Asana 如何使用工作管理來簡化專案接收流程
摘要
對於 Asana Business 版計劃管理主管 Jana Beiswenger 而言，工作接收是極具跨職能性的。 她的團隊專注於 Business 版轉型，換句話說，使 Asana 成為一個更有效的組織。 為此，她需要讓團隊圍繞正確的策略計劃進行協調，並確保 Asana 有足夠的資源來實現業務關鍵目標。
「我的角色是全面建立正確的重點，以便我們能夠以團隊的形式執行。 因為當我們合作時，我們會取得更好的整體成果。」Beiswenger 表示。
專案接收是協調團隊的關鍵環節。 Beiswenger 表示：「您需要一個接收流程，因為您的資源池是有限的，無論是時間、預算還是人員。」 團隊需要他人的支持才能實現目標，但您不能只是提出一堆請求，並期望立即採取行動。 這可能會分散對更大、更重要目標的注意力。 相反，專案接收流程可讓團隊：
讓決策者決定哪些是優先事項，哪些不是。
確定新工作的範圍，並確定所需的資源。
啟動後續步驟、監控進度並進行疊代。
Asana 的專案接收
Asana 有兩種主要類型的專案接收：
年度規劃期間的高階接收
全年臨時接收
在年度規劃期間，接收是一個更具協作性的流程。 Beiswenger 與專案關係人協調，就支持公司目標的計劃達成一致，幫助確定優先順序，以便我們根據預期影響處理正確的計劃，並確保我們擁有實現目標所需的資源。 她說：「這有點像俄羅斯方塊。」
儘管計劃周全，但臨時請求總是會在一年中出現。 對於這些，Asana 團隊依賴更正式、更結構化的接收流程。 這些流程的目標是評估請求的 Business 版影響，並確定我們如何 (以及是否) 可以轉移資源以適應它們，以及需要做出哪些權衡 (如果有的話) 以轉移優先順序。
當我們一起執行時，我們會產生更好的整體結果。”
以下是 Asana 的營運和 PMO 團隊如何簡化接收流程，以便專案關係人維持資訊同步，並優先處理關鍵業務工作。
瞭解 Asana 的實際運作
藉助 Asana，營運團隊可以在一處位置連結工作、將流程標準化並將工作流程自動化。
1. 優先排序和資源配置請求
Beiswenger 的團隊協調來自整個 Business 版的新專案請求。 這是一項謹慎的平衡行為，需要他們首先掌握並瞭解公司的優先事項，然後使用這些資訊來客觀地評估請求。
例如，Asana 的企業技術團隊使用表單和結構化接收專案來管理全年的臨時請求。 Beiswenger 表示：「表單可讓您將非結構化資料轉化為結構化資料。」 這樣可以為團隊提供他們所需的資訊，以便他們能夠根據客觀標準評估新專案，例如：
請求是否有助於實現成長或留存目標？
它是否會改善整體客戶體驗？
它對整體資料治理是否重要？
它是否解決了安全問題？
請求的範疇如何？
請求需要多少時間、預算和人員配置？
這些標準化的資料有助於團隊比較請求，並根據現有的公司優先順序 (已在 Asana 中擷取) 進行優先排序。 因此，他們更有可能為 Business 版做出最佳決策，因為他們在一處位置擁有所需的所有資訊。
2. 日常請求管理
管理專案接收需要大量的日常維護，例如指派工作、後續追蹤和分享狀態更新。 這可能會耗費大量時間，但 Asana的自動化功能可幫助 Beiswenger 在整個過程中保持無需介入。 這讓她可以專注於大局協調，而非手動和重複性任務。
例如，Beiswenger 使用綁定在同一處建立、套用和更新整個組織的接收流程。 綁定是一組工作流程功能，您可以將其套用於許多不同的專案。 例如，綁定可以指定專案區段、要新增的自訂欄位、要套用的規則以及要使用的任務範本。
此功能使 Beiswenger 可以將跨團隊的接收工作流程標準化，讓每個人都能就如何分流和排定專案優先順序達成一致。 例如，無論請求是由誰提交或來自何處，她都可以使用綁定來標準化 P0 與 P1 請求的後續步驟。 透過指定如何分類和標記工作，綁定還可以幫助團隊在不同專案中使用相同的定義，例如，如果請求是小型、中型或大型，資源需求的差異。
Beiswenger 表示：「有了綁定，我就不必每天都要管理每個人的日常工作。」 只需點幾下，她就能輕鬆編輯流程，以支援不斷變化的 Business 版需求，然後立即將這些變更套用到所有相關的接收工作流程。
3. 獲得可視度並協調團隊
可視度對於 Beiswenger 的工作至關重要。 她的團隊需要瞭解高階 Business 版優先事項，將這些優先事項傳達給專案關係人，並幫助領導者追蹤請求的狀態和進度。 幸運的是，這並不是問題。 由於公司優先事項、藍圖和計劃請求都在 Asana 中記錄，團隊可以自行取得所需資訊，而無需進行任何深入研究。
Asana 專案集是 Beiswenger 提供此可視度的其中一種方式。 藉助專案集，她的團隊及其專案關係人可以一目了然地追蹤關鍵計劃，然後在需要時深入瞭解更多資訊。 它們提供了領導者所需的高階快照，而專案集儀表板會自動彙整跨專案的資料，例如花費的時間、風險、可用預算、進度等。 這使 Beiswenger 的團隊能夠查看哪些專案進展順利，哪些專案未能實現成果，然後即時調整資源並修正進度。 因此，他們可以確保請求進度正常，並確保公司資源得到有效利用。
簡化接收流程
自動擷取、排定優先順序並追蹤請求，以便團隊有更多時間完成工作。
使用 Asana 將請求轉化為行動
透過在一個平台中擷取所有工作，Asana 的營運和 PMO 團隊可以在一處位置追蹤並完成請求。 這為專案關係人提供了快速推進和優先處理最重要專案所需的可視度。
瞭解您的團隊如何利用清晰的工作流程和快如閃電的自動化，更快完成更多工作。
瞭解 Asana 的實際運作
藉助 Asana，營運團隊可以在一處位置連結工作、將流程標準化並將工作流程自動化。
