Panacea Skincare是一個以韓國美妝為靈感的新品牌，其創辦人 Terry Lee 表示：「許多在早期階段表現良好的公司，尤其是那些已經實現產品與市場契合的公司，卻沒有奠定穩固的基礎。因此，無論是溝通還是團隊內部的協調，事情都開始出現問題。」
Terry 本身就是一位企業家，因此他對這一點了如指掌。
在創立 Panacea 之前，Terry 是 MeUndies 的營運長，當時他是第七位員工（目前已有 100 多位員工），並協助將公司的年營收從 500 萬美元提升至 5,000 萬美元。 這種快速成長的關鍵驅動因素是什麼？ 組織架構、團隊一致性以及有效溝通。
現在，Terry 在 Panacea 開啟了全新的旅程。根據他過去建立公司的經驗，他深知要取得成功，光靠創新的想法和產品與市場的契合度是不夠的。 他首先選擇使用哪個工具尋求協助？ Asana。
Terry 表示：「創辦公司時，需要處理的事情很多，而資源卻有限——時間、金錢、人力。」 您需要身兼多個不同角色，因此需要一種有效的方式來追蹤所有事項。」
Asana 協助 Panacea 組織所有工作、管理企業的每個流程，並保持資訊同步，使他們能夠迅速行動、成長並成功擴展業務。 Terry 對 Panacea 懷有遠大的願景，因此他正在實施許多他認為能夠在公司內部建立架構的做法，以便他們從一開始就為成功做好準備。
以下是 Terry 和他的團隊自 Panacea 成立以來所採用的三大做法 (提示：其中包括 Asana 提供的一點幫助 😉)。
掌握每一項詳細資料
根據他在 MeUndies 的經驗，Terry 知道他的團隊在為 Panacea 制定構想和商業計劃時，需要在同一處開始追蹤所有內容。 正是在這一點上，他轉而選用 Asana。 Asana 的簡單性和彈性非常符合他們的需求，並使他們能夠以最適合其業務的方式來架構和組織工作(專案、待辦事項、檔案等)。
事實上，我們是使用 Asana 來發佈 Panacea 的。 在發展業務的過程中，能夠在同一處追蹤所有內容對我們來說非常重要。”
他們首先建立了一個專案，然後在制定商業計劃和建立公司的過程中，開始在任務中追蹤所有事項，從法律文件到產品開發，再到行銷活動，無所不包。 雖然團隊一開始不確定是否需要在 Asana 中追蹤所有事項，但他們很快就意識到 Asana 的價值所在——它能夠將所有事項集中在一處並妥善組織起來——因此他們決定繼續使用 Asana。
Asana 提供了一個集中的平台來儲存和追蹤所有資訊，為 Panacea 團隊提供了保持一致所需的架構，使他們在 2017 年 11 月成功進行了試營運。
將討論轉化為可執行的工作內容
在 Asana 中追蹤和組織所有工作和資訊，從而在公司內部建立起初步架構之後，Terry 從他在 MeUndies 工作的經驗中瞭解到，他們需要制定溝通慣例。 這些指南和做法對於維持他們所建立的架構完好無損至關重要，這樣他們就能透過一支精簡的團隊快速擴展。
Terry 表示：「當您像我們一樣，剛開始只有三個人時，工作溝通非常順暢，因為大家都坐在一起。 您不需要建立大量的內部結構或架構。」Terry 表示。 「但一旦人數超過 6 到 8 人，溝通就會變得更加複雜，您需要有意識地進行溝通。」
當團隊規模超過 6 到 8 人時，溝通就會變得更加複雜，您需要有意識地進行溝通。”
為了建立溝通架構，Terry 和團隊再次選用 Asana。 現在，當針對新產品構想或潛在行銷計劃的討論 (無論是面對面、透過 Slack 還是透過電子郵件) 產生行動項目時，這些項目都會在 Asana 中記錄為附有指派對象和截止日期的任務，以便進行追蹤。
這樣一來，每個人都清楚誰負責哪個工作部分、必須完成哪些事，以及何時應該完成工作。 接著，當團隊成員有疑問、回饋或想法要分享時，他們會在相應的任務上留言，讓所有資訊保持連結，而不是在辦公室裡大聲問：「嘿，你有那個東西嗎？還是說，嘿，你打算完成那個任務嗎？」 這有助於讓隊友各司其責、確保工作順利完成，並建立一個可供日後參考的封存資料庫。
團隊還廣泛使用Asana 行動應用程式，以便在不在辦公桌前時記錄待辦事項並查核工作進度。 由於 Panacea 的所有工作都在 Asana 中進行追蹤和管理，因此無論他們身在何處，都能存取檔案、評論任務，並掌握最新進度。
建立新團隊成員到職的標準流程
雖然 Panacea 團隊目前規模較小，但他們有著積極的招聘計劃，並正在制定一份全面且詳盡的招聘藍圖。
不過，在引進大量新團隊成員之前，Terry 和團隊正在建立一套標準的到職流程，供招聘經理和新員工遵循。 這麼做不僅能為到職流程提供架構，還能讓招聘經理 (而非人力資源部 (HR)) 主導這個流程，並讓新員工從第一天起就獲得成功履行職責所需的資訊。 在 MeUndies，這個流程幫助 Terry 和團隊快速有效地進行擴展，他們希望在 Panacea 也能取得同樣的成果。
為了將流程標準化，Terry 和團隊正在 Asana 中建立一個新員工到職專案範本，供經理使用。該範本包含新員工在 Panacea 的新職位上展現即戰力所需的所有文件和資訊，包括人資表單、公司指南、重要網頁和工具的連結、問卷調查等。 這樣一來，每位新員工都能獲得相同的資訊，並可以隨時在 Asana 中參考這些資訊。
Terry 表示：「好處在於，有了像 Asana 這樣的工具，您就能靈活地建立這樣的流程，既有效率 (因為您不必每次都重造車輪)，又能讓招聘經理對引導新團隊成員到職擁有所有權。」
請記得始終以身作則，樹立榜樣
如今，Terry 和 Panacea 仰賴他們在 Asana 中建立的架構來運作整個企業——這個架構已融入他們所做的一切工作中。 Terry 表示：「我堅信，領導者必須從高層開始，而且必須言行一致。」 「我們非常認同使用 Asana，而且是團隊中的超級使用者。 我們希望樹立正確的典範和榜樣。」
雖然他們仍然是一個小型團隊，而且才剛剛起步，但他們知道，只有保持條理、保持一致並有效溝通，才能實現他們宏大的成長計畫。 為了做到這一點，他們仰賴自己透過 Asana 建立的架構和流程。
除了經營 Panacea 外，Terry 還為洛杉磯的其他初創公司提供諮詢服務，協助他們為公司的長期成功做好準備。 他的首要建議之一是什麼？ 在 Asana 中追蹤並管理您企業的一切事務。
