Olo är en snabbt växande digital beställnings- och leveranstjänst för över 250 restaurangvarumärken, inklusive Chipotle, Jamba Juice och Five Guys. Det är viktigt att ge nyanställda rätt förutsättningar att lyckas, eftersom 50 % av deras team på 130 personer arbetar på distans över hela USA. Detta gör deras huvudmål, att behålla medarbetare, ännu mer utmanande.

För att hålla sin utspridda personal sammanhållen och engagerad har Olos personalavdelning, som de kallar sitt personal- och kulturteam, utformat en slutförd introduktionsupplevelse och hanterar alla personalbehov som följer på en anställds första dag, från löner och prestationsutvärderingar till aktier och konferenser. Deanne Rhynard, Vice VD, People and Culture, anser att även de minsta interaktionerna från personalavdelningen bidrar till att skapa en utmärkt företagskultur.

”Även om vi alla är här för att arbeta”, säger Deanne, ”bryr jag mig om att alla är nöjda. Om våra anställda är nöjda kommer de att hålla vårt företag flytande.”

Teamet använder Asana för att se till att varje process i personalavdelningen går smidigt, oavsett hur detaljerad den är. ”Det finns inget tillfälle då vi inte använder Asana”, säger Deanne. ”Det är viktigt för vår övergripande strategi och vår dagliga verksamhet, och det gör det möjligt för oss att samarbeta som ett distansteam och hålla alla ansvariga för sina uppgifter. Det gör det möjligt för oss att ge våra medarbetare befogenheter och förtroende för att få jobbet gjort.”

Hemligheten bakom personalavdelningens framgång: detaljerade och upprepningsbara processer

De flesta av Olos personal- och kulturprocesser är otroligt detaljerade och upprepas ofta, till exempel löneadministration varannan vecka och varje månad, årliga prestationsutvärderingar och aktietilldelningar. Sedan finns det introduktionen för varje nyanställd – det kan finnas så många som 130 steg, och alla är viktiga för att behålla medarbetare. ”Om jag missar ett steg i introduktionen är det ett misslyckande i en nyanställds ögon och för mig som deras representant på företaget”, säger Deanne. ”Jag riskerar att de lämnar, vilket sänker vår kvarhållandegrad och gör alla mindre nöjda.”

Personal- och kulturteamet är litet och utspritt, vilket gör utmaningen ännu större. ”Vi är ett team på tre personer, men vi borde vara ett team på trettio”, säger Deanne. ”Arbetet vi utför är avgörande.” Deanne själv är baserad i Seattle och hennes teamkollegor är baserade i New York, så de använder Asana för att överbrygga avståndet. "Asana hjälper mig att kommunicera med mina anställda i New York. Jag vet vad de arbetar med och jag behöver inte ständigt fråga dem hur det går.”

När vanliga att göra-listor inte löser problemet

Deanne använde Asana första gången på sitt tidigare företag, och när hon började på Olo planerade hon att återgå till vanliga att göra-listor. ”Jag försökte verkligen”, säger hon, ”men jag insåg att jag inte kunde arbeta utan Asana.”

Olos personalavdelningsprocesser är otroligt detaljerade, vilket gör dem särskilt utmanande, och de involverar dessutom många personer utanför personal- och kulturteamet. ”Det går inte att registrera allt på papper eller i en generisk uppgiftslista”, säger Deanne. ”Asana låter dig dra och släppa. Du kan organisera saker med slutdatum, bilagor och kommentarer och tilldela uppgifter till personer inom och utanför avdelningen People + Culture.”

Om jag missar ett steg i introduktionen är det ett misslyckande i den nyanställdes ögon och för mig som dennes representant på företaget. Nu glömmer vi inte bort saker eftersom vi har ett idiotsäkert system. Asana är helt avgörande. Jag skulle inte kunna utföra mitt arbete utan det.

Hon började använda Asana själv igen, och det började långsamt spridas vidare. Nu förlitar sig även hennes kollegor i personal- och kulturteamet på det, liksom Olos användarframgångs- och marknadsföringsteam. ”Vi glömmer inte bort saker eftersom vi har ett idiotsäkert system”, säger Deanne. ”Det är mycket svårare att tappa bort en uppgift eller en bit information.”

Vattentät introduktion och avslutningsprocess på Olo

Olos personal- och kulturteam lagrar sina onboarding-processer som projektmallar i Asana, med en mall vardera för heltidsanställda, leverantörer och anställda som byter jobb. De kopierar mallen för varje nyanställd och går igenom listan.

Introduktionsmallarna är indelade i avsnitt som representerar olika steg i introduktionsprocessen. Här är några av uppgifterna som ingår:

• Relevant information om den anställde: Namn, personlig e-postadress, Olo-e-postadress, ATS-länk för CV, teamtilldelning, titel, startdatum, arbetsplats, chefens namn med mera.

• Avslutande uppgifter för rekrytering: Registrera information om nyanställda, spara brevet med erbjudande, organisera mappar, uppdatera rekryteringsplanen, markera tjänsten som tillsatt i ATS.

• Efter undertecknande av anställningsbrevet: Skicka ett välkomstmeddelande från VD:n, alternativ för datorbeställning, efterlevnadsdokument, tilldela en buddy, skicka in bakgrundskontroll, lägg till i övergripande planeringsdokument.

• Introduktionsupplevelse: Skapa ett e-postkonto, planera in inledande utbildningsmöten, tilldela programvarurättigheter, beställ en FitBit, skicka en välkomstpresent, planera en resa till kontoret i New York, lägg till den nyanställda i HRIS-systemet, skicka ett e-postmeddelande med förberedelser för den första dagen.

Asana-projekt gör det också möjligt för rätt personer att vara involverade. Rekryteraren och teammedlemmarna i personal- och kulturteamet följer projektet i Asana, liksom alla personer på företaget som behöver tilldela programvarurättigheter.

Avslutningsprocessen är lika sömlös. När en anställd lämnar säkerställer avvecklingsprocessen företagets säkerhet och skydd samtidigt som den hjälper personal- och kulturteamet att avsluta alla ouppklarade frågor. Den anställda får en professionell upplevelse ända fram till sin sista minut på Olo.

Projektmallen för offboarding innehåller en avslutningsintervju och de nödvändiga processerna för att registrera uppsägningsavtal, slutföra den sista lönebetalningen, stänga konton och ta bort programvaruåtkomst. För att hålla en avgång konfidentiell kan endast lämplig personal från People + Culture följa projektet i Asana, tills andra anställda informeras om sin kollegas avgång.

Kör andra processer för personalavdelningen i Asana

Olo har hundratals andra användningsområden inom personalavdelningen som stöds av Asana. ”När jag väl har skapat en process i Asana behöver jag inte tänka på den igen”, säger Deanne. ”Det håller mig vid mina sinnen.” Här är några exempel:

• Löner: Mallar för löner i mitten och slutet av månaden hjälper Deanne att hantera oförutsedda utgifter som provisioner, bonusar, avgångsvederlag, statliga skatter, timtid, tjänstledighet och mycket mer. Den operativa chefen, senior vice ordföranden för ekonomi och redovisningsavdelningen får alla åtkomst till en lönesammanfattning.

• Resultatutvärderingar: Chefer, anställda och avdelningschefer är de som faktiskt utför utvärderingarna, men Deannes process involverar dem vid rätt tidpunkt och talar om för henne när hon ska skicka påminnelser, när hon ska följa upp och när hon ska registrera anteckningar.

• Mötesagendor: För att hålla interna möten produktiva använder Deanne en agenda för varje chef och närmaste medarbetare som hon har ett individuellt möte med. Hon delar vissa agendor med teamkollegor och använder andra som privata anteckningar.

• Övrigt: Personal- och kulturteamet använder Asana för konferensplanering, programvaruimplementeringar och aktiehantering.

Användarframgångsteamet använder också Asana i stor utsträckning för att hantera allt från implementering hos kunder till hantering och underhåll. De har till och med börjat lägga till klienter i Asana-projekt så att de kan se hur deras konton utvecklas. ”Den transparensen och synligheten är avgörande”, säger Deanne. ”Saker går förlorade i e-postflödet och kan göra att teamet för användarframgång tappar koll på vad som pågår med kunden. Om de inte hade Asana på plats skulle de tappa fart, göra kunder besvikna och misslyckas. Det håller teamet fokuserat på uppgifterna och kommunikationen flytande.”

Engagerade och utspridda team

När varje anställds behov från personalavdelningen är tillgodosedda är det en solid grund för en sund företagskultur. ”Vi har fått fantastisk feedback om vår onboardingprocess och hur den bidrar till att behålla anställda”, säger Deanne. Bra processer håller Olos team engagerat, oavsett var i USA de arbetar.

• 100 % av de nyanställda kände sig välkomna från första dagen

• 100 % av nyanställda känner att de får stöd av sin chef.

• 98 % är nöjda med kommunikationsnivån med sin kontaktperson på personalavdelningen under anställningsprocessen.

• En anställd sa: ”Jag kände mig mycket välkommen av alla, onboardingprocessen var smidig”, och en annan sa: ”Personal- och kulturteamet var extremt trevliga och fick mig att känna mig mycket bekväm. Det gav en bra ton för kulturen på Olo.”

Asana säkerställer att dessa system gör sin magi, om och om igen. ”Jag vet inte hur jag skulle komma ihåg att göra alla mikrosteg”, säger Deanne. ”Jag är en mycket detaljorienterad person, men det här jobbet är så mycket större än jag. För mig är Asana lika med framgång.”