TheSoul Publishing produce contenido multimedia cautivante para sus fans de todo el mundo con Asana

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Desafío

• TheSoul Publishing trabajaba con una combinación de hojas de cálculo y su sistema de gestión de tareas, pero no podía crecer con ellos, lo que generaba problemas en toda la empresa.

• Se necesitaban realizar muchas reuniones para que los equipos pudieran estar alineados y lograran comprender en qué estaba trabajando cada uno.

• Era difícil ver cómo se conectaba el trabajo y cuál era el estado y los plazos de los proyectos, lo que generaba como consecuencia departamentos aislados.

Solución

• Actualmente, Asana es la plataforma oficial de gestión del trabajo de TheSoul Publishing, que permite que los departamentos de Producción, Finanzas, Ventas, Asuntos Legales, TI, Recursos Humanos y Relaciones Públicas colaboren sin problemas.

• Los procesos y programas están centralizados para que todos puedan verlo todo, lo que refuerza el valor de transparencia absoluta de la empresa.

Resultado

• Menos pormenores del trabajo: gracias a la automatización de tareas, la centralización de las comunicaciones y la estandarización de procesos se logró ahorrar un tiempo valioso que, de otro modo, se habría dedicado a coordinar el trabajo.

• Ejecución más rápida: se logró una ejecución rápida del trabajo al crear miles de proyectos a partir de las plantillas de Asana.

• Transparencia absoluta: se logró una transparencia absoluta en todos los departamentos al obtener una mayor visibilidad acerca de los planes, los proyectos y sus estados.

Cómo Asana ayuda a TheSoul Publishing a trabajar de forma más inteligente

Trabajo y equipos centralizados

TheSoul Publishing gestiona flujos de trabajo extremadamente complejos y números de producción asombrosos. Con el objetivo de continuar con sus resultados y crecer, recurrieron a Asana para obtener una forma de trabajar más organizada, ágil y efectiva. 

Ahora, gracias a una mayor visibilidad y procesos más eficientes, TheSoul Publishing puede trabajar más rápido que nunca con Asana. 

Simplificar flujos de trabajo complejos con organización y estructura

En el departamento de Producción de Contenido, cada activo tarda días o meses en crearse y se puede traducir en hasta 19 idiomas.

Anastasiia Vinogradova es la productora ejecutiva de la marca La La Life, un grupo de tres canales de YouTube que produce videos de humor con elementos musicales. Organizar los proyectos en Asana ayuda a eliminar la necesidad de tener reuniones de estado y cualquier tipo de comunicación adicional. 

Organizar el trabajo para aumentar la visibilidad

• Cada video corresponde a un proyecto de Asana, o más, según a cuántos idiomas esté traducido, cuántos tipos de medios estén involucrados y en cuántos canales de redes sociales se distribuirá.

• Todos los proyectos están organizados en un portafolio de Asana para que Anastasiia tenga un panorama general y pueda visualizar fácilmente en qué etapa del ciclo de producción se encuentra cada video. 

• Ella usa el cronograma del portafolio para ver cuándo estará listo el contenido para publicarse, y usa los paneles para generar informes. 

Optimizar la producción con plantillas personalizadas

• Para iniciar cada proyecto de contenido nuevo, el equipo de Producción duplica una plantilla de Asana, que contiene todas las etapas de la creación de videos organizadas en secciones (como encontrar una idea, escribir el guion, solicitar la música o animación, realizar la filmación, etc.), además de todas las etapas de posproducción. 

• Puede haber cientos de tareas para un video, y cada una puede involucrar a varios equipos de especialistas, por ejemplo, de animación y de diseño de sonido.

Automatizaciones para iniciar un proceso de incorporación más eficiente y efectivo

Aleksandra Sulimko, directora de Recursos Humanos, dirige un departamento global de recursos humanos y comunicaciones internas responsable de supervisar todo el ciclo de vida de los empleados, empezando con la incorporación de los trabajadores nuevos. Y esto no es un detalle menor dado que, en promedio, la empresa contrata a 100 personas nuevas al mes. 

TheSoul Publishing creó un proceso de incorporación automatizado al integrar Asana con su sistema de gestión de recursos humanos (HRMS). Esto no solo le permite al equipo de Recursos Humanos mantenerse al día, sino también darles la bienvenida a los recién llegados y explicarles sobre el funcionamiento y la cultura de la empresa. “Aprende haciendo”, afirma Aleksandra. “Asana es la herramienta perfecta para la incorporación de empleados y ayuda a nuestro equipo a replicar nuestro trabajo de manera efectiva”.

Potentes integraciones para automatizar la incorporación de empleados

• Para iniciar el proceso de incorporación, un reclutador simplemente ingresa el nombre y la fecha de inicio de un candidato en su sistema de recursos humanos, BambooHR, que está integrado con Asana a través de la API. 

• Esto desencadena una secuencia de incorporación completamente automatizada en un proyecto de Asana, que empieza con la etapa previa a la incorporación: las tareas que preparan a un empleado nuevo para su primer día, como recibir una computadora y obtener una tarjeta de estacionamiento. 

• En el primer día de trabajo, se le asigna al empleado un proyecto de Asana generado automáticamente que se adapta a su departamento específico. Dicho proyecto lo guiará para que pueda aprender sobre la cultura de la empresa, firmar documentos legales y practicar el uso de las herramientas de la empresa.

Formularios que centralizan la recepción de solicitudes para reducir el trabajo repetitivo

• El departamento de RR. HH. utiliza un conjunto de formularios de Asana

  para ayudar a los empleados a enviar solicitudes internas de RR. HH. 

• Existe un formulario para cada necesidad, lo que incluye solicitudes de viajes de negocios, promociones, capacitaciones y reubicaciones. 

• Las reglas de Asana clasifican automáticamente las solicitudes y las convierten en tareas, donde RR. HH. puede comunicarse con el empleado para que todo se haga en un solo lugar. 

• Los formularios se utilizan en todos los departamentos operativos de la empresa, y los empleados de TheSoul Publishing envían casi 7000 formularios por mes.

Procesos de TI más fluidos para aumentar la visibilidad

En 2020, la iniciativa de TI para estandarizar la planificación trimestral no tuvo los resultados esperados, ya que su anterior sistema de gestión de tareas no admitía una planificación acorde al tamaño y la escala de la empresa. Ahora, todos los procesos de TI se gestionan en Asana, lo que aumenta la transparencia y genera una conexión más sólida entre las actividades de TI y de negocios. 

Simplificar proyectos de TI complejos

• Asana ayuda al departamento de TI a gestionar con éxito sus proyectos más complejos, como su plataforma de gestión de contenido patentada, ya que les permite mejorar la colaboración, definir mejor las prioridades y visualizar los plazos con mayor claridad. 

• Han logrado su objetivo inicial de estandarizar la planificación trimestral en toda la empresa, y cada departamento de TheSoul Publishing ahora tiene un portafolio dedicado en Asana con sus proyectos y planes.

Aumentar la finalización de proyectos (con visibilidad completa)

• TI utiliza los datos de Asana para generar informes sobre el porcentaje de proyectos finalizados cada trimestre, lo que facilita la comprensión de la capacidad de un equipo para ejecutar un proyecto y la responsabilidad de los encargados. 

• Desde que implementamos Asana, esta métrica de ejecución de proyectos ha mejorado significativamente: en TI, por ejemplo, la finalización de proyectos aumentó hasta un 100 %.

Un rápido crecimiento con Asana, dentro de la empresa y en todo el mundo

Asana ayudó a mejorar la ejecución y a unir a los departamentos de TheSoul Publishing. La claridad en torno a las responsabilidades y los plazos ayuda a los empleados a finalizar las tareas a tiempo, lo que significa que la empresa puede ejecutar sus ideas nuevas con mayor rapidez, producir contenido más atractivo para sus fans y tener más libertad para experimentar e innovar.