事件管理範本

有突發事件時,速度就是解決問題的關鍵。在事件發生時加以組織和追蹤,從而快速找到解決方案。不妨瞭解如何在 Asana 中建立事件管理範本。

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世上沒有完美計劃,因此在專案期間遇到問題或阻礙是常有之事。發生問題時,您需要一種能夠追蹤事件、即時協作並且在問題愈演愈烈前找到解決方案的方式。

是否有解決方案?事件管理範本。 

[產品 UI] Asana 中的事件管理範本、試算表樣式專案 (清單檢視)

什麼是事件管理?

事件管理是一種流程,用以協助您追蹤問題並快速應對。這是一種記錄事件、將其分流至適當團隊成員並且在問題對專案或業務流程產生嚴重影響前找到解決方案的方式。例如,IT 團隊運用事件管理來偵測和處理網路安全事件,而網頁團隊則將其用於識別並修復系統故障和錯誤。

什麼是事件管理範本?

事件管理範本是一種可以重複使用的指南,可讓您為各種專案快速設定時間管理追蹤工具。您可以複製範本並立即啟動時間管理流程,而無需從頭開始建立追蹤工具。建立事件管理範本需要做一些事前工作,但其可以在未來每一個專案開始時為您節省寶貴的時間。

數位事件管理範本的優勢

事件管理不僅僅是在問題發生時記錄下來。為了快速提出解決方案,您的整個團隊需要即時瞭解事件的進展。但是,靜態的 Excel 試算表或 PDF 檔無法實現這一類型的動態追蹤。  

數位事件管理範本可為您的團隊提供單一事實來源。隨著事件展開,您可以在追蹤工具上更新資訊,以此向您的整個團隊即時傳達發生了什麼變化、誰在處理事件以及目前為止的進度如何。  

專案管理工具中而不是靜態文件中建立事件追蹤工具後,您就能: 

  • 在一處地方查看所有進行中和已解決的事件。

  • 即時記錄並追蹤事件。

  • 與專案關係人分享事件狀態。

  • 在追蹤事件處進行協作。

  • 指派所有者和期限,清楚說明誰應在何時處理事件。

  • 隨著優先事項的變化更新截止日期、狀態和所有者。

  • 附加相關螢幕擷取畫面、文件或試算表。

  • 快速行動,同時確保每個人都能資訊同步。

  • 報告已處理事件的數目和類型。

事件管理範本中應包含什麼內容

事件管理範本可協助您快速確定潛在弱點、執行風險評估並採取必要的修正動作。若要有效追蹤潛在事件,您的數位事件管理計劃應提供足夠的情境和資訊,以便所有專案關係人都能在一處地方存取重要資訊。

整合功能

  • 自訂欄位。自訂欄位是標記、排序和篩選工作的最佳方式。針對任何需要追蹤的資訊建立獨特的自訂欄位,包括優先順序、狀態,乃至於電子郵件或電話號碼。使用自訂欄位排序和安排待辦事項的時程,以便知道自己該優先處理哪些工作。此外,您還可以跨任務和專案分享自訂欄位,確保整個組織的一致性。

  • 自動化。 將手動工作自動化,以便您的團隊減少花費在虛功上的時間,並將更多的時間花在您僱用他們完成的任務上。Asana 中的規則依觸發條件和動作運作,本質上就是「當 X 發生時,執行 Y」。您可以使用規則自動指派工作、調整截止日期、設定自訂欄位、通知專案關係人等。從個別自動化到整個工作流程的管理,您的團隊都能藉由規則功能留出時間執行需要應用技能和策略性的工作。

  • 表單。 有人填寫表單時,Asana 專案中會顯示為新任務。透過表單收集資訊,您就能將工作啟動的方式標準化、收集您需要的資訊,並確保不遺漏任何工作細節。與其將每個請求視為突發性的流程,不妨建立標準化的系統及問題組合,供每個人回答。或者,也可使用樹狀邏輯,按照使用者先前的答案來量身打造問題。最終,表單將有助您減少管理收到之請求所耗費的時間和精力,使團隊可以將更多時間運用在重要的工作。

  • 看板檢視。看板檢視是一種工作流程看板風格的檢視方式,使用欄來顯示專案資訊。欄通常是按工作狀態 (如待辦事項、正在進行和已完成) 進行組織,但您可以根據專案需求調整欄的標題。任務會在每一個欄中以卡片的形式顯示,卡片中帶有各種相關資訊,包括任務標題、截止日期和自訂欄位。追蹤工作在各個階段之間推進的狀況,並一目了然地掌握您專案所在的位置。

推薦的應用程式

  • Jira。 在技術與業務團隊之間建立互動、連結的工作流程,以便提高專案發展流程的即時可視度,且使用者無需離開 Asana 即可做到這一切。簡化專案協作和工作交接。從 Asana 中快速建立 Jira 議題,工作得以在正確的時間點無縫接軌地完成業務和技術團隊間的交接。

  • GitHub。 將 GitHub 提取請求狀態自動同步至 Asana 任務。追蹤提取請求的進度,並改善技術與非技術團隊間的跨職能協作,這一切均可在 Asana 中辦到。

  • Zendesk。 藉助 Asana 的 Zendesk 整合,使用者能快速且輕易地直接從 Zendesk 服務建立 Asana 任務。新增情境資訊、附加檔案並連結現有任務,以便追蹤處理服務單所需的工作內容。此整合也能讓使用者持續監控兩個系統的狀況,因此所有人無論使用哪個工具,都能快速掌握最新資訊。

  • Salesforce。 讓銷售、客戶成功和服務團隊在 Asana 中直接與支援團隊進行溝通,從而移除工作瓶頸。依據銷售需求,分享附件並建立可執行、可追蹤的任務。藉助 Service Cloud,在 Asana 中連結您的支援團隊與實作及服務團隊,從而為客戶提供讓人驚艷的體驗。

常見問題

哪些類型的團隊可得益於事件管理範本?

任何需要應對事件的團隊都能從事件管理範本中獲益。這類團隊通常包括資訊安全、IT、網站開發、人力資源、製造、教育、工作場所安全甚或是執法等,但遠不止於前面所述。即使您是科技公司專案經理,您也可以使用事件管理範本來應對專案中的阻礙。

哪些類型的事件可使用事件管理範本追蹤?

有沒有簡單的答案?您可以追蹤任何需要的事件。請記住,「事件」的定義因團隊而異。例如,IT 人員處理防火牆或資料侵害等電腦安全事件,而執法人員則需建立事件報告以便記錄其管轄範圍內的犯罪行為。其他事件類型還包括惡意軟體攻擊、驗證錯誤、網站中斷、網站錯誤、製造缺陷以及客戶投訴等。

為何應追蹤事件?

追蹤事件有助於在事件發生時快速應對,從而防止問題對專案或流程產生嚴重影響。追蹤事件還能作為將任務委派給事件應對團隊的方式,您可以在記錄事件時將其指派給特定團隊成員以進行調查。最後,追蹤事件還能清楚瞭解您目前處理的問題以及解決方法,這樣您的團隊和專案關係人就能始終納入到資訊流中。

如何製作事件管理範本?

首先,請確定您需要瞭解的每個事件的相關重要資訊,以便對其進行追蹤和應對。然後,運用這些資訊建立您的事件管理範本,這樣,當事件發生時,您只需要填寫範本即可。例如,若您在安全團隊中工作,您可能會使用範本來追蹤安全侵害事件。為此,您需要追蹤以下資訊:描述、指派對象、嚴重程度、受影響的系統、日期、提報和根本原因。

如何運用事件管理追蹤工具?

事件發生時,將其新增至您的事件管理追蹤工具並記錄所有相關資訊。當您的團隊處理問題時,請依據處理進度更新資訊,這樣每個人都可以即時查看事件狀態。

事件管理追蹤工具範本和事件回應計劃範本有何不同?

您的團隊可以藉由事件管理追蹤工具在一處地方查看每個事件及其狀態。它可以提供每個事件的相關重要資訊,以便團隊掌握找到解決方案所需的情境。另一方面,事件回應計劃則列出了事件處理的方法,例如事件回應程序、事件回應策略以及總體事件回應流程。

在 Asana 中建立事件管理範本

在事件發生時加以組織和追蹤,從而快速找到解決方案。

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