產品待辦項目範本

管理多個待辦項目需要連貫的結構以利協作者維持資訊同步,產品待辦項目範本可協助為您的團隊奠定基礎。

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追蹤產品團隊所需完成的所有交付項目是件麻煩事,特別是當中若還包含不同程度的資訊量的話更是如此。建立產品待辦項目範本可協助團隊在多個產品間維持一致的產品待辦項目,確保各項任務都保有開發人員完成任務所需的所有資訊。 

什麼是產品待辦項目範本?

產品待辦項目範本是可重複使用的敏捷待辦項目的大綱,讓您可以快速輕鬆建立新專案的待辦項目。 

建立範本後,團隊可使用產品待辦項目範本作為建立新產品待辦項目的架構。通常多個產品待辦項目會著重於一個首要產品的不同面向。例如,可能有團隊致力於使用者體驗,而另個團隊則專注於品質保證,儘管他們都隸屬於同一個產品團隊。使用產品待辦項目範本可使各團隊保持一致性,無論是誰正在著手什麼任務,每個人都可採取統一的方式檢視資訊。 

什麼是產品待辦項目?

產品待辦項目是依優先順序排列的任務清單,常用於敏捷專案管理法,更具體來說,常用於產品開發之中。產品待辦項目應依據專案藍圖,也就是您希望如何開發產品的整體進度來規劃。 

如何建立產品待辦項目?

首次建立產品待辦項目時,請務必連結關鍵的專案關係人。與其他定期協作維持一致流程的產品經理Scrum 主持人一起合作,這有助於建立一致的體驗和促進團隊協作,讓整個團隊無論在產品開發的哪個階段中,都能擁有相同的流程。 

建立產品待辦項目範本架構後,接著即可調整用以符合您特定專案團隊的需求。例如,某團隊可能有設計階段,另一個團隊則有 QA 階段,並非所有團隊都採取完全相同的流程,因此從範本著手可讓團隊有機會擁有相同的基本架構,並仍同時保有個人化的選項。 

產品待辦項目範本應包含哪些內容?

為產品待辦項目建立一致的架構,可讓衝刺規劃完善待辦項目變得更輕鬆。以下是出色的產品待辦項目範本所具有的一些特徵,應納入於您的產品待辦項目範本中:

  • 任務名稱描述:命名任務名稱的一個常見的最佳實務做法是以動詞開頭,如此一來開發人員即可確切知道該採取什麼行動來完成任務。

  • 任務優先順序:說明同樣作為產品待辦項目,某任務相較其他任務的重要性。

  • 衝刺:識別此產品待辦項目用於哪個 衝刺 中。 

  • 截止日期:任務應完成的時間。

  • 故事點:以 預估方法

  • 使用者故事以使用者觀點對功能的運作方式進行描述。使用者故事通常採取「身為 〔角色〕,我想要〔軟體目標〕,以便獲得〔結果〕」的格式。

在產品待辦項目範本中的任務通常以看板卡片表示,使用看板卡片範本有助於使產品待辦項目維持井然有序。 

建立看板卡片範本

使用產品待辦項目範本的目的?

產品待辦項目範本用於建立一個資料庫,儲存團隊為達某一目標所需完成的不同任務。隨著開發的推進,任務會累積為因應而生的產品待辦項目。產品經理或產品所有者可在此處決定,應將產品待辦項目中的什麼任務放入待開發的衝刺待辦項目中。 

產品待辦項目和衝刺待辦項目有何不同?

產品待辦項目是整個專案中較大規模的一組任務,而衝刺待辦項目是某一特定衝刺所保留的任務。產品經理會組織和調整產品待辦項目,以確保衝刺待辦項目中的所有待辦項目,均保有開發人員用於完成任務所需的所有情境資訊。 

整合功能

  • 看板檢視。看板檢視是一種工作流程看板風格的檢視,使用欄來顯示專案資訊。欄通常會按工作狀態 (如待辦事項、正在進行和已完成) 進行組織,但您可以根據專案需求調整欄的標題。任務會在每一欄中以卡片的形式顯示,卡片中包含各種相關資訊,包括任務標題、截止日期和自訂欄位。追蹤工作在各個階段之間推進的狀況,並一目了然地掌握您專案所在的位置。

  • 時間軸檢視。時間軸檢視是一種甘特圖式專案檢視方式,以水平長條圖顯示所有任務。您不僅可以查看每一個任務的開始和結束日期,還可以看到任務之間的相依性。藉助時間軸檢視,您可以輕鬆追蹤計劃中每一個部分如何彼此配合。此外,由於您是在同一處查看所有工作,因此可以在衝突發生前輕鬆識別並予以處理,從而確保按時實現所有目標。 

  • 專案狀態更新。揮別必須在多個工具間搜索,才能找到專案狀態資訊的日子,也不要再為了一封電子郵件就能搞定的事而多開一場會議了。在 Asana 中更新專案狀態不僅簡單易用,而且此功能還能直接與您團隊執行的工作相互結合。因此團隊成員得以輕鬆存取其他專案資訊,例如專案計劃、溝通計劃、專案目標、里程碑、交付項目等。最終,專案狀態報告將能減少您的手動作業、集中管理資訊,並確保所有人即時掌握最新資訊。

  • 自動化。將手動作業自動化,使團隊耗費較少時間在繁忙的工作,將更多時間運用於您任用他們時賦予的任務上。Asana 中的規則,其運作是以觸發和動作為基礎——基本上就是「當 X 發生時,就執行 Y。」使用規則將工作之指派、截止日期之調整、自訂欄位之設定、通知專案關係人等作業自動化。「規則」把臨時性的自動化轉變成完整的工作流程,進而使團隊重新掌有時間,運用於需要使用技能和策略的工作。

推薦的應用程式

  • GitHub。將 GitHub 提取請求狀態自動同步至 Asana 任務。追蹤提取請求的進度,並改善技術與非技術團隊間的跨職能協作,這一切均可在 Asana 中辦到。

  • Jira。在技術與業務團隊之間建立互動、連結的工作流程,以便提高產品開發流程的即時可見度,且使用者無需退出 Asana 即可做到這一切。簡化專案協作和工作交接。快速在 Asana 中建立 Jira 議題,使工作在正確的時間點上無縫接軌地完成業務和技術團隊之間的交接。

  • Zendesk。藉助 Asana 的 Zendesk 整合,使用者能快速且輕易地直接從 Zendesk 服務建立 Asana 任務。新增情境資訊、附加檔案,並連結現有的任務,以便追蹤關閉支援單所需執行的工作。此整合也能讓使用者持續跨兩個系統查看,因此所有人無論使用哪個工具,都能快速掌握最新資訊。

  • Google Workplace。使用內建於 Asana 任務窗格中的 Google Workplace 檔案選擇工具,將檔案直接附加至 Asana 中的任務。只需按幾下,即可輕鬆附加任意 My Drive 檔案。

常見問題

什麼是產品待辦項目範本?

產品待辦項目範本是可重複使用、用於建立新產品待辦項目的一套架構。多數產品開發團隊在一個產品或功能底下有多個分項工作,使用產品待辦項目範本有助於為您的開發團隊建立一致的體驗,讓每個人維持資訊同步。

產品待辦項目應包含哪些內容?

出色的產品待辦項目範本會納入任務名稱描述、任務優先順序、衝刺號碼、故事點和使用者故事。使用產品待辦項目範本,可確保在多個產品待辦項目之間保持一致性,如此一來團隊中的每個人都能準確知道可在何處找到所需資訊。

為何應使用產品待辦項目?
  • 產品待辦項目有助於使相關任務維持井然有序。與敏捷方法共用時,待辦項目可讓產品所有者或產品經理能夠更輕鬆地查看所需完成的任務。接著他們可從產品待辦項目中提取這些任務,再放入衝刺待辦項目中,以便安排任務時程和指派任務給特定開發人員。 

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