busca expandir su presencia en toda América. Tony Ward, presidente de la región, es quien lidera esta expansión y su objetivo es optimizar la eficiencia operativa a medida que la empresa sigue creciendo. Antes de que Xero adoptara Asana, resultaba muy difícil para los equipos globales, con más de 4000 empleados distribuidos en todos los continentes, mantenerse conectados. La alineación estaba lejos de ser óptima y había una visibilidad limitada del trabajo que se realizaba en los diferentes países y equipos:

• Las diferentes zonas horarias suponían un gran desafío en la comunicación, lo que provocaba retrasos en los proyectos.

• Los empleados no podían ver cómo sus esfuerzos contribuían a los OKR de la empresa. Los objetivos generales de la organización eran olvidados, ya que se daba seguimiento a los mismos en hojas de cálculo estáticas que solían quedar relegadas.

• Los diferentes departamentos tenían la información dispersa en diferentes herramientas, lo que creaba trabajos aislados.

• Los empleados debían pasar mucho tiempo en reuniones de estado para mantenerse informados.

Xero necesitaba trabajar de manera más efectiva para que los empleados pudieran colaborar de forma asíncrona. Necesitaban una única fuente de referencias que vinculara todo el trabajo de la empresa con los OKR ambiciosos. Solo sería posible alcanzar estos objetivos si el equipo trabajaba de forma conjunta.

Todos quieren hacer su trabajo de la mejor manera. Quieren saber qué deben hacer y por qué es importante.”

Seguridad y funcionalidad de nivel empresarial para todos los equipos

Xero necesitaba una plataforma que pudiera centralizar las comunicaciones y que se adaptara a todos los equipos y estilos de trabajo. También debía ser fácil de usar de modo que todos los empleados la adoptaran como herramienta esencial en su jornada laboral. El equipo directivo quería obtener visibilidad global del estado de los proyectos, mientras que los equipos de trabajo necesitaban una forma eficaz de dar seguimiento a cada pequeño detalle de la ejecución táctica de un proyecto.

La seguridad era otro requisito clave para la empresa. Tony Ward explica que la confianza es un elemento fundamental de la identidad y la visión de Xero: “Tenemos los datos financieros de pequeñas empresas, sus tesoros reales. La seguridad es prioridad para nosotros, por lo que cualquier software que usemos debe cumplir con estándares muy altos”.

Cuando Asana pasó la prueba, el equipo de Éxito del Cliente organizó talleres de capacitación para los empleados de Xero, y el equipo directivo alentó la adopción de la herramienta mediante el uso de la función Portafolios en las reuniones para revisar el estado de las iniciativas. Esto les permitió detectar fácilmente todo lo que estuviera en riesgo o con retraso. Los gerentes pasan sus días cambiando constantemente de contexto, por lo que tener un resumen de todos los proyectos a la vez les resultaba muy útil para poder ponerse al día y tomar decisiones rápidamente.

Los equipos incorporaron el hábito de usar Asana creando agendas de reuniones en la plataforma y asignando acciones pendientes como tareas durante sus reuniones. También establecieron reglas básicas de colaboración, como asegurarse de que todos hicieran preguntas sobre un proyecto determinado en los comentarios de la tarea relevante de Asana. Rob Goodwin, director ejecutivo de Operaciones de Clientes de Xero, nos explicó: “Hacemos todas las preguntas en Asana para que nuestros registros, flujos de trabajo y artefactos estén todos centralizados en un mismo lugar. De esta manera, no nos confundimos con ninguna información que pueda estar guardada en los emails, en diapositivas, etc”.

Mayor claridad global y regional al gestionar los proyectos y OKR en Asana

Xero usa Asana en toda la empresa para gestionar tanto la ejecución de proyectos como la definición de objetivos de alto nivel. “Como empresa global y grande que somos, es un desafío involucrar a todos en la estrategia empresarial y ayudarlos a visualizar cómo su trabajo contribuye al panorama general”, afirma Tony. “Usamos Asana para poder resolver ese problema”.

El seguimiento de los OKR en Asana ha permitido alinear al equipo directivo y poder priorizar proyectos, dar seguimiento al progreso y, en definitiva, responder con mayor rapidez para hacer crecer el negocio. Tony señala que eliminar las barreras de comunicación fue lo que lo hizo posible: “Los OKR son, por naturaleza, muy engorrosos y ningún equipo puede resolverlos por sí mismo. Usamos Asana para brindar a los equipos interdisciplinarios la visibilidad, la claridad y la responsabilidad que necesitan para alcanzar sus objetivos”.

Cada programa o iniciativa que ejecuta Xero se gestiona como un proyecto en Asana, y estos proyectos se agrupan a su vez en diferentes portafolios. Por ejemplo, el equipo de Operaciones de Clientes que dirige Rob cuenta con un portafolio para proyectos en el Reino Unido y otro para los planes operativos centrales de la organización del lanzamiento al mercado global. Este portafolio contiene las 14 iniciativas que ayudarán al equipo global a avanzar en su visión de dos a tres años para la empresa. Al hacer clic en este portafolio en Asana, Rob puede visualizar el estado actualizado de cada proyecto, quiénes son los responsables, la fecha de entrega prevista para el próximo hito y mucho más.

Rob nos cuenta: “Nuestra estrategia comprende las prioridades centrales y regionales, y es la suma de esas partes lo que nos lleva a lograr nuestra estrategia general. Con una herramienta como Asana, puedo ver cómo se desarrolla el área del Reino Unido, de Australia, etc. También puedo ver dónde necesito invertir más recursos, esfuerzo y tiempo”. Los equipos actualizan sus proyectos de Asana semanalmente y Rob recibe un email automático con todas las actualizaciones de estado de los proyectos en sus portafolios. Cada dos semanas, los equipos revisan sus portafolios de Asana para tener un mayor control.

Cuando un equipo se embarca en una iniciativa nueva, duplican una plantilla de Asana y agregan todos los archivos relevantes al nuevo proyecto de Asana para que todo esté centralizado en un solo lugar. Si un proyecto se gestiona en estilo Kanban, usan la vista de tablero de Asana, mientras que para un proyecto en cascada, usan la vista de Cronograma. Uno de los programas de Xero se llama “Ready, Set, Go” (¡Listos, preparados, ya!) y lleva la iniciativa de un producto o cliente al mercado a través de tres fases distintas en un proyecto de Asana: alcance, preparación y ejecución. El proyecto de Asana actúa como centro de recursos para todos los colaboradores interdisciplinarios: marketing, entrega de productos, ventas, servicio al cliente, la red de socios y mucho más. Todos los detalles están centralizados ahí y cualquiera puede acceder a la información durante el día o la noche, independientemente de la zona horaria en la que se encuentre.

El equipo de Marketing de Productos de Xero confía en este centro de recursos colaborativo. Como una función global, usan Asana para brindar información a los equipos en los mercados regionales para que puedan desarrollar sus planes y campañas. El equipo de Marketing también publica un boletín mensual por email y cada número involucra a muchas partes interesadas de todo el mundo. Xero gestiona a todos estos colaboradores en Asana para mejorar y simplificar el proceso de producción.

Todos podemos estar de acuerdo en la estrategia corporativa presentada en una diapositiva, pero implementarla a nivel operativo suele ser difícil de lograr. Ahora que nuestros planes están conectados en Asana y presentados en una vista colectiva, podemos ejecutar una estrategia global interdisciplinaria a la escala que necesitamos.”

Otras iniciativas gestionadas en Asana:

• Incorporación de socios y responsables contables de Xero: El 70 % del negocio de Xero proviene de su red de socios. Xero ejecuta un programa de incorporación de 3 meses para capacitar a los socios nuevos y todo lo coordinan en Asana, desde los materiales hasta los instructores.

• Proyecto de eficiencia de Salesforce: Xero trabaja para mejorar la eficiencia operativa de los ingresos de la empresa con una iniciativa global para optimizar su instancia de Salesforce. “Estamos implementando funciones más rápido ahora que las gestionamos en Asana. Esto se debe a que ha mejorado la colaboración y los conocimientos de los participantes de los diferentes departamentos”, afirma Tony.

• Reuniones individuales: Los gerentes y sus subordinados directos coordinan sus agendas de reuniones individuales agregando tareas a un proyecto de Asana para abordar durante la reunión. Pueden agregar tareas de otros proyectos de Asana a su agenda, para tener todo el contexto que necesitan en un solo lugar y poder ponerse al día rápidamente.

Hemos pasado de una cultura de reuniones para compartir información a una cultura de reuniones para tomar decisiones y tomar acciones inmediatas.”

Expansión a nuevas regiones como plataforma de confianza para pequeñas empresas

Asana se ha convertido en la fuente central de referencias para Xero, poniendo a todos los colaboradores de la empresa en la misma sintonía. Los empleados tienen en claro de qué son responsables, los gerentes pueden tomar decisiones más informadas y los equipos globales han logrado mejorar significativamente su colaboración y trabajo asincrónico.

El negocio de Xero está en pleno crecimiento y, a medida que se expanden a nuevas regiones, Asana los ayuda a continuar trabajando con eficiencia a nivel global. Al obtener claridad operativa y visibilidad para sí mismos, pueden brindar mayor claridad y visibilidad financiera a los propietarios de los negocios a los que brinda servicios.

Estamos creciendo a un ritmo increíblemente rápido y, como empresa global, es un desafío aún mayor. Solía ​​ser difícil obtener la claridad necesaria sobre el trabajo más importante que teníamos que ejecutar, y lograr que las personas se responsabilizaran por los resultados. Es aquí donde Asana ha sido una herramienta de gran ayuda, ya que nos ha proporcionado una visibilidad global de cuáles son nuestros proyectos más importantes, quién está haciendo qué y cómo se está progresando.”