Как эта маркетинговая фирма преобразует рабочие процессы с помощью ИИ

В мире, где каждая минута на счету, вернуть потерянное время — это не просто полезно, это преобразует всё.

Специализированная веб- и маркетинговая компания Eye Care Pro (ECP), обслуживающая оптометрические практики, обнаружила это с помощью AI Studio, конструктора рабочих процессов на базе ИИ от Asana. 

Старший менеджер Тереза Уэлти и руководитель команды управления проектами Эми Вагенаар отметили, что эффект был немедленным. Повторяющиеся задачи, на которые раньше уходили целые дни, уступили место автоматизированным рабочим процессам, что позволило команде из 243 человек сосредоточиться на том, что люди делают лучше всего: стратегическом мышлении и творческом решении проблем.

Революционные приложения на базе ИИ

ECP нашла несколько ценных приложений как для AI Studio, так и для возможностей ИИ, интегрированных в платформу Asana:

1. Создание автоматизации на базе ИИ без технических знаний

До появления AI Studio настройка рабочих процессов на базе ИИ была бы сложной задачей для участников команды, не обладающих техническими навыками. «Я не очень хорошо разбиралась в настройке рабочих процессов. Но как только появилась AI Studio, я могла просто ввести то, что хотел сделать ИИ», — сказала Тереза.

2. Мгновенная аналитика по проектам

ECP теперь оптимизирует приоритизацию задач и управление загрузкой с помощью аналитики, генерируемой ИИ, по статусам проектов, что позволяет принимать более взвешенные решения о распределении ресурсов. «Сводки по портфелю, которые ИИ генерирует в Asana, бесценны, — говорит Тереза. — «Если бы мне пришлось копаться в каждом проекте, связываться с менеджерами проектов для получения обновлений или самостоятельно создавать отчёты о статусе, это заняло бы часы».

3. Интеллектуальное обобщение обсуждений

Для таких менеджеров проектов, как Эми, функция подведения итогов обсуждений стала настоящим прорывом.

«Быть менеджером проекта — значит постоянно переключаться между проектами. Когда к задаче добавлено более 80 комментариев, функция сводки, вероятно, экономит мне больше всего времени, — говорит Эми. — «Я могу сразу понять, что происходит, не читая всё подряд».

4. Автоматическое назначение задач

ECP внедрила рабочий процесс на базе ИИ, который автоматически назначает задачи на основе настраиваемых полей данных, устраняя необходимость в ручном назначении.

«Как только задача импортируется в проект, система автоматически уведомляет конкретного человека в соответствии с настраиваемым полем данных, — говорит Эми. — «Это гарантирует, что задачи будут своевременно поступать к нужным членам команды, а не висеть в подвешенном состоянии в ожидании, пока кто-то примет меры».

5. Сокращение повторяющейся работы

Команда использует ИИ для автоматизации задач, которые раньше выполнялись вручную, сокращая узкие места и высвобождая время для стратегической работы.

Одним из ярких примеров является система ежедневной проверки: «задачи импортируются, автоматически назначаются конкретным людям с пользовательскими описаниями и ссылками на формы Microsoft, а затем автоматически завершаются, когда наступает дата сдачи», — говорит Эми.

6. Интеллектуальная помощь с полями данных

ECP особенно впечатлила возможность автозаполнения полей данных в Asana. В одном случае, после того как участник команды случайно удалил поля, ИИ предложил и восстановил недостающие данные.

«Это огромная победа, потому что мы часто импортируем данные клиентов из других инструментов, — говорит Эми. — «Когда что-то идёт не так, эта система безопасности на базе ИИ экономит огромное количество времени на проверку данных».

7. Выявление дублирующих задач

Ещё одна область исследований команды — рабочие процессы на базе ИИ, встроенные в AI Studio для выявления дублирующейся работы.

«В крупной организации не всегда знаешь, кто над чем работает. Команды не всегда согласованы и часто дублируют усилия», — говорит Тереза.

Использование ИИ для выявления дублирующейся работы «поможет людям быстрее выполнять задачи, показывая, как аналогичная работа была выполнена ранее, повышая эффективность, результативность и качество, а также предоставляя возможности для обучения».

Реальное влияние

Возможности ИИ в Asana изменили повседневную работу ECP. Нетехнические специалисты теперь создают свои собственные рабочие процессы, задачи автоматически назначаются нужным людям, а менеджеры проектов быстро усваивают обсуждения, не читая десятки комментариев.

Эти практические улучшения экономят команде часы еженедельно, одновременно снижая уровень разочарования от работы.

Успех ECP заключается в продуманной автоматизации, где результаты достигаются за счёт выявления конкретных проблемных моментов, в которых ИИ может помочь людям работать более эффективно, а не за счёт внедрения технологий ради самих технологий.