Vad är Podstars by OMR?

Det fristående aktiebolaget grundades 2016 som en självständig enhet från marknadsföringsplattformen OMR. Allt började med OMR-podden som den första och enda produkten. Viktiga ämnen kring digital affärsverksamhet, online-marknadsföring och allt som intresserade verkställande direktören och grundaren Philipp Westermeyer paketerades i smarta ljudformat. På så sätt hölls grundare, företagare och intresserade personer uppdaterade. Det visade sig att företag som hade lyssnat på OMR-podden kontaktade Podstars för att placera reklam i poddarna. Efterhand har ytterligare reklam­möjligheter tillkommit genom andra format. På så sätt uppstod podcastnätverket Podstars genom en utbrytning. Ytterligare ämnesområden som sport och underhållning tillkom, och snart byggdes en egen studio för att producera fler podcaster i egen regi. Podstars producerar nu över 50 format och marknadsför ytterligare 50. 20 medarbetare arbetar med att skapa podcaster och erbjuda dem som en reklamplattform för företag.

Podstars tre arbetsområden

Inom området ljudproduktion produceras egna format som är relevanta för respektive marknad och som kan generera god räckvidd. Marknadsföringsavdelningen, där allt började, för samman poddare och annonsörer. Den tredje pelaren i Podstars är rådgivningsområdet för byråer, annonsörer och poddare. Här får de inblandade coachning i hur marknaden, produktioner eller till och med en bra intervju fungerar. Podstars erbjuder en omfattande portfölj av podcaster som marknadsförs

Hur Asana kom in i bilden

Det är uppenbart att ett kraftfullt verktyg för arbetshantering måste användas för Podstars portfölj av erbjudanden. Annamaria Herkt hade redan arbetat med flera arbetsledningsverktyg – ett av dem var Asana. Dessutom använde OMR:s designteam redan Asana. Hon satte sig in i Asana lite närmare och lät OMR:s designteam demonstrera det för henne. Därefter bekantade hon sig till stor del självständigt med funktionerna och tog samtidigt även hjälp av Asana. Online-workshopen för nybörjare och bloggen med hjälp och förklaringar, samt ytterligare utbildningsvideor från Asana, var mycket till hjälp. "Det var väldigt spännande att se vilka processer som kan hanteras med Asana. Det inspirerade mig mycket", säger hon. "En fördel var också att se hur andra företag använder Asana och vad man kan lära sig av det." Det anser även Lisa Schmidt, som tillsammans med Annamaria Herkt har byggt upp avdelningen för innehållshantering på Podstars. Sedan början av 2020 används nu Asana hos Podstars och används för närvarande aktivt av 15 medarbetare. Efter att ha använt den kostnadsfria testversionen var medarbetarna fortfarande skeptiska. Många var ovilliga att bryta med gamla vanor och ville fortsätta att använda sina egna listor och de välbekanta arbetsflödena. Nu är dock fördelarna med Asana tydligt märkbara för teammedlemmarna. Detta gäller särskilt vid vikariat under semester och för transparensen i teamet. Även teammedlemmar som inte tillhör projektet kan se kommande arbetssteg.

Frågor som "Var hittar jag det här och det där?" eller "Har du redan gjort det?" har blivit överflödiga.

Asana integrerar allt innehåll på ett ställe

Podstars mål var en smidig kommunikation mellan produktion, innehållshantering och produktledning. Asana erbjuder den rätta grunden för detta och har utmärkt sig på alla områden. Innehållsansvariga har nu bättre koll på vilka filer och ljudspår som har laddats upp av vilken ljudproducent och vilka uppgifter som fortfarande behöver utföras, t.ex. att skapa beskrivningstexter eller citat. Allt detta uppdateras kontinuerligt i Asanas uppgiftslista. Integreringen av länkar till Google Drive och Gmail stöder dessutom arbetsprocesserna genom att uppgifter i Asana kan bearbetas direkt från e-postmeddelandena. Integrationen med Slack upplevs också som mycket positiv. "Vi har nu grundförutsättningen för att allt ska fungera. Det är bara att öva nu", säger Annamaria Herkt. Var sker inspelningarna? Hur genomförs de? Vilken teknik behövs? Är redigeringen klar i slutändan? Hur sker distributionen? Alla dessa frågor besvaras nu enkelt och snabbt i Asana. Detta innebär att varje medarbetare alltid har den information som behövs och naturligtvis också kan lägga till ny information.

Problemfri integrering av externa medarbetare

Hittills har Asana endast använts av interna medarbetare. I framtiden kan Constantin Buer, en av verkställande direktörerna för Podstars, mycket väl tänka sig att även externa ljudproducenter, till exempel för inspelningar i Berlin, får åtkomst till Asana. Asana erbjuder den funktion som krävs för att enkelt integrera externa partners. På så sätt integreras medlemmar i spridda team sömlöst.

Asanas stora styrka är att samla alla användare och all relevant information på ett ställe.

Asana går in i örat

För Podstars, och särskilt ur Annamaria Herkts perspektiv, har integreringen av Asana hittills varit mycket framgångsrik. Relevant information läggs helt enkelt till direkt i en uppgift. Processerna är snabbare, enklare och framför allt tydligare. Övergången till Premium-versionen av Asana med utökade funktioner har lett till ytterligare stöd från medarbetarna. Asana var oväntat men oerhört användbart för alla medarbetare som arbetar hemifrån. Medarbetarna sitter inte tillsammans i ett rum och kan därför inte kommunicera direkt, till exempel genom att ställa korta frågor eller samordna sig spontant. Här visar sig Asana vara mycket värdefullt, eftersom överenskommelser och arbetsfördelning enkelt kan ske via verktyget. Hittills har uppskattningsvis 20–30 % av mötena påskyndats tack vare Asana, och målet är att fördubbla detta.

På lång sikt kommer stora delar av den interna e-posttrafiken att bli överflödiga.

Överraskningseffekter med Asana

Förutom funktionerna för ett smidigt arbetsflöde upptäckte Annamaria Herkt och Constantin Buer även oväntat ledningsstöd genom Asana. Det är nu inte bara lättare att se vilken informationsnivå nya medarbetare har, utan också vilka podcaster som är klara att lyssnas på och tillgängliga för vidare bearbetning. Constantin Buer är särskilt entusiastisk över möjligheten att kunna mäta arbetsbelastningen i teamet. Ur ledningens synvinkel är det nu lättare att se vilken medarbetare som arbetar med vilken podcast eller vilket projekt, och vilken ledig kapacitet varje individ har. På så sätt har det visat sig hur många projekt en medarbetare inom ljudproduktion eller projektledning överhuvudtaget kan ha under bearbetning. Här är även de nya Asana-funktionerna "Mål" och "Dashboard" till hjälp.

Asana hjälper oss att få en överblick över hela arbetsflödet för Podstars. Det är jättespännande för oss.

Eftersom varje medarbetare gör ett litet bidrag och anger respektive information i Asana, är det tydligt att se i helhetsbilden hur arbetsbelastningen i teamet ser ut just nu. "Det överraskade mig hur enkelt det är när alla aktivt använder verktyget", säger Constantin Buer. Tidigare var det en krånglig process att fastställa arbetsbelastningen med hjälp av Excel-listor eller Google-kalkylark. Tidsåtgången för detta var stor. Nu är den här processen automatiserad, eftersom varje medarbetare automatiskt registrerar sina projekt och uppgifter. "Det sparar mycket tid", säger Constantin Buer.

Jag tror inte att någon i teamet skulle säga: "Vi behöver inte det här."

Man vet nu att den inledningsvis återhållsamma entusiasmen i teamet huvudsakligen berodde på osäkerhet kring fördelarna med de nya arbetsprocesserna. Går det verkligen snabbare? Är det verkligen en fördel att skriva in sina egna anteckningar? Hur fungerar synkroniseringen med Gmail, Slack eller kalendern? Entusiasmen för Asana är nu enorm hos Podstars, och man är säker på att alla teammedlemmar snart kommer att dela denna entusiasm.