Asana se utiliza desde su fundación

Ya desde su fundación, Exporo apostó por un modelo de negocio digital y por la colaboración digital, y también por Asana. De esta manera, la empresa con sede en la Hafencity de Hamburgo puede reaccionar rápida y ágilmente a las demandas del mercado, ya que los proyectos y los contenidos se representan de manera eficiente y multifuncional a través de procesos digitales. Björn Maronde, coordinador de protección de datos en Exporo y responsable de las áreas de administración de TI y seguridad de la información, fue consultor de TI independiente durante 12 años antes de ocupar un puesto fijo en Exporo. Ya en la fase de fundación, participó en el establecimiento de una base exitosa. Como ya conocía Asana de antes, para él fue un factor decisivo incorporar Asana como herramienta de gestión del trabajo en los procesos empresariales de Exporo desde el principio. Desde el principio, se debía establecer un sistema que permitiera el trabajo multifuncional en equipos, que actuara como punto de contacto central para el trabajo de proyectos y en el que se pudieran registrar los objetivos y las tareas a nivel de equipo y de empleado. Las herramientas digitales y ágiles de Asana eran ideales para los procesos comerciales automatizados de Exporo. Resultó que Asana tiene mucho más que ofrecer que la simple gestión de proyectos.

Adopción del 100 %: todos los empleados usan Asana

Desde la fundación de la empresa, el entorno de sistemas de Asana ha sido la base para una coordinación estructurada de los procesos operativos. Asana se utiliza en todos los departamentos de la empresa. Cada uno de los 181 empleados de Exporo tiene una cuenta en Asana para usarla en actividades de equipo o para tareas personales. Además, también se puede invitar a empleados externos y socios, como el asesor fiscal o el delegado de protección de datos. Debido a que Asana se utilizó en Exporo desde el principio, no hay temas como “cambio a nuevos métodos de trabajo” o “integración de los procesos de Asana en los departamentos”. Sin embargo, es necesaria una capacitación continua de los empleados, especialmente para las nuevas funciones. Solo así los empleados pueden aprovechar al máximo todas las ventajas de la plataforma y, por ejemplo, acceder a toda la información y tareas relevantes.

Una herramienta como Asana respalda mejor la colaboración cuando la mayor cantidad posible de colegas trabajan juntos con ella, y en Exporo trabajamos al 100 % con Asana.

Cambio sin problemas al trabajo desde casa

La transición cada vez más frecuente al trabajo desde casa también se llevó a cabo sin problemas en Exporo. Gracias a Asana, no se produjeron interrupciones significativas en las operaciones comerciales. Por ejemplo, departamentos como RR. HH., Marketing, Tecnología/Desarrolladores y Contratos dependen especialmente de la herramienta en su actividad diaria. El departamento de Contratos, responsable de la gestión de contratos para desarrolladores de proyectos e inversores, primero debe redactar contratos legalmente impecables y luego gestionarlos, por ejemplo, para hacer frente a los impagos. Actualmente, los procesos se están optimizando en Asana para, por ejemplo, reducir el papeleo, obtener una visión clara del estado de cada proyecto y mejorar aún más la coordinación en el equipo. De esta manera, cada empleado debe estar informado sobre cuáles son sus propias tareas y plazos. Desde la búsqueda de proyectos adecuados hasta la financiación por parte de los inversores, la herramienta de gestión del trabajo brinda apoyo con tareas, subclases y responsabilidades. Cada paso individual se puede seguir en detalle de manera cómoda y sencilla.

La tecnología detrás de Asana ha mejorado constantemente. Hoy en día, se pueden procesar tareas y temas mucho más complejos. Sin embargo, el uso sigue siendo sencillo para los usuarios.

Mayor productividad desde el principio

Dado que Exporo ha confiado en Asana como herramienta de gestión del trabajo desde la fundación de la empresa, se estableció una base sólida y centralizada para la gestión de proyectos con enormes opciones de expansión para el futuro. Con los continuos desarrollos de Asana, Exporo puede afrontar los desafíos siempre nuevos, mantener la flexibilidad y encontrar soluciones rápidas y sólidas. Así, Exporo se beneficia actualmente, entre otras cosas, de la integración de Asana con el servicio de mensajería “Slack”, que se utiliza principalmente en la empresa para la comunicación interna. Ahora, con un simple clic, las tareas se pueden integrar y seguir en chats grupales o mensajes directos.

Björn Maronde conoce Asana desde hace muchos años y ha sido testigo del rápido desarrollo de la herramienta. “Antes, Asana era una herramienta muy sencilla para las tareas empresariales. En ese entonces, funcionaba de manera muy lineal, comparable a una lista de compras. Otras herramientas, por su parte, eran extremadamente técnicas y su uso era más complicado. Primero había que crear bases de datos para construir formularios e insertar datos”. Está convencido del constante desarrollo de la herramienta.

Evolución de Asana y un soporte genial

Desde que se cambió a la versión Business de Asana hace un año, Exporo tiene su propia persona de contacto en el equipo de Customer Success, lo que ha supuesto un nuevo impulso a la eficiencia. Maronde está en contacto con Asana al menos una vez al mes. El contacto personal en Asana ya conoce muy bien los procesos comerciales de Exporo y, por iniciativa propia, hace sugerencias relevantes sobre nuevas funciones. “Te involucran activamente”, dice Maronde. Luego, verifica de inmediato internamente si estas nuevas funciones se pueden utilizar de manera útil y rentable en Exporo y cómo hacerlo. Por otro lado, el equipo de soporte ofrece la mayor asistencia posible ante cualquier consulta. Las capacitaciones impartidas por Asana son muy bien recibidas por los empleados. Los expertos de Asana están muy bien informados y pueden transmitir sus conocimientos muy bien. El uso y los procesos existentes que ya se realizaban en la herramienta se pudieron intensificar considerablemente mediante la integración de nuevas versiones y las capacitaciones. Aunque Exporo ha integrado el uso de Asana en sus flujos de trabajo de forma muy autónoma, Björn Maronde recomienda, no obstante, el contacto regular con los expertos del equipo de Customer Success de Asana.

Se reciben consejos útiles y se puede hacer que el uso sea aún mejor y más fácil. Pocas veces he recibido una atención tan buena por parte del servicio de atención al cliente como la que recibí de Asana.

Asana como herramienta de éxito garantizado en Exporo

Los empleados de Exporo consideran de forma independiente cómo pueden integrar aún más los componentes individuales de la herramienta en su trabajo diario y en su departamento. Por ejemplo, departamentos como RR. HH. o Compliance utilizan la función “Formularios” para recibir y procesar solicitudes. Los empleados planifican, organizan y reestructuran su propia rutina diaria por sí mismos. Para ello, interactúan activamente con el sistema. Maronde: “Una colega que se había fijado un objetivo para todo un trimestre, con el apoyo de Asana, pudo alcanzarlo ya al comienzo del trimestre. Exporo confía en que los empleados participen activamente para optimizar los procesos. Eso es lo que caracteriza a una empresa joven. Es divertido porque todos reman en la misma dirección”.

Formularios y Objetivos de Asana

Con las nuevas funciones de Asana, Formularios y Objetivos, Exporo centraliza de manera específica ciertos procesos. Forms permite enviar solo un enlace a los empleados: el formulario almacenado en Asana contiene todas las preguntas y temas relevantes para el proceso. Con la función “Objetivos”, se pueden vincular objetivos empresariales completos con las tareas necesarias y se puede supervisar el progreso. De esta manera, los equipos trabajan juntos de manera más específica. Con Goals, es posible vincular los objetivos directamente con las tareas sin ningún paso intermedio. De esta manera, Goals proporciona claridad sobre las tareas, los procesos, los objetivos y los resultados.

Una base de datos sólida es extremadamente importante para la inteligencia empresarial

Para el análisis sistemático de la empresa, Asana se integró directamente en la Business Intelligence (BI) de Exporo. Asana está profundamente integrada y todos los datos relevantes se almacenan en el almacén de datos. Esto permite realizar cálculos complejos, como las probabilidades de que ocurran determinados eventos. Los informes estandarizados no solo se utilizan aquí para uso interno, sino también para informar a los inversores. La integración de BI permite analizar dónde hay problemas. En lo que respecta a los tickets de soporte, los colegas pueden ver, por ejemplo, de un vistazo cuántos tickets están en proceso o aún abiertos y cuánto tiempo tomó en promedio procesar un ticket. De esta manera, muchos otros datos de Asana se transfieren regularmente a la herramienta de BI a través de una interfaz. De esta manera, la dirección tiene una visión general concreta de todos los procesos.