Hur Asana använder arbetshantering för introduktion av nyanställda

Ett företags introduktionsprocess kan vara avgörande för en nyanställds prestation. Ingen vet det bättre än Mike Jordan, Asanas chef för tillväxt och påverkan. Med över 20 års erfarenhet hjälper Jordan Asana att skapa rätt ramverk för att hjälpa alla anställda att trivas. 

Hans team täcker fyra huvudområden: 

• Globala People Partner

• Utbildning och utveckling

• Talang- och prestationshantering

• Relationer med anställda

Tillsammans utgör dessa områden hela upplevelsen för en anställd på Asana, inklusive företagets förstklassiga introduktionsprogram. Och enligt Jordan har Asana-plattformen varit nyckeln till framgångsrik introduktion. ”Om Asana inte hade Asana skulle jag bli förvånad om vi hade haft samma fantastiska introduktionsupplevelse”, säger han. 

Se Asana i praktiken

Med Asana kan verksamhetsteam ansluta arbete, standardisera processer och automatisera arbetsflöden, allt på ett och samma ställe.

Visa demo

Övervinna introduktionsutmaningar med Asana

"På alla företag jag har arbetat på har cheferna svårt att introducera nya medarbetare", säger Jordan. ”De försöker skapa en genomtänkt upplevelse för de anställda, men det är en utmaning utan en central plats för att dela information och spåra förloppet. Det kan vara särskilt sant för personalavdelningen, som tekniskt sett inte äger upplevelsen eller har de resurser de behöver för att skapa den högkvalitativa upplevelse de vill ha.” 

Chefer tvingas navigera på flera plattformar för att ge nyanställda de resurser och den utbildning de behöver, samtidigt som de tillhandahåller sammanhang och introducerar dem för rätt personer vid rätt tidpunkt. Och trots allt detta finns det inget tydligt sätt att spåra förlopp och förstå hur det går för nya anställda. "Det krävs mycket arbete för att få allt rätt", säger Jordan. 

Men med Asana är introduktionen enklare. "Asana låter oss dela information på ett och samma ställe, skapa standardiserade mallar för introduktion så att alla anställda får en konsekvent upplevelse och ge chefer insikter i vad som händer – utan att behöva göra mycket arbete", förklarar Jordan. "Som ett resultat blir nyanställda mer framgångsrika och kan integreras snabbare i företaget."

Här är en djupgående titt på hur Jordans team optimerar introduktionen med Asana.

Standardisera introduktionsprocesser

När det gäller introduktion är konsekvens nyckeln. Enligt Jordans erfarenhet är det en utmaning för alla företag – från små nystartade företag till stora företag – där det inte finns en standardiserad process för alla team. ”Anställda brukar ha en bra upplevelse om de går med i ett team som lägger mycket resurser på introduktion, eller en dålig upplevelse i team med färre resurser och mer tidspress”, säger Jordan. 

För att lösa det här skapade Jordans team ett standardiserat arbetsflöde för introduktion med projektmallar.  För det mesta är det fråga om introduktionschecklistor. Sedan kan de enkelt kopiera mallarna för varje nyanställd för att säkerställa att de slutför rätt steg vid rätt tidpunkt. Varje team kan anpassa projekten efter sina behov, samtidigt som de upprätthåller samma kvalitetsupplevelse. ”För personalteamet, chefer och anställda ger en standardiserad process oss större förtroende för att nyanställda kommer att få en bra upplevelse”, förklarar Jordan. Även om projekten inte ersätter workshoppar eller välkomstsessioner för nyanställda, förstärker de upplevelsen och hjälper de anställda att förstå hur allt hänger ihop.

Jordan har till exempel en ny ledare som snart ska börja och han arbetar själv med den här processen. ”Jag har tilldelats alla mina uppgifter för att se till att jag skapar introduktionsprojektet, tilldelar en mentor till den nyanställda och lägger till dem i projektet så att de kan börja med sina uppgifter”, säger han. "Sedan kan jag lägga till introduktionsuppgifter som är mer specifika för funktionen och arbetet, men jag har en utgångspunkt på 90 %."

Effektivisera överlämningar

På Asana samarbetar flera team för att se till att nyanställda har alla förutsättningar för att lyckas – allt börjar när de undertecknar sitt erbjudande. Rekryterare skickar information till teamet för personalverksamhet, som startar steg som IT-konfiguration, betalning, förmåner, anställningschefsuppgifter, kommunikation med nyanställda och mycket mer. Det finns många rörliga delar och Asana hjälper teamet att hålla koll på allt så att ingenting glöms bort. 

Här är en översikt över hur det fungerar: 

1. När en nyanställd undertecknar sitt erbjudande meddelar en automatisering omedelbart personalverksamheten att en nyanställd har anslutit sig. 

2. Integreringar med Greenhouse och Workday hämtar automatiskt den nyanställdes data för att teamet ska kunna granska och godkänna dem. 

3. När informationen har godkänts startar en automatisering förberedelseuppgifter för anställningschefen. 

4. Teamet för personalverksamhet använder ett primärt projekt för att spåra alla förberedelser inför introduktionen, med anpassade etiketter för detaljer som undantagsstatus, plats med mera. 

5. Ett bibliotek med mallprojekt gör det möjligt för dem att snabbt duplicera introduktionschecklistor för varje nyanställd, vilket säkerställer en standardiserad upplevelse. 

Vad är nyckeln till Asanas framgångsrika introduktion? Integreringar. ”Särskilt för stora företag är integreringar nyckeln till att skala introduktionsprocesser med Asana”, säger Zach Warner, Asanas programchef för personalutveckling. ”På så sätt kan du fortsätta använda specialiserade verktyg som Greenhouse och Workday genom att integrera dem sömlöst i ditt Asana-arbetsflöde.” 

Lyckas från första dagen

Introduktion behöver inte vara så svårt. Asana ger ditt Business en central informationskälla för att standardisera processer, skicka information sömlöst mellan team och bocka av varje ruta före och efter att nyanställda ansluter sig. 

Få nyanställda att komma igång snabbare

Håll teamets prioriteringar i rätt fas med effektiviserad introduktion av nyanställda och kortare uppstartsperioder.

Lär dig hur