Летом 2018 года в Школе Телфера был назначен новый директор по маркетингу и коммуникациям, который привнёс в отдел новое видение. В это же время отдел маркетинга пополнился новыми сотрудниками, а Карла де Чиччио присоединилась к команде в качестве стратега по контенту, чтобы разработать подход к маркетингу, основанный на историях.

Начав всё с чистого листа, маркетинговая команда стремилась реализовать своё новое видение. Однако им не хватало исторических и институциональных знаний, поскольку многие участники команды были новичками. Хотя для кого-то это могло показаться сложной задачей, маркетинговая команда Telfer увидела в этом захватывающую возможность внедрить новую стратегию и разработать новые процессы, которые помогут им создавать более эффективные кампании и контент.

Когда они начали создавать эти новые процессы, Карла и команда быстро поняли, что им нужен инструмент для централизации работы всех сотрудников, чтобы они могли взаимодействовать в одном месте и видеть проекты друг друга для лучшей совместной работы.

К счастью, участники команды использовали инструменты для управления работой на предыдущих должностях и знали, что это поможет им реализовать задуманную стратегию, ориентированную на контент.

Становление цифрового лидера

Карла, которая до перехода в сферу высшего образования работала в технологической отрасли, уже пользовалась Asana и предложила её команде в надежде оптимизировать маркетинговые кампании, производство контента и обновление сайта.

Освоив основы нового инструмента, маркетинговая команда также воспользовалась этим как возможностью перевести свои процессы на более гибкий способ работы. Несмотря на то, что команда внедрила сразу два крупных изменения, освоение Asana прошло быстро, поскольку пользовательский интерфейс и функционал были похожи на те, что они видели в потребительских приложениях, используемых каждый день.

Управление Agile-проектами в высшем образовании

Вскоре после начала работы в Asana команда одержала первую крупную победу, когда привлекла к совместной работе в инструменте коллег из команды по вовлеченности для подготовки ежегодного гала-вечера школы — мероприятия, требующего нескольких месяцев межфункционального планирования. Ранее команда по вовлечённости отслеживала этот огромный проект в электронной таблице, где можно было легко упустить из виду детали или запутаться, но Карла и маркетинговая команда знали, что есть способ лучше.

Они поработали с командой по вовлечённости, чтобы перенести их маркетинговые запросы в Asana, где обязанности и дедлайны были чётко определены. Кроме того, команда могла прикреплять к задачам примеры из предыдущих гала-вечеров, чтобы маркетологи имели больше контекста о том, что было сделано в прошлом. В результате проект прошёл лучше, чем когда-либо, и все сотрудники школы смогли познакомиться с новым способом управления проектами в Asana вместо электронных таблиц.

Теперь маркетинговая команда использует Asana для всех своих проектов — от небольших задач, таких как флаеры для мероприятий, до крупных проектов, таких как редизайн веб-сайта, — и этот инструмент полностью интегрирован во все их рабочие потоки. Самые большие успехи они достигли, перестроив процесс обработки входящих маркетинговых заявок с помощью форм, начав управлять кампаниями с помощью хронологии, а также обновив и доработав сайт с помощью API Asana.

В частности, Джоуи Беланд-Килбрайд, веб-разработчик школы, использовал API Asana, чтобы маркетинговая команда могла взаимодействовать с заинтересованными лицами по всей организации и за её пределами, которые не используют Asana. Теперь, когда маркетолог комментирует задачу, инициатор запроса (который не пользуется Asana) получает обновление по электронной почте. Затем, когда инициатор запроса отвечает на электронное письмо, его сообщение автоматически добавляется в задачу в виде комментария. Благодаря интеграции, созданной Джоуи, все эти достижения в общении позволили маркетинговой команде выполнять больше высококачественной работы для всей школы, помогая во всём: от привлечения студентов до вовлеченности выпускников.

Теперь наши заинтересованные стороны предъявляют к нам более высокие требования, поэтому такие инструменты, как Asana, очень важны, чтобы мы ничего не упускали из виду, могли расставлять приоритеты и чётко видеть свои цели.

Карла де Чиччио, стратег по контенту

Изменение подхода к работе отдела маркетинга с помощью Asana сделало повседневную деятельность менее стрессовой и позволило команде быстрее и эффективнее достигать более масштабных целей. Теперь маркетинговая команда:

• Может лучше расставлять приоритеты, поскольку у всех есть доступ ко всем текущим проектам.

• Заинтересованные стороны получают больше аналитики о работе, которую выполняет маркетинговая команда, и могут видеть, как их запрос вписывается в общую картину, что укрепляет доверие к команде и её возможностям.

• Работа не ускользает из поля зрения, поскольку она централизована в одном месте, что позволяет быстро и просто завершать проекты.

• Автоматизированный процесс приёма заявок сэкономил им время и значительно повысил эффективность, поскольку вся необходимая информация собирается заранее.

Благодаря Asana мы смогли увидеть общий объём работ, который нам предстояло выполнить, после чего мы заново расставили приоритеты и стратегически перестроить разные виды работ.

Карла де Чиччио, стратег по контенту

Взгляд в будущее: маркетинговые стратегии Telfer

Заглядывая в будущее, команда сосредоточена на устранении нижних 20% задач, которые раньше отнимали их время, таких как координация работы и общение, чтобы они могли направить своё время на более важную работу.

Конечная цель маркетинговой команды — стать лучшими в цифровой трансформации, превратив это в конкурентное преимущество для школы и команды. Asana станет ключевым элементом в достижении этой цели.