6 советов по устранению разобщённости в Business

Самые важные бизнес-инициативы — межфункциональные, в которых участвуют разные отделы. Однако из-за непреднамеренной разрозненности им часто бывает сложно работать вместе. Когда у каждой команды есть свои инструменты и системы, сотрудникам из разных отделов сложно понять, где и как сотрудничать. 

Чтобы быть более эффективными и гибкими, отделам важно постоянно думать о том, как они сотрудничают с другими командами и как предотвратить формирование разобщённости. 

Что такое разобщённость в бизнесе?

Разобщённость в бизнесе — это когда часть вашего бизнеса изолирована от других частей вашей компании. Разобщённость часто формируется сама собой, когда команды разрабатывают свои собственные индивидуальные процессы и рабочие процессы. Разные отделы по-разному хранят информацию, и это может затруднить получение сотрудниками сведений, необходимых для совместной работы.

Разрушение разобщённости — это поощению связей и предоставлению работникам возможности общаться одинаково в рамках всей компании. 

Больше никаких разрозненных подразделений: оптимизация организационной структуры для более тесного взаимодействия между командами

Из этой электронной книги вы узнаете, как структурировать свою организацию, чтобы предотвратить разобщённость, ускорить работу и оставаться на одной волне перед лицом перемен.

Получайте аналитическую информацию

Почему возникают разрозненные подразделения?

Разобщённость обычно формируется в зависимости от используемых инструментов, а не от людей, которые их используют. Большинство инструментов организованы в так называемую контейнерную модель данных, которая определяет, как инструмент организует и хранит информацию. По сути, эти инструменты требуют от нас организации информации в отношениях «один к одному».

В контейнерной модели данных поток информации находится только в одном месте, и каждый участник команды должен самостоятельно найти его. Хотя контейнерная модель является наиболее распространённым способом организации и хранения информации, она не способствует совместному использованию данных. Это связано с тем, что работа не строится на отношениях «один к одному», а на отношениях «один ко многим». Это означает, что один фрагмент информации в совместной работе связан с несколькими командами, с разными целями, в разных проектах.

Симптомы разрозненности

Если вы заметили недопонимания и постоянные перепалки между командами, это может быть признаком более серьёзной проблемы. Если не принять меры, разрозненность может привести к более серьёзным проблемам, например:

• Ненужные обновления статуса и совещания: если команды не могут получить доступ к необходимой информации, им приходится постоянно связываться с другими людьми, чтобы её получить. Это приводит к увеличению количества совещаний, что оставляет меньше времени для выполнения важной работы, которая помогает достичь целей Business.

• Дублирование работы: когда команды, работающие вместе, не общаются эффективно, есть вероятность, что обе команды выполняют одну и ту же работу. Это пустая трата времени, энергии и ресурсов, которая может стоить вашей компании больших денег.

• Конкуренция между командами. Дружеская конкуренция может повышать продуктивность, но излишняя конкуренция может привести к тому, что команды будут враждебно относиться друг к другу. Это может привести к напряжённости и конфликтам, что создаёт враждебную рабочую среду.

• Немасштабируемые основы: если препятствия продолжают возникать из-за процессов отдельной команды, вполне возможно, что причиной этой проблемы являются разрозненность отделов. Если вы хотите масштабировать рабочие процессы, команды должны сотрудничать и поддерживать друг друга, чтобы у них было единое видение конкретной инициативы.

6 способов преодолеть разрозненность

Разрушение барьеров — это способ повысить эффективность межфункционального взаимодействия. Ниже приведены шесть различных стратегий, которые помогут избавиться от обособленности и стимулировать сотрудничество в организации.

1. Используйте прозрачные формы общения

Когда каждая команда использует собственное программное обеспечение, особенно если оно построено на контейнерной модели данных, межфункциональное взаимодействие становится практически невозможным. 

Первым шагом к разрушению организационных барьеров является стандартизация прозрачных форм общения на предприятии. Внедрив стандартизированные технологии или интегрированные инструменты Business в разных отделах, вы сможете гарантировать, что команда будет знать, где и как эффективно обмениваться информацией. 

Если вы ещё не сделали этого, подумайте о внедрении технологии в масштабах всего предприятия, чтобы способствовать прозрачному общению. Используйте менеджмент изменений, чтобы обучить свою команду лучшим практикам и тому, как эффективно использовать их в компании.

Централизованный инструмент, в котором документируются ключевые решения и контекстная информация о проектах, позволяет участникам команды быстро обращаться к нему во время работы над проектами. Независимо от того, внедряете ли вы новые технологии или стандартизируете процессы на основе существующих инструментов, убедитесь, что участники команды знают, где найти необходимую информацию и как общаться с другими участниками команды по мере необходимости. Создавая процессы как для обсуждения в реальном времени, так и для асинхронного общения, вы можете сократить время на совещаниях и повысить продуктивность. 

Аналогичным образом, ищите технологии, которые связывают отдельные проекты и задачи с более крупными, всеобъемлющими целями компании. Общая цель не позволит отдельным командам чрезмерно сосредоточиться на своих задачах, забывая о ней.

2. Создайте централизованную систему учёта

Когда у каждой команды свой собственный стиль работы, информация разбросана по различным инструментам и документам. Неорганизованные проекты могут привести к разрозненности информации, недопониманию и трате времени на поиск данных. Самый простой способ предотвратить это — создать организованную централизованную систему учёта.

Создав такую централизованную систему учёта, вы дадите командам возможность анализировать прошлые проекты, чтобы понять, как они продвигались, как решались проблемы и какие решения принимались. Это даст им возможность использовать прошлые проекты для вдохновения и предотвращения ошибок. Начните с создания централизованной системы учёта. Документируйте любые решения, обсуждения или разговоры, связанные с проектом, в этом централизованном месте. Использование инструмента для управления работой, такого как Asana, помогает сэкономить время вашей команды, чтобы им не приходилось запрашивать информацию у других участников команды или тратить время на самостоятельный поиск информации. Это позволяет команде самостоятельно искать информацию и использовать прошлые проекты для вдохновения, не обращаясь к коллегам.

Больше никаких разрозненных подразделений: оптимизация организационной структуры для более тесного взаимодействия между командами

Из этой электронной книги вы узнаете, как структурировать свою организацию, чтобы предотвратить разобщённость, ускорить работу и оставаться на одной волне перед лицом перемен.

Получайте аналитическую информацию

3. Стандартизируйте практики общения

Установите стандартные правила для своих команд, например, как лучше всего проводить совещания, отправлять сообщения и обмениваться информацией с другими участниками команды. Участникам команды намного проще понимать друг друга, когда у всех одинаковый фреймворк для общения. Отличный способ начать это делать — разработать планы общения для новых проектов. В плане обмена информацией прописывается, как ваша команда будет общаться в течение всего проекта, в том числе как и когда делиться информацией с ключевыми заинтересованными сторонами. Создать план обмена информацией несложно: нужно лишь выбрать методы общения, согласовать частоту обмена информацией, определить основные заинтересованные ��тороны и поделиться планом со всей командой.

4. Определите, как будут взаимодействовать участники межфункциональной команды

Некоторые проекты (например, запуск продукта) являются разовыми межфункциональными инициативами. Это проекты с ограниченными сроками, в которых участвуют несколько отделов, работающих вместе для выполнения работы. Хотя сама работа межфункциональная, команды часто более традиционны и разобщены, поскольку работа сегментируется по типу, который должен быть завершен к определенному дедлайну. В таких случаях крайне важно определить, как команды будут работать вместе, чтобы участники более традиционных команд не вернулись к разрозненному мышлению. 

Межфункциональные команды создаются для работы над долгосрочными инициативами или текущими процессами. Такие команды могут быть эффективными, если у вас есть текущие инициативы, требующие частого межфункционального взаимодействия, например, команды по сопровождению сделок или управлению закупками. Межфункциональные команды могут легко преодолеть информационные барьеры, определив, как они будут взаимодействовать друг с другом, создавая процессы и рабочие процессы вместе.

5. По возможности устраните физические барьеры

Если ваша команда работает в офисе, попробуйте устранить любые физические барьеры, которые могут препятствовать общению ad hoc. Это означает использование открытой планировки и добавление специального пространства для совместной работы, например, общих зон, помимо конференц-залов. Это способствует более естественному общению по мере возникновения вопросов и обеспечивает более органичное личное взаимодействие. Вашим участникам команды будет комфортнее друг с другом, и они будут более свободно общаться, когда дело доходит до важных рабочих вопросов.

6. Проводите больше времени вместе (вне работы)

Члены межфункциональной команды могут лучше работать вместе, если они просто проводят больше времени друг с другом вне работы. Обедайте, пейте кофе или делайте регулярные перерывы на прогулку вместе с сотрудниками из других команд. Это поможет укрепить связи между отделами и создать чувство общности и товарищества в вашей команде. 

Устраняйте разрозненность, чтобы создавать более эффективные команды

Поощрение кросс-функционального сотрудничества между командами на шаг приближает вас к созданию более эффективной рабочей силы. Создайте условия, в которых участники команды будут меньше тратить времени на организационные вопросы и больше — на важную работу, необходимую для достижения целей.

Больше никаких разрозненных подразделений: оптимизация организационной структуры для более тесного взаимодействия между командами

Из этой электронной книги вы узнаете, как структурировать свою организацию, чтобы предотвратить разобщённость, ускорить работу и оставаться на одной волне перед лицом перемен.

Получайте аналитическую информацию