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Estudio de caso de Asana - TheSoul Publishing - Riga

TheSoul Publishing produce contenido multimedia cautivante para sus fans del mundo entero con Asana

Resultados

Reducción de los pormenores del trabajo

Gracias a la automatización de tareas, la centralización de las comunicaciones y la estandarización de procesos se logró ahorrar un tiempo valioso que, de otro modo, se habría dedicado a coordinar el trabajo.

Ejecución acelerada

Se logró una ejecución rápida del trabajo al crear miles de proyectos a partir de las plantillas de Asana.

Transparencia absoluta

Se logró una transparencia absoluta en todos los departamentos al obtener una mayor visibilidad acerca de los planes, los proyectos y sus estados.

Logo de TheSoul Publishing
RegiónGlobal
Tamaño de la empresaGran empresa
SectorTecnología
Flujos de trabajo clave
Incorporación de empleados nuevosAdministración del programaProducción creativa
Funciones clave
portfolio iconPortafoliosform iconFormulariosautomation iconAutomatización

TheSoul Publishing es una de las empresas de medios más grandes del mundo, junto con Disney y WarnerMedia en términos de visitas y suscriptores en las redes sociales. Solo en la primera mitad de 2021, TheSoul Publishing fue la primera empresa de medios digitales en acumular 100 mil millones de visitas en las redes sociales. Si bien 'TheSoul Publishing' en sí mismo no es un nombre tan conocido, la audiencia digital alrededor del mundo está muy familiarizada con el contenido original desarrollado y compartido por los narradores de historias y los creadores digitales de distintas partes del mundo que conforman el estudio.

Hoy en día, TheSoul Publishing cuenta con más de mil millones de suscriptores en todo el mundo que ven sus divertidos videos que pueden ser compartidos en plataformas como YouTube, TikTok y Facebook. Aún más impresionante es el hecho de que este crecimiento astronómico ha ocurrido en menos de 5 años. El canal más popular de la empresa, 5-Minute Crafts, comenzó en 2016 y rápidamente se convirtió en la marca digital del estilo DIY (hazlo tú mismo) número 1 del mundo.

La fuerza laboral de TheSoul Publishing viene creciendo tan rápido como su base de suscriptores para poder respaldar su portafolio de contenido tan popular, que incluye videos filmados en vivo, animaciones, artículos y música. El personal casi se duplicó en 2021 y, en la actualidad, cuenta con más de 2700 empleados en seis continentes y 70 países. El 80 % de su fuerza laboral trabaja de forma remota por lo que ha sido una prioridad para toda la empresa unir a todos los empleados bajo una misma cultura y forma de trabajar.

Alexey Baranov, director de desarrollo del departamento de TI, busca herramientas y sistemas innovadores para sus empleados, con el objetivo de aumentar la visibilidad entre los diferentes departamentos e impulsar la eficiencia operativa en toda la empresa. En 2020, su iniciativa de estandarizar la planificación trimestral no tuvo los resultados esperados, ya que su anterior sistema de gestión de tareas no admitía una planificación acorde al tamaño y escala de la empresa.

Alexey recuerda: “Nuestras necesidades de planificación se habían vuelto demasiado complejas y había aumentado significativamente la cantidad de proyectos. Sabíamos que necesitábamos una solución de gestión y planificación de proyectos más efectiva para respaldar nuestro crecimiento y mantener la transparencia entre los departamentos”.

Su intento por confiar en una combinación de hojas de cálculo y el sistema de gestión de tareas existente causó dificultades en toda la empresa:

  • Resultaba demasiado complicado gestionar la gran cantidad de proyectos en curso a la vez. En tan solo un año, por ejemplo, los proyectos del departamento de TI aumentaron de 18 a 150 por trimestre.

  • Se necesitaban realizar muchas reuniones para que los equipos pudieran estar alineados y lograran comprender en qué estaba trabajando cada uno.

  • Era difícil ver cómo se conectaba el trabajo y cuál era el estado y los plazos de los proyectos, lo que generaba como consecuencia departamentos aislados.

Alexey comenzó la búsqueda de una plataforma de gestión del trabajo escalable que apoyara y se adaptara al crecimiento de TheSoul Publishing.

En busca de una plataforma que se adapte a la estrategia y el alcance de TheSoul Publishing

Alexey realizó un análisis exhaustivo de 20 sistemas de gestión del trabajo, usando una lista de 200 requisitos que logró reunir de los líderes de toda la organización que consideraron todos los elementos necesarios, desde la capacidad de generar informes hasta la posibilidad de anidar comentarios y de tener costos ocultos.

A medida que los equipos probaban los principales candidatos, quedaba claro que Asana era la solución que proporcionaría la mayor transparencia entre los departamentos. A los equipos también les gustó la capacidad de Asana de mostrar diferentes niveles de detalle. Los empleados podrían gestionar su trabajo en tareas y proyectos, mientras que los gerentes podrían usar la función Portafolios para observar el panorama general. Alexey afirma: “Desde el principio, el equipo de ventas de Asana nos ayudó a comprender cómo la herramienta nos permitiría resolver los problemas a nivel estratégico”.

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Asana nos permite implementar la gestión de proyectos en toda la organización sin necesidad de realizar capacitaciones complejas, ya que la plataforma es muy intuitiva y fácil de usar. Tanto los especialistas júnior como los ejecutivos trabajan de manera óptima en Asana.”
Aleksandra Sulimko, directora de Recursos Humanos

Una vez que la empresa se decidió por Asana, la implementación fue rápida y los directores generales de TheSoul Publishing promovieron la adopción de la herramienta. Su equipo de cuentas de Asana les brindó recursos para ayudarlos con la implementación, y el equipo de Alexey desarrolló manuales y cursos de capacitación para ayudar a los empleados a aprender a usar Asana de manera rápida y consistente, de acuerdo con la cultura de su empresa.

La centralización del trabajo en Asana permite que el equipo global de TheSoul Publishing trabaje con una transparencia absoluta

Actualmente, Asana es la plataforma oficial de gestión del trabajo de TheSoul Publishing, que permite que los departamentos de Producción, Finanzas, Ventas, Asuntos Legales, TI, Recursos Humanos y Relaciones Públicas colaboren sin problemas. Los procesos y programas están centralizados para que, en palabras de Alexey, “todo el mundo pueda verlo todo”, lo que refuerza el valor de transparencia absoluta de la empresa. “Es nuestro logro más importante. Hoy podemos verificar los hitos de cualquier equipo, crear dependencias entre proyectos de Asana y ver cómo se conecta el trabajo”.

Estudio de caso de Asana - TheSoul Publishing - Colaboración en equipo

Asana también ayudó a eliminar muchas de las tareas manuales y administrativas. Gracias a los nuevos rendimientos y automatizaciones que se lograron al centralizar el trabajo en Asana, se prevé que TheSoul Publishing ahorre un tiempo muy valioso que antes dedicaba a los “pormenores del trabajo”, como coordinar y buscar información en hojas de cálculo, emails, chat y otras herramientas. De acuerdo con el Índice de la Anatomía del Trabajo, estas actividades ocupan el 60 % del día laboral de los trabajadores del conocimiento, lo que les deja poco tiempo para dedicarse a las estrategias y a los proyectos más importantes.

Ahora, los empleados de TheSoul Publishing pueden encontrar rápidamente y seguir las conversaciones en los comentarios de Asana, iniciar proyectos con plantillas y optimizar las solicitudes internas a través de los Formularios. Esto devuelve la energía a equipos como TI, Recursos Humanos, Finanzas, Asuntos Legales y Producción de contenido para que puedan colaborar mejor con sus compañeros de equipo e idear más contenido para los fans.

TI

Todos los procesos de TI se migraron del antiguo sistema de gestión de tareas a Asana, lo que generó mayor transparencia y un vínculo más sólido entre TI y las actividades comerciales. Asana también ayuda al departamento de TI a gestionar con éxito sus proyectos más complejos, como su plataforma de gestión de contenido patentada, ya que les permite mejorar la colaboración, definir mejor las prioridades y visualizar los plazos con mayor claridad. Alexey logró su objetivo inicial de estandarizar la planificación trimestral en toda la empresa, y cada departamento de TheSoul Publishing ahora tiene un portafolio dedicado en Asana en donde se alojan todos sus proyectos y planificaciones.

Alexey usa los datos de Asana para informar sobre el porcentaje de proyectos que se finalizan cada trimestre, lo que facilita la comprensión sobre la capacidad de ejecución de un equipo y la rendición de cuentas de los encargados de los proyectos. Desde la implementación de Asana, esta métrica de ejecución de proyectos ha mejorado significativamente. En TI, por ejemplo, la finalización de proyectos alcanzó el 100 %.

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Gracias a la claridad que ofrece Asana, puedes identificar fácilmente quién es el responsable de una tarea e involucrar a los miembros del equipo para obtener comentarios. Los hitos y los plazos animan a las personas a ejecutar su trabajo con mayor rapidez.”
Alexey Baranov, director de desarrollo del departamento de TI

RR. HH.

Aleksandra Sulimko, directora de Recursos Humanos, dirige un departamento global de recursos humanos y comunicaciones internas en donde se supervisa todo el ciclo de vida de los empleados, empezando con la incorporación de los trabajadores nuevos. Y esto no es un detalle menor dado que, en promedio, la empresa contrata a 100 personas nuevas al mes. TheSoul Publishing creó un proceso de incorporación automatizado al integrar Asana con su sistema de gestión de recursos humanos (HRMS). Esto no solo le permite al equipo de Aleksandra mantenerse al día, sino también darles la bienvenida a los recién llegados y explicarles sobre el funcionamiento y la cultura de la empresa. “Aprende haciendo”, afirma Aleksandra. “Asana es la herramienta perfecta para la incorporación de empleados y ayuda a nuestro equipo a replicar nuestro trabajo de manera efectiva”.

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Asana nos ayudó a mejorar la gestión de proyectos en la empresa, mostrándonos cómo lograr mayor transparencia en la gestión de recursos. Para nosotros, este es el beneficio más importante, ya que la transparencia es un principio fundamental de la empresa.”
Aleksandra Sulimko, directora de Recursos Humanos

Un reclutador simplemente ingresa el nombre y la fecha de inicio de un candidato en su sistema de RR. HH., BambooHR, que está integrado con Asana a través de la API. Esto desencadena una secuencia de incorporación completamente automatizada en un proyecto de Asana, que empieza con la etapa previa a la incorporación: las tareas que preparan a un empleado nuevo para su primer día, como recibir una computadora y obtener una tarjeta de estacionamiento. Estos procesos involucran a unas 15 personas del departamento de operaciones de TheSoul Publishing, y Asana es su gran punto central.

En el primer día de trabajo, se le asigna al empleado un proyecto de Asana generado automáticamente que se adapta a su departamento específico. Dicho proyecto lo guiará para que pueda aprender sobre la cultura de la empresa, firmar documentos legales y practicar el uso de las herramientas de la empresa.

Estudio de caso de Asana - TheSoul Publishing - Empleados en la oficina

La gestión de incorporación de empleados nuevos en Asana ha tenido tanto éxito que el equipo de Aleksandra logró replicar el proceso, en solo dos meses, con los más de 2000 empleados ya existentes de TheSoul Publishing, para renovar su compromiso con la cultura y las herramientas de la empresa.

El departamento de Recursos Humanos también gestiona otros proyectos en Asana. Por ejemplo, han configurado varios Formularios de Asana para ayudar a los empleados a realizar las solicitudes internas de RR. HH. Existe un formulario para cada tipo de solicitud, incluidas las solicitudes de viajes de negocios, ascensos, capacitaciones y reubicaciones. Las Reglas de Asana clasifican automáticamente las solicitudes enviadas y las convierten en tareas de Asana, donde el equipo de RR. HH. puede hacer un seguimiento con el empleado para que todo se haga en un solo lugar. El departamento de Recursos Humanos ha podido medir los tiempos de respuesta y aplicar acuerdos de nivel de servicio (SLA) para que todo se complete de manera eficiente.

Los formularios se utilizan en todos los departamentos operativos de la empresa, y los empleados de TheSoul Publishing envían casi 7000 formularios por mes.

Producción de contenido

En el departamento de Producción de contenido es donde sucede la magia. Hay equipos dedicados a la producción de videos, animación y música, y hasta un un equipo editorial responsable de crear artículos. Cada pieza de contenido puede tardar días o meses en producirse, según el tipo, y puede traducirse hasta en 19 idiomas.

Anastasiia Vinogradova es la productora ejecutiva de la marca La La Life, un grupo de tres canales de YouTube que produce videos de humor con elementos musicales. Cada video corresponde a un proyecto de Asana, o más, según a cuántos idiomas esté traducido, cuántos tipos de medios estén involucrados y en cuántos canales de redes sociales se distribuirá.

Estudio de caso de Asana - TheSoul Publishing - Filmación de un video

Todos los proyectos están organizados en un portafolio de Asana para que Anastasiia tenga un panorama general y pueda visualizar fácilmente en qué etapa del ciclo de producción se encuentra cada video. Ella usa el Cronograma del portafolio para ver cuándo estará listo el contenido para publicarse, y usa los Paneles para generar informes. Organizar los proyectos en Asana ayuda a eliminar la necesidad de tener reuniones de estado y de cualquier tipo de comunicación adicional. Anastasiia afirma: “Cuando abrimos el proyecto, podemos entender lo que ya está hecho y lo que queda por hacer. No necesitamos solicitar información adicional al respecto”.

El equipo de Producción inicia cada proyecto de contenido nuevo mediante la duplicación de una plantilla de Asana, que contiene todas las etapas de la creación de videos organizadas en secciones (como encontrar una idea, escribir el guión, solicitar la música o animación, realizar la filmación, etc.), además de todas las etapas de posproducción. Puede haber cientos de tareas para un video, y cada una puede involucrar a varios equipos de especialistas, como el de animación y el de diseño de sonido.

La posibilidad de agregar una tarea a varios proyectos permite reducir el trabajo duplicado y mantiene a los colaboradores conectados, ya que todo sucede en un solo lugar y todos pueden verlo. Al mismo tiempo, logramos ahorrar cada vez más tiempo valioso gracias al uso de las plantillas.

Un rápido crecimiento con Asana, dentro de la empresa y en todo el mundo

Asana ayudó a mejorar la ejecución y a unir a los departamentos de TheSoul Publishing. La claridad en torno a las responsabilidades y los plazos ayuda a los empleados a finalizar las tareas a tiempo, lo que significa que la empresa puede ejecutar sus ideas nuevas con mayor rapidez, producir contenido más atractivo para sus fans y tener más libertad para experimentar e innovar.

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Asana nos ayuda a lograr mayor transparencia y responsabilidad, todo lo que valoramos en nuestra cultura. Nos permite avanzar más rápido, pensar en metas más ambiciosas y experimentar con ideas nuevas.”
Alexey Baranov, director de desarrollo del departamento de TI

Alexey y su equipo de TI seguirán usando Asana para optimizar los procesos y automatizar el trabajo, mientras que el departamento de Recursos Humanos se apoya en la herramienta para mejorar la experiencia de los empleados y ayudar a la organización a mantenerse unida. Asana también ayuda al equipo de Producción a mantener satisfechos a sus fans hambrientos de contenido y a aumentar su audiencia. Después de todo, con mil millones de suscriptores, solo les quedan unos pocos miles de millones más.

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