GoodRx ökar insynen för hela företaget med Asana

höjdpunkter

Utmaning

• GoodRX behövde en arbetshanteringslösning som fungerade i hela organisationen, inte bara i enskilda team.

• Team hade inte ett gemensamt utrymme för att kommunicera om arbetet och dela information på ett sätt som var lätt att spåra.

• Arbetet för olika team var isolerat och splittrat, vilket ledde till ineffektivitet.

Lösning

• GoodRx använder Asana i hela företaget för att begära, spåra och rapportera om arbete.

• Team tog in arbetsflöden för förfrågningar i Asana, vilket effektiviserade samarbetet mellan olika team.

• Delade projekt och rapportering ger team synlighet och bryter ner silor. 

• Varje nyanställd utbildas i Asana, med anpassad utbildning för varje team.

Resultat

• Sparade 125 arbetsdagar per år för fler än 400 anställda. 

• Ökad insyn i arbetet som pågår i hela företaget genom att hantera allt på en och samma plattform.

• Förbättrad resursplanering med bättre rapportering om slutfört arbete och avslutade projekt.

Innan covid-19 var Asana vår bibel för teamet. Nu är det ännu mer så. I stället för att prata med mina kollegor på andra sidan bordet kommunicerar vi i Asana-kommentarer. Vi kan fortfarande spåra allt som händer utan att vara där personligen.”

Bryt ner silor med en central informationskälla

GoodRx behövde ett verktyg som var tillräckligt flexibelt för alla team, men tillräckligt omfattande för att driva hela Business.

Asana gav GoodRx ett ramverk för att samarbeta mellan olika team och dela information utan att slösa tid på att gå fram och tillbaka.

Effektiviserade arbetsflöden för förfrågningar möjliggör smidigare samarbete

• GoodRx använder Asana i hela företaget för att begära, spåra och rapportera om arbete. 

• Delade projekt, som redigerarprojektet där förfrågningar om att redigera innehåll hanteras, gör det enkelt för varje team att få insyn i arbetet. 

• Formulär och uppgiftsmallar effektiviserar förfrågningar samtidigt som de säkerställer att teamen får all information de behöver i förväg, vilket sparar i genomsnitt 39,75 arbetsdagar per år. 

• Varje extern förfrågan loggas också i Asana, så att de kan upprätthålla en central referenskälla.

Förbättrad rapportering förbättrar beslutsfattandet

• Eftersom allt görs i Asana har team åtkomst till allt slutfört arbete och kan se tidigare arbete med resultat för avancerad sökning.

• På så sätt kan teammedlemmarna se hur mycket arbete de har slutfört under en viss tid för att informera om framtida planerings- och resursbehov – eller bara för skojs skull, gå hela vägen tillbaka till 2018 för att se hur mycket deras arbete har utvecklats sedan dess.

Att kunna ha uppgifter i flera projekt är en stor förändring. Det är verkligen bra att jag kan ha en uppgift som finns i både forskningsprojektet och redigerarnas projekt, så att vi båda kan komma åt den.”

Samarbeta sömlöst med interna och externa intressenter

Forskningsteamet behövde ett sätt att samarbeta med alla typer av teammedlemmar – både interna och externa. Utan ett effektivt arbetshanteringsverktyg var det svårt att kommunicera om arbetet och dela dokument på ett sätt som var lätt att spåra. I stället fick forskarteamet långa mejl- eller meddelandetrådar, och viktig information gick förlorad i kaoset.

Asana gav forskarteamet den synlighet de behövde för att effektivt spåra information och förfrågningar.

Effektivare introduktion hjälper teamet att skala upp

• Forskningsteamet arbetar huvudsakligen med ett centralt projekt.

• Det första avsnittet i projektet kallas välkomstavsnittet, som innehåller teamets mål, kommunikationsinformation, introduktionsinnehåll och mycket mer.

• Nyanställda uppmuntras att fördjupa sig i de uppgifterna för att lära sig mer om hur teamet arbetar.

Förbättrad synlighet främjar ansvarstagande

• Forskningsteamet lägger ofta till uppgifter i flera projekt, vilket ökar synligheten och ansvarstagandet så att de kan hålla sina deadliner.

• Genom att visa uppgifter på flera ställen kan de spåra förfrågningar i sitt kärnprojekt, men också lägga till uppgifter i relevanta projekt för redigerare, mediareporter eller externa gäster i Asana.

Vi behövde ett sätt att spåra alla händelser och all forskning utan att vara i vägen för varandra. Vi hade inte möjlighet att veta vem som arbetade med vad under hela processen.”

Arbeta snabbare med centraliserad kommunikation

Marknadsföringsteamet behövde ett sätt att samordna sitt arbete, som är uppdelat i två team: onlineteamet, som arbetar med digital marknadsföring, och offlineteamet, som fokuserar på traditionell marknadsföring. De två teamen hanterar helt separata arbetsströmmar, men de behöver fortfarande insyn i vad det andra teamet arbetar med för att kunna marknadsföra effektivt. Utan ett arbetshanteringsverktyg var arbetet isolerat och splittrat.

Asana gav marknadsföringsteamet en referenskälla för att kommunicera mellan online-teamet (digital marknadsföring) och offline-teamet (traditionell marknadsföring), vilket hjälpte dem att arbeta effektivare.

Standardiserade processer påskyndar introduktionen

• Marknadsföringsteamet introducerar nyanställda med en guide i Asana om vilken del av teknikstacken som ska användas och när. De har specifika riktlinjer för att säkerställa att förfrågningar, kommunikation och arbete sker på rätt plats. 

• När nyanställda har lärt sig sin teknikstack får de en egen personlig genomgång av Asana för att fokusera på hur de ska använda verktyget varje dag.

Centraliserad kommunikation hjälper marknadsförare att arbeta snabbare

• Teammedlemmar kan enkelt se och lägga till sig själva i alla relevanta uppgifter som de behöver hålla reda på. Även om de missar en dag eller tar ledigt kan de alltid hålla sig uppdaterade med kommentarer om uppgifter. 

• Detta sparar dem i genomsnitt 79 arbetsdagar per år eftersom de inte slösar tid på att be teamkollegor om uppdateringar eller växla fram och tillbaka mellan e-postmeddelanden. 

• Eftersom Asana-uppgifter bara kan tilldelas en person vet marknadsförare alltid vem som är kontaktpersonen för arbetet.

Det finns tre huvudsakliga fördelar med Asana för vårt team. Vi har blivit effektivare, vi kan ha vår kommunikation på en delad plats och vi kan samarbeta mellan olika funktioner bättre än någonsin tidigare.”

Din påfyllning är redo att hämtas

GoodRx-teamet är dedikerat till att publicera forskning och nå fler människor, så att de kan hjälpa amerikaner att få tillgång till den vård de behöver till ett pris de har råd med. Och som alltid kommer de att använda Asana för att spåra arbetet och berätta sina historier.