Det är ingen liten bedrift, vilket Morning Coworkings verksamhetschef, Tania Boros, redan vet. Tania arbetar med sitt team på fyra personer för att samordna alla 20 platser, liksom de anställda som finns där. De har arbetat hårt för att skapa den perfekta processen för att öppna nya kontor och se till att de blomstrar.

De har i uppdrag att agera snabbt samtidigt som de tar hänsyn till människor, processer och syfte, och de förlitar sig på Asana för att säkerställa att alla tre fungerar i harmoni, så att vem som helst i staden (eller världen) kan räkna med det samarbetsinriktade, produktiva utrymme som Morning Coworking skapar.

Nycklarna till framgångsrika utrymmen

Att skapa utrymmen där fantastiska människor (och deras idéer) interagerar och arbetar kräver mycket samordning och förtroende. Morning Coworking-teamet måste hålla sig samordnat när de skaffar, bemannar och framgångsrikt driver sina utrymmen – samtidigt som de agerar så snabbt som möjligt. Tania har fullt upp, men lyckligtvis hjälper Asana henne att behålla lugnet.

Agera snabbt med mallar

De flesta företag måste agera snabbt för att ligga steget före konkurrenterna och uppnå sina ambitiösa mål, men för Morning Coworking är snabbhet särskilt viktigt eftersom det påverkar deras intäkter. ”Vissa utrymmen hyrs bara ut till oss i två till tre år, så vi måste få igång dem så fort som möjligt för att börja generera intäkter”, säger Tania.

För att öppna ett utrymme behöver Tania och hennes team säkra tillstånd, skriva hyresavtal, samordna byggnation, välja inredning, installera tekniska konfigurationer och mycket mer. ”Med Asana har vi minskat hela processen för att öppna ett nytt utrymme till en till tre månader. Nu kan vi öppna flera utrymmen samtidigt, tack vare Asana och våra byggpartners och leverantörer (som till och med har förkortat sina leveranstider!). I stället för att öppna ett utrymme i taget kan vi nu öppna fyra utrymmen samtidigt.”

Med så många olika och viktiga delar att hålla reda på, hur lyckas Morning Coworking göra det på bara några veckor? Allt handlar om mallar.

Tanias team använder samma mall för varje ny plats för att se till att inget glöms bort, och så kan de snabbt komma igång med ett nytt projekt genom att bara kopiera mallen. Varje projektavsnitt grupperar relaterade uppgifter för administration, IT, arkitektur, logistik och mycket mer. Det gör det enklare att hitta information när projektet väl är igång – i stället för att behöva leta i e-post och dokument.

Morning Coworking-teamet använder också anpassade fält för att visa vilken fas en uppgift befinner sig i, så att Tania snabbt kan ta en titt på projektet utan att behöva be om statusuppdateringar för dussintals uppgifter. Tillsammans med beroenden är det enkelt för alla att veta vad de ska arbeta med och när. ”Asana hjälper oss verkligen att känna oss säkra på att alla arbetar med rätt del av planen vid rätt tidpunkt.”

Byggnader som Tanias team arbetar med står vanligtvis tomma i månader eller år innan Morning Coworking tar över dem. Ibland är fastigheterna i dåligt skick innan de får en makeover. Här kan du se före och efter för ett par av deras utrymmen:

Hjälp anställda att komma igång och ge dem möjligheter på varje kontor

Men när ett utrymme väl har öppnats saktar inte takten ner. Med bara en anställd på varje plats finns det otaliga uppgifter för att säkerställa att allt från IT-behov till engagemang i communityn hanteras korrekt. Morning Coworking vill också se till att varje anställd känner sig förberedd på att hantera alla situationer och har befogenhet att ta ansvar för sin roll för att förbättra utrymmena – båda dessa saker hjälper Asana dem att uppnå.

En av de viktigaste delarna i Morning Coworkings framgång när ett utrymme väl har lanserats är introduktionsprocessen för ”Morning-chefer”. Morning-chefer är ansvariga för att ta hand om alla behov och problem som uppstår på en viss arbetsyta. ”Våra Morning-chefer är limmet som håller ihop utrymmena och hjälper till att utöka communityn”, säger Tania. Återigen kommer mallar till undsättning.

”Asana är verkligen till hjälp vid introduceringen eftersom vi kan skapa en mall för att säkerställa att vi har utbildat dem i allt, och cheferna kan hänvisa till projektet igen om de har frågor.”

Mallen tydliggör processer och bästa praxis – och de är lätta att hitta eftersom de alla finns i Asana. Mallen hjälper också Morning Coworking att agera snabbt, så att de slipper uppfinna hjulet på nytt för varje ny chef eller riskera att glömma något. Cheferna är bättre rustade att reagera på alla situationer och vet att de gör rätt, vilket hjälper dem att ta på sig mer ansvar med mindre stress.

När problem och frågor uppstår kan cheferna använda Asana för att hitta lösningar. Chefer kan till exempel undra hur processen för att köpa utrustning ser ut eller vem de ska få budgetinformation från. Morning Coworking-teamet har projekt för varje unikt samarbetsutrymme för att hålla reda på vad som ska göras, processen för att registrera nya kunder och kommande evenemang.

De följer också upp och hanterar budgetar och fakturor med Asana för en smidigare månadsavslutning. Det hjälper Tania att fokusera på viktiga prioriteringar för att snabbt svara på frågor och hitta lösningar, vilket helt enkelt inte var möjligt via e-post och chatt.

”Asana gör det väldigt enkelt att hålla reda på alla detaljer utan att det blir komplicerat. Vi använder det för att hantera fakturor och se till att det inte finns några inkonsekvenser. Vi kan skicka in rapporter och utgifter i tid varje månad i vetskap om att det inte finns några misstag.”

Håll koll på de viktigaste målen

Med nya problem att ta itu med på en arbetsyta kan det vara lätt att fastna i de dagliga detaljerna och tappa de större målen ur sikte. Det kan innebära att man riskerar att förlora den komfort och konsekvens som Morning Coworking är känt för, eller att det så småningom leder till att Morning-chefer känner sig oengagerade om de inte ser hur deras arbete bidrar till helheten.

Morning Coworking finns här för att skapa en fantastisk community och se till att människor får bra upplevelser i samarbetsutrymmet. Det gäller både våra kunder och våra egna anställda. Asana hjälper oss att se till att vi tillgodoser båda.

Lyckligtvis ligger Tania och hennes team ett steg före med sitt projekt för mål och nyckelresultat (OKR) i Asana. Projektet spårar företagets större mål, såsom att certifiera utrymmen som hundra procent gröna (på grund av energianvändning, återvinning med mera) och att öppna ett coworking-utrymme per månad 2019, likväl som individernas stora mål.

Ungefär varje månad granskar teamet OKR:erna för att se hur de ligger till och för att komma med lösningar om något är ur fas eller behöver uppdateras. De granskar också de anställdas mål och lyfter fram kommande projekt som kan vara relevanta för deras utveckling.

Snabb och meningsfull framgång

På bara några få år har Morning Coworking satt en ny standard för arbetsytor genom att erbjuda bekväma utrymmen med omtänksamma anställda och en kundkrets som tror på sin community. Med ännu fler platser som öppnas är Tanias team redo att agera snabbt, samtidigt som de fortfarande är noggranna med varje steg i processen och har ögonen på de stora målen.

Tack vare Asana kan Morning Coworking fokusera på rätt detaljer, med helheten i åtanke, för att säkerställa att de är det snabbast växande och mest älskade samarbetsutrymmet i Paris.