En las Olimpíadas Especiales de California del Norte y Nevada se producen eventos de mayor impacto con Asana

Olimpíadas Especiales de California del Norte y Nevada
  • Logo de las Olimpíadas Especiales de California del Norte y Nevada
  • Ubicación
    • Equipo distribuido de 35 empleados
  • Eventos organizados por año
    • Se producen más de 300 eventos por año para miles de asistentes

El impacto de Asana

  • Se reduce el tiempo dedicado a las reuniones semanales de equipo
  • Se reduce el tiempo de producción de activos creativos a casi la mitad gracias a un proceso simplificado para las solicitudes y la producción.
  • Más tiempo para centrarse en la creación de experiencias memorables para los atletas, sus familias y los donantes.

En los Juegos Olímpicos Especiales de EE. UU. del verano de 2018, un equipo de alumnos de la escuela preparatoria de Clovis, California compitió en fútbol (soccer) como parte del programa de Unified Sports. Reunieron a atletas de educación especial y general para que participaran en el mismo equipo. El programa promueve la inclusión, la comprensión y la amistad. El equipo salió triunfante al campo de juego como un solo grupo: ganaron la medalla de plata. Pero el mayor triunfo fue la amistad que forjaron. Dejaron atrás sus diferencias y se transformaron en verdaderos compañeros de equipo y amigos, tanto dentro como fuera de la cancha.

Equipo Clovis

Lo que el equipo materializa en los Juegos de EE. UU. es el eje de las Olimpíadas Especiales. Los juegos promueven los entrenamientos deportivos anuales y las competencias para atletas con discapacidad intelectual y de todas las edades. Su misión es fomentar la inclusión, la comprensión y la amistad de los atletas, las familias y la comunidad.

California del Norte y Nevada enviaron el equipo de Clovis a competir a Seattle. Se producen más de 300 eventos por año tanto para atletas como para donantes. Abe Cruz, gerente sénior de Diseño, es responsable de la producción de todo lo que ven, oyen y leen quienes asisten a estos eventos. Trabaja en colaboración con el equipo de marketing a fin crear una experiencia atractiva para quienes participen.

Pero como organización sin fines de lucro con recursos limitados y un gran volumen de trabajo, Abe y su equipo tuvieron que esforzarse porque:

  • Les faltaba un sistema centralizado de coordinación y comunicación para trabajar, lo que ponía en riesgo la calidad de sus activos.
  • Las solicitudes ingresaban desde todas direcciones y, por lo general, la información clave se perdía, lo que derivaba en ciclos de revisión adicionales y fuera de la planificación.
  • Las prioridades y el estado del trabajo no quedaban claros. No sabían en qué centrarse en un momento dado.

El proceso de selección: que fuera simple

Cuando llegó el momento de evaluar las herramientas de gestión laboral, la prioridad número uno de Abe fue hallar una interfaz simple e intuitiva. Necesitaban contar con una herramienta que fuera fácil de adoptar, que no intimidara y que cubriera las necesidades para coordinar proyectos, como los de los eventos de gran escala que producen. También necesitaban que tuviese una funcionalidad que les permitiera comunicarse con claridad y de forma efectiva, especialmente en lo relacionado a las solicitudes creativas y las aprobaciones. Finalmente, Abe y su equipo buscaban una forma de hacer que las operaciones del equipo (desde las reuniones al proceso en su conjunto) fueran más eficientes.

Equipo de Carolina del Norte para las Olimpíadas Especiales

Después de analizar y comparar con el equipo las distintas soluciones para gestión laboral, se optó por Asana. Al equipo le resulta simple e intuitivo y además aporta funciones específicas, como las plantillas y los campos personalizados, con las que se logran flujos de trabajo más eficientes. Y con Asana para organizaciones sin fines de lucro, Abe y su equipo ahora acceden a las funciones Premium que necesitan con un 50 % de descuento.

Primero la eficiencia: flujos de trabajo simples para mejores resultados y con mayor rapidez

El equipo de marketing de las Olimpíadas especiales ahora usa Asana para simplificar todos sus procesos y lograr transparencia en los detalles para finalmente poder entregar su trabajo más rápido. Con Asana el equipo ahora puede:

  • Gestionar más de 300 eventos por año: gracias a las plantillas, el equipo puede planificar más rápido los eventos Summer Games y Polar Plunge para recaudación de fondos e incorporar los aprendizajes de eventos pasados para mejorar continuamente la ejecución. Además, hay menos incertidumbres de último momento porque los pasos críticos no se pasan por alto.
  • Simplificar las solicitudes creativas y las aprobaciones: al estandarizar el proceso de solicitudes, Abe ahora, recibe por adelantado todos los detalles que necesita. De este modo, las expectativas quedan claras desde el inicio y las aprobaciones se producen más rápido.
  • Priorizar el trabajo correcto: al dar seguimiento al estado y las prioridades del trabajo en Asana con campos personalizados, el equipo logra la transparencia necesaria para centrarse el tiempo debe dedicar y en la etapa de trabajo en que se encuentra. Gracias a ello, se redujeron las reuniones semanales de equipo.

“Para nuestros Summer Games de 2019 pudimos producir el evento y los activos de marketing en la mitad del tiempo y dedicarnos a crear una experiencia más memorable para nuestros atletas.”

Polar Plunge

Mejores procesos llevan a mejores experiencias en los eventos

Al usar Asana para gestionar la planificación de eventos, las solicitudes creativas y la comunicación del equipo; el equipo de marketing de las Olimpíadas Especiales ha simplificado sus procesos y trabaja de forma más eficiente. Abe y su equipo ahora se pueden centrar en crear un entorno que favorezca la unidad que demostró tener el equipo Clovis en los Juegos de EE. UU. de 2018. En vez de simplemente producir activos, se ocupan de ofrecer experiencias y de crear en conjunto recuerdos que los unan con sus atletas, donantes y la comunidad. Por ejemplo, en los Summer Games más recientes de California del Norte (en los que participaron más de 1000 atletas y entrenadores) Abe y su equipo aunaron esfuerzos creativos para producir elementos audiovisuales multimedia, banners alegres para el escenario principal y banners para el campo de juego y así crear una atmósfera agradable para los atletas y sus familias.

“No hubiese habido forma alguna de llevar a cabo la gran ceremonia de apertura de los Summer Games de este año de no haber sido porque usamos Asana.”

Lee más historias de éxito de Asana

Descubre Asana

Asana es la manera más fácil para los equipos de dar seguimiento a sus proyectos y tareas, para poder obtener buenos resultados.

Campaña de Marketing

Campaña de Marketing

Lanzamiento de productos

Lanzamiento de productos

Objetivos de la Empresa

Objetivos de la Empresa

Misión a la Luna

Misión a la Luna

Organizar el trabajo

Define tareas y logros para brindarle claridad a tu equipo con respecto a lo que se debe hacer.

Organizar el trabajo

Ayuda a tu equipo a cumplir sus plazos

Hazle saber a cada miembro del equipo exactamente cuáles son sus obligaciones asignando responsables y fechas de entrega

Ayuda a tu equipo a cumplir sus plazos

Cumple tu fecha límite

Organiza tu plan de campaña para visualizar cómo encaja cada pieza, detectar posibles problemas y mantener el trabajo al día.

Cumple tu fecha límite

Ten conversaciones que deriven en acciones

Haz preguntas o brinda actualizaciones del trabajo que se está realizando para que las conversaciones se transformen en acciones.

Ten conversaciones que deriven en acciones

Adjunta archivos a tu trabajo

Agrupa documentos compartidos, archivos de diseño y plantillas de presupuesto para que tu equipo no pierda tiempo buscando información.

Adjunta archivos a tu trabajo

Mira el trabajo de un vistazo

Consulta tu trabajo en un calendario para controlar plazos y enfocarte en fechas importantes

Mira el trabajo de un vistazo

Haz seguimiento de tu progreso

Mantente al tanto del progreso del proyecto e identifica rápidamente los problemas.

Haz seguimiento de tu progreso

Trabaja sobre la marcha

No importa si estás en una reunión con un proveedor, una conferencia o fuera de la oficina, mantente siempre conectado con Asana para móviles.

Trabaja sobre la marcha

Dirige programas exitosos siempre

Asana ayuda a los equipos de marketing a planificar, gestionar, dar seguimiento y lanzar iniciativas que capten la atención de su audiencia.

Dirige programas exitosos siempre

Organiza visualmente cada paso

Planea cada etapa importante, desde el desarrollo hasta el lanzamiento, para que todos tengan claridad sobre los pasos a seguir.

Organiza visualmente cada paso

Conoce quién está a cargo

Asigna claramente a los responsables y fechas de entrega de cada parte del lanzamiento para que puedas realizarlo a tiempo.

Conoce quién está a cargo

Realiza el lanzamiento a tiempo

Mira cómo encajan las piezas de tu plan para poder hacer ajustes y mantener el trabajo al día.

Realiza el lanzamiento a tiempo

Mantén a todos actualizados

Conecta las actualizaciones y conversaciones importantes a tu trabajo para asegurarte de que no queden enterradas en las cadenas de email.

Mantén a todos actualizados

Almacena el trabajo en un lugar

Adjunta archivos a tu proyecto para que todos sepan dónde encontrar la información correcta.

Almacena el trabajo en un lugar

Haz seguimiento a fechas y logros

Mantente informado sobre fechas importantes al ver los planes de lanzamiento en un calendario.

Haz seguimiento a fechas y logros

Infórmate sobre lo que va bien encaminado y lo que no

Ve el progreso del proyecto para asegurarte de que estés a tiempo para cumplir tus plazos y objetivos.

Infórmate sobre lo que va bien encaminado y lo que no

Mantente conectado estés donde estés

Mantente actualizado sobre el progreso de tu lanzamiento desde cualquier lugar con Asana para móviles.

Mantente conectado estés donde estés

¡En sus marcas, listos, a lanzar!

Asana ayuda a los equipos de productos a cumplir sus plazos para que puedan lanzar excelentes productos.

¡En sus marcas, listos, a lanzar!

Establece las prioridades

Crea tareas para cada objetivo y así todos puedan ver las metas generales de la empresa.

Establece las prioridades

Elige a la persona correcta

Asigna cada objetivo a la persona apropiada para que todos sepan quién es el responsable y a quién hacerle preguntas.

Elige a la persona correcta

Crea un plan para cumplir tus metas

Mira cómo cada paso contribuye para lograr tus metas, para confiar en que cumplirás tus objetivos.

Crea un plan para cumplir tus metas

Compartir información y brindar actualizaciones

Mantén a las personas interesadas al día sobre las últimas informaciones y estado del progreso con actualizaciones y comentarios asociados a tus objetivos.

Compartir información y brindar actualizaciones

Adjunta archivos importantes

Integra a Asana con tus herramientas para compartir archivos con el fin de mantener todos los documentos importantes en un solo lugar.

Adjunta archivos importantes

Mantente informado sobre fechas importantes

Revisa los plazos y logros de tu iniciativa en un calendario para asegurarte de que estés a tiempo.

Mantente informado sobre fechas importantes

Haz seguimiento al progreso de la empresa

Ve qué objetivos van bien encaminados y cuáles necesitan tu atención para que puedas cumplir tus metas.

Haz seguimiento al progreso de la empresa

Mantente informado

Con Asana para teléfonos móviles, recibe actualizaciones y opina sobre decisiones importantes desde cualquier lugar.

Mantente informado

Cumple tus metas

Asana le permite a tu equipo ver los objetivos de tu organización para que todos se mantengan enfocados en las cosas más importantes.

Cumple tus metas

Prepárate para la misión

Organiza visualmente cada paso de tu misión para que no te pierdas ningún paso mientras intentas llegar a lo más alto.

Prepárate para la misión

Conoce quién está a cargo

Asigna claramente a los responsables de cada tarea para que tu piloto, comandante e ingeniero de vuelo sepan qué tienen que hacer.

Conoce quién está a cargo

Organiza visualmente cada paso

Crea un plan de lanzamiento para poder graficar tu trabajo de principio a fin, compartirlo con tu equipo y modificarlo cuando cambien las condiciones.

Organiza visualmente cada paso

Asegúrate de que todo esté funcionando correctamente

Haz preguntas importantes, ten conversaciones y da actualizaciones de estado con el fin de preparar a tu tripulación para el día de lanzamiento.

Asegúrate de que todo esté funcionando correctamente

Reúne todo tu contenido

Conecta Asana con las otras herramientas que necesitas en tu misión para que tengas toda la información en un mismo lugar.

Reúne todo tu contenido

Mantén tus ojos en el objetivo

Ve cada logro en un calendario para que puedas dar seguimiento a fechas importantes previas al despegue.

Mantén tus ojos en el objetivo

Haz seguimiento de tu progreso

Infórmate sobre qué cosas van por buen camino y cuáles no para que puedas asegurarte de estar listo para el día del lanzamiento.

Haz seguimiento de tu progreso

Trabaja desde cualquier lugar

Mantente informado sin importar si estás en la oficina o en la luna. Solo asegúrate de que tengas conexión a Internet.

Trabaja desde cualquier lugar

3, 2, 1&hellip ¡despegue!

Con Asana, tu tripulación puede planear ir a la luna y llegar a ella. Solo se necesita dar un pequeño paso…

3, 2, 1&hellip ¡despegue!