KW Automotive påskyndar sin globala tillväxt med Asana

Höjdpunkter

Utmaning

• Avskärmade team och fragmenterade verktyg försenade projekt, skapade kaos och hindrade ansvarstagande.

• De anställda ”jagade efter information” i e-post, Teams och via telefonsamtal, vilket tog tid från strategiskt arbete.

• Att skala upp ”skräddarsydda” lösningar krävde precision och smidighet – något som helt enkelt var ouppnåeligt enbart med äldre arbetsflöden.

Lösning

• Asana blev en central referenskälla som förde samman alla globala avdelningar och projekt.

• Centraliserad arbetshantering effektiviserade samarbetet och gav ledarskapet insyn samt möjliggjorde datadrivna beslut.

• Införandet av Asana eliminerade manuellt, repetitivt arbete och möjliggjorde standardisering av processer, allt utan att tumma på flexibiliteten.

Resultat

• Transparens: Klarhet i hela företaget gällande uppgifter, ansvarsområden och projektprioriteringar.

• Effektivitet: En kraftig minskning av den tid som läggs på samordning, eftersom de anställda nu kan fokusera på innovation och skapande av kärnvärde.

• Flexibilitet: Asana gör det möjligt för KW att tillgodose kundernas individuella behov utan operativa flaskhalsar.

• Engagemang: Interna team är mer målmedvetna, motiverade av en känsla av syfte och redo för framtida tillväxt.

The greatest advantage is having one software application where I can find all our work and information. I can see every team’s workload, determine who is responsible for what, and we can eliminate manual work with Asana's automation and AI. We’re more efficient and more motivated than ever.”

Asana för FoU och tillverkning

Öka precisionen och den globala tillväxten i en anpassad, skräddarsydd värld

KW Automotive tillverkar upp till 500 olika anpassade fjädringssatser varje dag, var och en med upp till 190 000 delar och 85 produktionssteg.

Före Asana ledde bristen på öppenhet och den ibland bristfälliga kommunikationen till att teamen blev överbelastade och att leveranserna ibland saktade ner till snigelfart. Nu främjar Asana samarbetet mellan FoU-, produktions- och logistikteam och ger alla insyn i realtid i projekt, flaskhalsar och kunddeadlines.

Med Asana kan ledarskapet prioritera bland fler än 250 pågående projekt, omfördela resurser effektivt och bibehålla den kvalitet som KW:s kunder förväntar sig av ett globalt ledande företag.

Asana gör det också möjligt för KW:s globala dotterbolag att arbeta utifrån en central referenskälla, vilket säkerställer samordnad tillväxt och standardisering när verksamheten växer.

Övergripande påverkan/resultat för användningsfall:

• Projektsynlighet i realtid gjorde det möjligt att minska produktionsförseningarna.

• Samordningen mellan teamen lyckades eliminera silon mellan FoU, tillverkning och design.

• En prioriterad projektpipeline håller teamen fokuserade och redo att anpassa sig efter kundernas behov.

If the operation is not precise, you will never get a precise product. Asana gives us the clarity to align our teams and deliver on our promise: Every kit, every time.”

Asana för projekthantering och organisatorisk smidighet

Från manuella processer till automatiserad excellens: Standardisering av KW-metoden

I takt med att KW Automotive expanderade snabbt ställdes företaget inför ett ständigt ökande antal projekt och en kraftig ökning av komplexiteten mellan olika avdelningar, dotterbolag och globala team. Informationen var utspridd i e-postmeddelanden, team, telefonsamtal och möten. 

Som en följd av detta lade de anställda mer tid på att hitta uppdateringar och ansvarsområden än på att fokusera på strategiskt arbete.

Asana blev lösningen på dessa utmaningar och gjorde det möjligt för organisationen att samla allt arbete, all kommunikation och alla processer i ett enda, öppet system.

Med Asana omdefinierade KW Automotive sina interna arbetsflöden och tydliggjorde vem som är ansvarig för vad, när och för varje projekt. 

I stället för att förlita sig på odokumenterad, informell kunskap definieras och dokumenteras processerna nu systematiskt i Asana och är tillgängliga för varje teammedlem över hela världen. 

Automatiseringsfunktioner, däribland AI-drivna regler och arbetsflöden, ökar effektiviteten genom att eliminera repetitiva manuella uppgifter, automatisera överlämningar och ge varje anställd tydlig insyn i sin arbetsbelastning och sina framsteg.

De främsta fördelarna:

• Målinriktat arbete och ökad motivation: Teamen får möjlighet att strukturera, visualisera och optimera sitt arbete. De anställda är nu angelägna om att fördjupa sig i processer och fastställa bästa praxis.

• Smartare samordning: Arbetsflöden är tydligt kartlagda mellan team och avdelningar, så att alla medarbetare arbetar med samma data och mål, vilket undanröjer silor.

• Öppenhet och ansvarstagande: Ledarskapet och personalen får klarhet i realtid om uppgiftsstatus, projektförlopp och ansvarsområden, vilket påskyndar genomförandet och gör det möjligt att göra taktiska omfördelningar.

• Standardiserade och skalbara: Processerna är skalbara för tillväxt, flexibla för att möjliggöra anpassning och optimeras kontinuerligt för att stödja KW:s kultur av ständiga förbättringar.

• AI-drivet framtid: När allt arbete är centraliserat används Asanas inbyggda AI och automatisering som verkliga teamkollegor: de sammanfattar status, initierar överlämningar och möjliggör allt smartare verksamhet.

Asana is our database: Everything we do, all our work, is managed in Asana. With built-in automation and AI, we gain efficiency, eliminate manual work. Everyone stays aligned and motivated on our biggest goals.”

KW Automotive förnyar sättet att utföra komplext, värdefullt arbete med hjälp av AI-assistenter

KW Automotive framgångsrikt infört AI-assistenter för att hantera komplext, värdefullt arbete som går långt utöver enkel automatisering. Deras team för resultatmarknadsföring använder en AI-assistent som fungerar som ”analytiker” för att omvandla kampanjdata till delbara rapporter. Denna process sparar inte bara 2–3 timmar per rapport utan ger också proaktivt nya insikter genom att koppla samman data från olika Asana-projekt. Deras IT- och kundsupportteam använder AI-teamkollegor för att hantera och lösa tekniska, flerspråkiga supportärenden. De har upptäckt att AI-teamkollegan kan göra djupgående, nyanserade undersökningar som ”överstiger” kapaciteten hos tidigare verktyg och ge svar av högre kvalitet än till och med upptagna mänskliga experter. KW Automotives vision är att utöka den här digitala personalstyrkan och ersätta statiska formulär med modern, konversationsbaserad AI för att skapa en verkligt sömlös supportupplevelse för både de anställda och kunderna.

Our business runs on complex, specialized knowledge, and our strategy is to leverage AI directly within Asana where that institutional knowledge already lives. AI Teammates represents a strategic leap forward—allowing us to build 'digital colleagues' that handle nuanced, multi-lingual support and deep research that previously took weeks. This isn't simple automation; it's a scalable, secure way to unlock our operational data, generate critical business insights, and free our human experts to focus on the highest-value work.”

Vilket är nästa steg för KW Automotive och Asana?

Nu när de centrala Asana-processerna är helt integrerade inför KW Automotive Asanas ännu mer avancerade AI-drivna automatisering, utökar plattformen till företagets dotterbolag över hela världen och fortsätter arbetet med att helt och hållet eliminera intern e-post. 

I nästa fas kommer företaget att fokusera på att utnyttja data för smartare beslutsfattande, processinnovation och för att kunna leverera ännu större värde till kunderna. Allt i ett enda kraftfullt system: Asana.