改變 WRI 的全球協作

WRI 採用 Asana 來集中管理工作、提高透明度並簡化協作，為其全球團隊提供提高工作效率所需的工具。 透過連結工作與策略目標並提供即時可視度，Asana 改變了 WRI 的營運方式，協助組織大規模處理複雜的計劃。

我們的使命是為人類、自然和氣候帶來全球影響，這需要一個可擴展、彼此連結的工作系統，以支援日益複雜的營運。 我們選擇 Asana，是因為它能夠統一我們的工作流程、打破孤島狀況，並在矩陣式架構中提高透明度和當責。

Don Spencer，代理財務長

透過集中管理工作、將流程標準化並提高透明度，Asana 已成為 WRI 工作的基石，提升組織提供公平存取、恢復生態系統並減輕氣候變化影響的能力。 這種 Asana 的使用方式為該組織贏得了 Asana 的社會影響力工作創新獎，該獎項表彰他們使用創新流程推動持久變革，並創造更永續的世界。 

如果我們無法有效運作，就會影響我們實現承諾的能力。 Asana 幫助我們確保實現我們承諾的成果，無論是對我們的捐贈者、合作夥伴，還是我們服務的人民和生態系統。

營運部專案管理主管 Kemoy Liburd-Chow

自訂採用方式，滿足團隊獨一無二的需求

當 WRI 在 2022 年開始使用 Asana 時，該組織有 800 個授權，分散於各個團隊，導致使用分散且採用不一致。 他們意識到需要採用更統一的方法來管理工作，因此與 Asana 的專業服務團隊合作，以支援培訓投入量並鼓勵採用。 

與其依賴大規模訓練，實施團隊開發了一種量身定制的方法，優先考慮在使用者所在的地方與其會面，無論是在個人、專案、計劃還是組織層級。 其中包括：

• 針對特定團隊的課程，解決每個團隊的獨特挑戰，重點放在具體的解決方案，並展示即時價值。

• 按國家/地區推出，專注於小團體和一對一互動。 

• 個人化培訓，強調 Asana 的彈性，並展示該平台如何使每個團隊能夠簡化其工作流程並更聰明地工作。

如今，60 多個團隊中有 2,000 多名員工仰賴 Asana，僅在兩年內就增加了 140%，使其成為 WRI 全球協作的策略推動者。

人們通常認為專案管理是嚴格的，但事實並非如此，因為每個專案都是獨一無二的。 因此，我們專注於向團隊展示如何以符合其特定需求的方式使用 Asana，無論是在個人層級、依專案進行、在計劃層級，還是在整個組織中。

營運部專案管理主管 Kemoy Liburd-Chow

提升全球團隊的步調一致性和效率

WRI 採用 Asana 來應對其全球計劃的複雜性。 透過利用平台，他們改變了團隊合作的方式，使組織能夠更好地履行對捐贈者、合作夥伴和社群的承諾。

加強跨地區和合作夥伴的協作

• 在 Asana 中集中管理工作，讓每個人都能查看相關的專案集和專案，使團隊成員能夠即時查看最新動態。

• 團隊可跨區域無縫協作，直接在平台中存取更新，而無需等待同事上線。

• 外部合作夥伴受邀加入共用專案，從而在一個集中式空間中促進協作。

• 與 Outlook、Microsoft Teams和SharePoint等工具的整合可確保團隊能夠順暢地將電子郵件轉換為任務，並將即時檔案連結至專案，從而使所有人保持資訊同步，並消除版本控制問題。

連結工作與策略目標，以發揮更大影響力

• WRI 使用 Asana的目標功能，提供組織目標和優先事項的可視度，從而在整個組織中促進對個人工作如何為更廣大的使命做出貢獻的共同理解。

• 目標在跨團隊中可見，從而加強一致性，並使特定工作如何連結至影響力並推動力的方式更加明晰。

• 這種可視度支援團隊和組織層級的規劃和優先順序排定，領導者能夠存取深入解析，協助他們有效分配資源，並追蹤策略目標的進度。

透過標準化與自動化節省時間並提高效率

• 團隊利用 Asana (包括平台的AI 功能) 將手動作業自動化，每年可節省超過 8,000 個小時 (每年約 1,000 個工作天)，並為高影響力的任務騰出更多時間。 

• 團隊使用智能狀態快速產生專案和專案集摘要，以最少的投入量讓專案關係人掌握最新進度和優先事項，並減少頻繁會議的需求。

• 智能欄位會自動產生特定於 WRI 專案的自訂欄位，讓團隊能夠更快啟動工作，維持跨任務的一致性，並有效追蹤資料，從而簡化報告。

• Asana 的規則可將日常任務自動化，例如在區段之間移動任務、通知團隊成員關鍵更新，以及依據任務選擇更新自訂欄位。

• 接收表單可簡化請求流程，免去手動掃描電子郵件的麻煩，並建立一致的工作流程。

用於管理風險、交付項目、經驗教訓、專案規劃(適用於高階主管) 以及其他關鍵工作管理流程的範本可提高效率、節省時間並促進一致性，取代投影片組和試算表等過時的工具。

透過將我們的組織優先事項置於 Asana 目標中，我們提高了整個組織的透明度。 現在，許多團隊都使用「目標」功能，以清楚瞭解他們的投入量如何向上銜接，並與團隊目標保持一致。

營運部專案管理主管 Kemoy Liburd-Chow

透過簡化的專案管理推動城市轉型

WRI Ross Center for Sustainable Cities是世界資源研究所的計劃，致力於塑造一個對每個人都更有利的城市未來，應對當今都市地區面臨的一些最複雜的挑戰，例如不平等、永續性和氣候變化。 該計劃在 75 個國家/地區的 150 多個城市運作，其工作涵蓋多種措施，例如改善公共交通、開發有彈性的供水系統，以及倡導採用電動車。

為了在全球範圍管理這些專案，該計劃需要更好的方式來連結團隊、將流程標準化並提高資料準確性。 借助 Asana，他們建立了一個協作的中央中心，簡化跨城市的流程，以便團隊能夠成功執行專案，例如WRI Brasil為制定促進貨運中零排放車輛的公共政策提供支援的專案。

標準化做法可推動更好的專案結果

• WRI Ross Center 將所有計劃和專案工作集中在 Asana 中，讓團隊能夠即時查看專案詳細資料，並促進跨地區協作。 

• 跨團隊和跨地點的複雜計劃在集中式專案中進行追蹤，因此團隊可以在同一處查看所有詳細資料，並輕鬆分享更新。

• 為了建立當責和明晰度，在 Asana 中指派專案和任務所有者，清楚定義角色和職責。 

• 用於管理資助、子協議、風險和問題、交付項目和經驗的標準化範本，可確保每個專案都遵循一致的工作流程，從而簡化整個計劃的生產。 

• Asana 中的標準化命名系統依國家/地區和捐贈者對專案進行分類，即使是全球計劃也能輕鬆找到。   

改善資料管理，做出更明智的決策

• 所有專案資料都從先前的工具轉移到 Asana，以便使用Asana API和程式設計語言進行自動擷取、清理和驗證，並將處理後的資料匯入儀表板。 

• 將所有專案資訊連結至專案集後，團隊可以存取即時深入解析，從而有效規劃，並向捐贈者準確報告影響。 

使用儀表板建立的報告提供可據以行動的深入解析，從而在計劃和專案層級推動更明智的決策。

Asana 在我們的目標中扮演著關鍵角色，這些目標包括：完全系統化和自動化專案管理流程；提高全球網路的透明度；輕鬆產生報告和相關決策資訊。

Larissa Fernandes Da Silva，WRI Ross Center PPMO (計劃與專案管理處) 全球負責人

透過主動風險管理增強復原力

作為一個在不同地區運營的全球組織，WRI 面臨各種風險，包括政治、制度、財務等。 有效管理這些風險對於維持彈性和推進組織的使命至關重要。 

先前，企業風險管理僅專注於在試算表中追蹤財務風險，在可視度和規劃方面存在缺口。 如今，WRI 的全面企業風險管理 (ERM) 架構已重新定義了組織識別、評估和緩解風險的方式。

WRI 尋求將其業務風險的識別、分類和溝通規範化及標準化。 我們的風險管理團隊和 Asana 團隊合作建立了集中式 Asana 風險管控表……協助我們解決從合作夥伴審查到逾期應收帳款等各種問題。

Don Spencer，代理財務長

標準化流程可改善風險報告和應對

• 在 Asana範本中建立的標準化風險管控表可確保在全球範圍內以一致的方式識別、評估和報告風險。

• 每個國家/地區都有自己的風險管控表，使經理能夠評估跨區域的風險。

• 團隊可以比較跨地區的風險，並制定量身定制的應對策略，從而改善全球風險管理。 

• 個別風險管控表匯入整合的風險管控表專案集，為領導提供清晰的全組織風險暴露概觀。 

自訂欄位可提升可視度和對風險的瞭解 

• 在每個風險管控表中，自訂欄位可擷取關鍵詳細資料，例如風險類型、潛在條件、影響範圍和應對策略，從而促進主動式風險管理方法。

• 團隊還使用這些欄位追蹤關鍵風險標記，例如風險是穩定、改善還是惡化，從而幫助他們定義和監控應對策略，例如減輕、監控或轉移風險。

• 團隊從這些資料中產生全面的風險報告，並與領導分享，從而提高他們對風險影響的理解，並支援應對策略的制定。

自動化確保及時升級

• 使用 Asana 的規則，當關鍵風險需要領導關注時，領導會自動收到通知，從而縮短回應時間，並確保緊急風險得到及時處理。  

• 例如，當使用 Asana 專案風險管理範本將專案風險標記為「機構」時，機構風險經理會自動收到任務，要求其審查風險，並在必要時將其向上回報，以確保及時採取行動。 

報告和儀表板強化規劃 

• 儀表板整合風險資料，因此領導者可以快速評估即將發生的風險和目前的風險、就策略取得一致共識，並有效地安排資源的優先順序。

• 季度審查現在使用風險管控表作為核心指南，使領導者能夠依據在 Asana 中的即時資料採取行動，而非依據過時的試算表或非正式討論。

藉助我們的 Asana 風險管控表，團隊可以更好地識別風險，更清楚地瞭解如何處理風險，以及需要注意的事項。 這有助於我們培養一種文化，讓每個人都能理解其權責，在工作的所有層面都考慮風險。

營運部專案管理主管 Kemoy Liburd-Chow

利用 AI 打造可持續的未來 

隨著 WRI 持續擴大其營運規模並擴大其全球影響力，Asana 將繼續成為推動跨團隊和跨地區一致性、效率和創新的關鍵工具。 

未來的關鍵計劃包括擴大企業和專案風險管理系統的使用，其中包含利用 Asana 的 AI 驅動自動化，以強化風險評估和決策。 展望未來，WRI 設想 Asana 的 AI 功能 (例如聊天功能和自動化工作流程) 將在進一步最佳化工作流程和推動行動方面發揮變革性的作用。 以 Asana 作為基礎平台，WRI 有能力實現其創造永續未來的使命，一次一個專案。

在我們擴大全球營運、將流程自動化以提高效率，並確保工作與 WRI 的策略和政策保持一致的過程中，Asana 將成為基礎。 利用 Asana 的 AI 驅動工具，應可支援更智慧的管理、分析和決策，減少行政負擔，使我們的團隊能夠專注於全球範圍內的高影響力工作和成果。

Don Spencer，代理財務長