Awin reduce la semana laboral a 4 días con Asana

Awin es el proveedor de marketing de afiliados más grande del mundo. Con sede en Berlín, la empresa ayuda a los anunciantes y editores a asociarse para impulsar las ventas. Los servicios se supervisan y pagan en la plataforma, lo que mantiene seguras las interacciones entre ambas partes. El modelo de negocio funciona tan bien que Awin tiene 15 200 clientes de publicidad internacional, más de 211 000 socios de publicación y clientes en más de 180 países. La empresa tiene más de 1100 empleados y alrededor de 870 actualmente usan Asana para gestionar su trabajo. A continuación, te contamos cómo sucedió.

Awin no ha dejado de crecer en popularidad desde su creación hace 20 años. Pero incluso con este historial, el equipo no estaba listo para la rápida aceleración provocada por la pandemia de COVID-19. Los proyectos se volvieron más grandes, más complejos y tenían fechas límite más ajustadas. Los departamentos aislados que dependían de hojas de cálculo y emails para colaborar ya no eran efectivos. Este modelo tampoco se prestaba a la visión que Awin tenía de su futuro, un mundo donde una semana laboral de cuatro días fuera viable. Con el objetivo de optimizar los procesos y adoptar métodos de trabajo que permitieran probar una semana laboral de 32 horas, Awin comenzó a buscar una herramienta de gestión del trabajo única para usar en toda la empresa.

La búsqueda de la plataforma adecuada para gestionar el trabajo

Awin ya conocía las herramientas de gestión del trabajo. Los diferentes departamentos usaban diferentes herramientas para gestionar su trabajo. Sin embargo, esto creó silos y dificultó la colaboración entre departamentos. Lo que Awin necesitaba era una plataforma que simplificara la organización y se integrara con sistemas que ya funcionaban para la empresa, como Microsoft Teams y Jira. En ese momento, 30 empleados del equipo de marketing ya estaban usando Asana. A la jefa sénior de Marketing, Alexandra Bietz, le encantaba la plataforma y la promovió en toda la empresa. El apoyo del equipo de marketing ayudó a poner a Asana en una buena posición, pero la plataforma no se eligió hasta que se probaron y evaluaron otras herramientas.

Asana surgió como la opción preferida debido a su interfaz intuitiva y fácil de usar y la total transparencia que proporcionaría al trabajo en toda la empresa.

Probar Asana con campañas de Black Friday

Awin decidió que la mejor manera de presentar Asana a toda la empresa sería mostrar ejemplos concretos de su eficiencia. La empresa puso a prueba la plataforma con su equipo de ventas alemán, que utilizó exclusivamente Asana para gestionar las campañas previas al Black Friday. Un día muy importante en el comercio minorista, los preparativos del Black Friday implican mucha comunicación, negociación y coordinación. El equipo de ventas gestionó todo esto de manera efectiva en Asana y brindó comentarios muy positivos sobre su experiencia.

Durante el período del Black Friday, era común que se procesaran 600 tareas a la vez. Poder comunicarnos dentro de las tareas y ver su progreso al mismo tiempo fue una gran ventaja para nosotros.”

Con esta victoria en su haber, Awin introdujo Asana en toda la empresa. La facilidad de uso de Asana hizo que la mayoría de los empleados la adoptaran fácilmente. Los empleados más expertos en tecnología comenzaron a usar de inmediato las funciones de automatización de Asana, como las reglas y las funciones de actualización de estado. Aquellos a quienes les resultó más difícil usar Asana comenzaron con listas de tareas básicas para acostumbrarse a una nueva forma de trabajar. El equipo de Éxito del Cliente de Asana brindó asistencia adicional y mostró a las personas exactamente lo que podían hacer en la plataforma. Independientemente de los niveles de adopción, hubo un gran aumento en la transparencia en Awin que se sintió de inmediato en toda la empresa.

Ahora Felix Witte, jefe de Desarrollo Corporativo y Estrategia de Awin, es uno de los mayores impulsores de Asana. Según Felix, ninguna otra plataforma se introdujo y adoptó tan rápido como Asana. “Asana ofrece muchas pequeñas cosas que agregan un gran valor cuando se combinan”, dice Felix. Una de las cosas que más le gustan a Felix de Asana es que ya no es necesario grabar las actas de las reuniones porque a los empleados se les asignan sus tareas pendientes en el acto.

Hasta ahora, ninguna otra plataforma se ha presentado y adoptado tan rápido como Asana. Al principio tuve que convencer a mis colegas, pero hoy se han convertido en impulsores de Asana aún más grandes que yo.”

Mayor eficiencia y una semana laboral de cuatro días

La automatización y las ganancias de eficiencia proporcionadas por Asana hicieron posible que Awin probara una semana laboral de cuatro días. Este emocionante cambio hizo que los empleados estuvieran más motivados para estructurar mejor su trabajo en la plataforma. El resultado es que el trabajo es más ágil y los recursos se utilizan de manera más efectiva.

Estos son algunos de los procesos que han mejorado con Asana:

• Los equipos de marketing global ya no están aislados y colaboran fácilmente entre sí. Los equipos pueden informar más allá del liderazgo local, lo que simplifica la coordinación de campañas globales y el intercambio de conocimientos.

• Los proyectos globales con múltiples partes interesadas son mucho más fáciles de gestionar. Por ejemplo, Awin Access es una nueva oferta de productos para tiendas en línea más pequeñas. El lanzamiento de este proyecto involucró a diferentes equipos internacionales con cientos de subtareas entre ellos. Asana hizo que la gestión fuera muy sencilla.

• Las nuevas ofertas de Awin y sus socios se comunican fácilmente en Asana. No es necesario enviar emails a todo el mundo ni usar hojas de cálculo complicadas porque todos pueden ver la información relevante para ellos en Asana.

• Los informes ahora están automatizados y optimizados. Los equipos como el departamento de desarrollo y estrategia de Felix ya no tienen que buscar los mismos datos para los informes cada mes. Las solicitudes se automatizan y los datos fluyen sin que nadie tenga que mover un dedo.

En general, la mayor transparencia que ofrece Asana ha sido una gran victoria para Awin. Poder ver los planes de los proyectos de extremo a extremo y visualizar qué tareas dependen de otras ha permitido a los empleados gestionar mejor su trabajo y recursos. Ahora es más fácil para los equipos globales comunicarse y la coordinación entre departamentos ha mejorado significativamente.

El típico intercambio de emails confusos ya no es necesario. Las personas involucradas en el proyecto pueden hacer un seguimiento de todo con Asana y ya no es necesario realizar asignaciones complicadas en hojas de cálculo.”

Una mirada al futuro

Awin ahora comenzó a usar Asana para establecer objetivos y resultados clave (OKR). Un proyecto iniciado por Felix y su Equipo, toda la empresa ahora puede ver cómo su trabajo se conecta para lograr objetivos más grandes. Los OKR se han convertido en una herramienta de gestión esencial y los líderes de Awin continuarán explorando cómo usarlos, y Asana en general, para seguir empoderando a los equipos a hacer su mejor trabajo.