Olo retiene empleados con procesos escalables de Recursos Humanos con Asana

¿Cómo harías para que un nuevo empleado se sienta bienvenido en Texas... cuando el resto de su equipo se encuentra en Nueva York o distribuido por todo Estados Unidos?

Olo es un servicio en crecimiento de pedidos y entregas digitales para más de 250 marcas de restoranes, tales como Chipotle, Jamba Juice y Five Guys. Incorporar a los empleados nuevos bien desde el principio es fundamental, porque el 50 % de su equipo de 130 personas trabaja en forma remota desde diferentes partes de Estados Unidos. Esto hace mucho más difícil lograr su objetivo clave de retener al personal.

Para mantener a su fuerza laboral unida y comprometida a pesar de estar en diferentes lugares, el equipo de Recursos Humanos de Olo, que ellos llaman su equipo de Personas y cultura, ha diseñado una experiencia de integración completa y gestiona todas las necesidades de Recursos Humanos que surgen desde el primer día de un empleado, desde la nómina hasta las evaluaciones de desempeño, la asignación de derechos y las conferencias. Deanne Rhynard, Vicepresidente de Personas y cultura, considera que incluso las relaciones más pequeñas de Recursos Humanos ayudan a crear una excelente cultura de la compañía.

“A pesar de que todos estamos aquí para trabajar,” dice Deanne, “me preocupo por que todos estén felices. Si nuestros empleados están contentos, mantendrán a flote nuestra compañía”.

El equipo usa Asana para asegurarse de que todos los procesos de Recursos Humanos se desarrollen sin inconvenientes, independientemente de lo complicados que sean. “No hay ninguna instancia en la que no usemos Asana”, cuenta Deanne. “Es esencial para nuestra estrategia general y nuestras operaciones diarias, y nos permite colaborar como equipo remoto y hacer que las personas sean responsables de sus tareas. Nos permite empoderar y confiar en nuestra gente para completar el trabajo”.

El secreto del éxito en Recursos Humanos: procesos detallados y repetibles

La mayoría de los procesos de Personas y cultura de Olo son increíblemente detallados y se replican a menudo, por ejemplo, las nóminas quincenales o mensuales, las evaluaciones anuales de desempeño y las asignaciones de derechos. También tenemos la incorporación de cada empleado nuevo: puede haber hasta 130 pasos, y todos son importantes para retener el empleado. “Si me salteo un paso en la incorporación, es una falla para el nuevo empleado y para mí en representación de la compañía”, dice Deanne. “Corro el riesgo de que se vaya, lo cual reduce nuestra tasa de retención, y hace que todos estén menos contentos”.

The People + Culture team is small and distributed, which adds to the challenge. “We’re a team of three, but we should be a team of thirty,” Deanne says. “The work we do is crucial.” Deanne herself is based in Seattle and her teammates are based in New York, so they use Asana to close the distance. "Asana helps me communicate with my employees in New York. I know what they're working on and I don't have to constantly ask them how things are going.”

Cuando las listas de pendientes normales no son suficientes

Deanne usó primero Asana en su empresa anterior, y cuando se incorporó a Olo, pensaba volver a las listas de pendientes normales. “Realmente probé”, dice, “pero me di cuenta de que no podía trabajar sin Asana”.

La naturaleza muy detallada de los procesos de Recursos Humanos de Olo los hace particularmente complicados, además del hecho de que involucran a muchas personas fuera de Personas y cultura. “No hay manera de registrar todo en papel ni en una lista de tareas genérica”, dice Deanne. “Asana te permite arrastrar y soltar. Puedes organizar las cosas con fechas de entrega, archivos adjuntos y comentarios, y asignar tareas a personas dentro y fuera del departamento de Personas y cultura”.

“Si me salteo un paso en la incorporación, es una falla para el nuevo empleado y para mí en representación de la compañía. Ahora no dejamos que nada se nos escape porque tenemos un sistema a prueba de tontos. Asana es absolutamente vital. No podría hacer mi trabajo sin la aplicación."

Deanne comenzó a usar nuevamente Asana para sus cosas, y lentamente comenzó a expandirlo. Ahora, sus colegas de Personas y cultura también lo usan, además de los equipos de Éxito del Cliente y marketing de Olo. “No dejamos que nada se nos escape porque tenemos un sistema a prueba de tontos”, dice Deanne. “Es mucho más difícil perder el seguimiento de una tarea o información”.

Incorporación y desvinculación herméticas en Olo

El equipo de Personas y cultura de Olo almacena sus procesos de incorporación como plantillas de proyecto en Asana, una para los empleados a tiempo completo, otra para los contratistas y otra para los empleados transferidos. Copian la plantilla para cada nuevo empleado y trabajan siguiendo la lista.

Las plantillas de integración están divididas en secciones, que representan las diferentes etapas del proceso de incorporación. Estas son algunas de las tareas incluidas:

• Información pertinente del empleado: nombre, email personal, enlace ATS del currículum vitae, equipo asignado, fecha de inicio, locación, nombre del gerente, etc.
• Tareas de cierre de contratación: registrar información del nuevo empleado, guardar carta de ofrecimiento, organizar carpetas, actualizar el plan de contratación, marcar el puesto como tomado en ATS.
• Firma posterior a la carta de ofrecimiento: enviar en email de bienvenida del Director General, opciones de pedido de computadora, documentos de cumplimiento regulatorio, asignar un inductor, presentar el control de antecedentes, agregar a los documentos maestros de planificación.
• Experiencia de incorporación: crear una cuenta de email, coordinar reuniones de capacitación inicial, asignar derechos de software, pedir FitBit, enviar paquete de bienvenida, planificar visita a la oficina de Nueva York, agregar al empleado al sistema HRIS, enviar email de preparación para el primer día.

Los proyectos de Asana también permiten que las personas correspondientes se mantengan involucradas. El encargado de contratación y los miembros del equipo de Personas y cultura siguen el proyecto en Asana, además de todas las personas de la compañía que necesitan asignar derechos de software.

La desvinculación es igual de organizada. Cuando un empleado se va, el proceso de desvinculación asegura la seguridad y protección de la empresa, además de ayudar al equipo de Personas y cultura a cerrar todos los cabos sueltos. El empleado tiene una experiencia profesional hasta su último minuto en Olo.

La plantilla del proyecto de desvinculación incluye una entrevista de salida y los procesos necesarios para registrar la rescisión de contratos, finalizar la última nómina, cerrar cuentas y eliminar el acceso al software. Para que la salida se mantenga confidencial, solo el personal correspondiente de Personas y cultura puede seguir el proyecto en Asana, hasta que los otros empleados sean informados de la desvinculación de su colega.

Ejecutar otros procesos de Recursos Humanos en Asana

Olo tiene otros cientos de usos de Recursos Humanos respaldados por Asana. “Una vez que creo un proceso en Asana, no tengo que volver a pensar en él”, dice Deanne. “Me ayuda a mantener la cordura”. Estos son algunos ejemplos:

• Nómina: las plantillas para las nóminas de mitad de mes o fin de mes ayudan a Deanne a sortear las contingencias tales como comisiones, bonos, indemnización, impuestos estatales, trabajo por horas, licencias y más. El Director de Operaciones, el Vicepresidente Ejecutivo de Finanzas y Contabilidad tienen acceso al resumen de la nómina.
• Evaluaciones de desempeño: los gerentes, empleados y líderes de departamento son quienes realmente realizan las evaluaciones, pero el proceso de Deanne los incorpora en el momento indicado y les dice cuándo enviar recordatorios, cuándo hacer seguimiento y cuándo registrar las notas.
• Agendas de reuniones: para mantener productivas las reuniones internas, Deanne usa una agenda para cada gerente y subordinado directo con los que se reúne personalmente. Comparte algunas agendas con compañeros de equipo y usa otras como notas privadas.
• Otros: el equipo de Personas y cultura usa Asana para planificación de conferencias, implementaciones de software y gestión de la asignación de derechos.

El equipo de Éxito del Cliente también usa mucho Asana para gestionar todo, desde la búsqueda de clientes hasta la administración y el mantenimiento. Han comenzado a agregar a los clientes a proyectos de Asana para poder ver la trayectoria de sus cuentas. “Esa transparencia y visibilidad son cruciales”, dice Deanne. “Las cosas se pierden en el email y podrían hacer que el equipo de Éxito del Cliente pierda de vista lo que está pasando con el cliente. Si no usaran Asana, perderían impulso, defraudarían y fracasarían. Mantiene el equipo al día y la comunicación activa”.

Equipos comprometidos y distribuidos

Cuando las necesidades de Recursos Humanos de todos los empleados están satisfechas, hay una base fuerte para una cultura empresarial saludable. “Hemos recibido comentarios fantásticos sobre nuestro proceso de incorporación y sobre cómo contribuye a la retención de empleados”, comenta Deanne. Los procesos excelentes mantienen al equipo de Olo comprometido, sin importar en qué parte de Estados Unidos trabajen.

• El 100 % de los empleados nuevos se sienten bienvenidos desde el primer día.
• El 100 % de los nuevos empleados se sienten apoyados por su gerente.
• El 98 % está satisfecho con el nivel de comunicación con su contacto de Recursos Humanos durante el proceso de contratación.
• Un empleado dijo: “Me sentí muy bienvenido por todos, el proceso de incorporación se desarrolló sin problemas”, y otro dijo: “El equipo de Personas y cultura fue muy amable y me hizo sentir muy cómodo. Estableció una buena relación con la cultura de Olo”.

Asana se asegura de que estos sistemas funcionen bien, cada vez que se usan. “No sé cómo me acordaría de todos los pasos mínimos”, dice Deanne. “Soy una persona muy orientada al detalle, pero este trabajo es mucho más amplio de lo que puedo abarcar. Para mí, Asana es igual a éxito”.