¿Qué es Podstars by OMR?

La GmbH independiente se fundó en 2016 como una entidad autónoma de la plataforma de marketing OMR. Todo comenzó con el podcast OMR como primer y único producto. Los temas importantes relacionados con los negocios digitales, el marketing en línea y todo lo que le interesaba al director general y fundador, Philipp Westermeyer, se presentaron en formatos de audio ingeniosos. De este modo, se mantuvo informados a fundadores, empresarios y personas interesadas. Resultó que las empresas que escuchaban el pódcast de OMR se acercaron a Podstars para colocar contenido publicitario en los pódcasts. Poco a poco, se fueron añadiendo más oportunidades publicitarias a través de otros formatos. Así es como surgió la red de podcasts Podstars mediante una escisión. Se añadieron otras áreas temáticas, como el deporte y el entretenimiento, y pronto se construyó un estudio propio para producir más pódcasts de forma independiente. Actualmente, Podstars produce más de 50 formatos y comercializa otros 50. Veinte empleados trabajan en la creación de pódcasts y en su oferta como plataforma publicitaria para empresas.

Las 3 áreas de trabajo de Podstars

En el área de producción de audio, se elaboran formatos propios que son relevantes para el mercado en cuestión y que pueden generar un buen alcance. El área de comercialización, con la que todo comenzó, reúne a podcasters y anunciantes. El tercer pilar de Podstars es el área de asesoramiento para agencias, anunciantes y podcasters. Aquí se asesora a los participantes sobre cómo funciona el mercado, las producciones o incluso una buena entrevista. Podstars ofrece un amplio portafolio de podcasts que se comercializan

Cómo entró en juego Asana

Es evidente que para este portafolio de ofertas de Podstars es necesario utilizar una sólida herramienta de gestión del trabajo. Annamaria Herkt ya había trabajado con varias herramientas de gestión del trabajo, una de ellas era Asana. Además, el equipo de diseño de OMR ya utilizaba Asana. Se informó con más detalle sobre Asana y pidió al equipo de diseño de OMR que le hiciera una demostración. Posteriormente, se familiarizó con las funciones en gran medida por su cuenta y, al mismo tiempo, también recurrió a la ayuda de Asana. El taller introductorio en línea y el blog con consejos y explicaciones, así como otros videos de aprendizaje de Asana, fueron muy útiles. “Fue muy emocionante ver qué procesos se pueden gestionar con Asana. Eso me inspiró mucho”, dice. “Otra ventaja fue ver cómo otras empresas usan Asana y qué se puede aprender de ellas”. Lisa Schmidt, quien junto con Annamaria Herkt desarrolló el área de Gestión de Contenidos en Podstars, también lo ve así. Desde principios de 2020, Asana se utiliza en Podstars y actualmente 15 empleados la usan activamente. Después de usar la versión de prueba gratuita, los empleados seguían siendo escépticos. A muchos no les gustaba la idea de romper con los viejos hábitos y querían seguir usando sus propias listas y los procesos de trabajo habituales. Sin embargo, los miembros del equipo ya perciben claramente las ventajas de Asana. Esto es especialmente cierto en el caso de los reemplazos durante las vacaciones y para la transparencia en el equipo. Incluso los miembros del equipo que no pertenecen al proyecto pueden ver los próximos pasos del trabajo.

Preguntas como “¿dónde puedo encontrar esto y aquello?” o “¿Ya lo has hecho?” se han vuelto superfluas.

Asana integra todo el contenido en un solo lugar

El objetivo de Podstars era lograr una comunicación fluida entre la producción, la gestión de contenidos y la gestión de productos. Asana ofrece la base adecuada para ello y ha obtenido buenos resultados en todas las áreas. Ahora, los gerentes de contenido tienen una mejor visión general de qué archivos y pistas de audio fueron subidos por cuál de los productores de audio y qué tareas aún deben completarse, por ejemplo, la creación de textos descriptivos o citas. Todo esto se va incorporando continuamente a la lista de tareas de Asana. La integración de los enlaces de Google Drive y de Gmail también facilita los procesos de trabajo, ya que permite trabajar en las tareas de Asana directamente desde los correos electrónicos. La integración con Slack también se considera muy positiva. “Ahora contamos con el requisito básico para que todo funcione. Solo queda practicar”, dice Annamaria Herkt. ¿Dónde se realizan las grabaciones? ¿Cómo se llevan a cabo? ¿Qué tecnología se necesita? ¿Está lista la edición al final? ¿Cómo se lleva a cabo la distribución? Ahora, todas estas preguntas se responden de forma fácil y rápida en Asana. De este modo, todos los empleados disponen de la información necesaria en todo momento y, por supuesto, también pueden agregar información nueva.

Integración sin problemas de colaboradores externos

Hasta ahora, solo los empleados internos de la empresa usan Asana. En el futuro, Constantin Buer, uno de los directores generales de Podstars, puede imaginarse fácilmente que los productores de audio externos, por ejemplo, para grabaciones en Berlín, también tengan acceso a Asana. Asana ofrece la función adecuada para incorporar fácilmente a socios externos. De este modo, los miembros de equipos distribuidos se integran a la perfección.

La gran fortaleza de Asana es conectar a todos los usuarios y toda la información relevante en un solo lugar.

Asana entra por los oídos

Para Podstars y, en particular, desde el punto de vista de Annamaria Herkt, la integración de Asana ha sido hasta ahora muy exitosa. La información relevante se agrega fácilmente directamente en una tarea. Los procesos son más rápidos, más fáciles y, sobre todo, más claros. El cambio a la versión Premium de Asana con funciones avanzadas ha generado una mayor aceptación por parte de los empleados. Asana resultó ser inesperadamente muy útil para todos los empleados que trabajan desde casa. Los empleados no están juntos en una misma sala y, por lo tanto, no pueden comunicarse directamente, por ejemplo, para hacer preguntas breves o coordinarse de forma espontánea. En este sentido, Asana resulta muy valiosa, ya que las coordinaciones y las asignaciones de tareas se pueden realizar cómodamente a través de la herramienta. Hasta ahora, se estima que Asana agiliza entre el 20 % y el 30 % de las reuniones, y el objetivo es duplicar esa cifra.

A largo plazo, gran parte del tráfico interno de correos electrónicos dejará de ser necesario.

Efectos sorpresa con Asana

Además de las funciones para un flujo de trabajo fluido, Annamaria Herkt y Constantin Buer descubrieron también un apoyo inesperado para la gestión gracias a Asana. De este modo, ahora no solo es posible identificar mejor el nivel de información que tienen los nuevos empleados, sino también qué podcasts están listos para escuchar y disponibles para su posterior procesamiento. Constantin Buer está especialmente entusiasmado con la posibilidad de medir la carga de trabajo del equipo. Desde el punto de vista de la dirección, ahora es más fácil ver qué empleado está trabajando en qué podcast o proyecto y qué capacidad libre tiene cada uno. De esta manera, se ha podido determinar cuántos proyectos puede tener asignados un empleado del área de producción de audio o del área de gestión de proyectos para su realización. Aquí también resultan útiles las nuevas funciones de Asana “Objetivos” y “Panel”.

Asana nos ayuda a tener una visión general de todo el flujo de trabajo de Podstars. Esto es muy emocionante para nosotros.

Debido a que cada empleado hace una pequeña contribución e ingresa la información correspondiente en Asana, es fácil ver de un vistazo cuál es la carga de trabajo actual del equipo. “Me sorprendió lo fácil que es cuando todos usan activamente la herramienta”, afirma Constantin Buer. Antes, había que determinar la carga de trabajo de forma engorrosa con listas de Excel u hojas de cálculo de Google. Esto requería mucho tiempo. Ahora este proceso está automatizado, ya que cada empleado ingresa automáticamente sus proyectos y tareas. “Esto ahorra mucho tiempo”, afirma Constantin Buer.

Creo que nadie del equipo diría: “No necesitamos esto”.

Ahora se sabe que el entusiasmo inicialmente moderado del equipo se debió principalmente a las incertidumbres sobre las ventajas de los nuevos procesos de trabajo. ¿Realmente es más rápido? ¿Realmente es ventajoso ingresar las propias notas? ¿Cómo funcionan las sincronizaciones con Gmail, Slack o el calendario? El entusiasmo por Asana es ahora enorme en Podstars y están seguros de que pronto todos los miembros del equipo compartirán este entusiasmo.