Som ett oberoende varumärke – som bara är kopplat till Volvo på några få områden – sätter Polestar kurs mot en snabb tillväxt. Sedan 2019 har företaget varit verksamt i Tyskland och har för närvarande cirka 50 anställda. Den tyska Business-enheten ansvarar huvudsakligen för digital försäljning, marknadsföring och leverans av fordon. Teamet är smidigt och flexibelt och bryter ny mark, skiljer sitt varumärke från moderbolaget Volvo och ger marknaden en ny fräschhet. Fokus ligger på design, teknik, prestanda och framför allt hållbarhet. Polestar kan skapa och genomföra projekt snabbare och med mindre administrativ insats eller godkännandeprocesser, vilket är en fördel med ett nystartat företag.

Polestar och Asana – Minska komplexiteten, öka klarheten

Bastian Ruther, Head of Retail på Polestar sedan juli 2021, var en av de första anställda på Polestar i Tyskland. Först var han tvungen att hantera ett otroligt antal komplexa frågor som till en början krävde strukturering och prioritering. Vid den tidpunkten arbetade varje anställd med praktiskt taget alla ämnen samtidigt. Många arbetsprocesser mellan avdelningarna behövde implementeras och sättas i gång. Idag tar Bastian hand om att organisera och implementera leadhantering och även Business Development med hjälp av Asana. Han och hans kollega Carl Christian Werner bestämde sig för att hitta ett lämpligt arbetshanteringsverktyg för att underlätta arbetsprocesserna. Arbetshantering är ett systematiskt tillvägagångssätt för att samordna ett företags arbetsflöden, ge team den klarhet de behöver för att snabbare nå sina mål och se till att alla har den information de behöver för att slutföra de mest effektiva uppgifterna.

Som Polestar 1 Manager har Carl Christian Werner ett tvärfunktionellt ansvar för försäljning, positionering och leverans. Sedan mitten av 2021 har han också stöttat Polestar i expansionen till två nya marknader – Österrike och Schweiz. Carl Christian Werner hade redan erfarenhet av Asana innan han började på Polestar. Han främjade användningen av Asana som arbetshanteringsverktyg på Polestar, fokuserade på att skapa en strukturerad strategi för repetitiva processer och tydligt definiera mål och förlopp via mål och nyckelresultat (OKR) och exakta siffror.

Polestars behov av att förbättra sin organisationsstruktur blev tydligt i slutet av 2020 när teamet växte och hade fler än de första tio anställda. Arbetsuppgifter började kopieras oftare och chefer tilldelade uppgifter via e-post. Det var utgångspunkten för Asana. En gamechanger var resultatspårning med OKR, i kombination med uppgiftstilldelning i ett enda verktyg. Det var omedelbart effektivt och gav en perfekt lösning för Polestars behov. 

Anna Wesolowskis avdelning använder också Asana. Hon har varit på Polestar sedan starten och sköter företagskommunikation och PR tillsammans med en kollega. Den dagliga avstämningen mellan avdelningarna sker dock oftast i direkt konversation. De två använder Asana för större projekt eller mer komplicerade arbetsämnen som involverar flera avdelningar. Asana hjälper också till vid överlämningar i samband med semester eller när någon tar över ett projekt, vilket säkerställer att ingen information går förlorad i e-postmeddelanden.

Asana: Turboladdaren för leveranser på Polestar

Asana används redan inom många områden och påskyndar arbetsprocesser där samarbete över avdelningsgränserna är viktigt på Polestar Tyskland. Det hjälper till exempel när anställda får tillgång till fördefinierade mallar via Asana. Dessutom genomgår nya anställda en standardiserad introduktionsprocess helt i Asana. Polestar 1-leveransprocessen hanteras också via Asana. Kartläggningen av standardprocesser är ett exempel på att öka effektiviteten ytterligare. Befintliga erfarenheter kan utnyttjas, vilket avsevärt påskyndar processerna och minskar sannolikheten för att redan kända fel upprepas. Innan det snabbväxande företaget införde ett arbetshanteringsverktyg var det tvunget att övervinna några fallgropar. Efter att ha kartlagts i Asana förlitar sig de anställda nu helt på Asana-processen och tar till exempel hand om nya servicelokaler med tydligt definierade processteg, tidsplaner och uppgifter. Under ett pågående möte kan deltagarna ange prioriterade ämnen på Asana-tavlan eller skriva kommentarer som alla kan se.

Eftersom vanor är notoriskt svåra att ändra tenderar vissa anställda att återgå till sina gamla arbetssätt. Att använda Asana är dock frivilligt så att de anställda känner sig bekväma med sitt arbetssätt – utan någon press. Enligt Bastian Ruther måste teamen använda verktyget när det ger verkligt värde och minskar arbetsbelastningen. På Polestar Germany har Asana redan bevisat sitt värde, med tanke på hur många som har börjat använda verktyget hittills.

Allt pekar på tillväxt hos Polestar

Även om Polestar hittills bara använder Asana i Tyskland finns det redan många användningsfall som har förbättrat arbetsflödet och kvaliteten på kundupplevelsen. Beställningsprocessen och leveransen är utmärkta exempel: båda är helt automatiska. Med Polestar 1 är många parter inblandade, och alla måste följa processerna – annars riskerar den exklusiva kundupplevelsen att äventyras. Inledningsvis hanterade de anställda detta genom möten och Excel-spårare. Asana möjliggjorde en effektiv fördelning av arbetet, vilket resulterade i en stadig ökning av leveranskvaliteten.

Polestars team har ett nära samarbete med kunderna för att fullt ut tillgodose deras krav under beställningen. En kund kan till exempel begära leverans till en annan adress i stället för hemleverans. Carl Christian Werner arbetar inom försäljning med en kollega som sköter leverans och eftermarknadsområdet. Det är viktigt att uppfylla varje begäran i leveransprocessen vid rätt tidpunkt. Bristande kommunikation eller otydliga ansvarsområden medför risk för förseningar. Har fordonsdokumenten levererats till registreringstjänstleverantören? Har mottagandet av betalningen bekräftats? Kan registreringsprocessen utlösas?

I vissa fall var det stora skillnader i den tid det tog från fordonets ankomst till leveransdatumet – även på grund av individuella kundkrav. Den här tidsramen är nu relativt konstant, cirka två veckor efter att bilen anländer till Polestar. Asana har gjort det möjligt för Carl Christian Werner och hans kollegor att säkerställa bästa möjliga kundupplevelse och leva upp till sina värderingar som en innovativ tillverkare av högpresterande elbilar.

Tack vare Asana är kärnprocesserna tydligt kartlagda och strukturerade. Det är till enorm hjälp. Allt fungerar smidigt.

Asana var också avgörande för att utöka Polestars servicenätverk i Tyskland, som hanteras av eftermarknadsavdelningen.

De ursprungliga 23 servicepunkterna nästan tredubblades till 61 i den andra expansionen. Det tog bara två till tre timmar att visa kollegor hur man ställer in detta i Asana. Den befintliga Asana-checklistan kopierades, ändrades och återanvändes för det nya servicenätverket. Dessa siffror visar tydligt på ökad effektivitet. Så småningom ökade antalet servicepunkter från 61 till 125 och sedan till cirka 200. Tack vare Asana är processerna skalbara och kan dupliceras. Ytterligare expansion har blivit mycket mer hanterbar.

Allt fungerar som det ska tack vare Asana – det här visar vad bra projektspårning kan göra.

Asana ger projektet lugn i utmanande situationer

Asana visade stor styrka, särskilt när det gällde att hantera svåra situationer. När Polestar planerade att ställa ut på International Motor Show (IAA) lyckades de presentera sig framgångsrikt. Som vanligt för en nystartad hypertillväxtverksamhet organiserades företagets närvaro på mässan med relativt begränsade resurser – och därför betydligt mer effektivt. För Polestar var det en enorm och spännande utmaning att ställa ut på en så viktig mässa. Teamwork krävdes och alla avdelningar var involverade. Asana hjälpte till att hålla reda på allt. Vecka efter vecka och möte efter möte definierades, bearbetades och fullgjordes uppgifter, vilket gav trygghet för teammedlemmarna. Ansvaret var tydligt och transparent för alla, och allt fanns på ett ställe. Teammedlemmar kan se vilka uppgifter som är slutförda. Alla kan bidra och svara på idéer.

Asana gav struktur och klarhet till projektplaneringen – och en anmärkningsvärd sinnesfrid till personalen.

Vägen framåt – vart leder den?

OKR-funktionen utvärderas fortfarande på Polestar. Tillsammans med Asanas support fokuserar Bastian Ruther och Carl Christian Werner på att ta reda på vilka nya funktioner funktionen "Mål" erbjuder och hur Polestar kan använda dem på ett så effektivt sätt som möjligt. Hittills används Asana endast för att kartlägga arbetsprocesser på Polestar Germany. Bastian Ruther vill att Asana ska vara det föredragna verktyget för hela Polestar. Han är övertygad om fördelarna och fortsätter att främja Asana på företagsnivå. Han ser en gemensam strategi för gränsöverskridande införande som nästa steg. Tills vägen är fri för en bredare distribution kommer Bastian Ruther och Carl Christian Werner att fortsätta att ha nytta av Asana. De kommunicerar regelbundet med Asana-teamet och känner sig välinformerade om Asanas kunnande och ytterligare effektivitetsförbättringar. Asana samarbetar med Polestar för att revolutionera bilmarknaden och fortsätta uppdraget: att förbättra samhället med hjälp av design och teknik som påskyndar övergången till hållbar elektrisk mobilitet.