使用專案集的 6 個提示：Asana 跨專案規劃的祕密武器
快速提示
因此，您需要一種能夠管理並追蹤跨多個計劃進度的方式，以便處理多個專案。 聽起來很熟悉嗎？ 如果是的話，那麼您很幸運。 Asana 提供了一項非常實用，卻經常未得到充分利用的專案集功能，其專門設計的目的就是要協助解決這個問題。 它就像專案的資料夾，並具備額外功能，可讓您以鳥瞰式檢視的方式掌握一項計劃。 藉助專案集，您可以一目了然地監控相關工作，瞭解哪些方面進展順利，哪些方面存在風險，這樣一來，當專案需要您關注時，您就能快速深入瞭解更多資訊。
歡迎來到專案集的世界，這是 Asana 保守得最好的祕密。 以下是協助您開始使用的 5 個提示，讓您不會錯過這項強大功能。
1. 在一處位置讓專案關係人掌握資訊並明確職責
有多少次有人詢問您某個計劃的狀態，或可以在哪裡找到相關資訊？ 如果您需要定期管理專案，這種情況可能經常發生。 專案集透過提供一個集中式空間來解決這個問題，讓每個人都能存取該專案集中所有專案的最新進度，從而輕鬆回答問題，並確保專案關係人掌握最新情況。 這意味著不再需要零散的更新，相反地，人們可以在一處位置輕鬆找到所需的資訊。
以下說明專案集如何簡化專案關係人的溝通：
更快建立狀態更新。 無需從頭開始撰寫耗時的更新內容，Asana 會建議需要提及的區段、任務和里程碑，從而加快流程。 拖曳建議的重點內容、自動建立圖表等。
檢視過去的狀態更新，這樣您就能擁有已取得進度的具體記錄。
將專案集工作連結至公司目標。 顯示您的專案集支援哪些整體業務目標，以便專案關係人持續履行職責，並瞭解其工作的重要性。
新增專案集描述、所有者和截止日期，以便隨時掌握重要的詳細資料。 此外，當新的專案關係人加入您的專案集時，他們就能獲得快速上手所需的情境資訊。
2. 立即取得鳥瞰式檢視
您是否使用自訂欄位來追蹤專案中的任務資料，例如花費的時間或可用預算？ 如果有，您可以在專案集中自動彙總這些資訊，以便即時獲得所有專案的高階概觀。
以下是其運作方式的範例：
追蹤專案中的資料：假設您正在追蹤專案中的廠商工作。 新增自訂時間追蹤欄位，以便準確計算供應商在每個任務上花費的時間。
然後將專案新增至專案集：將您的廠商管理專案新增至高階主管專案集，以便在其中追蹤整個公司的工作。
接下來，總結跨專案的資料：將「累加」時間追蹤欄位新增至您的主管專案集中。 這樣就能總結每個專案中的時間追蹤資料，讓您一目了然地掌握整個公司花費的時間。
大功告成！只需按幾下，就能自動彙總跨專案的時間追蹤資料。
3. 以您的方式組織工作
專案集的一大優點是，您可以按照自己喜好的方式進行組織，而不會影響其他人檢視或存取工作的方式。 這是因為任務、專案和專案集可以同時存在於多個位置，這表示您可以將計劃新增至您的專案集，而無需變更其原本的儲存位置。
以下是對專案集組織運作方式的總結：
將專案新增至專案集中，以便在同一處組織相關工作。
在專案集中新增專案集，以便從宏觀角度組織計劃，就像資料夾中巢式資料夾一樣。
將工作 (專案或專案集) 同時新增至多個專案集中，這樣您就可以建立個人化的組織方式，而不會影響您的隊友。
例如，假設您想將一個「自由工作者預算」專案新增至您的「年度預算追蹤」專案集中。 目前，該專案已經存在於其他兩個專案集中，這些專案集由其他人所有。 您仍然可以將其新增至您的專案集，而無需變更其原本所在的位置。
4. 使用專案集儀表板追蹤進度
如果您經常需要擷取資料來查看工作進度，您就會明白這項工作有多耗時。 但有了專案集，報告工作就不再是耗時的苦差事。 您無需手動收集和彙總跨專案的資料，而是可以使用儀表板功能自動建立自訂圖表，並將計劃的執行狀況可視化。
無論您在專案中追蹤哪些資料，都可以使用專案集儀表板進行報告。 此外，藉助多種圖表選項，您可以使用折線圖、圓環圖、燃起圖等圖表將資訊可視化。 以下是幾個範例：
追蹤成本：建立折線圖，以顯示專案集中每個專案的成本如何隨時間變化。
監控專案狀態：使用圓環圖，將即將截止、逾期、未排定和已完成的任務可視化。
檢查績效：跨專案追蹤完成任務所需的時間。
5. 監控團隊的工作負荷
過去，為多個不同的專案配置人員是一項具有挑戰性且耗時的任務。 專案集透過其工作負荷功能解決了這個問題，讓您能夠追蹤團隊中每個人的能力，涵蓋專案集中的每一個專案。 這表示即使團隊正在處理不同的專案，您也能瞭解團隊如何運用時間的整體情況。
除了追蹤能力之外，您還可以：
在工作負荷檢視中拖放任務，即可輕鬆重新指派和重新排定工作。
在單一檢視中，在專案之間移動資源，無需來回切換。
將未來的能力可視化，確保即將展開的專案有適當的人員配置，並在阻礙發生之前加以預防。
請注意：如果您的專案集僅包含專案，則可以使用工作負荷功能。 如果您的專案集包含其他專案集，該功能將呈灰色顯示。
6. 協調跨多個專案的時間軸
當您同時協調多個專案時，時間軸很容易讓人感到混亂。 您可能需要交錯安排工作，以免團隊工作量過重，也可能需要根據發佈日期同步交付項目，或者因為阻礙因素而需要同時調整多個專案的時間軸。 藉助專案集中的時間軸檢視，您可以在同一個窗格中將每個專案的時間軸可視化，從而掌握全貌並輕鬆進行調整。
您可以藉助時間軸檢視進行以下操作：
檢視專案集中每個專案的高階時間軸。 查看專案的開始和結束日期，以及所有計劃中的重要里程碑。 藉助這種大方向檢視，您可以查看排程有哪些重疊，以及交付項目是否進度正常。
將里程碑和專案拖放至您的時間軸，只需按一下即可自動調整截止日期。
點選每個專案，即可查看更詳細的時間軸檢視，其中包含個別任務和相依性(即必須在另一個任務已完成後才能開始的任務)。 這樣一來，您就可以先全盤掌握，然後根據需要深入瞭解詳細資料。
請注意：如果您的專案集僅包含專案，則可以使用時間軸功能。 如果您的專案集包含另一個專案集，該功能將呈灰色顯示。
切勿錯過機會——使用專案集節省時間和投入量
專案集是一項不容錯過的強大功能，尤其是在您需要同時管理多個專案的情況下。 請前往我們的定價頁面，深入瞭解專案集，以及如何註冊免費試用。
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