Blinkist crea y hace crecer un entorno de trabajo empoderado con Asana

Según la Oficina de Estadísticas de los Estados Unidos, leemos menos de 20 minutos por día. Cuando consideramos el entorno digital actual y todos los medios que se disputan nuestra atención y nuestro tiempo, no sorprende que la gente lea menos. Pero eso no quiere decir que tengamos menos ganas de estar informados. De hecho, hay más y mejor información para consumir, ya sea sobre compras, medio ambiente, política o creatividad. Si tan solo hubiera una manera de leer más y más rápido, para mantenernos al día e informados.

Blinkist está permitiendo a todo el mundo hacer exactamente eso: su aplicación de aprendizaje proporciona las ideas clave de los libros de no ficción más vendidos en formatos de texto y audio que puedes leer o escuchar en tan solo quince minutos. Los cofundadores de Blinkist, Holger Seim, Niklas Jansen, Tobias Balling y Sebastian Klein, vieron una enorme oportunidad de mercado y decidieron crear una empresa. Para los fundadores de la empresa y, especialmente, para Holger, que se desempeña como CEO, el tiempo es el recurso más preciado, tanto para él que lidera Blinkist como para los usuarios de Blinkist.

El desafío: La ejecución

Cuando Holger y el equipo fundaron la empresa en 2012, el camino al éxito era claro: quitar tantos obstáculos como sea posible para que el equipo pudiera avanzar rápidamente. “El principal desafío para ganar el mercado era, y sigue siendo, ejecutar” explica Holger. Para él, eso quería decir “encontrar a las personas y la configuración organizativa adecuadas para que grandes cosas sucedan”.

Entonces se propusieron encontrar esas cosas: “El aspecto central de nuestro éxito es encontrar personas excelentes y dejarles el camino libre para permitirles trabajar hacia un mismo objetivo”.

Al principio, ese objetivo era descubrir cómo podían compartir la idea general de un libro en un formato que la gente pudiera consultar en un dispositivo móvil y pudiera leer o escuchar en pocos minutos. Probaron diferentes formatos con los primeros usuarios y llegaron a los “blinks” que los lectores ahora encuentran en Blinkist. Todo lo que hacen está motivado por su misión: inspirar a las personas a seguir aprendiendo. Para ello, trabajan para mejorar la experiencia de sus usuarios, brindarles recomendaciones mejores y más relevantes, y seguir innovando en los formatos del contenido.

Para permitir que su equipo cumpla los objetivos compartidos, Holger ha descubierto qué es lo más efectivo: empoderarlos. Como líderes del autoempoderamiento, él y sus cofundadores se han establecido el objetivo de crear una organización construida sobre la autonomía individual sin nada de microgestión.

Al enfocarse en el empoderamiento, Blinkist evita las políticas empresariales. “En Blinkist, nos enfocamos por completo en la transparencia y la comunicación directa en toda la empresa”, explica Holger. “Esto es completamente lo contrario a las políticas empresariales tradicionales”, comenta. “Hemos creado un entorno de trabajo claro, abierto y eficaz donde todos tienen una voz”.

El retorno sobre la inversión en empoderamiento

En seis años, Holger ha hecho crecer su equipo a casi cien empleados y creó un producto deseado.

Desde el principio, Holger y el equipo supieron que necesitaban una herramienta que les brindara transparencia y facilidad de colaboración para ayudar a que el equipo de Blinkist cumpliera sus valores de autoempoderamiento. Esa herramienta resultó ser Asana. “Con Asana, todos pueden ver en qué están trabajando los demás y dar sus comentarios y opinar cuando hace falta una reunión”, explica Holger. “Todos los empleados saben lo que está sucediendo con la empresa”.

Para poder tomar decisiones inteligentes, las personas necesitan transparencia y comunicación.”

Un resultado de tener un equipo empoderado, comenta Holger, es que “las cosas fluyen mucho más rápidamente” porque el equipo puede ejecutar rápidamente. “Como fundador, ya no soy un cuello de botella; no tengo que aprobar todo”.

Incluso en proyectos más grandes, las personas tienen la capacidad de tomar decisiones porque, por lo general, están mucho más cerca del problema que Holger o los otros líderes de la organización. Cuando toman decisiones por sí mismos, pueden hacer avanzar su trabajo más rápidamente, en lugar de esperar la opinión o la aprobación de un líder. Por ejemplo, el equipo llevó adelante y lanzó el podcast Simplify solo con comentarios esporádicos de Holger.

“Si las personas están empoderadas, sienten responsabilidad y se comprometen mucho más”, explica Holger. Pero el empoderamiento no solo tiene como resultado un sentimiento agradable: “Tenemos tasas de retención de empleados realmente altas, porque sienten que pueden marcar una diferencia aquí”, dice Holger.

El empoderamiento en la práctica

Según Holger, “Todas las personas necesitan un sistema para expresar las ideas que tienen en la cabeza. Después de todo, nuestro cerebro no es un dispositivo de almacenamiento, es una herramienta para pensar”. Esta premisa es la base de la manera en que Blinkist usa Asana para poner sus valores en práctica en el trabajo. El equipo confía en Asana para lo que Holger llama gestión de proyectos y “proyectos que no son proyectos”, que representan ideas más abstractas del trabajo y los conjuntos de trabajo en curso.

Uso de Asana para la gestión de proyectos

Blinkist usa Asana para planificar proyectos en toda la empresa. Organizan su trabajo, estructuran los proyectos y usan comentarios y conversaciones de proyectos para comunicarse sin necesidad de realizar reuniones. Dar seguimiento a todo su trabajo en Asana optimiza la colaboración de su equipo y empodera a todos los empleados para responsabilizarse por su trabajo. Por ejemplo, usaron un proyecto para dar seguimiento a la localización de su sitio web para los mercados de habla alemana.

Proyectos que no son proyectos

Con el mismo poder que para la gestión de proyectos, Blinkist usa Asana para dar seguimiento al trabajo que no se ajusta a la definición típica de proyecto. Usan proyectos de Asana para registrar el rol y las responsabilidades de cada empleado, lo que proporciona claridad del objetivo para cada persona.

Cada uno de los departamentos de Blinkist (los llaman “círculos”) es un proyecto en Asana, donde las tareas definen responsabilidades y roles. De este modo, cada empleado puede ir a un proyecto de determinado círculo y comprender qué hace el círculo, el objetivo de cada persona del círculo y cómo su trabajo individual se relaciona con el objetivo general.

Los equipos de Blinkist también usan Asana para gestionar sus “controles tácticos” o controles de progreso semanales. Cada equipo tiene un proyecto de Asana establecido para su control táctico; los miembros del equipo agregan temas de análisis a la agenda y toman notas en el proyecto para tener como referencia.

Todos los proyectos de control táctico también tienen una sección llamada “Lista de deseos”, donde el equipo guarda ideas nuevas. “Antes, si tenía una idea que quería analizar con mi equipo, escribía un email larguísimo y las personas respondían. Terminábamos con una interminable cadena de emails, y esto era realmente poco eficiente”, explica Holger.

Ahora, en lugar de generar largas cadenas que son difíciles de dividir y fáciles de olvidar antes de la reunión semanal, la sección Lista de deseos es un sistema confiable para que los miembros del equipo compartan sus ideas y se aseguren de que se hablará sobre ellas.

El poder de predicar con el ejemplo

Blinkist ha visto muchos beneficios de poner en práctica su valor empresarial de autoempoderamiento. Al igual que su producto ahorra tiempo a los usuarios porque les presenta el conocimiento de una manera más eficiente, “Asana nos ahorra mucho tiempo”, dice Holger. “Facilita la conversación, la transparencia y la comunicación, y se ha convertido en un sistema confiable para trabajar de manera más productiva”, comenta.

Al poner en práctica sus valores en la manera en que usa Asana día a día, Blinkist ha construido una organización próspera con una alta tasa de retención y un excelente producto. “Asana es solo una herramienta, pero a nosotros nos permite aprovechar nuestros valores para poder lograr nuestra misión”.