En las Olimpíadas Especiales de California del Norte y Nevada se producen eventos de mayor impacto con Asana

En los Juegos Olímpicos Especiales de EE. UU. del verano de 2018, un equipo de alumnos de la escuela preparatoria de Clovis, California compitió en fútbol (soccer) como parte del programa de Unified Sports. Reunieron a atletas de educación especial y general para que participaran en el mismo equipo. El programa promueve la inclusión, la comprensión y la amistad. El equipo salió triunfante al campo de juego como un solo grupo: ganaron la medalla de plata. Pero el mayor triunfo fue la amistad que forjaron. Dejaron atrás sus diferencias y se transformaron en verdaderos compañeros de equipo y amigos, tanto dentro como fuera de la cancha.

Lo que el equipo materializa en los Juegos de EE. UU. es el eje de las Olimpíadas Especiales. Los juegos promueven los entrenamientos deportivos anuales y las competencias para atletas con discapacidad intelectual y de todas las edades. Su misión es fomentar la inclusión, la comprensión y la amistad de los atletas, las familias y la comunidad.

California del Norte y Nevada enviaron el equipo de Clovis a competir a Seattle. Se producen más de 300 eventos por año tanto para atletas como para donantes. Abe Cruz, gerente sénior de Diseño, es responsable de la producción de todo lo que ven, oyen y leen quienes asisten a estos eventos. Trabaja en colaboración con el equipo de marketing a fin crear una experiencia atractiva para quienes participen.

Pero como organización sin fines de lucro con recursos limitados y un gran volumen de trabajo, Abe y su equipo tuvieron que esforzarse porque:

• Les faltaba un sistema centralizado de coordinación y comunicación para trabajar, lo que ponía en riesgo la calidad de sus activos.

• Las solicitudes ingresaban desde todas las direcciones y, por lo general, la información clave se perdía, lo que derivaba en ciclos de revisión adicionales y fuera de la planificación.

• Las prioridades y el estado del trabajo no quedaban claros, por lo que no sabían en qué centrarse en cada momento.

El proceso de selección: que fuera simple

Cuando llegó el momento de evaluar las herramientas de gestión del trabajo, la prioridad número uno de Abe fue hallar una interfaz simple e intuitiva. Necesitaban contar con una herramienta que fuera fácil de adoptar, que no intimidara y que cubriera las necesidades para coordinar proyectos, como los de los eventos de gran escala que producen. También necesitaban que tuviese una funcionalidad que les permitiera comunicarse con claridad y de forma efectiva, especialmente en lo relacionado a las solicitudes creativas y las aprobaciones. Finalmente, Abe y su equipo buscaban una forma de hacer que las operaciones del equipo (desde las reuniones al proceso en su conjunto) fueran más eficientes.

Después de analizar y comparar con el equipo las distintas soluciones para gestión del trabajo, se optó por Asana. Al equipo le resulta simple e intuitiva y además aporta funciones específicas, como las plantillas y los campos personalizados, con las que se logran flujos de trabajo más eficientes. Y con Asana para organizaciones sin fines de lucro, Abe y su equipo ahora acceden a las funciones Premium que necesitan con un 50 % de descuento.

Primero la eficiencia: flujos de trabajo simples para mejores resultados y con mayor rapidez

El equipo de marketing de las Olimpíadas Especiales ahora usa Asana para simplificar todos sus procesos y lograr transparencia en los detalles para finalmente poder entregar su trabajo más rápido. Con Asana el equipo ahora puede:

• Gestionar más de 300 eventos por año: gracias a las plantillas, el equipo puede planificar más rápido los eventos Summer Games y Polar Plunge para recaudación de fondos e incorporar los aprendizajes de eventos pasados para mejorar continuamente la ejecución. Además, hay menos incertidumbres de último momento porque los pasos críticos no se pasan por alto.

• Simplificar las solicitudes creativas y las aprobaciones: al estandarizar el proceso de solicitudes, Abe ahora, recibe por adelantado todos los detalles que necesita. De este modo, las expectativas quedan claras desde el inicio y las aprobaciones se producen más rápido.

• Priorizar el trabajo correcto: al dar seguimiento al estado y las prioridades del trabajo en Asana con campos personalizados, el equipo tiene claro en qué centrar su tiempo y en qué etapa se encuentra el trabajo. Gracias a ello, se redujeron las reuniones semanales de equipo.

Para nuestros Summer Games de 2019, pudimos producir el evento y los activos de marketing en la mitad del tiempo y dedicarnos a crear una experiencia inolvidable para nuestros atletas.”

Mejores procesos llevan a mejores experiencias en los eventos

Al usar Asana para gestionar la planificación de eventos, las solicitudes creativas y la comunicación del equipo; el equipo de marketing de las Olimpíadas Especiales ha simplificado sus procesos y trabaja de forma más eficiente. Abe y su equipo ahora se pueden centrar en crear un entorno que favorezca la unidad que demostró tener el equipo Clovis en los Juegos de EE. UU. de 2018. En vez de simplemente producir activos, se ocupan de ofrecer experiencias y de crear en conjunto recuerdos que los unan con sus atletas, donantes y la comunidad. Por ejemplo, en los Summer Games más recientes de California del Norte (en los que participaron más de 1000 atletas y entrenadores) Abe y su equipo aunaron esfuerzos creativos para producir elementos audiovisuales multimedia, banners alegres para el escenario principal y banners para el campo de juego y así crear una atmósfera agradable para los atletas y sus familias.

No hubiésemos podido llevar a cabo la gran ceremonia de apertura de los Summer Games de este año de no haber sido porque usamos Asana.”