Asana nos permite implementar la gestión de proyectos en toda la organización sin necesidad de realizar capacitaciones complejas, ya que la plataforma es muy intuitiva y fácil de usar. Tanto los especialistas júnior como los ejecutivos trabajan sin problemas en Asana.

Aleksandra Sulimko, directora de Recursos Humanos

Cómo Asana ayuda a TheSoul Publishing a trabajar de forma más inteligente

Trabajo y equipos centralizados

TheSoul Publishing gestiona flujos de trabajo extremadamente complejos y números de producción asombrosos. Con el objetivo de continuar con sus resultados y crecer, recurrieron a Asana para obtener una forma de trabajar más organizada, ágil y efectiva. 

Ahora, gracias a una mayor visibilidad y procesos más eficientes, TheSoul Publishing puede trabajar más rápido que nunca con Asana. 

Simplificar flujos de trabajo complejos con organización y estructura

En el departamento de Producción de Contenido, cada activo tarda días o meses en crearse y se puede traducir en hasta 19 idiomas.

Anastasiia Vinogradova es la productora ejecutiva de la marca La La Life, un grupo de tres canales de YouTube que produce videos de humor con elementos musicales. Organizar los proyectos en Asana ayuda a eliminar la necesidad de tener reuniones de estado y cualquier tipo de comunicación adicional. 

Organizar el trabajo para aumentar la visibilidad

• Cada video corresponde a un proyecto de Asana, o más, según a cuántos idiomas esté traducido, cuántos tipos de medios estén involucrados y en cuántos canales de redes sociales se distribuirá.

• Todos los proyectos están organizados en un portafolio de Asana para que Anastasiia tenga un panorama general y pueda visualizar fácilmente en qué etapa del ciclo de producción se encuentra cada video. 

• Ella usa el cronograma del portafolio para ver cuándo estará listo el contenido para publicarse, y usa los paneles para generar informes. 

Optimizar la producción con plantillas personalizadas

• Para iniciar cada proyecto de contenido nuevo, el equipo de Producción duplica una plantilla de Asana, que contiene todas las etapas de la creación de videos organizadas en secciones (como encontrar una idea, escribir el guion, solicitar la música o animación, realizar la filmación, etc.), además de todas las etapas de posproducción. 

• Puede haber cientos de tareas para un video, y cada una puede involucrar a varios Equipos de especialistas, por ejemplo, de animación y de diseño de sonido.

Cuando abrimos el proyecto, podemos saber de inmediato qué se hizo y qué queda por hacer. No necesitamos solicitar información adicional al respecto.

Anastasiia Vinogradova, productora ejecutiva

Automatizaciones para iniciar un proceso de incorporación más eficiente y efectivo

Aleksandra Sulimko, directora de Recursos Humanos, dirige un departamento global de Recursos Humanos y comunicaciones internas responsable de supervisar todo el ciclo de vida de los empleados, empezando con la incorporación de los trabajadores nuevos. Y esto no es un detalle menor dado que, en promedio, la empresa contrata a 100 personas nuevas al mes. 

TheSoul Publishing creó un proceso de incorporación automatizado al integrar Asana con su sistema de gestión de recursos humanos (HRMS). Esto no solo le permite al Equipo de Recursos Humanos mantenerse al día, sino también darles la bienvenida a los recién llegados y explicarles sobre el funcionamiento y la cultura de la empresa. “Aprende haciendo”, afirma Aleksandra. “Asana es la herramienta perfecta para la incorporación de empleados y ayuda a nuestro Equipo a replicar nuestro trabajo de manera efectiva”.

Potentes integraciones para automatizar la incorporación de empleados

• Para iniciar el proceso de incorporación, un reclutador simplemente ingresa el nombre y la fecha de inicio de un candidato en su sistema de Recursos Humanos, BambooHR, que está integrado con Asana a través de la API. 

• Esto desencadena una secuencia de incorporación completamente automatizada en un proyecto de Asana, que empieza con la etapa previa a la incorporación: las tareas que preparan a un empleado nuevo para su primer día, como recibir una computadora y obtener una tarjeta de estacionamiento. 

• En el primer día de trabajo, se le asigna al empleado un proyecto de Asana generado automáticamente que se adapta a su departamento específico. Dicho proyecto lo guiará para que pueda aprender sobre la cultura de la empresa, firmar documentos legales y practicar el uso de las herramientas de la empresa.

Formularios que centralizan la recepción de solicitudes para reducir el trabajo repetitivo

• El departamento de Recursos Humanos utiliza un conjunto de formularios de Asana

  Formularios para ayudar a los empleados a enviar solicitudes internas de Recursos Humanos. 

• Existe un Formulario para cada necesidad, lo que incluye solicitudes de viajes de negocios, promociones, capacitaciones y reubicaciones. 

• Las reglas de Asana clasifican automáticamente las solicitudes y las convierten en tareas, donde Recursos Humanos puede comunicarse con el empleado para que todo se haga en un solo lugar. 

• Los Formularios se utilizan en todos los departamentos operativos de la empresa, y los empleados de TheSoul Publishing envían casi 7000 formularios por mes.

Asana nos ayudó a mejorar la gestión de proyectos en la empresa, mostrándonos cómo lograr mayor transparencia en la gestión de recursos. Para nosotros, este es el beneficio más importante, ya que la transparencia es un principio fundamental de la empresa.

Aleksandra Sulimko, directora de Recursos Humanos

Procesos de TI más fluidos para aumentar la visibilidad

En 2020, la iniciativa de TI para estandarizar la planificación trimestral no tuvo los resultados esperados, ya que su anterior sistema de gestión de tareas no admitía una planificación acorde al tamaño y la escala de la empresa. Ahora, todos los procesos de TI se gestionan en Asana, lo que aumenta la transparencia y genera una conexión más sólida entre las actividades de TI y de negocios. 

Simplificar proyectos de TI complejos

• Asana ayuda al departamento de TI a gestionar con éxito sus proyectos más complejos, como su plataforma de gestión de contenido patentada, ya que les permite mejorar la colaboración, definir mejor las prioridades y visualizar los plazos con mayor claridad. 

• Han logrado su objetivo inicial de estandarizar la planificación trimestral en toda la empresa, y cada departamento de TheSoul Publishing ahora tiene un portafolio dedicado en Asana con sus proyectos y planes.

Aumentar la finalización de proyectos (con visibilidad completa)

• TI utiliza los datos de Asana para generar informes sobre el porcentaje de proyectos finalizados cada trimestre, lo que facilita la comprensión de la capacidad de un Equipo para ejecutar un proyecto y la responsabilidad de los encargados del proyecto. 

• Desde que implementamos Asana, esta métrica de ejecución de proyectos ha mejorado significativamente: en TI, por ejemplo, la finalización de proyectos aumentó hasta un 100 %.

Gracias a la claridad que ofrece Asana, es posible identificar fácilmente quién es el responsable de una tarea e involucrar a los miembros del equipo para obtener comentarios. Los hitos y las fechas límite animan a las personas a finalizar su trabajo con mayor rapidez.

Alexey Baranov, director de desarrollo de TI

Un rápido crecimiento con Asana, dentro de la empresa y en todo el mundo

Asana ayudó a mejorar la ejecución y a unir a los departamentos de TheSoul Publishing. La claridad en torno a las responsabilidades y las fechas límite ayuda a los empleados a finalizar las tareas a tiempo, lo que significa que la empresa puede ejecutar sus ideas nuevas con mayor rapidez, producir contenido más atractivo para sus fans y tener más libertad para experimentar e innovar.