Большинство операционных команд работают с производительностью на уровне 60%. Узнайте, почему так происходит и что с этим делать.

Каждый день операционная команда обрабатывает сотни обновлений. Примечания о статусе проекта, риски, связанные с дедлайнами, узкие места при приёме запросов, решения о загрузке. Большая часть этого времени уходит не на решение проблем. Оно уходит на выяснение того, есть ли они вообще. Именно из-за этого разрыва между координацией и реальной работой организации теряют свою способность к выполнению задач, и именно поэтому большинство операционных команд работают на 60%. Хорошая новость заключается в том, что та же технология, которая создаёт эту проблему, также является её решением. Узнайте, как с этим справиться.

От ИИ-ассистента к ИИ-участнику команды: что на самом деле изменилось

Большинство из нас уже использовали ИИ для составления сводок совещаний или черновиков писем. Эти инструменты полезны, но они знают только то, что вы им сообщаете в данный момент. Каждое обсуждение начинается с нуля.

Агентный ИИ работает иначе. Вместо того чтобы просто отвечать на запросы, он понимает, какая работа ведётся в вашей организации, и может действовать вместе с вашей командой. Это то, что руководители называют многопользовательским ИИ: система, которую вся команда может обучать, направлять и у которой может учиться. Несколько человек могут формировать одних и тех же агентов, делиться их результатами и даже заставлять агентов совместно выполнять задачи в разных подразделениях.

Это становится возможным благодаря Asana Work Graph® — динамичной карте, отражающей реальные процессы в вашей компании, где все сотрудники, задачи, проекты, цели и зависимости связаны в одном месте. Ваши ИИ-ассистенты не начинают с нуля. Они уже знают, что отстаёт от графика, что ожидает решения и как сегодняшняя работа связана с вашими более масштабными целями.

«Вместо того чтобы каждый использовал ИИ по отдельности, ИИ-ассистенты работают вместе с вашей организацией, чтобы поддерживать рабочий процесс».

Это изменение не только технологическое. Он организационный. Операционные отделы, которые когда-то были узкими местами в процессе координации, становятся множителями производительности.

Используйте ИИ для переосмысления операционной деятельности, а не для её замены

Когда люди слышат «ИИ на работе», их первый вопрос обычно неверен: заменит ли он людей?

Настоящая возможность заключается не в замене работников. Она заключается в устранении координационной работы, которая их тормозит. По мере роста организаций растёт и объём невидимой работы: больше совещаний, больше передач дел, больше возможностей для того, чтобы что-то пропало из поля зрения. Агентный ИИ не отнимает рабочие места. Он устраняет рутинную работу.

Самые успешные организации не передают контроль ИИ. Они создают партнёрство, в котором люди остаются главными, а ИИ занимается координацией, происходящей за кулисами. Руководители операционных подразделений определяют стратегию. ИИ занимается исполнением.

«Цель не в том, чтобы заменить операционные команды. Она заключается в том, чтобы снять с них задачи по координации, чтобы они могли сосредоточиться на решении проблем и развитии бизнеса».

Именно такие изменения произошли в компании Hanebutt Gruppe. Внедрив ИИ-ассистентов в Asana, компания сократила время, затрачиваемое на совещания о статусе дел, на четыре часа в неделю и получила экономию от 148 000 до 200 000 евро в год — не за счёт замены сотрудников, а за счёт освобождения их от работы, которая мешала им заниматься основными задачами.

Решение проблемы ясности: почему совещания по статусу по-прежнему отнимают у вас утро

Если вы когда-нибудь начинали свой день с проверки Slack, затем почты, а потом инструмента для управления проектами, чтобы в итоге понять, что у вас всё ещё нет чёткого представления о том, что происходит, — вы не одиноки.

Проблема заключается не в недостатке информации. Дело в том, что информация находится повсюду, и для её преобразования в целостную картину требуется постоянная ручная работа. Для руководителей операционных подразделений это означает, что они тратят больше времени на сбор актуальной информации, чем на принятие мер на её основе.

Многопользовательский агентный ИИ меняет эту ситуацию. Вместо того чтобы отслеживать статус в разрозненных инструментах и командах, ИИ работает вместе с вашей организацией, непрерывно собирая контекст, увязывая факты и формируя представление о происходящем в реальном времени. Она может обобщать информацию о прогрессе, выявлять риски и зависимости, прежде чем они станут препятствиями, и формировать индивидуальные сводки для всех — от проектных команд до руководителей высшего звена, — причем никому не придется об этом просить.

«Меньше времени уходит на вопросы типа „На каком этапе мы находимся?“ и больше времени на принятие решений, решение проблем и обеспечение развития бизнеса».

В результате операционная команда наконец-то оказывается на шаг впереди, а не на шаг позади. В следующей публикации этой серии мы подробнее рассмотрим две области, в которых такие изменения приносят наибольшую пользу: бэклог, который, кажется, никогда не уменьшается, и решения по портфелю, которые продолжают приниматься без полной прозрачности.