Ganador del premio Work Innovation Award, 2025

La US Oncology Network fue nombrada ganadora del premio Groundbreaking Visionary Work Innovation Award de Asana por reinventar la forma en que se realiza el trabajo en una industria compleja. Al reemplazar las listas de verificación manuales y las largas llamadas de actualización de estado con un flujo de trabajo unificado y digital, la organización pasó de una gestión reactiva a una proactiva. Atrás quedaron los días de la “gestión por conferencia telefónica”: los equipos ahora dedican menos tiempo a la gestión de la logística y más a la resolución de problemas reales. Esta audaz transformación aceleró las integraciones de proveedores, fortaleció la colaboración interdisciplinaria y permitió a los equipos centrarse en el trabajo de alto impacto.

El uso de Asana ha mejorado la colaboración y la comunicación entre varios grupos de trabajo independientes, lo que ha dado como resultado la aceptación a nivel empresarial y el apoyo de los ejecutivos para un cambio tecnológico importante. La transición a un modelo proactivo de toma de decisiones y finalización de tareas en tiempo real mejora la coordinación, la transparencia y la alineación entre los flujos de trabajo para lograr los objetivos comerciales.

Michael Kisthardt, director sénior, Integración y Gestión de Operaciones, The US Oncology Network

Asana para la incorporación de proveedores

Ampliación de las integraciones de proveedores a través de flujos de trabajo compartidos y coordinación en tiempo real

El Equipo de Integración y Gestión de Operaciones (IOM) está en el centro del proceso de incorporación de proveedores de The US Oncology Network. Desde facilitar las evaluaciones de los consultorios hasta coordinar la asignación de recursos, el Equipo de IOM garantiza que cada nuevo consultorio esté preparado para el éxito a largo plazo, respaldando la preparación de los proveedores, la coherencia operativa y la misión de atención médica más amplia de The Network.

Antes de Asana, el proceso de Integración de proveedores estaba fragmentado y dependía de herramientas aisladas, actualizaciones manuales y listas de verificación que ralentizaban el progreso y aumentaban el riesgo de omitir pasos.

Para satisfacer la creciente demanda, el Equipo de IOM se asoció con Servicios Profesionales de Asana para estandarizar y simplificar los procesos de incorporación en todos los departamentos. La implementación inicial, lanzada a fines de 2024, reunió ocho flujos de trabajo (que abarcan Recursos Humanos, Finanzas, TI y Medicina Quirúrgica) en un flujo de trabajo unificado.

Ahora, cada integración de proveedores sigue un flujo de trabajo estandarizado en Asana, que conecta a los equipos de todos los departamentos, detecta los riesgos con anticipación y reduce la coordinación manual. El resultado es una incorporación más rápida, una colaboración más sólida y una mayor coherencia a escala.

Asana realmente ha sido un punto de inflexión para nuestros esfuerzos de integración. Como líder del flujo de trabajo de Recursos Humanos, he visto una transformación notable en nuestras reuniones: pasaron de ser simples revisiones de tareas a sesiones dinámicas de resolución de problemas. La claridad y el enfoque que brinda Asana han permitido a nuestro Equipo priorizar y ejecutar las tareas con precisión, asegurando que cada proyecto cumpla con los requisitos y plazos en consonancia con nuestros objetivos organizacionales.

Christy Harper, socia comercial sénior de RR. HH., Integraciones, The US Oncology Network

Un flujo de trabajo compartido, conectado entre los diferentes departamentos

• El equipo de la OIM da seguimiento a todas las Integraciones en un portafolio que sirve como repositorio centralizado para la información de incorporación, lo que reduce la entrada duplicada de datos y facilita el acceso a detalles clave como el estado, las fechas de entrega, el número de centros y el volumen de proveedores.

• Cada Integración existe en un proyecto estandarizado, que conecta a las partes interesadas de Recursos Humanos, Ciclo de ingresos y otras funciones clave en un solo lugar.

• Los proyectos de integración se alojan en varios equipos, lo que permite a los departamentos dar seguimiento a sus contribuciones en contexto e identificar los obstáculos sin depender de las llamadas de estado.

• Las vistas de proyecto, como el cronograma y el calendario, ayudan a los equipos a visualizar los hitos y la capacidad productiva, lo que permite una planificación proactiva y la asignación de recursos en tiempo real. 

• Los paneles muestran los KPI y el estado del proyecto en tiempo real, lo que brinda a las partes interesadas visibilidad sobre el progreso, los riesgos y las necesidades de recursos.

• Las métricas de informes actualizadas permiten a los líderes tomar decisiones informadas que se alinean con los objetivos estratégicos. 

• Los proyectos compartidos, los comentarios y los archivos adjuntos garantizan que todas las partes interesadas, independientemente de su función o ubicación, tengan acceso a la misma información actualizada.

La estandarización y la automatización reducen los retrasos y los errores

• Las plantillas personalizadas garantizan que cada integración siga una estructura consistente, al tiempo que permiten la personalización específica para cada práctica.

• Las reglas automatizadas y las dependencias de las tareas simplifican la comunicación y eliminan los seguimientos manuales, lo que reduce el riesgo en un entorno de alta variación.

• Las integraciones nativas con aplicaciones y los proyectos compartidos mantienen los datos conectados en todas las plataformas, lo que mejora la coordinación y reduce los problemas de control de versiones.

La visibilidad específica de cada función mejora la Responsabilidad

• Los proyectos de Recursos Humanos están totalmente conectados con el equipo de Integración en Asana, lo que brinda a ambos grupos una visibilidad completa del estado y los traspasos, y permite que el trabajo avance más rápido sin esperar a las llamadas semanales.

• Los equipos de Finanzas y Contabilidad mejoraron el seguimiento de los documentos y eliminaron el trabajo duplicado en los pasos clave del proceso de incorporación.

• La Gestión del ciclo de ingresos está completamente conectada con el equipo de Integración en Asana, lo que brinda a los equipos la visibilidad para identificar posibles obstáculos o necesidades de recursos en una etapa más temprana del proceso y avanzar sin llamadas adicionales.

Planificación más inteligente, mejores recursos

• El seguimiento de la preparación alineado con el proceso de Desarrollo Comercial brinda a los equipos visibilidad de las próximas integraciones.

• Al mostrar datos como las fechas objetivo de lanzamiento, el número de sitios y el volumen de proveedores, los equipos pueden equilibrar la carga de trabajo y evitar la sobreutilización o la subutilización.

Desde la implementación de Asana, el Equipo Médico Quirúrgico ha observado un aumento significativo en el cumplimiento de las fechas límite y en la eficiencia, con la incorporación de cuentas nuevas. La capacidad de incorporar las tareas clave de otras partes interesadas fuera de Médico Quirúrgico que afectan directamente nuestro cronograma para el éxito ha sido fundamental.

Kevin Balban, vicepresidente de campo, Cuentas estratégicas empresariales, The US Oncology Network

Conclusión

Sentar las bases para una atención conectada y centrada en la comunidad

La US Oncology Network no solo está estandarizando la incorporación de proveedores con Asana; está redefiniendo la forma en que se lleva a cabo el trabajo en toda la organización. A medida que aumenta la adopción y más departamentos implementan Asana, la organización está construyendo una base conectada y resiliente para una ejecución y un crecimiento más rápidos.

Con equipos como el de Gestión del ciclo de ingresos que ya están ampliando su uso de Asana más allá de la incorporación, el cambio hacia una colaboración estructurada e interdisciplinaria se está afianzando en toda la empresa.

De cara al futuro, The US Oncology Network prevé un futuro en el que cada práctica prospere, impulsada por la experiencia humana y habilitada por la tecnología. Con planes para aprovechar la IA de Asana para agilizar la coordinación, reducir el esfuerzo manual y reenfocar a los equipos en el trabajo estratégico, el personal dedicará menos tiempo a la gestión de la logística y más tiempo a brindar apoyo a los proveedores, lo que mejorará la atención al paciente y los resultados de salud en todas las comunidades a las que atienden.

Históricamente, las integraciones se han finalizado de forma aislada, en múltiples herramientas y rastreadores diferentes. Desde que adoptamos Asana, he podido ver el éxito y las oportunidades que ofrece este software. Estoy emocionado de ver la evolución continua de nuestros planes de proyectos de integración y cómo Asana será un impulsor para el éxito de la incorporación de nuevas prácticas a The Network.

Laci Watters, directora adjunta de Integración y Gestión de Operaciones, The US Oncology Network