使用專案集的 6 個提示，Asana 跨專案規劃的最佳秘訣

因此，您需要處理許多專案，並需要一種方法來管理和追蹤跨計劃的進度。 聽起來很熟悉嗎？ 如果是這樣，那麼您很幸運。 Asana 便捷且經常未充分利用的專案集功能，專門用於解決這個問題。 它就像專案的資料夾，具有額外的功能，可讓您以鳥瞰式檢視每個計劃。 專案集可讓您一目了然地監控相關工作，顯示哪些方面進展順利，哪些方面存在風險，以便您在專案需要關注時快速深入瞭解更多資訊。 

歡迎來到專案集的世界，這是 Asana 最不為人知的秘密。 以下是開始使用的五個提示，以免錯過這項強大的功能。 

1. 在一處位置讓專案關係人掌握資訊並承擔責任

人們向您詢問計劃狀態或可以在哪裡找到資訊的次數有多少？ 如果您定期管理專案，這種情況可能會經常發生。 專案集透過一個集中式空間解決了這個問題，每個人都可以在此處存取該專案集中所有專案的進度更新，從而輕鬆回答問題並讓專案關係人掌握最新情況。 這意味著不再有分散的更新，而是人們可以在一處輕鬆找到所需的資訊。 

以下是專案集如何簡化專案關係人溝通的方式： 

• 更快建立狀態更新。 Asana 透過建議區段、任務和里程碑，加快了流程，而無需從頭開始製作耗時的更新。 拖放建議的重點、自動建立圖表等。 

• 檢視過去的狀態更新，以便您對已取得的進度有具體的記錄。 

• 將專案集工作連結至公司目標。 展示您的專案集支援哪些總體 Business 版目標，以便專案關係人保持責任感，並瞭解其工作的重要性。 

• 新增專案集描述、所有者和截止日期，以便隨時掌握重要的詳細資料。 當新的專案關係人加入您的專案集時，他們就能獲得快速掌握進度所需的情境資訊。 

2. 立即取得鳥瞰式檢視

您是否使用自訂欄位來追蹤專案中的任務資料，例如花費的時間或可用預算？ 如果是這樣，您可以在專案集中自動彙整這些資訊，以便即時獲得所有專案的高階概觀。 

以下是其運作方式的範例： 

1. 追蹤專案中的資料：想像一下，您正在追蹤專案中的供應商工作。 新增自訂時間追蹤欄位，以計算供應商在每個任務上花費的確切時間。 

2. 然後將專案新增至專案集：將您的供應商管理專案新增至執行專案集，以便追蹤整個公司的工作。 

3. 接下來，請總結跨專案的資料：將「彙總」時間追蹤欄位新增至您的主管專案集。 此功能會彙整每個專案中的時間追蹤資料，以便您一目了然地監控整個公司所花費的時間。

就這樣，只需點擊幾下，即可自動匯總跨專案的時間追蹤資料。 

3. 以您的方式組織工作

專案集的優點是，您可以隨心所欲地組織它們，而不會影響其他人查看或存取工作的方式。 這是因為任務、專案和專案集可以同時存在於多個位置，這意味著您可以將計劃新增至您的專案集，而無需更改其原始儲存位置。  

以下是專案集組織的運作方式摘要： 

• 新增專案至專案集，以便在同一處組織相關工作。 

• 在專案集中新增專案集，以便在高階層級上維持計劃井然有序，例如在資料夾中巢式資料夾。 

• 一次將工作 (專案或專案集) 新增至多個專案集，以便在不影響隊友的情況下建立個人化的組織方法。 

例如，假設您想將「自由職業者預算」專案新增至「年度預算追蹤」專案集。 目前該專案已經存在於其他兩個由其他人擁有的專案集中。 您仍然可以將其新增至您的專案集，而無需更改其原始位置。

4. 使用專案集儀表板追蹤進度

如果您定期提取資料以檢查工作進度，您就會知道這可能會耗費多少時間。 但有了專案集，報告就不必花費大量時間。 您可以使用儀表板功能自動建立自訂圖表，並將計劃的執行情況可視化，而無需手動收集和彙整跨專案的資料。 

無論您在專案中追蹤哪些資料，都可以使用專案集儀表板進行報告。 透過各種圖表選項，您可以使用折線圖、環圈圖、燃燒圖等將資訊可視化。 以下是幾個範例： 

• 追蹤成本：建立折線圖，以顯示專案集中每個專案的成本隨時間的變化。 

• 監控專案狀態：使用環圈圖將即將截止、逾期、未排定和已完成的任務可視化。 

• 檢查績效：跨專案追蹤完成任務所需的時間。 

5. 監控團隊工作負荷

從歷史上看，為許多不同的專案配置人員是一項具有挑戰性且耗時的任務。 專案集透過其工作負荷功能解決了這個問題，該功能可讓您跨專案集中的每個專案追蹤團隊中每個人的餘裕。 這意味著，即使團隊正在處理不同的專案，您也能全盤掌握他們的時間分配情況。 

除了追蹤餘裕之外，您還可以：

• 在工作負荷檢視中拖放任務，即可輕鬆重新指派和重新排定工作。

• 在單一檢視中在專案之間移動資源，而無需來回點擊。 

• 將未來的餘裕可視化，確保即將展開的專案有適當的人員配置，並在阻礙發生之前加以預防。 

請注意：如果您的專案集僅包含專案，則可以使用工作負荷功能。 如果您的專案集包含另一個專案集，則會以灰色顯示。

6. 協調多個專案的時間軸

當您同時協調多個專案時，時間軸很容易讓人混淆。 您可能需要交錯工作，以免團隊超出負荷，在發佈日期前後同步交付項目，或由於阻礙而一次調整多個專案時間軸。 專案集中的時間軸檢視可讓您在同一窗格中將每個專案時間軸可視化，以便您查看全貌並輕鬆進行調整。

藉助時間軸檢視，您可以： 

• 查看專案集中每個專案的高階時間軸。 檢視專案開始和結束日期，以及所有計劃中的重要里程碑。 透過這種大局檢視，您可以查看排程如何重疊，以及交付項目是否進度正常。 

• 在時間軸上拖放里程碑和專案，只需按一下即可自動調整截止日期。 

• 點擊每個專案，即可獲得更詳細的時間軸檢視，其中包含個別任務和相依性，即必須先完成另一個任務才能開始的任務。 這樣您就可以先看到大局，然後根據需要深入瞭解更小的詳細資料。 

請注意：如果您的專案集僅包含專案，則可以使用時間軸功能。 如果您的專案集包含另一個專案集，則會以灰色顯示。 

別錯過機會，使用專案集節省時間和投入量

專案集是一項強大的功能，您不應該錯過，特別是當您同時管理多個專案時。 請前往我們的定價頁面，深入瞭解專案集，以及如何註冊免費試用。 

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