Asana har använts sedan grundandet

Redan vid grundandet förlitade sig Exporo på en digital affärsmodell och digitalt samarbete – och även på Asana. På så sätt kan företaget, som är baserat i Hamburgs Hafencity, reagera snabbt och smidigt på marknadens krav, eftersom projekt och innehåll effektivt kartläggs tvärfunktionellt via digitala processer. Björn Maronde, dataskyddssamordnare på Exporo och ansvarig för IT-administration och informationssäkerhet, var egen IT-konsult i 12 år innan han började som fast anställd på Exporo. Redan i grundarfasen bidrog han till en framgångsrik grundläggning. Eftersom han redan kände till Asana från tidigare var det en avgörande faktor för honom att integrera Asana som ett verktyg för arbetshantering i Exporos affärsprocesser redan från början. Redan från början skulle ett system etableras som möjliggör tvärfunktionellt arbete i team, fungerar som en central kontaktpunkt för projektarbete och där mål och uppgifter kan fastställas på team- och medarbetarnivå. Asanas digitala och smidiga verktyg var utmärkta för Exporos automatiserade affärsprocesser. Det visade sig nämligen att Asana har mycket mer att erbjuda än bara projektledning.

100 % genomslag – alla medarbetare använder Asana

Asanas systemlandskap har utgjort grunden för en strukturerad samordning av verksamhetsprocesserna sedan företaget grundades. Asana används i hela företaget på alla avdelningar. Var och en av Exporos 181 anställda har ett konto i Asana för att använda det för teamaktiviteter eller personliga uppgifter. Dessutom kan även externa medarbetare och partner, såsom skatterådgivaren eller dataskyddsombudet, bjudas in. Eftersom Asana användes hos Exporo från början finns det inga frågor som "övergång till nya arbetsmetoder" eller "integrering av Asana-processer i avdelningarna". Ändå är kontinuerlig utbildning av medarbetarna nödvändig, särskilt för nya funktioner. Endast på detta sätt kan medarbetarna dra full nytta av alla plattformens fördelar och till exempel få tillgång till all relevant information och alla relevanta uppgifter.

Ett verktyg som Asana stöder samarbetet bäst när så många kollegor som möjligt arbetar tillsammans med det – och på Exporo arbetar vi till 100 % med Asana.

Smidig övergång till hemmakontor

Den allt vanligare övergången till arbete hemifrån gick också smidigt för Exporo. Tack vare Asana har det inte uppstått några nämnvärda störningar i affärsverksamheten. Till exempel är avdelningar som HR, marknadsföring, teknik/utvecklare och kontrakt särskilt beroende av verktyget i sin dagliga verksamhet. Avdelningen Contract, som ansvarar för avtal för projektutvecklare och investerare, måste först upprätta juridiskt korrekta avtal och sedan hantera dem, till exempel för att motverka uteblivna betalningar. För närvarande optimeras processerna i Asana för att till exempel minska pappersarbetet, få en tydlig översikt över respektive projektstatus och ytterligare förbättra samordningen i teamet. På så sätt ska varje medarbetare vara informerad om sina egna uppgifter och deadlines. Från sökandet efter lämpliga projekt till finansiering från investerare stöder arbetsledningsverktyget med uppgifter, underklasser och ansvar. Varje enskilt steg kan bekvämt och enkelt följas i detalj.

Tekniken bakom Asana har ständigt förbättrats. Idag kan betydligt mer komplexa uppgifter och ämnen hanteras. Användningen förblir dock enkel för användarna.

Ökad produktivitet från början

Eftersom Exporo har använt Asana som arbetsledningsverktyg sedan företaget grundades, fanns det en solid och central bas för projektledning med enorma expansionsmöjligheter för framtiden. Med Asanas kontinuerliga vidareutvecklingar kan Exporo möta de ständigt nya utmaningarna, förbli flexibla och hitta snabba och solida lösningar. Exporo drar för närvarande bland annat nytta av integrationen av Asana i meddelandetjänsten "Slack", som huvudsakligen används i företaget för intern kommunikation. Här kan uppgifter nu enkelt integreras och spåras i gruppchattar eller direktmeddelanden med ett klick.

Björn Maronde har känt till Asana i många år och har bevittnat verktygets snabba utveckling. "Tidigare var Asana ett mycket enkelt verktyg för affärsuppgifter. På den tiden fungerade det mycket linjärt, jämförbart med en inköpslista. Andra verktyg var däremot extremt tekniskt krävande och mer komplicerade att använda. Där var man först tvungen att skapa databaser för att bygga formulär och infoga data." Han är övertygad om verktygets ständiga vidareutveckling.

Asanas utveckling och geniala support

Sedan övergången till Business-versionen av Asana för ett år sedan har Exporo en egen kontaktperson i Customer Success-teamet, vilket har gett ytterligare effektivitetsvinster. Maronde har kontakt med Asana minst en gång i månaden. Den personliga kontaktpersonen på Asana känner nu mycket väl till Exporos affärsprocesser och ger på eget initiativ relevanta förslag på nya funktioner. "Man blir aktivt involverad", säger Maronde. Han kontrollerar sedan omedelbart internt om och hur dessa nya funktioner kan användas på ett meningsfullt och lönsamt sätt på Exporo. Omvänt erbjuder supporten största möjliga stöd vid förfrågningar. Utbildningar som genomförs av Asana är mycket populära bland medarbetarna. Experterna från Asana är mycket kunniga och kan förmedla sin kunskap på ett mycket bra sätt. Användningen och de befintliga processerna som redan utfördes i verktyget kunde intensifieras mångfaldigt genom integrationen av nya versioner och genom utbildningarna. Även om Exporo har integrerat användningen av Asana i arbetsflödena på ett mycket självständigt sätt, rekommenderar Björn Maronde ändå regelbunden kontakt med experterna i Asanas Customer Success-team.

Man får användbara tips och kan göra användningen ännu bättre och enklare. Jag har sällan fått så bra support som hos Asana.

Asana som en självgångare hos Exporo

Exporos medarbetare funderar självständigt på hur de ytterligare kan integrera enskilda delar av verktyget i sitt dagliga arbete och sin avdelning. Avdelningar som HR eller Compliance använder till exempel funktionen "Forms" för att ta emot och behandla förfrågningar. Medarbetarna planerar, organiserar och omstrukturerar själva sin egen vardag. För att göra detta engagerar de sig aktivt i systemet. Maronde: "En kollega som hade satt upp ett mål för ett helt kvartal kunde med stöd av Asana uppnå det redan i början av kvartalet. Exporo förlitar sig på att medarbetarna aktivt engagerar sig för att optimera processerna. Det är det som kännetecknar ett ungt företag. Det är roligt eftersom alla drar åt samma håll."

Asana Forms och Goals

Med de nya Asana-funktionerna Forms och Goals centraliserar Exporo specifika processer på ett målinriktat sätt. Forms gör det möjligt att bara skicka en länk till medarbetarna – formuläret som lagras i Asana innehåller då alla frågor och ämnen som är relevanta för processen. Med funktionen "Goals" kan hela företagsmål kopplas till nödvändiga uppgifter och framstegen övervakas. Team arbetar därmed mer målinriktat tillsammans. Med Goals är det möjligt att direkt koppla målen till uppgifterna utan något mellanliggande steg. Därmed ger Goals klarhet om uppgifter, processer, mål och resultat.

En solid databas är oerhört viktig för Business Intelligence

För systematisk företagsanalys integrerades Asana direkt i Exporos Business Intelligence (BI). Asana är djupt integrerat och alla relevanta data lagras i datalagret. Detta gör det möjligt att utföra komplexa beräkningar, såsom sannolikheter för vissa händelser. Enhetliga rapporter används här inte bara för internt bruk, utan också för rapportering till investerare. Genom att integrera BI kan man analysera var det finns problem. När det gäller supportärenden kan kollegorna till exempel enkelt se hur många ärenden som behandlas eller fortfarande är öppna och hur lång tid det i genomsnitt tog att behandla ett ärende. På detta sätt överförs regelbundet mycket mer data från Asana till BI-verktyget via ett gränssnitt. Ledningen har därmed en konkret översikt över alla processer.