Asana позволяет нам внедрить управление проектами во всей организации без необходимости длительного обучения, потому что платформа очень проста в использовании. Младшие специалисты прекрасно работают в Asana, и руководители тоже.

Александра Сулимко, директор по персоналу

Как Asana помогает TheSoul Publishing работать эффективнее

Централизованная работа и команды

TheSoul Publishing управляет чрезвычайно сложными рабочими процессами и ошеломляющими объёмами производства. Чтобы продолжить выпуск продукции и иметь возможность масштабирования, они обратились к Asana в поисках более организованного, оптимизированного и эффективного способа работы. 

Теперь, благодаря повышенной прозрачности и более эффективным процессам, TheSoul Publishing может работать быстрее, чем когда-либо, с помощью Asana. 

Упрощение сложных рабочих процессов с помощью организации и структуры

В отделе производства контента на создание каждого материала уходит несколько дней или месяцев, и он может быть переведён на 19 языков.

Анастасия Виноградова — исполнительный продюсер бренда La La Life, объединяющего три канала YouTube, на которых публикуются комедийные видео с музыкальными элементами. Организация проектов в Asana помогает устранить необходимость в дополнительном общении и совещаниях по статусу. 

Организация работы для повышения прозрачности

• Каждое видео соответствует одному проекту Asana или нескольким, в зависимости от того, на сколько языков оно переведено, сколько типов мультимедиа задействовано и в скольких социальных сетях оно будет распространяться.

• Все проекты организованы в портфель Asana, чтобы Анастасия могла получить общее представление о том, на каком этапе производственного цикла находится каждое видео. 

• Она использует хронологию портфеля, чтобы видеть, когда контент будет готов к публикации, а панели задач — для отчётности. 

Оптимизация производства с помощью нестандартных шаблонов

• Производство начинает каждый новый проект по созданию контента с дублирования шаблона Asana, который содержит все этапы создания видео, организованные в разделы, такие как поиск идеи, написание сценария, заказ музыки или анимации, съёмка и все этапы постпроизводства. 

• Для одного видеоролика могут потребоваться сотни задач, и в их выполнении участвуют специализированные команды, например по анимации и звуковому дизайну.

Открыв проект, мы можем понять, что уже сделано и что ещё предстоит сделать. Нам не нужно никакого дополнительного общения по этому поводу.

Анастасия Виноградова, исполнительный продюсер

Автоматизация делает процесс адаптации более эффективным и результативным

Александра Сулимко, директор по персоналу, руководит глобальным отделом кадров и внутреннего обмена информацией, контролируя весь жизненный цикл работника, начиная с адаптации новых сотрудников. И это непростая задача, учитывая, что в среднем TheSoul Publishing нанимает 100 новых сотрудников в месяц. 

TheSoul Publishing создала автоматизированный процесс адаптации, интегрировав Asana со своей системой управления персоналом (HRMS). Это позволяет команде отдела кадров не только успевать за всеми задачами, но и радовать новичков и знакомить их со всеми аспектами работы компании. «Учись на практике», — говорит Александра. «Asana идеально подходит для адаптации и помогает нашей команде эффективно воспроизводить нашу работу».

Мощные интеграции для автоматизации адаптации работников

• Чтобы начать процесс адаптации, рекрутер просто вводит имя кандидата и дату начала работы в свою HR-систему BambooHR, которая интегрирована с Asana через API. 

• Это запускает полностью автоматизированную последовательность адаптации в проекте Asana, начиная с предварительной адаптации — задач, которые готовят нового сотрудника к первому рабочему дню, например получение компьютера и парковочной карты. 

• В первый день работы новому сотруднику назначается автоматически созданный проект Asana, адаптированный к его конкретному отделу, который помогает ему ознакомиться с культурой компании, подписать трудовые документы и попрактиковаться в использовании инструментов компании.

Формы централизуют приём запросов, сокращая объём рутинной работы

• Отдел кадров использует набор форм Asana

  форм, с помощью которых работники могут подавать внутренние заявки в отдел кадров. 

• Есть форма для каждой потребности, включая запросы на командировки, продвижение по службе, обучение и переезд. 

• Правила Asana автоматически сортируют заявки и преобразуют их в задачи Asana, где отдел кадров может связаться с работником, чтобы всё было сделано в одном месте. 

• Формы используются во всех операционных отделах компании, и работники TheSoul Publishing отправляют почти 7000 форм в месяц.

Asana вывела управление проектами в организации на новый уровень, показав нам, как сделать наши рабочие процессы более прозрачными. Это самое главное для нас, поскольку прозрачность — основной принцип нашей компании.

Александра Сулимко, директор по персоналу

Более плавные ИТ-процессы для повышения прозрачности

В 2020 году инициатива ИТ-отдела по стандартизации квартального планирования потерпела неудачу: их предыдущая система управления задачами не поддерживала планирование такого объёма и масштаба. Теперь все ИТ-процессы контролируются в Asana, что обеспечивает большую прозрачность и более тесную связь между ИТ и бизнес-деятельностью. 

Упрощение сложных ИТ-проектов

• Asana помогает отделу ИТ успешно справляться со сложными проектами, такими как собственная платформа управления контентом, благодаря лучшей расстановке приоритетов, совместной работе и чётким дедлайнам. 

• Они достигли своей первоначальной цели по стандартизации квартального планирования в масштабе всей компании, и теперь у каждого отдела TheSoul Publishing есть специальный портфель в Asana, в котором фиксируются их проекты и планы.

Увеличение доли завершенных проектов (с полной прозрачностью)

• ИТ-отдел использует данные Asana для составления отчётов о проценте завершенных проектов за каждый квартал, что позволяет легко понять способность команды к выполнению задач и обеспечить ответственность лиц, ответственных за проект. 

• С момента внедрения Asana этот показатель выполнения проектов значительно улучшился — например, в ИТ-отделе завершение проектов выросло до 100 %.

Благодаря ясности, которую создаёт Asana, вы можете с лёгкостью указать, кто отвечает за задачу, и привлечь участников команды, чтобы получить обратную связь. Важные этапы и дедлайны мотивируют людей выполнять задачи быстрее.

Алексей Баранов, начальник отдела разработки, ИТ

Быстрый рост с Asana — внутри компании и во всём мире

Asana улучшила выполнение задач и объединила отделы во всей компании TheSoul Publishing. Ясность в отношении обязанностей и дедлайнов помогает людям выполнять задачи вовремя, а это означает, что TheSoul Publishing может быстрее реализовывать новые идеи, создавать более привлекательный контент для своих поклонников и иметь больше свободы для экспериментов и инноваций.