En el verano de 2018, se nombró un nuevo director de Comunicación y Marketing en la Escuela Telfer, quien aportó una nueva visión al departamento. También durante este tiempo, el Equipo de marketing creció para incluir a nuevos miembros y Carla De Ciccio se unió como su estratega de contenido para desarrollar un enfoque de marketing basado en historias.

Con un nuevo comienzo, el Equipo de Marketing estaba ansioso por desempeñarse e implementar su nueva visión. Sin embargo, carecían de conocimiento histórico e institucional, ya que muchos miembros del equipo eran nuevos. Si bien para algunos esto puede resultar abrumador, el Equipo de Marketing de Telfer lo vio como una gran oportunidad para implementar una nueva estrategia y desarrollar nuevos procesos que los ayudaran a producir campañas y contenido más impactantes.

Cuando comenzaron a crear estos nuevos procesos, Carla y el Equipo se dieron cuenta rápidamente de que necesitaban una herramienta para centralizar todos los trabajos para poder colaborar todos en un mismo lugar y tener visibilidad de los proyectos de los demás para permitir una mejor colaboración.

Afortunadamente, los miembros del equipo habían usado herramientas de gestión del trabajo en roles anteriores y sabían que les ayudaría a ejecutar la estrategia de prioridad de contenido que habían imaginado.

Convertirse en un líder digital

Carla, que venía de la industria tecnológica antes de pasar a la educación superior, había usado Asana antes y la presentó al Equipo con la esperanza de optimizar sus campañas de marketing, la producción de contenido y las actualizaciones del sitio web.

A medida que el Equipo de Marketing dominaba los aspectos básicos de su nueva herramienta, también aprovechó la oportunidad para cambiar sus procesos a una forma más ágil de trabajar. Aunque implementaron dos grandes cambios a la vez, el equipo aprendió a usar Asana rápidamente porque la experiencia del usuario y la funcionalidad eran similares a las aplicaciones de consumo que usan todos los días.

Gestión ágil de proyectos en la educación superior

Poco después de que el equipo lanzara Asana, tuvieron su primer gran éxito cuando incorporaron a sus colegas del equipo de compromiso a la herramienta para colaborar en la Gala anual de la Escuela, un evento que requiere meses de planificación interdisciplinaria. Anteriormente, el equipo de compromiso daba seguimiento al enorme proyecto en una hoja de cálculo donde era fácil perder de vista los detalles o confundirse, pero Carla y el equipo de marketing sabían que había una mejor manera de hacerlo.

Trabajaron con el equipo de compromiso para incluir sus solicitudes de marketing en Asana, de modo que las responsabilidades y las fechas límite quedaran claras. Además, el equipo podía adjuntar ejemplos de galas anteriores a las tareas para que los especialistas en marketing tuvieran más contexto sobre lo que se había hecho en el pasado. Como resultado, el proyecto salió mejor que nunca y las personas de toda la escuela pudieron experimentar una nueva forma de gestionar proyectos en Asana en lugar de usar hojas de cálculo.

Ahora, el equipo de marketing usa Asana para todos sus proyectos, desde las tareas pequeñas como los folletos para eventos hasta los proyectos enormes como el de rediseñar su sitio web, y la herramienta está completamente integrada en todos sus flujos de trabajo. Sus mayores logros provienen de la renovación de las solicitudes de marketing con los Formularios, la gestión de campañas con los Cronogramas y las actualizaciones y los desarrollos del sitio web con la API de Asana.

En particular, Joey Beland-Kilbride, el desarrollador web de la escuela, ha aprovechado la API de Asana para que el Equipo de Marketing pueda colaborar con las partes interesadas de toda la organización y de fuera de ella que no usan Asana. Ahora, cuando un responsable de marketing hace un comentario en una tarea, quien la solicitó (que no usa Asana) recibe la actualización por email. Luego, cuando el solicitante responde al email, su mensaje se agrega automáticamente a la tarea como comentario. Todas estas conquistas en cuanto a comunicación permitieron que el equipo de marketing, gracias a la integración de Joey, produjera más trabajo de calidad para toda la escuela, ayudando en todo, desde la captación de estudiantes hasta el compromiso de los exalumnos.

Nuestras partes interesadas ahora nos exigen más, por lo que contar con herramientas como Asana es muy importante para asegurarnos de que nada se pase por alto y para poder priorizar y ver nuestros objetivos con mucha claridad.

Carla De Ciccio, estratega de contenido

El cambio en la forma en que funciona el departamento de marketing con Asana ha hecho que el día a día sea menos estresante y ha permitido al Equipo alcanzar objetivos más grandes de manera más rápida y fluida. Ahora, el Equipo de Marketing:

• Puede priorizar mejor el trabajo, ya que todos tienen visibilidad de todos los proyectos en curso.

• Las partes interesadas tienen un mayor análisis de datos sobre el trabajo que realiza el Equipo de marketing y pueden ver cómo su solicitud encaja en el panorama general, lo que genera confianza en el Equipo y sus capacidades.

• El trabajo no se pasa por alto, ya que está centralizado en un solo lugar, lo que facilita la finalización de los proyectos de manera rápida y sencilla.

• El proceso automatizado de ingreso de solicitudes les ha ahorrado tiempo y ha aumentado significativamente la eficiencia, ya que toda la información que necesitan se recopila por adelantado.

Asana nos permitió ver la cantidad de trabajo total que estábamos haciendo y con ello, la posibilidad de volver a establecer las prioridades y de replantear las estrategias en función de los diferentes tipos de tareas.

Carla De Ciccio, estratega de contenido

Una mirada al futuro de las estrategias de marketing de Telfer

De cara al futuro, el Equipo se centra en eliminar el 20 % inferior de las tareas que antes consumían su tiempo, como la coordinación del trabajo y la comunicación, para poder reinvertir su tiempo en un trabajo de mayor impacto.

En última instancia, el objetivo del equipo de marketing es ser el mejor de su clase en transformación digital, convirtiéndola en una ventaja competitiva para la escuela y el equipo. Asana será una pieza clave para lograr ese objetivo.